Eigen boekhoudpakket ontwikkelen

[djluc]

N.a.v diverse topics over projectadministraties zijn we deze zelf aan het ontwikkelen. We willen compleet actueel inzicht en dit lijkt, ook na overleg met vele administrateurs de beste oplossing. We registreren dus zelf in ons pakket alle projectgerelateerde kosten.

 

Nu gaan we natuurlijk meteen verder denken. Hoe staan jullie tegenover de rest van de boekhouding ook hierin verwerken? 90% van onze facturen is projectgerelateerd, denk aan ingehuurde krachten etc. Het wordt natuurlijk een kwestie van optellen om in elk geval de BTW er uit te krijgen. Balansen e.d. wordt een apart hoofdstuk maar het lijkt niet zo super ingewikkeld, zeker omdat er ook diverse boekhouding in Excel zijn is mijn vraag ontstaan.

[ecofin]

djluc,

 

Ik weet niet wat voor systeem jullie in gedachten hebben maar in principe moet het niet zo moeilijk zijn. Er zullen bij jullie in het grootboek wel een aantal rekeningen bestaan die project gerelateerd zijn. Indien je die rekeningen voor directe boekingen blokkeert en vervolgens in de acherliggende (sub)administratie(s) de project-gerelateerde mutaties verwerkt, waarbij het systeem de aldaar verwerkte mutaties zelf wegzet op die geblokkeerde grootboekrekeningen, dan ben je er m.i.

 

John

[djluc]

Hoe zit het dan met bewijslast naar de fiscus? Wat moet ik doen om dit betrouwbaar te krijgen? Ik moet tenslotte een back-up kunnen overhandigen.

[Cryptex]

Hoe zit het dan met bewijslast naar de fiscus? Wat moet ik doen om dit betrouwbaar te krijgen? Ik moet tenslotte een back-up kunnen overhandigen.

 

Je zou natuurlijk tijdelijk met twee boekhoudingen kunnen werken.

In principe zou het te ontwerpen programma iets van een grootboek/transactieoverzichtieoverzicht bij moeten houden. Als je dit kunt opvragen als exporteerbare tekst, zou je natuurlijk in 1 keer het hele overzicht in een ander programma moeten kunnen plakken/importeren, en dan moeten er dezelfde cijfers uitrollen.

[ecofin]

In principe mag je gebruiken wat je wilt voor de fiscus. Ik ging er echter vanuit dat je een projectadministratie wilde ontwikkelen met als uitbreiding een boekhouding om zo alles in één programma te hebben. Je mag vervolgens zowel op papier als electronisch de bestanden bewaren als ze maar toegankelijk blijven voor controle achteraf. Ik zie dus niet zo'n probleem t.a.v. de fiscus of zie ik nu wat over het hoofd?

 

John

 

 

[djluc]

Dat vroeg ik me dus af, welke controle mechanismen zitten er in bestaande boekhoudpakketten die wellicht verplicht zijn of zeer geadviseerd als je kijkt naar een controle van de fiscus. Ik begrijp uiteraard dat ik debet credit moet gaan werken, dat is geen probleem. Maar wat ik bijvoorbeeld gezien heb is dat boekhoudpakketten een soort audit files bijhouden met alle wijzigingen en deze ook kunnen aanleveren aan de fiscus?

[R.I.P. - Fred Wiersma]

Hoe zit het dan met bewijslast naar de fiscus? Wat moet ik doen om dit betrouwbaar te krijgen? Ik moet tenslotte een back-up kunnen overhandigen.

 

Hier al gekeken? http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/softwareontwikkeling/index.html

 

Deze kan ook interessant zijn: http://www.xbrl-ntp.nl/

[djluc]

Hoe zit het dan met bewijslast naar de fiscus? Wat moet ik doen om dit betrouwbaar te krijgen? Ik moet tenslotte een back-up kunnen overhandigen.

 

Hier al gekeken? http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/softwareontwikkeling/index.html

 

Deze kan ook interessant zijn: http://www.xbrl-ntp.nl/

Hoi Fred, thanks voor je input! Ja die pagina had ik inderdaad gevonden, dat xml taaltje is inderdaad een belangrijk punt al kunnen aangiftes ook eenvoudig via internet gedaan worden. Mochten we onze software in de toekomst voor meerdere personen en bedrijven willen uitgeven dan zijn dat zeker stappen die we gaan nemen omdat dit weer een stap verder automatiseren is!

 

Voor nu wil ik de stap eerst maken om gewoon basis factuurstelsel administratie te voeren. Dus facturen in en uit, met wat correcties en afschrijvingen. Dan zijn we al een heel eind.

 

We gaan dit alles doen op basis van kijken en werken vanuit de ondernemer, en dus niet vanuit de stoel van de accountant. Je krijgt dan ineens een heel andere opzet. Om je een idee te geven:

Klik op nieuwe factuur -> Vraag: Bij welk project hoort deze factuur? -> Factuur boeken. Of je logt bijvoorbeeld in op een project en gaat alle facturen van dat project invoeren.

[Sander DS-Finance]

Hoi Luc,

 

Om je administratie compleet te maken, moet je niet vergeten dat de bankrekening(en) en kas ook verwerkt moeten worden. Verder moet je naar de fiscus alles kunnen aantonen (en dan heb ik het even niet over de XBRL), dus alles moet te reproduceren zijn.

 

Waar je wel aan rekening mee moet houden in je pakket, is dat de betaling van bijvoorbeeld netto loon en uitgebreide memo boeking heeft om de kosten op te nemen.

 

Qua controle mechanisme. Een boeking moet altijd even veel debet als credit hebben (een open deur), grootboekrekening waar een subadministratie achter hangt (debiteuren, crediteuren, projecten, BTW rekeningen en banken) moeten geblokkeerd zijn voor directe boekingen (anders sluiten de overzichten van sub mogelijk niet aan met het saldo van het grootboek).

 

Voor de BTW berekeningen moet je aan de hand van BTW codes de aangifte laten opstellen. Dan rolt de aangifte meestal vanzelf uit administratie en is het een kwestie van overnemen voor de werkelijke aangifte. Uiteraard moet je wel de bedragen controleren. Voor transcaties binnen de EU is het aan te raden dat je ergens in je debiteurenadministratie de BTW nummer van de debietuer kan opnemen. Dan kan je weer gemakkelijk een overzicht maken van deze transacties (is een aparte aangifte bij de belastingdienst)

[Dick Marjot]

Het opzetten van een eenvoudig administratiepakketje is zeker niet ingewikkeld. Bedenk van te voren een aantal zaken goed (koppeling factuur bij project -> grootboekrekening -> balans/winst-en-verliesrekening), daarna een logische interface eromheen.

Zo zijn wij ook ooit begonnen.

[Alex]

N.a.v diverse topics over projectadministraties zijn we deze zelf aan het ontwikkelen. We willen compleet actueel inzicht en dit lijkt, ook na overleg met vele administrateurs de beste oplossing. We registreren dus zelf in ons pakket alle projectgerelateerde kosten.

 

Er zijn zat softwarepakketten in omloop die projectadministraties ondersteunen.

Vanwaar dan toch deze overweging?

 

Ik kan mij haast niet voorstellen dat er geen pakket is dat passend is voor jullie situatie. Leg eens uit wat aan jullie projecten zodanig bijzonder is dat er geen softwarepakket is dat hiermee om kan gaan?

 

 

[djluc]

@Alex: Dat dacht ik inderdaad ook, maar wij willen een bepaalde grens elke keer overschrijden. Of we dat zouden moeten doen is nog maar de vraag maar we willen het op de een of andere manier.

 

Om het wat concreter te maken: Bij grote bedrijven wordt er onderscheid gemaakt tussen cijfers voor het management, de belasting cq. de financiële administratie.

 

Wat willen wij zien: Constant een inzicht in wat we aan het doen zijn. Dit houdt in: kosten en opbrengsten per project en deze relateren aan de status van een project. Bijvoorbeeld: Project x is qua ontwikkeling op 50% en qua reeds gemaakte kosten op 80%. Hey, klopt dit wel? Of gaan hier teveel uren in zitten?

 

Tegelijkertijd willen we dit in de totalen zien, de totale projectgerelateerde kosten + overhead ten opzicht van de omzet.

 

We hebben diverse pakketten vergeleken maar je komt al snel in de categorie ERP terecht met dito implementatiekosten, 20% van de investering als onderhoudskosten per jaar etc.

[Dick Marjot]

Geen enkel pakket voldoet natuurlijk 100% aan wat je wilt. De vraag is of de hoeveelheid water die je bij de wijn moet doen acceptabel is.

Zelfbouw is een alternatief maar kan ook duur uitpakken als je het goed wilt doen. Nette interfaces, invoer fouten afvangen, koppelingen tussen data correct houden... en vooral voorkomen dat je niet even snel Q&D wat fixed want daar loop je vanzelf weer tegenaan... ;)

[Alex]

Wat willen wij zien: Constant een inzicht in wat we aan het doen zijn. Dit houdt in: kosten en opbrengsten per project en deze relateren aan de status van een project. Bijvoorbeeld: Project x is qua ontwikkeling op 50% en qua reeds gemaakte kosten op 80%. Hey, klopt dit wel? Of gaan hier teveel uren in zitten?

 

Tegelijkertijd willen we dit in de totalen zien, de totale projectgerelateerde kosten + overhead ten opzicht van de omzet.

 

We hebben diverse pakketten vergeleken maar je komt al snel in de categorie ERP terecht met dito implementatiekosten, 20% van de investering als onderhoudskosten per jaar etc.

 

De meeste dingen die je noemt moet een gemiddeld boekhoudpakket met projectadministratiemodule aankunnen.

Je maakt een projectnummer aan en hangt daar vervolgens de toegerekende kosten aan.

 

Ook de totale projectkosten + overhead mag geen probleem zijn. Dat is (min of meer) je resultatenrekening.

 

Hoe registreren jullie momenteel de uren? Gaat dat via een urenmodule?

 

Wat wel een probleem is, is het registreren van de fase waarin een project zich bevindt. Je zult of heeeel ingewikkeld moeten doen om dit via een systeem proberen te monitoren of het overlaten aan de projectmanager zelf om dat te bepalen met zijn professional judgement. Dat laatste is waarschijnlijk het makkelijkste.

[insertname]

Geen enkel pakket voldoet natuurlijk 100% aan wat je wilt. De vraag is of de hoeveelheid water die je bij de wijn moet doen acceptabel is.

Zelfbouw is een alternatief maar kan ook duur uitpakken als je het goed wilt doen. Nette interfaces, invoer fouten afvangen, koppelingen tussen data correct houden... en vooral voorkomen dat je niet even snel Q&D wat fixed want daar loop je vanzelf weer tegenaan... ;)

 

Daarbij komt nog dat een eigen pakket niet gecertificeerd is en de accountant dus meer werkzaamheden moet verrichten om de werking hiervan te kunnen vaststellen (ervan uitgaan dat het minimaal een middelgrote onderneming betreft en derhalve controleplichtig is). Ik zou de accountant dus altijd betrekken in de ontwikkeling van maatwerk-software.

[djluc]

We hebben nog geen verplichte accountantsverklaring e.d. nodig dus dat is een voordeel in die zin.

 

@Alex: Het probleem is gewoon dat er geen sluitend pakket is waarin je je bedrijf kan managen. Dus je haalt exact het juiste punt aan. Voor van alles zijn schitterende pakketjes te vinden maar tot je in het kader van grote ERP systemen komt sluit het vaak niet.

 

De fase van een project staat in ons werkbonnen systeem, uren worden op een lijst ingevoerd en facturen in een simpel facturen programma gemaakt. Dat kan inderdaad allemaal in een boekhouding maar dat is achteraf. Dat is vaak te laat, zeker als je veel projecten tegelijkertijd doet. Om een idee te geven: Je hebt een snel webproject van een week of 2, dat is van 1jan tot 15jan. Daar moet die factuur achteraan en je wilt gedurende het traject de uren in de gaten houden. In totaal een uurtje of 50-60.

 

Kan je zien dat je over je begroting heen gaat? Nee. Werken onze mensen dagen achtereen aan 1 project? Nee, want je moet regelmatig wachten op je klant. Dus een developer werkt aan een project of 5 tegelijkertijd. Nog afgezien van onderhoudswerk en aanpassingen achteraf.

 

Een kostplaatsadministratie zoals je benoemt is inderdaad zoals het zou moeten maar een boekhoudpakket is geen performance management of actieve tool.

[Dick Marjot]

Precies. Voorheen hadden wij (kleine softwareleverancier met ook vaak meerdere tegelijk lopende projecten) allemaal losse applicaties (uren, facturen, kilometers, kosten, etc) en liepen we her en der te exporteren naar Excel om het dan weer te kunnen samenvoegen en een totaalstaat te krijgen. Verre van ideaal. Met onze huidige oplossing is dat allemaal geïntegreerd en (o.a.) voor ons uitstekend werkbaar. Niet te ingewikkeld en doelgericht.