Hoe factuur als geannuleerd boeken?

[webdesign]

Wij hebben sinds kort een webshop, en nu kregen we een bestelling binnen waarbij we twijfelen of dit nu serieus is, of dat het door een kind of iets dergelijks is gedaan (deze krijgen we ook genoeg op onze webshop gezien de producten welke we verkopen). Zojuist krijgen we weer een serieuze bestelling.

 

Stel nu, dat bestelling 9 niet doorgaat.

Maar bestelling 10 wel. Dan is bestelling 10 gewoon factuurnummer 10, maar als 9 daadwerkelijk wordt geannuleerd is er geen factuur 9.

 

Hoe doen jullie dit?

[Sartorius]

Je kunt dan het beste een creditfactuur maken. Deze kun je een aparte nummering meegeven of gewoon in je telling doorgaan (factuur 11 met een negatief bedrag)

[webdesign]

Oké.

 

Ja ik dacht, bij het opstarten van de webshop, een bestellingsnummer is dus ook meteen het factuurnummer.

Dus degene die net bestelling 10 heeft geplaatst maakt het geld dan ook over onder bestelling 10 of factuur 10.

En als er nu iemand opnieuw besteld heeft die bestelling 11 en factuur 11.

 

Kan ik 9 er niet tussen weglaten of laten vervallen?

[Zomaar iemand]

Als je eenmaal een factuur hebt uitgereikt mag je deze niet weglaten of verwijderen. (BTW fraude)

[webdesign]

En als ik m gewoon oversla? Dus nooit een factuurnummer 9 aanmaken?

[Jon van Dorsten]

Mag ook niet, een factuurnummerreeks moet opeenvolgend zijn. Er mag dus zeker geen gat in voor komen.

[fvddungen]

Toen ik er ook een keer mee te maken kreeg, gaf mijn boekhouder aan dat ik de factuur als niet inbaar moest markeren in mijn administratie.

[prodisplay]

Dat mag dus niet.

[webdesign]

Ik denk dat niet inbaar dan de beste optie is.

 

Als ik namelijk een dagje weg ben en 's avonds kom ik terug en heb ik bijvoorbeeld 3 bestellingen, en ze maken alle 3 over en komen dus niet afhalen dan maken ze deze over op het bestellingsnummer. Ik kan dus niet achteraf een correctie gaan invoeren, wat overigens ook heel onprofessioneel overkomt.

En ik denk dat het heel onlogisch wordt als bestel en factuur nummer niet gelijk blijven.

 

Ik hoop namelijk dat dit soort 'fratsen' minimaal blijven, dus dan zou factuurnummer en bestel nummer altijd maar een beetje verschillen. Wordt het mij te onlogisch van :)

[Sartorius]

En als ik m gewoon oversla? Dus nooit een factuurnummer 9 aanmaken?

 

Dat mag zeker niet. De hele grap is dat je administratie opvolgend is zodat BTW-fraude e.d. makkelijk aan het licht komen.

 

Dat mag dus niet. (prodisplay)

 

Daar verschillen de opvattingen nog wel eens over. Je laat de factuur immers wel in de administratie zitten, er ontstaat geen gat. Maar voor de volledigheid moet je altijd een creditfactuur maken als je de de originele nota al opgestuurd hebt - anders klopt de BTW-administratie van je 'klant' ook niet meer. Hij kan dan immers BTW terugvorderen terwijl hij die nooit betaald heeft.

[webdesign]

Gelukkig werk ik alleen met particulieren en nimmer met bedrijven. Scheelt weer niet kloppende gegevens bij de klant :)

 

Ik ga het dus als niet inbaar boeken, tnx!

[prodisplay]

En als ik m gewoon oversla? Dus nooit een factuurnummer 9 aanmaken?

 

Mijn reactie was op hierop.

[Liesbeth]

Voor geannuleerde bestellingen wordt hier automatisch een creditnota opgesteld. Ik begrijp je opmerking over niet gelijklopende factuur- en ordernummers niet goed. In jouw geval zou klant 9 ordernummer 9 krijgen. Gaat deze bestelling niet door, dan wordt er een creditnota opgesteld die de factuur opheft (factuur 9 blijft gewoon bestaan), maar daar merkt de volgende klant niets van. Die krijgt gewoon ordernummer 10 en factuurnummer 10.

 

Geannuleerde bestellingen horen bij een webshop (vooral met overschrijving), je zal vroeg of laat ook een klant hebben die de bestelling geheel of gedeeltelijk wil retourneren en dan krijg je ook met creditnota's te maken.

 

Vraagje uit nieuwsgierigheid: een niet inbare factuur, hoort daar geen "verloren" stock bij, omdat je de goederen zogezegd geleverd hebt? Lijkt me boekhoudkundig dan toch nog anders dan een CN... klopt je inventaris ook niet meer toch?

[webdesign]

Ik heb nog niet te maken gehad met een creditnota en wist ook niet wat dit inhield. Na ff gegoogled te hebben weet ik meer.

 

Mijn redenatie was zo:

 

Bestelling 9 is alleen geplaatst, maar levering vind nooit plaats.

Bestelling 9 wordt nooit factuur 9. Dus dan kun je of bestelling 9 'wegmoffelen' alsof deze nooit bestaan heeft, en dus geen factuur maken, maar dan zou bestelling 10 die wordt geplaatst (het database systeem telt immers gewoon door) factuurnummer 9 krijgen.

 

Dat ongelijk lopen vond ik erg onlogisch ook naar de klant toe, dan is er bestel/order nummer, factuurnummer én klant nummer.

Dus ik dacht, dan maar overslaan. Maar er mag dus geen gat zijn.

 

Nu begrijp ik dus dat er een creditnota wordt opgesteld.

 

Hoe gaat dit precies? Ik maak officieel die factuur nummer 9 aan. Over enkele dagen is de betaling nog niet binnen, en schijnt het dus een niet serieuze klant te zijn, en moet er dus een creditnota worden opgesteld. Voorbeelden heb ik online gezien, ziet er eenvoudig uit. Deze noem ik creditnota 9, of credit nota 1, en die niet ik gewoon aan factuur 9 vast?

[Highio]

In geval van webshops bespaart het veel moeite om met ordernummers te werken en pas na ontvangst van betaling een factuurnummer aan te maken.

 

Groet,

 

Highio

[prodisplay]

Precies, ordernummer en factuurnummer gelijk laten lopen lijkt in het begin heel logisch maar dat gaat al vrij snel spaak lopen.

[webdesign]

Dat zal uiteindelijk inderdaad gaan uitwijzen...

 

Vooralsnog lijkt het goed te kunnen gaan lopen en lijkt het zo het eenvoudigst.

Als er een retour komt, of iets wordt geannuleerd dan boeken we dus inderdaad een creditnota. (zou graag nog horen hoe deze te noemen, 1 of gewoon gelijk aan factuurnummer, en of het voldoet om deze dus uit te schrijven, te mailen aan de klant, en bij de originele factuur te plaatsen?)

[Zomaar iemand]

Wij lossen dit probleem op door op de factuur naast een factuurnummer ook een ordernummer te plaatsen. Soms worden er ebstellingen geplaatst waar pas maanden later een factuur op volgt (bijvoorbeeld bij vooruit betaling).

Bovendien heb ik met mijn bedrijf nog veel meer activiteiten waardoor er ook facturen worden gemaakt die niets met de webshop te maken hebben.

 

Ik heb er voor gezorgd dat het factuur nummer totaal niet lijkt op het order nummer dit om verwarring te verkomen.

 

Mijn eerst volgende factuur nummer is bijvoorbeeld 2004429 terwijl mijn ordernummer van de webshop het nummer 100000025 is.

 

Ooi ga ik in de problemen komen over een jaar of 300 ofzo. Maar dat zien we dan wel weer.

[prodisplay]

Ooi ga ik in de problemen komen over een jaar of 300 ofzo. Maar dat zien we dan wel weer.

 

;D

[Dave1]

Dat zal uiteindelijk inderdaad gaan uitwijzen...

 

Vooralsnog lijkt het goed te kunnen gaan lopen en lijkt het zo het eenvoudigst.

Als er een retour komt, of iets wordt geannuleerd dan boeken we dus inderdaad een creditnota. (zou graag nog horen hoe deze te noemen, 1 of gewoon gelijk aan factuurnummer, en of het voldoet om deze dus uit te schrijven, te mailen aan de klant, en bij de originele factuur te plaatsen?)

 

Als je een creditnota maakt moet deze natuurlijk opvolgend zijn aan je laatste factuurnummer. Als je laatste factuurnummer 2010001 is dan wordt de creditnota 2010002. Maar meestal zitter er andere facturen tussen dus dan in de oorspronkelijke factuur 2010001 en de creditfactuur bijvoorbeerld 2010025.

 

Net als Jasper Coolen komen bij ons ook buiten de webshop om bestellingen binnen en dan loopt het meteen spaak als je alleen de webshopnummers aanhoudt.

[prodisplay]

Credit nota's mogen volgens mij wel in een andere reeks liggen dan de gewone nota's.

Moeten ook wel opvolgend zijn.

[webdesign]

Dat zal uiteindelijk inderdaad gaan uitwijzen...

 

Vooralsnog lijkt het goed te kunnen gaan lopen en lijkt het zo het eenvoudigst.

Als er een retour komt, of iets wordt geannuleerd dan boeken we dus inderdaad een creditnota. (zou graag nog horen hoe deze te noemen, 1 of gewoon gelijk aan factuurnummer, en of het voldoet om deze dus uit te schrijven, te mailen aan de klant, en bij de originele factuur te plaatsen?)

 

Als je een creditnota maakt moet deze natuurlijk opvolgend zijn aan je laatste factuurnummer. Als je laatste factuurnummer 2010001 is dan wordt de creditnota 2010002. Maar meestal zitter er andere facturen tussen dus dan in de oorspronkelijke factuur 2010001 en de creditfactuur bijvoorbeerld 2010025.

 

Net als Jasper Coolen komen bij ons ook buiten de webshop om bestellingen binnen en dan loopt het meteen spaak als je alleen de webshopnummers aanhoudt.

 

Op die manier heeft het alsnog geen zin om met creditnota's te gaan werken, want dan zal ik alsnog met het probleem komen dat order en factuurnummer niet gelijk aan elkaar zijn.

 

De creditnota ga ik niet bij de facturen plaatsen.

Anders zou ik nu ordernummer 9 hebben gehad, factuurnummer 9, en inmiddels zijn er alweer 2 bestellingen binnen, dus zou als ik nu te horen krijg dat ordernummer 9 niet serieus is geweest, creditnota 12 zijn.

Dan is de volgende bestelling die wordt geplaatst ordernummer 12, maar factuurnummer 13.

 

Dan ben ik dus even ver heen.

 

Ik zal dus de creditnota gewoon apart in een reeks zetten, en gewoon weer starten bij 1, en deze aan factuur 9 nieten.

 

Ik krijg buiten de webshop om geen bestellingen, dit gaat puur en alleen via de webshop.

Andere activiteiten heeft dit bedrijf niet, mijn andere bedrijf wel, maar dat is dan ook een ander btw nummer + bedrijfsactiviteiten.

[Dave1]

 

Op die manier heeft het alsnog geen zin om met creditnota's te gaan werken, want dan zal ik alsnog met het probleem komen dat order en factuurnummer niet gelijk aan elkaar zijn.

 

Dan ben ik dus even ver heen.

 

Ik zal dus de creditnota gewoon apart in een reeks zetten, en gewoon weer starten bij 1, en deze aan factuur 9 nieten.

 

De creditnota's mag je niet een andere reeks geven. Factuurnummers moeten opvolgend zijn. Je kunt dus niet meerdere reeksen gebruiken. Dus ook niet voor creditfacturen.

 

Vaak zie je deze problemen bij standaard webshopsoftware. De enige mogelijkheid is een apart factuurprogramma gebruiken. Nadeel is dan dat je alles moet overzetten in het factuurprogramma als je geen koppeling hebt.

 

 

[webdesign]

Ik gebruik geen standaard webshop software, ik ontwikkel dit zelf.

 

En het lijkt mij handiger om factuurnummers en ordernummers hetzelfde te houden, daarom heb ik het ook zo ontwikkeld.

Ik kan het wel eenvoudig ombouwen, maar ik zal eerst zelf moeten ervaren of het werkt of niet voor je zo'n beslissing neemt :)

[Johannes Regelink]

De creditnota's mag je niet een andere reeks geven. Factuurnummers moeten opvolgend zijn. Je kunt dus niet meerdere reeksen gebruiken. Dus ook niet voor creditfacturen.

Wat een onzin:

het factuurnummer: facturen moeten doorlopend zijn genummerd, eventueel in meerdere reeksen

Bron: Belastingdienst, zie: http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/ondernemen_btw/ondernemen_btw-14.html

[Dave1]

Ohw ik was in de veronderstelling dat het niet mocht meerdere reeksen. My bad!