Waar te beginnen (administratie, belastingaangifte e.d.)

[JJX]

Hallo,

 

Ik heb ruim 8 jaar geleden een website gestart die is uitgegroeid tot een van de meeste populaire in de branch waarin ik actief ben. Vrijwel alle inkomen komt van het verkopen van advertentie ruimte aan bedrijven buiten de EU (voornamelijk US, dus geen btw van toepassing). De voornaamste kosten zijn hosting en natuurlijk tijd.

 

In 2008 heb ik me ingeschreven bij de KvK, als eenmanszaak, voor die tijd inkomsten opgegeven als bijverdiensten en dus veel te veel belasting betaald maar toen was mijn inkomen ook wat minder.

 

Inmiddels heb ik een winst van ongeveer $45000 en zo'n $5000 aan kosten per jaar, 300.000 maandelijkse bezoekers en een miljoen pageviews. Wat ik maandelijks te besteden heb staat niet in verhouding met de tijd en stress die het me kost (ja ook thuiswerken kan behoorlijk stressvol zijn ;))

 

Ik moet aangifte doen voor 2009, maar heb 2008 nog niet eens gedaan (loop wat achter door die hoge belasting aanslagen in het verleden). Als ik inlog bij de belastingdienst staat er alleen 2009 maar dat zal wel aan mij liggen.

 

Mijn administratie bestaat uit een simpele lijst met inkomen (doe advertentie campagnes per 1- 6 maanden, inclusief voor Fortune top 500) en een lijst met uitgaven (12x maandelijkse hosting + wat uitgaven voor software). That's it. Ik heb wat economie en bedrijfsadministratie lessen op school gehad maar daar is me weinig van bijgebleven.

 

Ik heb geen verzekeringen, bouw geen pensioen op, werk al 8 jaar vanuit mijn woonkamer in een huurwoning en heb niet eens een auto. Ik heb wel zo'n 10.000 euro schuld/achterstanden, iets wat ik ook al zo'n 8 jaar heb. Vorig jaar naar de bank voor herfinanciering van die schuld maar die had geen interesse vanwege een BKR notering (voor een lullige betalingachterstand die ik opliep na twee maanden inkomen naar de dreigende belastingdienst over te maken). Ze snaptten bij de bank ook erg weinig van wat ik nu eigenlijk doe. Het is dus letterlijk een uit-de-hand gelopen hobby, ben het eigenlijk al behoorlijk zat en zit al naar lijfrentes en stamrecht BV info te staren (ben 'nog maar' 35).

 

 

Ik heb er duidelijk nogal een zooitje van gemaakt. Nu mijn vraag, waar zou ik moeten beginnen? Hoever moet ik gaan met mijn administratie? Niet alleen wettelijk maar om die aangifte fatsoenlijk en legaal in te kunnen vullen.

 

Bvd,

John

 

mod-edit: titel iets verduidelijkt

[herman van der helm]

Wat denk je van het opzoeken van een goede boekhouder? Levert meer op dan dat ie kost als ik jouw verhaal zo lees.

[Robbert12]

Begin allereerst eens om alles duidelijk op een rijtje te krijgen. Waarmee loop je hoever achter. Begin dan met de administratie goed op te zetten om vervolgens alle achterstanden in de aangiftes in 1 x weg te werken.

 

Als je er geen kaas van gegeten hebt is het inderdaad verstandig om zoals Herman zegt een adviseur in te schakelen, zodat er snel stappen in de goede richting gemaakt kunnen worden. En anders zou je met behulp van HL ook al een heel eind moeten komen...

[JJX]

Bedankt voor de reacties.

 

Ik ben bang dat een boekhouder me meer gaat kosten dan ik kan betalen (verkijk je niet op die winst, door de extra kosten over de schulden/achterstanden blijft er weinig van over). Maar op zich betaal ik niet zoveel belasting na die starters en zelfstandigen aftrek, besparen daarop is leuk maar mijn primaire zorg is het correct doen (dat niet doen heeft al veel te veel gekost). Er zitten hier (in Zwolle) 2 administratiekantoors/boekhouders op iedere straat (ok iets overdreven maar er zijn er veel). Ben ik beter af bij zo'n kleine zelfstandige of een bekende keten?

[Joost Rietveld]

Ben ik beter af bij zo'n kleine zelfstandige of een bekende keten?

 

Voor de keuze van je adviseur/boekhouder geldt dat je je moet laten bijstaan door iemand die in diens vakgebied eenzelfde plek inneemt als jij in de jouwe. Oftewel: is de administratie eenvoudig en de aangifte IB simpel, ga dan niet nodeloos veel geld uitgeven bij een duur/groot kantoor, maar kies een boekhouder om de hoek die tegen € 30 per uur werkt.

 

Vraag maar eens rond bij vrienden/kennissen naar hun ervaringen met hun 'mannetjes'.

 

Succes

Joost

[Roel J]

Een boekhouder kun je je prima veroorloven of zou je je minimaal moeten willen veroorloven, je kan hooguit een tijdelijk cashflow probleem hebben of wat erger maken (die boekhouder ziet de puinhoop dus die gaat regelmatig betaald willen worden, misschien zelfs een voorschot vragen) maar wat moet dat moet! Wat je je niet meer kan veroorloven is het gekloot met je administratie, dát zorgt dat er (te) weinig overblijft. niet de kosten van een boekhouder!. De bedragen die je noemt aan omzet en kosten daar moet je echt een heel redelijk inkomen aan overhouden, in euro kom je gewoon op een modaal inkomen. Qua omzet en winst doe je het dus helemaal niet slecht, zeker voor een uit de hand gelopen hobby er is menig ondernemer die het zou willen halen, waaronder ironisch genoeg veel eigenaren van administratiekantoren, die voor 50 euro per maand per klant de administratie doen.

 

Ik zou in elk geval voor het op orde brengen van de afgelopen 3 jaar (2008, 2009 en 2010) een goed aangeschreven kantoor nemen die ook een fiscalist in dienst hebben, die zul je nodig hebben, je hebt diverse aangifte termijnen ruim overschreden. Dus je zal iemand moeten hebben die de weg in belastingland blind kan vinden en je zo kan helpen om de aangiftes alsnog zonder al te veel kleerscheuren (boetes) langs de inspectie kan krijgen.

 

Zoals Robbert12 ook aangeeft begin met de zaken op een rijtje te zetten voor jezelf,

- wat heb ik aan gegevens per boekjaar beschikbaar

- welke gegevens ontbreken nog en hoe kan ik die alsnog boven water krijgen

- welke aangiftes heb ik wel gedaan,

- van welke aangifte weet ik dat ik die had moeten doen. (ontvangen aanmaningen)

 

- welke schulden heb ik en voor welk bedrag

- met wie heb ik daarvoor een betalingsregeling en kom ik die na.

 

hoe meer je hiervan zelf kan doen hoe goedkoper de boekhouder zijn werk kan doen.

zorg dat je per boekjaar een ordner hebt met

- alle verkoopfacturen (kan ook een electronische versie zijn) print in elk geval een totaal overzicht met factuurnummer, klantnaam, land , bedrag ex btw, btw bedrag

- alle inkoopfacturen

- de bankafschriften (hopelijk van een aparte zakelijke rekening)

- de btw aangiftes die je hebt gedaan met specificaties van wat je hebt aangegeven (voor zover nog te achterhalen)

- de voorlopige aanslagen IB, aanmaningen IB, evt betaalregelingen

- lijst met bekende contracten, verzekeringen e.d. en kopieen van deze contracten

- overige belangrijke correspondentie

 

Ik snap dat je waarschijnlijk niet alles beschikbaar hebt maar maak het allemaal zo compleet mogelijk.

Als je alleen een privebankrekening hebt waar ook de zakelijke posten op staan dan kan het handig zijn om zelf met de hand voor 1 maand of 2 maanden precies aan te geven wat zakelijke kosten zijn en bij welek factuur ze horen en wat de prive uitgaven zijn. (overigens ook handig als je wel een zakelijke rekening hebt). Dan heeft de boekhouder een houvast aan jou opgaven en dat scheelt een hoop gepuzzel (en dus tijd en geld) wat waarbij hoort.

 

Als alle problemen zijn opgelost dan moet je echt redelijk eenvoudig een goede boekhouding kunnen opzetten, je hebt geen hele ingewikkelde business, dus met goede afspraken met je boekhouder over wat je zelf bijhoud en aanlevert hoef je echt niet veel kwijt te zijn aan een boekhouder.. misschien heb je hem maar 1x per jaar nodig voor de aangifte inkomstenbelasting.

 

[JJX]

Kijk, daar kan ik wat mee :)

 

Een derde komt binnen via 4 invoices (half jaarlijkse vooruit betaling), een derde via maandelijkse betaling, en de rest verspreid over misschien 10 invoices max dus het is behoorlijk overzichtelijk. Ik heb niet een aparte zakelijk rekening. Na het gesprek bij de bank (voor krediet +zakelijke rekening) was ik blij ik m'n persoonlijke nog had. Maar afgezien van dat heb ik bovenstaande info wel compleet. Moet het alleen even printen en ordenen want ik heb alles electronisch (zelfs geen printer). Ik doe alleen zaken met bedrijven buiten de EU dus doe niks met BTW, ik heb $0 inkoopkosten dus dat zou het ook eenvoudiger moeten maken.

 

De bedragen die je noemt aan omzet en kosten daar moet je echt een heel redelijk inkomen aan overhouden, in euro kom je gewoon op een modaal inkomen.

Dat kost me ook 2 x een modaal aantal werkuren+stress en is misschien de helft van wat ik zou verdienen als ik 38 uur vast in mijn vakgebied zou werken en ik wel pensioen zou opbouwen, verzekerd zijn, en auto+koopwoning zou hebben, dus het is maar net wat je 'redelijk' noemt. Niet dat ik nou ontevreden ben over mijn inkomen, wel over de rompslomp er omheen.

 

waaronder ironisch genoeg veel eigenaren van administratiekantoren, die voor 50 euro per maand per klant de administratie doen.

Waarschijnlijk omdat er zo verschrikkeijk veel van zijn. :) Innovatief zijn loont.

 

Nogmaals dank voor de uitgebreide reactie, en bedankt voor de tip Joost - klinkt logisch.

[Kau]

Je moet oppassen want je kan je er erg in verkijken als je opeens een hele klap geld aan de belastingdienst moet betalen. Je winst klinkt heel leuk en is het op zich ook wel, maar als ik het zo lees heb je ook nog een schuld. Ik vraag me dus uberhaupt af of je de IB van 2008 en 2009 wel kunt betalen.

 

Svp geen acquisitie op het forum

Dat je pm in het postbak uit blijft staan zoals je ook meldde) is logisch, dat is het overzicht van verstuurde pm berichten. Geen 'statusoverzicht van nog niet verstuurde pm's' :)

[Arno Bouwens]

Ik zou de angst om veel te moeten betalen niet vertalen in uitstel gedrag.

Door 'schoon schip' te maken en netjes aangifte te doen kan mogelijk ook wel een betalingsregeling met de belastingdienst worden getroffen. Je zegt een goed lopende business te hebben dus uit toekomstige cashflow moet de achterstand ook betaald kunnen worden.

[Joost Rietveld]

, maar als ik het zo lees heb je ook nog een schuld. Ik vraag me dus uberhaupt af of je de IB van 2008 en 2009 wel kunt betalen.

 

wat heeft TS nou aan zo'n opmerking? Het lijkt alsof je voorstelt dat hij de IB aangiftes dan nog maar niet moet indienen. Daarmee wordt het 'probleem' alleen maar erger :-\

Je zult als administrateur toch ook wel weten dat de fiscus primair schuldeiser is en dat ze ambtshalve aanslagen opleggen als je niets indient ???

 

groet

Joost

[JJX]

De voornaamste reden dat ik hier post en het nu in een keer goed wil doen is juist om die verassingen achteraf te voorkomen. Dat is precies hoe die cashflow problemen zijn onstaan, vrijwel alle achterstanden die ik heb zijn onstaan toen ik na een brief van de belastingdienst weer's 4 tot 5000 euro moest betalen. Ik heb heel lang jaren achterlopen en soms 1,5 tot 2 jaren in een jaar betaald om een beetje in te lopen. Mijn vrouw werkt part-time en die krijgt altijd een dikke duizend euro terug. Het probleem is ook dat zij wel bij is (nah ja, ik dus achterloop op haar), dus bijvoorbeeld haar teruggaaf dit jaar is verekend met een oudere van mij en het is tijd om ook dat gelijk te trekken. Ik ben regelmatig bij de belastingdienst geweest voor uitstel e.d. en ik denk dat ik al ver genoeg heb gepushed.

 

Het kunnen betalen van de belasting is momenteel niet 'het' probleem, ondanks de schuld, simpelweg omdat mijn klanten nergens heen gaan (relaties van 3-8 jaar, en betalen 3-6 maanden vooruit). Als ik ongeveer op 6 a 7 duizend over die twee jaar kan komen (eerste jaar minder inkomen) dan kan ik dat binnen de gestelde termijn (die zou volgen na mijn afgifte) wel kunnen betalen, of op zijn minst zo'n grote hap dat ik de rest een maand of twee later kan betalen, en ik heb nog wat tijd gekregen voor de aangifte (2009). Zoals ik al zei, mijn vrouw werkt ook en ik heb relatief weinig kosten (geen inkoop, goedkope huurwoning, geen auto) dus een paar maandjes krap zitten kan. Dat is natuurlijke verre van ideaal (belasting betalen met geld wat nog binnenkomt) maar dat is natuurlijk de werkelijkheid van cashflow probs.

 

En bedankt voor de PMs, maar ik zoek toch echt iemand uit de buurt waar ik binnen kan lopen, en denk een geschikte gevonden te hebben (heeft ervaring met ZZPers en ook specifiek webmasters wat close-enough is.) Morgen even bellen voor een afspraak.

 

Nogmaals dank.

 

 

[Joost Rietveld]

En bedankt voor de PMs, maar ik zoek toch echt iemand uit de buurt waar ik binnen kan lopen,

 

Acquisitie via PM achter de schermen is ook niet de bedoeling van HL. Als het je stoort, dan vernemen de mods dat graag natuurlijk!

 

groet

Joost

HL admin

[ROVened]

De Belastingienst kan soms geduld opbrengen. Maar pas op dat er door het te laat indienen van de aangifte inkomstenbelasting 2008 geen ambtshalve aanslag wordt opgelegd. Naast de boetes dan worden opgelegd kan er sprake zijn van omkering van bewijslast etc, met alle nare gevolgen van dien.

Uit je verhaal op te maken is de aangifte van jouw vrouw ook niet ingediend, dat kan dus dubbele pret betekenen :(

 

Succes,

Rob

[JJX]

Heb je dan toch verkeerd gelezen Rob. ;) Zoals ik zei is mijn vrouw wel bij en krijgt die altijd wat terug (wat ze niet echt gestort krijgt maar tot nu toe verekend is met ouder aangiftes van mij).

 

De rest wat je noemt heb ik al meegemaakt en is precies wat ik probeer te voorkomen.

[ROVened]

Soms probeer ik weleens na te denken ;D, ok weleens vaker.

Voor bepaalde aftrekposten, toerekening van de hypotheek rente en heffingskortingen etc. moeten de gegevens van de beide fiscale partners worden ingevuld op de aangiften. Omdat jouw aangifte nog niet was ingediend ging ik ervan uit dat de aangifte van jouw vrouw eveneens nog niet was ingediend.

Ik heb jouw verhaal dus wel gelezen en een stapje verder nagedacht ;)