Wat vinden jullie van mijn plan: Luxe Kerstbeurs

[Jewelsfromabove]

Omschrijving van je concept:

Een luxe kerstbeurs die zich richt op dames.

 

Datum 17-12-2011 (gekozen voor Zaterdag, lijkt mij het meest gunstig)

Locatie: Hotel in Amsterdam bij het Amstelstation (goed bereikbaar en voldoende parkeergelegenheid)

Tijd van 11u tot 20u

Entree op basis van uitnodiging (via emailadressen verzamelen-standhouders) de bezoekers moeten wel een kaartje kopen ze kunnen kiezen uit een dagkaart of avondkaart (16u-20u dit ook om de bezoekers te verspreiden)

 

Op de beurs is een grote zaal waar diverse stands zullen staan, accessoires, home deco, fashion, beauty etc. Hier kunnen de bezoekers lekker shoppen en cadeautjes inkopen voor kerst. (40-45 stands)

In de dubbele zaal ernaast zal een modeshow worden gegeven door 3 a 4 ontwerpers, ze laten allemaal 5-6 outfits zien en hebben tevens de mogelijkheid om het publiek te vertellen over hun stijl. Ook mogen ze hun collectie verkopen op de beurs als ze dit zouden willen.

 

Er zal in de zaal bij de modeshow ook een presentatie worden gegeven door een stylist die mensen tips zal geven hoe je je kleding op een goedkope manier extra flair kan geven. Door het dragen van een bepaalde combinatie of het toevoegen van een accessoire. De stylist zal deze dag ook persoonlijk advies geven aan mensen.

 

Omdat het een dag is waar vrouwen in de watten worden gelegd zou ik bijv. Herome als sponsor willen vragen om deel te nemen aan te beurs en dames een gratis manicure aanbieden.

 

Er is nog overleg of er op de dag zelf een wijnproeverij en/of creatieve workshop wordt gegeven.

 

Er is een lopend buffet broodjes en kleine hapjes.

 

De opzet van de beurs is luxe en chique maar dan wel laagdrempelig. Iedereen is welkom (op uitnodiging) en ik probeer voor iedereen iets te hebben waar de voorkeur naar uitgaat.

 

Omschrijf wat je tot nu toe zelf gedaan hebt hiervoor:

- Locatie's bekeken en een geschikte gevonden, ik heb van hun een offerte gekregen die past binnen het budget.

- Ontwerpers gevonden voor de modeshow

- Met diverse mensen gesproken over het concept om meerdere meningen te horen en hierop waar nodig het concept aanpassen.

- Budget scenario opgesteld.

- Begin van de emaillijst gemaakt. (Elke ontwerper heeft een inbreng van 250 emailadressen)

- Proberen te netwerken en zo via via aan standhouders te komen.

 

Verder ben ik voornamelijk bezig geweest met het concept en het zoeken van een locatie. Ik heb een planning gemaakt en hier heb ik alles opgeschreven wat er nog gedaan moet worden.

 

Er moet nog wel superveel gedaan en geregeld worden als deze beurs ook daadwerkelijk doorgaat. (afhankelijk van standhouders en bezoekers)

 

Wat is de uitdaging die je met je concept op wil lossen:

Ik wil graag een terugkerende beurs organiseren (ik hou van organiseren en ik wil dit netwerk gebruiken voor mijn sieradencollectie, dit ligt momenteel een beetje stil). Het liojkt mij een uitdaging om elke keer weer een beurs te organiseren die inspirerend en leuk is.

Zo hoop ik voor exposanten een mogelijkheid te creëren waardoor ze meer klanten kunnen verwelkomen. En natuurlijk voor de bezoekers een gezellig dagje uit.

 

 

 

Hoe is dit anders dan bestaande concepten:

Er worden geregeld ladies nights en dames events georganiseerd. En met deze beurs wil ik alles in 1 pakket aanbieden, modeshow, lekker shoppen, hapjes, in de watten gelegd worden. Ik wil niet zozeer anders zijn dan alle andere, maar ik wil de beste zijn.

 

Wat voor feedback hoop je te krijgen:

Tips over organiseren en kleine details waarop gelet moet worden.

Feedback over het concept, wat vinden jullie ervan.

Heeft dit kans van slagen?

Hoe zouden jullie het vanaf hier aanpakken.

 

Ik sta open voor alle soorten feedback :)

 

 

[John B]

Is 17 december niet een beetje laat voor een kerstbeurs? Veel mensen zullen een stuk eerder een definitieve keuze gemaakt willen hebben qua cadeautjes en kleding.

[Jewelsfromabove]

Anders wordt het 10 december en dan is het net sinterklaas geweest. Het is tevens de bedoeling om samen met het hotel (Waar het event plaats vindt) een arrangement aan te bieden. Een entreekaart, hotelovernachting en sieradencadeaubon. Dit is tevens een mogelijkheid om de mensen die zondag erna te kunnen laten winkelen in het centrum van Amsterdam. Een paar dagen voor kerst is het drukste in de detailhandel en dat weekend valt er ook in.

Vandaar die keuze :)

[Kena]

Vorig jaar rond deze tijd was je een 'damesdag' aan het organiseren (https://www.higherlevel.nl/forum/index.php?board=55;action=display;threadid=30889;start=30). Hoe is dat afgelopen?

[Jewelsfromabove]

Klopt!

Helaas niet zoals gepland had al veel dingen rond maar kreeg pfeiffer en ben daar een hele lang tijd behoorlijk ziek en vooral moe van geweest. Waardoor ik het moest cancelen, het plan van de kerstbeurs is eigenlijk een vervolg op de damesdag en nu hopelijk met een betere afloop!

[Gast Verwijderd account]

Ik neem aan dat standhouders moeten gaan betalen om daar te mogen staan? Ik denk dat zij dat niet gaan doen omdat niemand op 17 december nog kerstartikelen gaan kopen behalve cadeaus.

 

Dus mocht je niet alleen maar in de cadeausfeer zitten dan zou ik er nog is goed over nadenken....

 

just my 2 eurocents...

 

 

Danny

[Jewelsfromabove]

Hey Danny,

 

Er gaan die dag geen kerstartikelen (als in versiering etc.) verkocht worden.

Het is meer gericht op het kopen van cadeaus en een gedeelte fashion (tips, modeshow etc.)

 

thnx voor je bijdrage trouwens

[joelphil]

Anders wordt het 10 december en dan is het net sinterklaas geweest. Het is tevens de bedoeling om samen met het hotel (Waar het event plaats vindt) een arrangement aan te bieden. Een entreekaart, hotelovernachting en sieradencadeaubon. Dit is tevens een mogelijkheid om de mensen die zondag erna te kunnen laten winkelen in het centrum van Amsterdam. Een paar dagen voor kerst is het drukste in de detailhandel en dat weekend valt er ook in.

Vandaar die keuze :)

 

Ik heb zelf een aantal jaren beurzen georganiseerd (geen Kerstbeurzen, maar ben er wel als deelnemer mee bekend) en je moet echt van ons aannemen dat 17 december veel te laat is! Jouw opmerking dat een paar dagen voor Kerst het drukste is voor de detailhandel klopt wel, maar dit zijn allemaal last-minute kopers. Naar zo'n kerstbeurs gaat men voor een dagje uit en niet om gericht aankopen te doen. Niet voor niets is de jaarlijkse kerstbeurs in de Brabanthallen al in de 1e week van november!

 

Wat betreft de randactiviteiten zou ik dit beslist niet in aparte ruimtes doen. Op zo'n beurs gaat men toch vooral voor de stands en koopjes. Een modeshow, wijnproeverij, etc. is allemaal interessant maar je zal zien dat je met een amper gevulde zaal zit. Op bijv. de Huishoudbeurs organiseren ze modeshows en proeverijen ook vaak midden op de beursvloer, niet in een zaaltje achteraf.

 

Tevens moet je de publiciteit niet onderschatten. Dit kost enorm veel moeite en als je dit nooit eerder hebt gedaan zou ik dit uitbesteden. Enerzijds heb je de free publicity (kost niets, maar wel veel tijd; zorg maar eens voor een up-to-date bestand met persadressen en ga iedereen nabellen of ze er aandacht aan willen besteden) en je hebt betaalde publiciteit (advertenties, lantaarnpaal borden, etc) wat flink in de papieren kan lopen.

 

Misschien ben ik verkeerd, maar heb je op dit forum niet eens verteld dat je in de schulden zat? (sorry als ik me vergis hoor). Zo ja, dan zou ik me zeer afvragen of je dit wel moet doen. Met een 1e beurs kun je namelijk - even plat gezegd - financieel zwaar op je bek gaan. Het is zo ontzettend moeilijk om naamsbekendheid op te bouwen voor een 1e editie. Als je niet teveel risico kan/wil nemen, probeer dan te zorgen dat op moment dat je de beurs opent je break-even draait. Elke bezoeker die dan binnenkomt is winst. Maar dat is vaak heel lastig.

 

Wat je kunt proberen is om met het hotel een joint venture op te zetten. Jij betaalt geen huur in ruil voor de opbrengst van de entreegelden of de helft van de standhuur opbrengst. Misschien pakt het voor beide partijen gunstig uit en is jouw investering hierdoor lager. Zelf heb ik hier goede ervaringen mee (maar lang niet elke evenementen locatie doet dit), bovendien is de locatie houder nu ook afhankelijk van het succes en zal zelf ook zijn steentje gaan bijdragen aan de promotie.

 

Het klinkt wellicht een beetje negatief wat ik schrijf, maar als je nooit eerder iets dergelijks hebt gedaan kun je flink in de problemen komen (ik ken bijv. iemand die een jaar bezig is geweest met het organiseren van een beurs, deze flopte, en nu na 5 jaar nog zijn schulden aan het afbetalen is). Kortom: zorg dat je een mega-strak plan hebt!

 

In elk geval veel succes!

[Hans van den Bergh]

Ik sta open voor alle soorten feedback :)

Mooi, dat kan helpen:

 

 

Wat ik mij ten eerste afvraag, is welke doelstellingen je voor ogen hebt: "Wat wil je er zelf mee bereiken? Wat word jij er (o.a. financieel) wijzer van? Waarom persé een kerstbeurs?" etc...

 

Dan een paar zaken om ook rekening mee te houden: een beurs kent twee hoofdgroepen van bijna ongeleide projectielen: de bezoekers en de deelnemers, en hoe dit op elkaar reageert: bezoekers verwachten iets en dat moet door de deelnemers worden waargemaakt, dat moet door jou duidelijk worden neergezet en bewaakt. Beursdeelnemers dien je ook te selecteren of ze passen binnen je concept, en dan niet alleen qua merk of product, maar ook qua uitstraling e.d. èn hoe dat door de mensen in die stand wordt neergezet! Je zult ze de kost moeten geven, die in een stand het liefst achterin een shaggie roken en met collega's een potje 'beppen'. Of het andere uiterste, die bijna achter elke passant aanrennen om maar quasi-enthousiast een pen met opdruk en een flyer te slijten.

 

Een mooi voorbeeld is de Pasar Malam op het Malieveld in Den Haag: ergens in de jaren '90 vorige eeuw kon je bijna geen Indische stand meer vinden, er werden kermisattracties opgevoerd, veel mensen van Mediterrane / Noord-Afrikaanse afkomst die hoesjes voor mobiele telefoons en derderangs speelgoed verkochten en optredens van Gerard Joling. Op een gegeven moment is men weer terug gegaan naar de oorsprong - de identiteit - en nu kun je er al jaren weer lekker Indisch eten, Krontjong muziek luisteren en je meisje een sarong aan laten meten door een sympatieke iboe.

 

Afijn, de moraal van het verhaal: "Wat wil je bereiken, zodanig dat men bereid is voor jou de portemonee te trekken?"

 

Succès en groet,

 

Hans