Hoe verwerk ik zakelijke aankopen die privé zijn betaald?

[pattygolsteijn]

Ik ben zzp'er. Regelmatig doe ik zakelijke aankopen voor webtools die ik betaal met mijn privécreditcard (door de Rabobank is mij afgeraden om een zakelijke creditcard te nemen, omdat ik er heel weinig aankopen mee doe) of met PayPal (ook privé). Ik verwerk deze aankopen wel in mijn Excel-bestand met alle inkopen en verkopen, maar nergens anders. Is dat eigenlijk wel nodig? En zo ja, hoe dan?

 

Ik begin me op deze manier namelijk af te vragen waarom ik dan eigenlijk nog een zakelijke rekening nodig heb als ik die betalingen zo door elkaar kan laten lopen.

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Je kunt ze bijvoorbeeld boeken als storting vanuit prive. En nee, een zakelijke rekening voor een eenmanszaak is niet strikt noodzakelijk, maar wel een stuk overzichtelijker.

[FFWelsing]

Dag,

 

De reden van het afraden van een zakelijke creditcard kan zijn dat de kosten hiervan niet opwegen tegen de baten. Het is natuurlijk wel verstandig om een zakelijke rekening te openen en vanaf deze rekening je zakelijke transacties te beheren. Daar zal je boekhouder je heel dankbaar om zijn. Want om zakelijke -en privékosten uit elkaar te halen, kan veel tijd in gaan zitten.

 

Je verwerkt je zakelijke aankopen in Excel, dit is prima. Als je dit op een door je boekhouder voorgeschreven manier doet, kan het goed werken. Ook de zakelijke aankopen die je met privégeld hebt gedaan moeten hier op komen.

 

Ik weet niet of je een boekhoudpakket hebt of een boekhouder in de arm hebt genomen, maar de boeking is dan als volgt:

 

Kosten aankoop € xxx

Te vorderen BTW € xxx

Aan Privé € xxx

 

Je kunt het in Excel blijven bijhouden (let erop dat je de BTW goed verwerkt), maar ook kun je dit via een boekhoudpakket bijhouden. De meeste rekenen dan ook meteen je BTW-aangifte voor je uit.

 

Nogmaals, uiteraard kun je met je privérekening zakelijke aankopen doen, maar het komt de werkbaarheid niet ten goede.

 

Groet,

Frits Welsing

 

[Dennis_van_Dijk]

Dag Patty,

 

Twee vragen, laten we beginnen met de laatste ;)

 

Je hebt geen zakelijk rekening nodig, maar het is wel erg handig om de zakelijke en de privé betalingen te kunnen scheiden. ik heb een klant die gebruikt heel veel van zijn zakelijke rekening voor privé betalingen. Ik zelf doe nauwelijks privé betalingen met mijn zakelijke rekening, maar dat kan natuurlijk ook beroepsdeformatie zijn.

Bij een eenmanszaak is er geen verschil tussen zakelijk en privé vermogen. Vandaar dat je gewoon uit de kas kunt graaien en uitgeven voor jezelf. Of privé betalingen doen van de zakelijke bankrekening. En natuurlijk zakelijke betalingen doen van d privé bankrekeningen. Het verschil is er alleen maar voor de helderheid en niet omdat het verplicht is.

Een zakelijke rekening is dus absoluut niet verplicht en kan je dus geld schelen. Het probleem is alleen dat mocht je een keer een lening willen krijgen voor je zaak, of je zaak willen verkopen, het inzicht in je papieren een stuk lastiger wordt. Teveel vermenging van privé en zakelijk kan zelfs leiden tot het afwijzen van een lening. Dit moet je dus wel in je overweging mee nemen.

 

Nu vraag één (die was er ook nog!). Ik neem aan dat jouw boekhouder de aangifte doet. Hij zal daarbij aangeven dat jij een stuk privégeld zakelijk gemaakt hebt door er spullen van de zaak voor te kopen. Ze horen dus wel degelijk in je excel-sheet (over kosten betaal je geen belasting), maar iemand moet ook weten dat je deze goederen met privé geld betaald hebt. Ik neem aan dat jouw boekhouder dit gewoon uit jouw administratie haalt.

Schrijf jij ook niet bij jouw ecxel sheet dat dit privé betaald is?

 

Succes!

[pattygolsteijn]

Doordat ik dus ongeveer de helft van mijn kosten vanuit privégelden betaal, maakt dat het overzicht er niet echt duidelijker op. Ik betaal bijv ook omzetbelasting vanaf zakelijke rekening en inkomstenbelasting weer vanaf privérekening. Vandaar dat ik me afvraag waarom ik nog een zakelijke rekening heb. Het levert me nu voornamelijk gedoe op met continu verplaatsen van geld en met het bijhouden van betalingen in mijn Excel-sheet, omdat ik bij beide rekeningen moet kijken wanneer een betaling is gedaan.

 

@ Dennis Ik hou in mijn Excel-sheet niet bij welke zaken ik privé heb betaald. Als ik het bij zou werken, hoe gaat mijn accountant dan aangeven dat ik privégelden zakelijk heb gemaakt. En is dat nodig als er als zzp'er geen verschil is tussen zakelijk en privé vermogen?

[Dennis_van_Dijk]

Doordat ik dus ongeveer de helft van mijn kosten vanuit privégelden betaal, maakt dat het overzicht er niet echt duidelijker op. Ik betaal bijv ook omzetbelasting vanaf zakelijke rekening en inkomstenbelasting weer vanaf privérekening.

 

 

En dat doe je dus fantastisch goed! OB = zakelijk, IB = privé (immers, voor de buurvrouw die gewoon in loondienst is is de IB ook privé ;))

 

 

Vandaar dat ik me afvraag waarom ik nog een zakelijke rekening heb. Het levert me nu voornamelijk gedoe op met continu verplaatsen van geld en met het bijhouden van betalingen in mijn Excel-sheet, omdat ik bij beide rekeningen moet kijken wanneer een betaling is gedaan.

 

 

Ik neem aan dat je op je facturen aangeeft dat alles naar de zakelijke rekening moet? Het is echt handig een aparte rekening te hebben, maar deze hoeft natuurlijk niet zakelijk te zijn! Je mag ook een particuliere rekening gebruiken wat al veel in de kosten scheelt.

 

 

@ Dennis Ik hou in mijn Excel-sheet niet bij welke zaken ik privé heb betaald. Als ik het bij zou werken, hoe gaat mijn accountant dan aangeven dat ik privégelden zakelijk heb gemaakt. En is dat nodig als er als zzp'er geen verschil is tussen zakelijk en privé vermogen?

 

 

Ehm, dat is wel nodig i.v.m. de vermogensvergelijking... lastig verhaal, maar voor de winstaangifte is het nodig om goed te herleiden wat je zakelijk hebt gemaakt en wat je privé hebt gemaakt. Tja. leuker kunnen we het niet maken...

[pattygolsteijn]

Ik neem aan dat je op je facturen aangeeft dat alles naar de zakelijke rekening moet? Het is echt handig een aparte rekening te hebben, maar deze hoeft natuurlijk niet zakelijk te zijn! Je mag ook een particuliere rekening gebruiken wat al veel in de kosten scheelt.

 

Ik ben nu weer begonnen met het plaatsen van mijn privé particuliere rekening op de facturen. Dit omdat ik die rekening veel meer gebruik voor betalingen (creditcard en PayPal) dan mijn zakelijke rekening. Omdat ik mijn administratie heel goed bij hou is het nu makkelijk voor me alles bij te houden (niet steeds hoeven schakelen tussen 2 rekeningen en geld verplaatsen).

 

 

Ehm, dat is wel nodig i.v.m. de vermogensvergelijking... lastig verhaal, maar voor de winstaangifte is het nodig om goed te herleiden wat je zakelijk hebt gemaakt en wat je privé hebt gemaakt. Tja. leuker kunnen we het niet maken...

Sowieso zou ik het bij een controle moeten bewijzen neem ik aan? Wie zegt bijv dat als ik het met mijn zakelijke rekening heb betaald, dat het daadwerkelijk om een zakelijke aankoop gaat?

 

Haha, je ziet, ik zie de voordelen nog niet.

[brood]

Ik neem aan dat je in Excel een verkoop (diensten) tabel en een inkoop tabel (al dan niet gescheiden in kosten en investering) bijhoudt met bruto, netto, btw etc.

Wanneer je geld ontvangt of betaald dan zet je daar de datum en betaald/ontvangsten achter.

Je kunt dit allemaal op je prive rekening (PR) en credit card (CC) blijven doen.

 

Een zakelijke rekening is inderdaad niet nodig. Elke transactie voor je EMZ moet gedekt zijn door een administratief document (rekening, bonnen, ) of digitaal. Het verkeer tussen CreditCard en prive rekening hoeft niet in je administratie. In de administratie is ook een liquide post (saldo bank rekeningen) niet noodzakelijk. Alleen het prive verkeer (opname en stortingen) moet je vermelden.

 

Het is verstandig om een Rekening Courant (RC) aan de zakelijke kant bij te houden.

Alles wat je prive (bankrekening) voor de zaak betaald zet je credit ©, alles wat je prive ontvangt voor de zaak zet je debet (D). Met datum, omschrijving, factuur nummers, bedrag. Het verschil tussen D en C is je ontrekking die je prive kunt/zult besteden. Deze bedragen kloppen dus met die van inkoop en verkoop tabel. Op het einde v.h. jaar is dit saldo een deel van de fiscale winst die je opgeeft.

 

Je moet wel je prive (bank&CC) rekening afschriften bewaren (7 jaar) voor eventuele controle.

Bij deze controle moet blijken dat jij de zakelijke betalingen en ontvangsten gedaan hebt. Tevens of je daarbuiten geen malafide betalingen of ontvangsten hebt gehad.

Ook al gebruik je een zakelijke rekening dan ook is er controle op je prive rekening mogelijk met dezelfde argumenten van toepassing.

 

Wat je met de RC doet kun je ook doen met de BTW. Een soort BTW-balans.

Wat je aan btw te vorderen hebt en afgedragen hebt, zet je debet. De btw die je verschuldigd bent en eventueel terug ontvangt zet je credit. Let op: De btw die je met je prive rekening betaald (afdracht) zet je ook credit in je RC en de ontvangen btw dus debet. Met een BTW-balans kun je bewijzen dat je aansluit met de btw transacties die de fiscus bijhoud. Op het einde van het boekjaar is er weer het saldo dat in de IB aangifte komt. Het vorderen-en schuld-deel is ook weer gelijk bij de btw in de inkoop en verkoop tabel.

 

Maar misschien doe je dit al allemaal. Deze uitleg hier gedaan gebeurt in een eenvoudig boekhoud pakket dus vanzelf. Ik adviseer dan ook eerder een simpel boekhoud pakket dan een zakelijke bankrekening ;). De primaire boekhouding doe je dan zelf.

Ben je onzeker in de afsluiting (winst berekening, eind balans en IB aangifte) dan kun je de administratie laten controleren en afronden door een boekhouder of fiscalist, die uit jouw administratie makkelijker en sneller (dus goedkoper) zal kunnen werken.

Succes

[postmerger]

Wellicht is het naast het goed verwerken in (RC) boekingen ook verstandig om declaratieformulieren te maken zodat duidelijk is als vanaf de zakelijke rekening een bedrag vergoed wordt dat prive eerder is betaald, etc.

 

 

 

 

 

[pattygolsteijn]

@brood Dank voor alle tips! Ik denk dat mijn Excel-bestand nog simpeler is dan het boekhoudsysteem. ;) Mijn accountant maakt aan het eind van het jaar de balans op, dat doe ik niet zelf. Ik hou dus geen balans bij met wat ik privé opneem en wat niet.

[pattygolsteijn]

Wellicht is het naast het goed verwerken in (RC) boekingen ook verstandig om declaratieformulieren te maken zodat duidelijk is als vanaf de zakelijke rekening een bedrag vergoed wordt dat prive eerder is betaald, etc.

 

Declaratieformulieren als zzp'er? Is dat niet onwijs moeilijk doen als het ook makkelijk kan?

[brood]

Wat postmerger bedoelt is voor mij ook vaag en om met “formulieren” te werken ook niet nodig. Ik denk wat er op de zakelijk rekening stond of nog kan komen je naar prive moet verwijzen (declareren :-\).

 

Ik zou gewoon de zakelijke rekening zolang die bestaat als prive beschouwen en wat zakelijk nog staat als saldo naar RC plaatsen. Bij elke opname/betaling kun je per lijn op de spreadsheet tabellen vermelden welke rekening het is, niet? Prive Rekening=PR, Zakelijke Rekening = ZR, Credit card = CC .

 

Ik ben het niet eens dat een boekhoudsysteem niet simpel is ;).

Succes

[wouterz]

Ik heb eigenlijk nog wel een reden waarom ik mijn zakelijk rekening (of apparte rekening makkelijk vind).

 

Als aan het eind van het kwartaal het saldo van de bankrekening niet overeenkomt met het saldo in de boekhouding is dat een mooie indicatie dat er iets is misgegaan. Die controle zou ik verliezen als ik geen apparte rekening zou hebben.

 

[brood]

Ik heb eigenlijk nog wel een reden waarom ik mijn zakelijk rekening (of aparte rekening makkelijk vind).

 

Is niet makkelijk wel een voordeel. (doe ik trouwens ook ;))

Maar als Patty veel prive betaald voor zakelijke dingen en ze dit dringend wil handhaven, ook met een CC dan is er niet zo een controle.

 

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Is dat niet onwijs moeilijk doen als het ook makkelijk kan?

Niet direct m.b.t. die declaratieformulier, maar soms voorkom je door nu een beetje moeilijk dat je later heel erg moeilijk moet doen... ;)

 

Als je je er nu gewoon aan went om dingen goed te registreren heb je als je ooit een controle krijgt, bijvoorbeeld, geen enkele probleem om alles uit te leggen en te laten zien. Als je nu een beetje gaat rommelen wordt die controle een puinhoop waarbij je alle kosten die je niet kunt verantwoorden mag gaan corrigeren. En da's zonde van de tijd en moeite.

[pattygolsteijn]

@wouter: @brood legt het inderdaad goed uit. Die controle is voor mij niet van toepassing als het grootste gedeelte privé wordt betaald. In het begin heb ik wel geld verschoven van rekening naar rekening zodat alles klopte, maar dat was niet meer te doen. Ook ivm reiskosten en dat soort 'kleine' dingen.