Problemen leverancier

[Dave1]

Wij werken nu sinds een jaar ongeveer samen met een nieuwe leverancier. Deze leverancier heeft een welkome aanvulling op ons assortiment en dus best belangrijk voor ons.

 

Nu lopen wij al geruime tijd tegen problemen aan die reeds een aantal keren besproken zijn met onze accountmanager. De problemen hebben vooral te maken met communicatie omtrent leveringen en foutieve facturen.

 

Het is iedere keer maar afwachten wat we geleverd krijgen en wat niet geleverd wordt, wordt wel gefactureerd. Dan krijgen we wel netjes een creditnota. Maar daar moeten we dan weer zelf achteraan.

 

Als het geen belangrijke leverancier was hadden we allang de stekker eruit getrokken, maar er is geen tweede leverancier die hetzelfde assortiment biedt. Er zijn eigenlijk geen alternatieven.

 

Hebben jullie wellicht nog tips hoe wij dit aan kunnen pakken?

 

 

[Wouter Hol]

Naast de lijntjes kort houden en gewoon veel contact en duidelijke afspraken te maken kan je niet zo heel veel doen.

Je bent in deze situatie afhankelijk van hen. Dat is meestal geen wenselijke situatie, want als de leverancier problemen veroorzaakt (zoals nu) of omvalt, dan heb jij daar direct last van.

Je geeft aan dat de leverancier eigenlijk onmisbaar is voor jouw bedrijf. Toch zou ik er nog even goed over na denken of je inderdaad nog met hun verder wilt en de problemen voor lief neemt en hoopt dat deze door hen opgelost worden, of dat je toch afscheid van hen neemt.

In elk geval zou je er voor moeten zorgen dat je minder afhankelijk van hen wordt en zou je toch meer leveranciers moeten vinden, zodat je de problemen die door deze leverancier veroorzaakt worden kan opvangen.

[renep]

Hebben jullie wellicht nog tips hoe wij dit aan kunnen pakken?

 

Misschien nog een keer een samenvatting van een reeks klachten naar de accountmanager sturen, laten weten dat dit niet acceptabel is en op redelijke termijn verbetering vragen.

 

Als hij die klacht niet professioneel afhandelt, en/of er niets verandert, dan zou je kunnen escaleren naar een managementniveau hoger of de directie. Dat kun je eventueel eerst met de accountmanager bespreken om de relatie niet te verstoren.

 

Ik vind in ieder geval dat je in dit soort situaties niet moet blijven hangen in klachten herhalen, maar iets wezenlijk anders doen / escaleren.

[adlasko]

Je kan een strictere factuurcontrole toepassen.

 

Even wat extra werk, maar kan dan wel beter gaan.

 

Van je bestelling vraag je bij je leverancier een opdrachtbevestiging, hierop staan je bestellingen met prijs en aantal aangegeven .

 

Bij ontvangst krijg je een colli en afleverbon, deze afchecken met je geleverde artikelen, laat de chauffeur maar wachten tot je klaar bent. Wat op de bon staat en niet geleverd is aangeven op de afleverbon (doorstrepen met niet geleverd erachter), dan pas tekenen voor levering.

 

Afleverbon controleren met een kopie van je opdrachtbon, wegstrepen wat niet geleverd is op je kopie.

Bij ontvangst factuur vergelijk je levering (kopie opdrachtbon) en prijs met de factuur

Als hier afwijkingen inzitten, stuur je de factuur terug als onterechte of factuur niet correct.(kopie factuur bewaren)

Zend een kopie van de afleverbon mee.

 

Als de nieuwe gecorrigeerde factuur is ontvangen , boek je hem in en gaat je betaaltermijn in.

Consequent blijven terugsturen en alleen correcte facturen inboeken.

 

Scheelt je creditnota verwerken en structureel teveel betalen,

Als het goed is, zal je zien dat na korte tijd beter geleverd wordt en gefactureerd.

Zij hebben er nu extra werk aan, voor ze betaald krijgen.

Jij ook, maar een goede controle is nooit weg.

 

Groetjes,

Roland

 

 

 

 

 

[John B]

Waarom wordt er steeds gekozen voor een creditnota en niet voor nalevering van de ontbrekende zaken?

[Highio]

Inkopen op magazijnlocatie liefst in hoogsteigen persoon of door vertegenwoordiging, zodat de pakbon factuur wordt zonder risico van manco's of in nota leveringen. Wat heb je van de leverancier gezien, behalve de vertegenwoordiger?

 

Groet,

 

Highio

[Dave1]

Je geeft aan dat de leverancier eigenlijk onmisbaar is voor jouw bedrijf. Toch zou ik er nog even goed over na denken of je inderdaad nog met hun verder wilt en de problemen voor lief neemt en hoopt dat deze door hen opgelost worden, of dat je toch afscheid van hen neemt.

 

Onmisbaar is de leverancier niet helemaal. Alternatieven zijn er wel maar dan niet bij een bedrijf. Dan moeten we bij meerdere bedrijven verschillende artikelen afnemen en dan zit je weer met franco bedragen en deze bedrijven hebben soortgelijke problemen. Tevens zijn ze prijstechnisch gewoon goed dus dan wordt het allemaal een stukje duurder.

 

Je kan een strictere factuurcontrole toepassen.

 

Dit gebeurt in principe al want alle facturen worden allemaal van a tot z gecontroleerd en bij fouten wordt deze niet betaald tot er een creditnota is. Vooraf controleren kan niet want meestal is de factuur er eerder als de artikelen.

 

Dat de facturen niet kloppen heeft altijd te maken dat artikelen niet bij de levering zitten. Bij iedere bestelling komt dit zo ongeveer voor, maar deze worden wel gefactureerd. Als de artikelen die dan later geleverd worden dan worden ze vrolijk nog een keer gefactureerd.

 

Probleem is dat we nooit weten wat er geleverd wordt. We krijgen netjes orderbevestigingen maar die kloppen nooit met wat er geleverd wordt. Erg frustrerend dus.

 

Het is een groot bedrijf waarbij we bestellen maar soms denk ik dat we met amateurs te maken hebben.

 

 

 

 

 

 

 

[John B]

Het is een groot bedrijf waarbij we bestellen maar soms denk ik dat we met amateurs te maken hebben.

Het gaat in dit soort gevallen vaak om procesproblemen die eenvoudig op te lossen zijn als eenmaal de vinger op de zere plek is gelegd. Het is dus zaak dat je jouw leverancier zo ver krijgt dat hij niet alleen elke keer de incidenten aanpakt en oplost, maar intern uitzoekt waar het probleem zit en dit structureel uit de wereld helpt. Ik zou de account manager eens vragen of in die richting al actie is ondernomen.

[adlasko]

Dit gebeurt in principe al want alle facturen worden allemaal van a tot z gecontroleerd en bij fouten wordt deze niet betaald tot er een creditnota is. Vooraf controleren kan niet want meestal is de factuur er eerder als de artikelen

 

De factuur pas inboeken, als er geleverd is.

Als de factuur afwijkt van de levering, deze terugsturen. (zie colli en afleverbon).

Simpel houden, kopie afleverbon meesturen en nieuwe correcte factuur vragen.met nette begeleidende brief.

 

Bij de volgende levering hetzelfde doen, ook als er teveel geleverd is met kopie afleverbon.

 

Je krijgt dan :

1- Dezelfde factuur terug, waarbij ze duidelijk aangeven welke bestellingen en naleveringen dit zijn.

of

2- Je krijgt een gecorrigeerde factuur gelijk aan het bedrag van de afleverbon.

 

Jij betaalt nog niets, zij zoeken alles voor je uit en sturen een duidelijke factuur terug.

 

Gewoon per direct aan je accountmanager vragen om een lijst van artikelen die nog in order bij je staan

Maak daar één nieuwe bestelling van (oude laten vervallen) en begin op deze manier.

 

Groetjes,

Roland

 

 

 

 

 

 

 

 

 

[Christoffel]

 

Onmisbaar is de leverancier niet helemaal. Alternatieven zijn er wel maar dan niet bij een bedrijf. Dan moeten we bij meerdere bedrijven verschillende artikelen afnemen en dan zit je weer met franco bedragen en deze bedrijven hebben soortgelijke problemen. Tevens zijn ze prijstechnisch gewoon goed dus dan wordt het allemaal een stukje duurder.

 

Ik weet niet hoe groot het omzetaandeel is wat je veroorzaakt bij je huidige leverancier, maar als dit relatief klein is dan besteden zij misschien liever hun aandacht aan andere klanten die meer doen. Aan de andere kant is het wel zo dat zij een structureel probleem hebben in hun order proces en dat zal ongetwijfeld ook andere klanten raken. (zou mooi zijn als je weet wie dat zijn)

 

Naast het opvoeden van deze leverancier met alle tips die tot nu toe gegeven zijn zou je kunnen overwegen om tegelijkertijd een andere te zoeken.Zoals je zegt dat je dat deel van je inkooppakket mij meerdere partijen moet halen, kun je overwegen om een partij te vinden die bereidt is om jou dat pakket te gaan leveren. Ik zou dan een bedrijf zoeken wat beter bij je past (minder groot misschien). En dit sowieso in gang zetten. Hier gaat waarschijnlijk wel even overeen. Maar uiteindelijk ben minder afhankelijk omdat je meer opties hebt. Dan kan de nieuwe leverancier leveren en je huidige heb je als backup. Dit geldt wel vooral als het om routine producten gaat. En prijs blijft een rol spelen natuurlijk. Wat is het je waard?

 

Succes!

 

 

[Roel J]

Je hebt als (kleine) afnemer natuurlijk maar beperkte invloed bij je leverancier, als de accountmanager braaf en begripvol je verhaal aanhoort maar daarna niks doet, dan kun je nog eens met de verkoopdirecteur gaan praten, maar daarna houd het al gauw op. dan komt het er soms gewoon op neer dat je ofwel de problemen accepteert ofwel weggaat bij de leverancier.

 

Ik zou voor mezelf eens goed bekijken of de lagere prijs en gecombineerde inkoop mogelijkheid wel opweegt tegen de extra kosten in tijd die jij moet maken om de facturen gecorrigeerd te krijgen. Als het prijsverschil niet zo groot is kan dat prijsvoordeel al snel verdampen en kan een andere leverancier toch voordeliger zijn zeker als je ook nog naar je bestelfrequentie gaat kijken (minder vaak grotere hoeveelheden bestellen) dan kun je de orderkosten ook vaak nog wel drukken waardoor het prijsverschil kleiner word en je te samen met de mindere ergernis voordeliger uit.

 

Als laatste tip zou je ook nog naar je eigen bestelgedrag kunnen kijken bij de huidige leverancier.. bestel je vaak afwijkende eenheden, bijv je besteld 10 stuks terwijl een overdoos 8 stuks bevat. Dat soort kleine verschillen tussen de grootverpakking en de bestelling zorgt vaak voor (menselijke) fouten bij het verzamelen van een bestelling. Bestelgedrag is vaak gebaseerd op gewoonte, (ik bestel 10 van alles), als je meer kijkt naar de verpakkingseenheid van een artikel kan dat een hoop (tel)fouten schelen bij de uitlevering.

[Dave1]

Waarom wordt er steeds gekozen voor een creditnota en niet voor nalevering van de ontbrekende zaken?

 

Hierop sturen wij zelf aan omdat naleveringen vaak lang op zich laten wachten. Maar als we dan een nalevering krijgen wordt deze gewoon nog een keer gefactureerd. Dus liever meteen gecrediteerd als achteraf weer.

 

Als laatste tip zou je ook nog naar je eigen bestelgedrag kunnen kijken bij de huidige leverancier.. bestel je vaak afwijkende eenheden, bijv je besteld 10 stuks terwijl een overdoos 8 stuks bevat.

 

De artikelen zijn altijd verpakt per stuk dus hierin kunnen wij niks veranderen. De problemen die ontstaan voor wbt de levering komen doordat de opslag door fabrikant uitbesteed is en ze hun voorraadsysteem niet op orde hebben. Daardoor wordt door verkoop bevestigd dat bepaald artikel op voorraad is, maar in werkelijkheid is het er niet. Dus productie weet ook vaak niet dat artikelen geproduceerd moeten worden omdat volgens het systeem er nog voorraad is.

 

Erg amateuristisch allemaal.

 

Probleem is dat aandeel van de omzet ongeveer 35% is op dit moment. Opsplitsen naar andere leveranciers kan wel maar deze hebben vergelijkbare problemen. Daarom zijn we destijds overgegaan naar deze leverancier. Het is dus altijd wel iets.

 

Het blijft gewoon lastig omdat we eigenlijk net iets te klein zijn om een duidelijke vuist te maken. Ook inkoop in buitenland is nog niet zo interessant omdat orderbedragen te hoog zijn. Alhoewel we dit punt van zelf importeren steeds meer gaan benaderen.