Fiscale regels voor kosten gemaakt voor zakenreizen/congressen

[Erik-]

Hallo,

 

Ik probeer te achterhalen wat nu precies de fiscale regels zijn voor congressen, studies en andere zakenreizen. Ik heb diverse oudere topics gevonden, maar kan daar geen eenduidig of volledig antwoord in vinden. Ik hoop dat we met dit topic misschien hier het volledige overzicht van kunnen krijgen, want voor zover ik kan vinden is de informatie van de belastingdienst zelf erg summier.

 

Bij een zakenreis hebben we vaak een paar soorten kosten:

 

[*]Reiskosten, zoals vliegtickets of treinkaartjes

[*]Verblijfskosten, zoals hotelovernachtingen

[*]Kosten voor een ticket voor een congres

[*]Kosten voor voedsel e.d., zoals een diner met zakelijke relaties, of het ontbijt in het hotel

 

Naar ik begrijp is de situatie als volgt:

[*] In al deze gevallen, behalve voedsel, is de BTW volledig terug te vragen. Bij voedsel kan er geen BTW teruggevraagd worden.

[*] BTW die niet teruggevraagd kan worden (bijvoorbeeld omdat het gaat om voedsel, of omdat het om BTW in een ander land gaat) wordt simpelweg als onderdeel van de kosten gerekend.

[*] Sommige kosten zijn beperkt aftrekbaar, waarbij een drempel van € 4400 geldt, of 73.5% als kosten opgevoerd mag worden.

[*] Voor voedsel gelden dezelfde regels als wanneer het niet gerelateerd is aan een congres, dus beperkt aftrekbaar, en het zakelijk karakter moet heel sterk onderbouwd worden.

[*] Er wordt onderscheid gemaakt tussen een congres, een studie, en andere zakenreizen, bijvoorbeeld om een klant te ontmoeten.

[*] Bij studie of een andere zakenreis zijn alle kosten, behalve voedsel, 100% aftrekbaar.

[*] Bij een congres zijn alle kosten beperkt aftrekbaar.

[*] Bij extra kosten voor een vakantie na het zakelijke deel, of een partner die meereist, kan je de kosten aftrekken die je ook gehad zou hebben als je alleen de zakenreis had. Dus alleen het noodzakelijke aantal nachten, voor 1 persoon, en een vliegticket voor 1 persoon.

 

Klopt de bovenstaande omschrijving? Zo heb ik ook weleens gehoord dat de reis- en verblijfskosten juist wel 100% aftrekbaar zijn, ook bij een congres, maar het congresticket zelf niet. Maar voor geen van deze beide standpunten kan ik een goede onderbouwing vinden.

 

Bovenstaande roept ook een aantal vragen op:

[*] Hoe wordt het onderscheid gemaakt tussen congres en studie?

[*] Maakt het uit als ik spreker op de conferentie ben? En maakt het dan nog uit of ik geen vergoeding krijg, een kleine vergoeding die niet al mijn kosten dekt, of een grote vergoeding waardoor ik winst op de reis maak?

[*] Ik ga op reis voor een congres van drie dagen en een verkoopgesprek met een klant van een halve dag. Telt dit als beperkt aftrekbaar, omdat het grootste deel van de tijd naar een congres ging? Of zijn de reiskosten en 1 nacht hotel volledig aftrekbaar, omdat die ook nodig waren voor het verkoopgesprek? Of is de situatie nog anders?

 

Ik zou het dan ook zeer waarderen als iemand met meer expertise op dit gebied hier iets over kan toelichten. Het is een beetje een lang verhaal, maar ik hoop dat we zo een volledig zicht kunnen krijgen op deze situatie, die vast veel voorkomt.

[4711]

Dit is wel erg algemeen en veelomvattend allemaal:

 

Een congres is toch iets heel anders dan een studiereis. Als je niet weet wat een congres is, dan kan je dit hier nalezen

 

Overigens zijn beide kostensoorten beperkt aftrekbaar (van de winst).

 

Dat je een (gedeeltelijke) vergoeding krijgt voor deze kosten, maakt geen verschil (behalve dat je per saldo minder kosten maakt).

 

Als je kosten maakt met verschillende motieven (verkoop+congres), dan kan je het beste de kosten uitsplitsen.

 

Overigens is het zo dat kosten van vakcursussen (met een afgeronde hoeveelheid kennis) niet onder de beperking voor ‘gemengde kosten’ vallen (deze zijn dus wel volledig aftrekbaar).

Dat geldt ook voor reizen met als doel nieuwe markten te verkennen etc. Deze ‘studiereizen’ zij ook volledig aftrekbaar (vallen dus niet onder de noemer ‘studie’).

 

Tot slot: hier geldt een ‘ruim’ kostenbegrip. Dat betekent dat als je naar een congres gaat, dan zijn alle daarmee verbonden kosten beperkt aftrekbaar (reizen, verblijf, entree etc). Dus niet alleen de kosten die je aan de organisator zelf betaalt.

 

[MHL]

Hou ook nog rekening met de 1.500 euro grens, zie Wet IB 2001 artikel 3.16 lid 2. Voor kleinere reizen, die minder kosten dan 1.500 euro, in verband met cursussen, opleidingen, seminars, symposia, etc geldt dus een minder strikt regime en kan er volledige aftrek plaatsvinden. De regels omtrent de aftrek van reiskosten zijn met name in het leven geroepen om het enorme misbruik een halt toe te roepen. 3 weken vakantie met 1 congresdag volledig aftrekken is dus niet meer mogelijk.

[Erik-]

Bedankt beiden voor de inzichten. Ik zie nu ook dat de het beperkt aftrekbaar zijn van vliegtickets en hotelkosten ondubbelzinnig terugkomt in art 3.15 lid 2.

 

Hou ook nog rekening met de 1.500 euro grens, zie Wet IB 2001 artikel 3.16 lid 2. Voor kleinere reizen, die minder kosten dan 1.500 euro, in verband met cursussen, opleidingen, seminars, symposia, etc geldt dus een minder strikt regime en kan er volledige aftrek plaatsvinden. De regels omtrent de aftrek van reiskosten zijn met name in het leven geroepen om het enorme misbruik een halt toe te roepen. 3 weken vakantie met 1 congresdag volledig aftrekken is dus niet meer mogelijk.

 

Bedankt voor de verwijzing, maar bedoel je nu dat een reis die minder dan € 1500 kost volledig aftrekbaar is? Of begrijp ik je verkeerd?

 

De wet zegt:

IB 2001 art. 3.16 lid 2 letter f/b]

Bij het bepalen van de winst komen mede niet in aftrek kosten en lasten ten behoeve van de belastingplichtige zelf die verband houden met de volgende posten: reizen en verblijf in verband met cursussen en opleidingen voor studie en beroep, alsmede in verband met congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en dergelijke, voorzover deze meer bedragen dan € 1500.

 

Dit interpreteer ik juist als een extra beperking, niet een versoepeling van art 3.15: naast de aftrekbeperking van €4400/73.5% kan je in geen geval meer dan € 1500 aftrekken aan reis- en verblijfskosten per jaar.

[Joost Rietveld]

Zowel Erik- als MHL hebben beiden een punt, maar helemaal helder is het nu niet.

 

De verdere beperking (art 3.16 lid 2) van de bedoelde aftrekbare kosten ziet alleen op de kosten voor de ondernemer zelf!

Gaat het om kosten voor personeel dan geldt de hoofdregel van artikel 3.15.

 

Gaat het om kosten voor de ondernemer zelf dan geldt eerst artikel 3.15 en wordt de aftrek voorts beperkt door artikel 3.16.

 

groet

Joost