Achter factuur zonder BTW eisen

[Lolle]

Ik loop regelmatig tegen het zelfde probleem aan en kom er niet achter wat de beste oplossing is.

 

Ik heb een webwinkel en hier kunnen zowel bedrijven als particulieren bestellen. De website is Nederlands en je kunt met creditcard betalen dus het komt ook nog wel eens voor dat mensen of bedrijven uit België bestellen. Wat mij betreft geen probleem.

 

Het enige probleem is echter dat Belgische bedrijven die bestellen regelmatig achteraf aangeven dat ze BTW betaald hebben maar dat het gaat om een facturatie van ICV goederen tussen 2 belastingsplichtige bedrijven en dat er volgens de nieuwe Europese richtlijn 44 altijd sprake is van verlegging BTW.

 

Hier ben ik het volkomen mee eens, alleen gaat alles op mijn website automatisch (bestellen, betalen, factureren, verzenden) en kan mijn systeem niet aanvoelen dat en klant tegen 0 tarief wilt bestellen. Ook zullen wij van te voren het BTW nummer moeten controleren om zo fraude tegen te gaan.

 

Ik heb nu op mijn website aangegeven dat als buitenlandse bedrijven willen bestellen ze even contact met ons op moeten nemen (telefonisch of per email) zodat wij hun BTW nummer kunnen controleren en een speciaal account voor ze aan kunnen maken waarmee ze automatisch tegen het 0% tarief kunnen bestellen. Probleem opgelost zou je denken.

 

Niet helemaal dus. Er blijven klanten die dit weigeren en gewoon een bestelling plaatsten en betalen. Op de factuur staat dan gewoon 19%. Achteraf krijg ik dan (boze) emails dat ze een bedrijf zijn en dat ze geen BTW wensen te betalen en of ik ze een nieuwe factuur wil sturen.

 

Nu vind ik het vreemd dat als een klant akkoord gaat met mijn algemene voorwaarden (waar bovenstaande uitleg netjes instaat) en ze weigeren het op deze manier te doen zij achteraf kunnen eisen dat ik een nieuwe factuur voor ze maak. Ik moet dan een creditnota maken, een nieuwe nota maken, geld terug storten, de boekhouding aanpassen en soms zelfs m'n aangifte aan moet passen. Dit kost mij geld en tijd.

 

Ik zou het gepaster vinden als de klant zelf ergens (?) achter zijn/haar BTW aan kan gaan. Laat hun het maar tijd/ energie kosten en niet mij. Ik heb dit zowel bij de Nederlandse als bij de Belgische belastingdienst nagevraagd maar niemand kan mij er antwoord op geven en ik wordt alleen maar doorverbonden (heb denk ik al wel 20 mensen aan de lijn gehad). Ik ben zelfs als naar meerdere afdelingen van de douane doorgestuurd maar ook hier niemand met een antwoord.

 

Een iemand zei dat er een 'Europees loket is waar mensen hun BTW terug kunnen vragen'. Echter zijn de websites van de Europese unie ondoordringbare wouden van onleesbare (vaak engelse) artikelen waar je weinig zinnigs uit kunt halen.

 

Nogmaals, als een klant van te voren even aangeeft dat hij wat wilt bestellen, geen probleem. Maar achteraf eisen dat ik tijd en energie in hem moet steken omdat hij weigerde zich aan onze voorwaarden te voldoen vind ik vreemd.

 

Is er iemand die mij hier meer over kan vertellen?

 

edit: ik heb deze website (BTW terugvragen) voor Nederlandse bedrijven gevonden. Zoiets zoek ik dus voor Belgische bedrijven zodat ik ze daar naar toe kan sturen.

[Joost Rietveld]

Dag Lolle

 

Maak er niet jouw probleem van. Zonder het BTW nummer van je Belgische klanten MAG jij geen BTW verleggen naar ze! Hun BTW nummer moet immers op jouw factuur staan wil je de BTW kunnen verleggen naar ze.

 

Als ze dan weigeren hun nummer te geven en gaan klagen dat ze naar hun mening onterecht BTW hebben betaald, dan is dat hun probleem. Wellicht kun je dit ergens nog wat expliciter op je site plaatsen, maar dat is echt wel alles wat je eraan kunt doen.

 

groet

Joost

[Lolle]

Hai Joost,

 

Bedankt voor je antwoord. Het is echter niet dat ze weigeren hun BTW nummer te geven, ze doen dit alleen niet vooraf. Ik krijg achteraf mailtjes waar ze hun BTW nummer sturen (soms zelfs maanden later) met opmerking dat ik het verkeerd heb gedaan en dat ik de factuur aan moet passen en hun BTW terug moet storten.

 

Momenteel heb ik een discussie met een boekhoud kantoor van een klant die zijn BTW nummer in de 2e regel van het adres-veld heeft geplaatst tijdens de bestelling. En nu zeggen zij dat hij bij de bestelling zijn BTW nummer heeft opgegeven en dat ik verplicht ben een nieuwe factuur te sturen. Mijn facturen worden automatisch aangemaakt zodra ik een betaling ontvang en de producten worden dan automatisch verzonden. Zolang alles goed gaat heb ik weinig tot geen contact met de klant en is het onmogelijk voor mij om dit probleem voor hen er eerder uit te filteren.

[Bart Kooiman]

Is het een optie een aanvink vakje zakelijke klant buitenland.

Zodra je dit aanvinkt vraag je btw nummer etc. en meld dat er een mail volgt voor de verdere afhandeling.

Ik weet niet hou je klanten er nu op wijst, maar blijkbaar moet je ze er nog duidelijker op wijzen.

[Lolle]

Ik ben in principe gericht op Nederlandse particulieren maar soms krijg ik wel eens bestellingen van Belgische bedrijven. Er is op mijn website nergens aan te geven of je een bedrijf of particulier bent (omdat ik er vanuit ga dat je een particulier bent) en ook geen ruimte om je BTW nummer in te vullen.

 

Ik vind het niet echt en optie om mijn hele bestel/ betaalproces om te gooien omdat een klein percentage klanten weigert te lezen voor ze bestellen. Ik zou dan iets moeten bouwen waar Belgische bedrijven aan kunnen geven dat ze een bedrijf zijn, dan moet er een extra vakje verschijnen voor hun BTW nummer en dan kunnen ze nog niet afrekenen aangezien ik alles eerst moet controleren en hun account aan moet passen. Vrij ingewikkeld proces en zal niet goedkoop zijn vrees ik.

 

 

[Wouter Hol]

Ik had ooit hetzelfde probleem.

 

Voorheen moesten wij ook alle facturen achteraf aanpassen en/of handmatig een factuur schrijven volgens de intracommunautaire regels.

 

Ik heb het opgelost door bij de verzendmethode naar Belgie in koeienletters te vermelden dat men hun BTW nummer vooraf per email moet doorgeven en dat als ze dat niet doen dat ze dan akkoord gaan met levering tegen het NL BTW tarief. Wij controleren dan het BTW nummer op de site van de EU. Als hij klopt, kunnen wij het BTW nummer invoeren bij het account van de klant. De klant kan dan voortaan bestellen via de shop en de shop rekent dan geen BTW aan de klant. In een luxere uitvoering van het systeem zou je de BTW check kunnen automatiseren, maar dat vonden wij vooralsnog een brug te ver.

 

Met 1 druk op de knop krijg ik alle intracommunautaire facturen uit het systeem rollen, dat is handig voor de BTW aangifte.

 

Wellicht geeft dit wat inspiratie :)

[Erik-]

Wij controleren dan het BTW nummer op de site van de EU. Als hij klopt, kunnen wij het BTW nummer invoeren bij het account van de klant. In een luxere uitvoering van het systeem zou je de BTW check kunnen automatiseren, maar dat vonden wij vooralsnog een brug te ver.

 

Naar ik begreep is het handig om het niet alleen te controleren, maar ook het resultaat van de controle te bewaren. Mocht dan later blijken dat er iets niet klopt, dan kan jij bewijzen dat je die controle hebt uitgevoerd en dat het antwoord goed was. Als je ook je eigen BTW-nummer invoert krijg je ook een uniek consultatienummer bij het resultaat.

 

Het automatisch en betrouwbaar controleren van BTW-nummers bij de bestelling is helaas niet eenvoudig, omdat lang niet alle nummers op alle tijden te controleren zijn. Verschillende landen doen op verschillende tijden regelmatig onderhoud, soms uren lang. Dus dan zou je ook moeten automatiseren dat de bestelling vastgehouden wordt tot het gelukt is om het te controleren. Misschien minder een probleem als er vrijwel alleen tijdens kantooruren wordt besteld.

 

De enige praktische oplossing op dit moment lijkt mij dan ook wat Wouter voorstelt.