WBSO administratie

[frankR20]

Ik ben redelijk bekend met de eisen van de administratie die geld om gebruik te maken van de WBSO regeling. IK zit alleen met de vraag of iemand tips heeft om vorm te geven aan voortgangsrapportage van de verschillende projecten bij te houden in verband met een mogelijke controle van het Agentschap. Ik zou graag wat tips willen om voor het ontwikkelingsproces van software een voortgangsrapportage op te stellen.

 

alvast bedankt!

 

frank

[P.J.]

Het Agentschap controleert niet. Het is de belastingdienst die steekproefsgewijs controles uitvoert.

 

Als je via je accountant een wbso hebt aangevraagd, zorgt die doorgaans voor een rapportage-map, waarin je de activiteiten en de uren vastlegt. Op het aantal wbso-uren, wordt op de loonheffing gekort.

 

Als je zelf een wbso hebt ingediend, zorg je dus zelf voor een rapportage-map. Dat kan ook elektronisch natuurlijk, als je het maar gereed hebt bij evt. controle. Het gemakkelijkst is dat je die registratie uitprint en bij de jaarstukken bewaart.

 

Ik heb onlangs van een klant gehoord dat bij belastingcontrole de opgeschreven uren worden vergeleken met de aanwezigheidsregistratie. (prikklok). En dat is terecht natuurlijk, omdat er anders oneigenlijk gebruik van de wbso wordt gemaakt.

[frankR20]

dankjewel voor je reactie! :)

Ik zit nog met het volgende dilemma:

Wat betreft de urenadministratie heb ik geen vragen, maar juist bij de voortgangsrapportage

kan je wat voorbeelden geven wat er in die rapportage map wordt bijgehouden als bewijs van de verrichte werkzaamheden? Volgens mij weten moet de rapportage map juist een koppeling bieden om de urenregistratie te bevestigen. En bij de een controle wordt er ook verwacht dat je documenten kan laten zien wat je hebt gedaan.

[P.J.]

Dat vind ik eigenlijk wel erg logisch. Je gaat een innovatie-project beginnen en je geeft dat project een registratie-nummer. Ik koppel dat aan het jaar. Dus ik ga zometeen aan PR1301 beginnen als ik de aanvraag heb ingediend.

Bij het indienen moet je de doelstelling motiveren en precies aangeven welke punten daadwerkelijk vernieuwend zijn, dus waarin en waarom je daarin innoveert.

Dat print je uit of sla je op als PDF om je doelstellingen te kunnen evolueren. Daarbij bewaar je de correspondentie die je van het Agentschap hebt.

Dat doe je per project.

Je maakt een overzicht met:

- datum

- innoverende activiteiten (evt. met tekeningnummers die aan het project relateren zoals 1301-01 etc.)

- aantal uren

 

Als IB-ondernemer heb je minimaal 500 geregistreerde innovatie-uren nodig om voor de wbso-korting in aanmerking te komen. Die uren kunnen uit één groot project of uit meerdere projecten komen. Maar je moet wel steeds elk project netjes aanmelden bij Agentschap.

 

[DeHaan]

Ik heb jarenlang een WBSO administratie verzorgd bij een grote Mutlinational. Hier was het heel simpel om de notulen van projectvergaderingen en bestektekeningen etc als voortgangsrapportage te gebruiken. In het geval van een kleiner bedrijf of minder schijven die betrokken zijn bij het WBSO project is het lastiger.

Ik adviseer je om een soort dagboek/ logboek bij te houden van alle uitgevoerde werkzaamheden en hou vooral alle knelpunten bij! Het Agentschap, het Ministerie van Financiën en de Belastingdienst zijn vooral geïnteresseerd in alle knelpunten die zijn tegengekomen en hou dit aangepakt is.

 

Hopelijk heb je hier iets aan...

 

Met vriendelijke groet,

Wiebe de Haan

[P.J.]

Ik vergat ook nog even te vermelden dat het ook heel goed is om hardware (probeersels) te bewaren en met een stift van het projectnummer te voorzien. Uiteindelijk zijn dat ook de zaken waar je in het proces het meest van geleerd hebt.

[Jean Ecogeneration]

Bij mijn softwarebedrijf bewaar ik de volgende zaken allemaal digitaal (naast de urenadministratie):

- e-mails tussen ontwikkelaars, onderzoekers etc. (BCC-en naar specifiek adres)

- alle versies van ontwikkelplannen, code, onderzoeksdata, testdata etc.

- en alle andere documenten die we genereren

 

Ik print verder niks uit.

 

Bij een controle (toen nog door Senter zelf) was dit ruim voldoende. Volgens de huidige regels moet je aannemelijk kunnen maken dat de ontwikkeling daadwerkelijk door de opgevoerde mensen heeft plaats gevonden. Volgens mij kan dat nog steeds op dezelfde manier.

[frankR20]

Dat idee van een logboek bij te houden, dat is in het verleden ook gebeurt maar omdat teveel tijd kosten is men ervan afgestapt. Dankjewel voor de tip van het bijhouden van de knelpunten ! :)

 

Ik ben een leek als een het gaat over het ontwikkelingsproces van software. Ik denk dat het vooronderzoek en analyse van wat er mogelijk is en de codering van het programmeren de belangrijkste informatie is die aantoont welke werkzaamheden er verricht zijn. Heeft iemand hierop nog aanvulling?

[P.J.]

Is het nu nog wel (of weer) mogelijk om op software wbso aan te vragen?

[frankR20]

wanneer de software vernieuwend en dus ook innovatief is lijkt mij van wel

[P.J.]

wanneer de software vernieuwend en dus ook innovatief is lijkt mij van wel

 

Ik heb daar anders wel wat over gelezen tijdens het invullen van de aanvraag in 2010 en 2011. Heb je er telefonisch contact over gehad met het Agentschap?

[frankR20]

Ik heb geen contact gehad met het Agentschap, maar omdat ik een organisatie ken die de laatste jaren gebruikt maakt van de WBSO regeling voor activiteiten als het ontwerpen software/hardware en het coderen van softwar en en het vooronderzoek naar nieuwe technieken.

 

Ik heb trouwens de handleiding van het agentschap gelezen en daar staat overigens niet vermeld dat het ontwikkelen van vernieuwende software buiten de WBSO regeling valt.

[frankm]

De WBSO(/RDA)-administratie wordt gecontroleerd door medewerkers van AgentschapNL. Ik ken twee soorten: de 'gewone' inhoudelijke, en die door het Team Handhaving, waarbij de nadruk op de controle ligt op de kwantitatieve gegevens: uren, BSN's van betrokken medewerkers, arbeidsverhouding van de betrokken medewerkers, et cetera. Er zijn wel controles van de Belastingdienst, maar die zijn (meestal) niet op locatie en hebben alleen betrekking op de toepassing van de afdrachtvermindering of aftrek: is er een S&O-verklaring, is er niet meer toegepast dan toegekend is en (hoewel ik dat nog nooit gehoord heb) is het toegepaste schema voor afdrachtvermindering conform de regels.

 

De 'gewone' controles worden uitgevoerd door de adviseurs, die ook aanvragen beoordelen. Dit zijn dan ook mensen, die inhoudelijk (goed) op de hoogte zijn van de knelpunten die je bij de ontwikkeling tegen kunt komen. Ze vinden het dan ook leuk als je vertelt van de ontwikkeling van hjet product en dingen laat zien.

 

Bij die controles moet blijken of er een WBSO-administratie aanwezig is en of uit die administratie op eenvoudige wijze de aard, inhoud, voortang en omvang van het project/de projecten af te lezen is. Het gaat er om dat geconstrateerd moet worden dat het aannemelijk is dat het S&O ook daadwerkelijk uitgevoerd is.

 

Welke bewijsstukken je levert maakt eigenlijk niet per se uit, als daar maar makkelijk en duidelijk uit blijkt dat er technische problemen speelden, welke die waren en hoe die opgelost zijn. Mochten er afwijkingen zijn ten opzichte van wat er in aanvraag genoemd is, is het handig om dat aan te geven. Alle illustratieve stukken kunnen dienen, foto's van whiteboards zijn bijvoorbeeld vaak helemaal niet zo gek. Zorg wel dat de chronologie duidelijk is/blijkt. Ik stel mijn klanten altijd voor ergens een bakje/mapje neer te zetten (fysiek of digitaal) en daar tijdens de loop van het project stukken te verzamelen die mogelijk interessant zijn (verslagen, screenshots, to's, code, wat dan ook). Bij het schrijven van je kwartaalverslag (1 of 2 a4-tjes) kan je daaruit putten en daar kan je dan ook aan refereren. Alles mag digitaal, maar bij een controle is het makkelijker om de goede man/vrouw een map met papier te kunnen geven.

 

Het is vaak ook handig om de fasering die je bij de aanvraag aangegeven hebt als leidraad te gebruiken. Als je verschillende projecten hebt, moet je formeel per project je administratie bijhouden, hoewel dat in de praktijk (afhankelijk van de beschreven projecten en de mate waarin die met elkaar verweven zijn) wel door elkaar kan lopen.

 

Als er overigens ook RDA aangevraagd is (op basis van specificatie van kosten en uitgaven), is het handig om aan te geven waar en wanneer een RDA-voorziening gebruikt is en daarbij een referentie te plaatsen aan facturen, betaalbewijzen en eventuele opdrachtbevestigingen.

 

Overigens zit ICT(/telecom) nog steeds in de WBSO, in 2010 was het de grootste sector, goed voor bijna 20% van de toegekende S&O-uren. En sorry dat het zo'n lang verhaal is geworden!

[Christine]

In mijn bedrijf hebben we voor een controle een keer de complete subversion history uitgedraaid. Daar was de mevrouw van de belastingdienst reuze blij mee. Kon ze precies zien wie wanneer wat in de source veranderd had.

[Henny van der Pluijm]

Heeft er ooit wel eens iemand uitgerekend wat de kosten zijn van het bijhouden van een WBSO-administratie en of dit opweegt tegen het fiscale voordeel?

 

[Christine]

Heeft er ooit wel eens iemand uitgerekend wat de kosten zijn van het bijhouden van een WBSO-administratie en of dit opweegt tegen het fiscale voordeel?

Ja. Het weegt niet op.

[Henny van der Pluijm]

Heeft er ooit wel eens iemand uitgerekend wat de kosten zijn van het bijhouden van een WBSO-administratie en of dit opweegt tegen het fiscale voordeel?

Ja. Het weegt niet op.

 

 

Dan zou dus de conclusie moeten zijn dat het goed voor het MKB is als de WBSO zou worden afgeschaft?

[Jeroen Bakker]

Het is de reden dat wij geen WBSO aanvragen, terwijl verschillende onderdelen in onze software er prima voor in aanmerking komt. Het aanvragen, documenteren, op een nauwkeurige wijze bijhouden en verantwoorden hebben we altijd als meer last gezien dan het voordeel wat de WBSO opbrengt. Misschien als je het echt tot op de euro precies zou uitrekenen dan weet ik niet of het positief bijdraagt, maar de reactie van Christine sterkt me weer in onze aanname :)

[P.J.]

15 min. per dag administratie invullen???

[frankR20]

Tuurlijk is het financieel aantrekkelijk om gebruik te maken van deze regeling. Waarom maken er anders bedrijven gebruik van deze regeling. Het bijhouden van een administratie stelt niet zoveel bijzonders voor als je er duidelijke richtlijnen voor hebt. en wat al gezegd werd het is misschien 15 min per dag.

[Jeroen Bakker]

Zou iemand eens echt willen aangeven wat ze er aan kwijt zijn en wat het oplevert/opgeleverd heeft? Ik ben erg benieuwd.

 

- Hoeveel werk was de aanvraag zelf (en alleen gedaan of met/door een adviseur)?

- Wat moet je bijhouden, en hoe doe je dat? Hoeveel tijd kost het p.p.?

- Hoe lang liep/loopt het trakect, en wat leverde het (globaal) op?

 

Ik zou het leuk vinden als iemand in meer detail daar eens iets uit eigen ervaring over kan vertellen.

[Christine]

 

Heeft er ooit wel eens iemand uitgerekend wat de kosten zijn van het bijhouden van een WBSO-administratie en of dit opweegt tegen het fiscale voordeel?

Ja. Het weegt niet op.

Dan zou dus de conclusie moeten zijn dat het goed voor het MKB is als de WBSO zou worden afgeschaft?

 

Ja.

[P.J.]

Zou iemand eens echt willen aangeven wat ze er aan kwijt zijn en wat het oplevert/opgeleverd heeft? Ik ben erg benieuwd.

 

- Hoeveel werk was de aanvraag zelf (en alleen gedaan of met/door een adviseur)?

- Wat moet je bijhouden, en hoe doe je dat? Hoeveel tijd kost het p.p.?

- Hoe lang liep/loopt het trakect, en wat leverde het (globaal) op?

 

Ik zou het leuk vinden als iemand in meer detail daar eens iets uit eigen ervaring over kan vertellen.

 

Voor mij als IB-ondernemer levert 500 innovatie-uren dus een wbso-aftrek op van ca 13.000 euro. Ik heb nu al 3 projecten voor de boeg die ontwikkeling, innovatie en eentje met een patent betreffen.

 

Daarnaast ben ik een structuur-werker. Elk project werd bij mij al gedocumenteerd. Het enige dat ik er voor de wbso administratief aan toe moest voegen is de traject-voortgang tijdens de processen. Ik doe alles elektronisch, dus dat vul ik netjes na elke stap in.

 

Waarom zou ik dat laten schieten?

[frankm]

Beste Jeroen Bakker: vergeet niet de RDA in je aanvraag mee te nemen: voor jouw 500 uur kan je nog eens een extra aftrek van 3.900 euro boeken, zonder dat je daar wat voor bij hoeft te houden (anders dan de uren, wat je toch al doet).

 

En ten aanzien van de administratie: mijn ervaring (als adviseur) is dat de uren de grootste uitdaging vormen. Als je normaal geen uren schrijft, dan is de regeling best een aanslag.

Met de voortgangsrapportage gaan mijn klanten heel verschillend om: voor sommigen is het een echte klus, maar velen besteden er niet meer tijd aan dan een dag per kwartaal. Maar zelfs de mensen die het als een klus ervaren, komen jaar na jaar terug om gebruik te maken van de regeling. Voor elf euro per R&D-uur kan je ook best wat doen...

 

Ruim 20.000 bedrijven maken jaarlijks gebruik van de WBSO, waarvan een groot deel al meerdere jaren.

[frankR20]

Stel bij een organisatie waar alle medewerkers hun uren netjes invullen, maar een medewerker(hoofd R & D!) verzaakt al bijna een half jaar zijn uren staatjes in te vullen . Omdat dit een struikelpunt kan zijn een eventuele WBSO controle wat voor tips kan hebben jullie voor deze situatie?

En het invullen van de uren is niet eens zo moeilijke handeling want het R&D team verzorgt hun taken wel netjes.

[frankm]

Je hebt drie opties, zou ik denken:

- een officemanager de goede man achter de broek laten zitten;

- alleen die uren registreren waar je 100% zeker van bent, of

- de uren van de R&D-manager niet opnemen.

Dat laatste zal je waarschijnlijk liever niet doen, omdat het salaris van de R&D-manager het S&O-uurloon opkrikt.

Soms werkt het ook om de opbrengsten van de WBSO bijvoorbeeld onderdeel van zijn budget te maken, waardoor er een belang ontstaat om te zorgen dat alle in aanmerking komende uren opgevoerd worden.