Een aantal (beginner)vragen over boekhouden

[RdenH]

Beste Higherlevelaars,

 

Ik heb 2 jaar een hobby gehad naast mijn vaste baan, de belastingdienst zag mij ook als resultaatgenieter. Dit betekende dat mijn administratieve lasten laag waren en dat ging mij prima af. Inmiddels mijn vaste functie verloren doordat het bedrijf failliet is gegaan. Ik heb toen echter besloten om mijn hobby wat uit te breiden en voltijd aan de slag te gaan als ondernemer. Nu zijn mijn administratieve lasten vergroot en ik heb via het forum al een hoop geleerd maar heb het helaas nog niet volledig onder de knie. Ik hoop dat jullie met het beantwoorden van één of meer van mijn vragen mij weer een stukje verder kunnen helpen. Alvast bedankt.

 

Extra info (misschien belangrijk)

- Auto privé

- Werk vanuit huis

- Meerdere zakelijke klanten, zowel eenmalig als meerdermalig

- Tevens particulieren klanten

- Geen contant geld of geldstromen

 

1.) Eerst een globalere vraag, ik ben mijn boekhouding gaan doen via Excel, dit had ik al en dacht het uitbreiden zal niet zo een probleem zijn. Ik heb de volgende tabbladen: Zakelijke klanten (Dat zijn de klanten die ik gefactureerd heb met NAW gegevens etc.), Debiteuren (Lijst van mijn facturen), Crediteuren (Lijst van facturen die ik betaald heb), Kasboek (leeg, doe niets met contanten), Bankboek (Exacte replica van mijn bankafschriften?!), rittenregistratie (prive auto maar heel sporadisch moet ik een stuk zakelijk rijden richting een klant), Bijzondere baten (hier zet ik spaarrente zakelijk bank op), mijn eerste vraag is of ik aan een balans voldoende heb die letterlijk een overzicht geeft van de resultaten van de overige tabbladen of is een verlies- en winstrekening ook verplicht voor een kleine ondernemer?

 

2.) Naast de facturen die ik zelf uitschrijf (ICT opdrachten) verdien ik ook geld met de verkoop van games en applicaties voor mobiele telefoons. Deze worden afgenomen door particulieren. Ik krijg 1 keer per maand van Google een betaling op mijn rekening met alle verkopen over heel de wereld. Die krijg ik van Google Wallet wat lijkt op een bankrekening maar waar ik alleen maar kan inzien wie heeft gekocht en wat en ik kan een bankrekening nummer opgeven waar het maandelijks naar overgemaakt moet worden, een soort Creditcard idee meer dus. Sommige dus met en sommige zonder BTW, google verschaft mij ook met een overzicht van alle afzonderlijke klanten die van mij gekocht hebben. Dien ik alle afzonderlijke verkopen (als het tegenzit duizenden verkopen van €1) op te nemen in mijn boekhouding of volstaat het om het te splitsen in een verzameldeel met en een verzameldeel zonder BTW? Aangezien het geen debiteur is waar ik een factuur naar gestuurd heb, hoe kan ik dit dan het beste in mijn boekhouding verwerken?

 

3.) Een bankboek bijhouden is exact hetzelfde als de bankafschriften die ik in mijn ordner stop. Aangezien ik maar 1 bankrekening heb en alles via de rekening loopt lijkt het me overbodig (voelt erg zinsloos om alles van een bankafschrift over te kloppen ;-)). Is het verplicht en zoja wat zijn de voordelen en redenen?

 

4.) Ik heb een aantal inkomsten via mijn bank gekregen die komen door een verificatiesysteem om te kijken of je bankrekening echt van jou is. Ze storten €0,56 (wisselend uiteraard) op je bankrekening en jij dient dan deze in te vullen in hun systeem (Google Wallet) en dan is de bankrekening gekoppeld. Waar zet ik dit soort betalingen in mijn boekhouding? Er is geen factuur voor, geen BTW (voor zover ik weet) maar technisch gezien toch baten. Kan ik deze bij het tabblad Bijzondere baten kwijt zonder problemen?

 

5.) Voor mijn zakelijke ritten, registreer ik vanwaar en waar ik naar toe ga, ik laat Google Maps de kortste afstand berekenen en zet het resulterende aantal kilometers x €0,19 als aftrek op de omzet in mijn boekhouding, is dit voldoende of heb ik dan al een fout gemaakt? (ik gok zo dat ik per jaar ong. 10-20 zakelijke ritten zal maken van een 100KM gemiddeld, heel veel zin om al mijn prive kilometers te noteren heb ik niet, lijkt me het niet waard zeg maar.)

 

6.) Ik heb toen ik mijn zakelijke bankrekening opende €20 gestort vanuit prive om in ieder geval de bankkosten te dekken van eerste maand. Waar in mijn huidige boekhouding tabbladden kan ik dit het beste verwerken? Ook de prive opnames die ik doe (geld om van te leven met mijn gezin) heb ik nu als 1 post in de balans gezet, zonder een speciaal tabblad of iets, is dit correct of mis ik dan iets?

 

7.) Onzekere vraag dit, denk het antwoord wel te weten maar voor de zekerheid; BTW wat ik reken op een factuur moet ik afdragen aan de bealstingdienst. Dit is niet onderdeel van de omzet. BTW wat ik betaal als ik iets in- of aankoop kan ik aftrekken van de BTW betalingen aan de belastingdienst en die kan ik ook niet als kosten opvoeren. Kosten aftrekken is dus zonder de BTW. Klopt dit verhaal?

 

8.) Ik zie hier op higherlevel een aantal keer informatie en voorkeur voor een journaal in je boekhouding, voor zover ik kan zien is dit nogmaals dubbel dezelfde gegevens invoeren, lijkt overbodig, is dit verplicht en wat voegt het dan toe?

 

P.S. de boekhouding is hoofdzakelijk voor de belastindienst, zodat die correct is naar hun mening en ik verder gewoon zonder zorgen mijn werk kan doen en inkomen genereren voor mij en mijn gezin en ook nog plezier heb in mijn werk ;D.

 

 

 

[fvddungen]

Ik kan je 1 tip geven: Zoek gewoon een boekhouder, die dit allemaal voor je regelt. Scheelt je hoop ellende en verdient zich dubbel en dwars terug.

[RdenH]

Bedankt voor de tip, heb ik natuurlijk al wel zelf naar gekeken maar ik heb hier een aantal bedenkingen voor:

 

[*]Ik ben een controlefreak, ik heb graag dingen zelf in beheer.

[*]Ik ben ook leergierig, ik wil graag in staat zijn om mijn volledige bedrijfsvoering zelf te doen, zowel qua kunde als kennis. (1 van de leuke dingen van ondernemen vind ik om mijzelf dit soort dingen eigen te maken)

[*]Ik heb te vaak in de kranten gelezen en via via een paar keer meegemaakt dat boekhouders ook fouten kunnen maken (logisch het zijn mensen) en die fouten zijn altijd voor rekening voor degene die de boekhouder inhuurt. Het is lastig als een niet-boekhouder om een goede boekhouder te vinden. Aangezien boekhouder als beroep geen enkele vorm van bescherming geniet kan iedereen zich boekhouder noemen. Dit zorgt ook voor een onbekend aantal boekhouders die naar mijn mening niet goed genoeg in hun eigen stof zitten (getuigen ook de krantenberichten en ervaringen, ook op higherlevel lees ik dat ondernemers een middag met hun boekhouder gaan zitten om de fouten er uit te halen bijvoorbeeld). Aangezien ik niet kan inschatten wie dat dan zijn en wie niet, vind ik het een erg moeilijke stap om hen dan mijn financiele toekomst in de handen te leggen. Als ik zelf er alles aan doe om het me eigen te maken dan ligt de fout in ieder geval bij mijzelf en niet bij een derden als er dan toch een fout is gemaakt in de boekhouding. Dat voelt dan voor mij prettiger.

[*]Op het moment zit al mijn geld in de opstart van mijn bedrijf, aangezien de uurprijzen verschillen en ik geen idee heb hoeveel tijd zoiets kost per maand, kan ik nu nog niet in mijn financien deze kostenpost incalculeren, er zijn in deze fase al genoeg kostenposten. Zeker een (naar alle waarschijnlijkheid) kleine boekhouding zou prima zelf te doen moeten zijn. Ik heb al een aantal gratis boekhoudkunde handleidingen doorgenomen maar vele zijn toegespitst op de hele mikmak terwijl de belastingdienst enkel en alleen maar eist dat de BTW duidelijk naar voren komt.

 

[StevenK]

Zelfs al bijhouden / boeken heeft ook altijd sterk mijn voorkeur, omdat je op die manier direct alle informatie beschikbaar kunt hebben.

 

Maar voor hoe het fiscaal moet / mag, is advies vaak erg nuttig.

[ronaldinho]

Om je toch een beetje een beeld te geven:

 

1) De posten op de V&W heb je ook voor je aangifte nodig. En de boekingen moet je toch maken, dus kun je net zo goed meteen de V&W opmaken. Een beetje een boekhoudpakket (ook excel-varianten) kan dat automatisch. Ik mis overigens nog het memoriaalboek in je overzicht. Redelijk onmisbaar voor alles wat met gesloten beurzen gaat.

 

2) Wat voor jou werkt. Als jij zelf geen informatie nodig hebt op detailniveau, hoef je niet alles afzonderlijk te boeken. Fiscaal mag je alles op een hoop gooien, als het maar controleerbaar is. Dus die overzichten met al die 1-euro-transacties moet je wel bewaren en kunnen koppelen aan je boekingen. Dus bijvoorbeeld een overzicht dat gelijk loopt met de maandelijkse ontvangst. Hoe heb je overigens gewaarborgd dat de juiste btw in rekening wordt gebracht en afgedragen? Ook dat moet bij een controle inzichtelijk gemaakt kunnen worden.

 

3) Hoe ga je anders je boekhouding (controleerbaar) kloppend maken?

 

4) Ja.

 

5) Als je maar aannemelijk maakt hoeveel km je zakelijk hebt gereden. Je kunt ook het overzicht van de belastingdienst aanhouden (waarbij je dan alleen de zakelijke ritten vermeldt). Als je ook de km-stand aan het begin en einde van het jaar registreert, dan heb je ook meteen de verhouding zakelijk/prive, die je dan weer voor de btw kunt gebruiken.

 

6) Verwerken als privé-storting c.q. -onttrekking. Ook die moet je in de aangifte invullen.

 

7) Ja, voor jou is alleen excusief btw relevant. Voor de btw zelf ben je slechts doorgeefluik.

 

8) Nut en noodzaak zijn afhankelijk van je boekhoudpakket.

[Erik van Ficsus.nl]

Wat je kan doen om de kosten onder controle te houden is een online boekhoudpakket zoeken dat bij je past en eventueel een boekhouder vragen om dit met je op te zetten en je jaarlijks te helpen met de eindoverzichten, belastingaangifte en eventuele belastingvragen die je nog hebt. Op deze manier kun je zelf je boekhouding doen en voor de ingewikkelde zaken snel hulp vinden.

 

Een ander voordeel van het goed regelen van je boekhouding, in ieder geval softwarematig, is dat het je kan helpen overzicht te houden over je financiële positie.

 

In het begin zijn er al snel teveel kostenposten. Probeer dan zoveel mogelijk te bezuinigen op de posten die je niet veel tijd kosten. Je boekhouding helemaal vanaf niks opbouwen in Excel kan vrij tijdsintensief zijn.

[henkh]

boekhouding helemaal vanaf niks opbouwen in Excel kan vrij tijdsintensief zijn.

 

Inderdaad, ooit zelf mee geknutseld maar dat valt niet mee :-\

 

Online boekhouden makkelijk én leuk! Vanaf 8,75 per maand.

Probeer dan zoveel mogelijk te bezuinigen op de posten die je niet veel tijd kosten.

 

Lijkt me een goed plan en omdat jezelf schrijft:

 

ik ben een controlefreak, ik heb graag dingen zelf in beheer.

 

Ik ben ook leergierig, ik wil graag in staat zijn om mijn volledige bedrijfsvoering zelf te doen, zowel qua kunde als kennis.

 

moet je eens naar Speedbalance kijken. Dit kan je nog steeds gratis downloaden en is imho een leuk pakketje om mee te starten. kost niks en met de uitgebreide helpteksten heb je het waarschijnlijk zo onder de knie. Heb je wat moeite met de boekhoudkundige begrippen zoek dan eens op MP naar een cursus BKB. genoeg aanbod tegen een lage prijs.

 

Zelf doen is prima al moet je jezelf wel realiseren dat je jouw tijd maar 1x kan benutten. Misschien is dan meer omzet binnen harken en de boekhouding uitbesteden nog niet zo'n slechte optie. ;)

 

[RdenH]

Bedankt allemaal voor jullie reacties en antwoorden!

 

Ik heb een actie gedestilleerd uit alle reacties en dat was om even in mijn kennissenkring rond te vragen of iemand kon boekhouden, wat bleek, in mijn directe omgeving iemand die voor vele kleine en grote bedrijven boekhouding/financial controller etc. is en is geweest. Dat was een meevaller dus die heeft mij even op weg geholpen maar die kwam eigenlijk met een interessante conclusie; Ik pakte alles veel te complex aan. Hij heeft me verschillende aanpakken laten zien (ZZP, MKB en grotere bedrijven) en daar kwam eigenlijk uit dat ik mijn boekhouding aanzienlijk moest versimpelen en de eerste jaren via Excel moest werken (Ik ben programmeur en Excel heb ik al wat jaartjes ervaring mee). Voordelen zijn dat je gelijk je info bij je hebt en up to date, makkelijk wijzigingen kan doorvoeren, eerst kan verkennen wat je voor je bedrijf precies nodig hebt, heeft dan weer als reden dat sommige pakketten beter bij jouw wensen en eisen passen dan weer andere. Hij heeft mij geadviseerd om klein te beginnen en dan uit te bouwen als daar daadwerkelijk behoefte naar is. Beginnen met en Verlies/winstrekening en in- en uitgaven. Ik moest even een schone IB aangifte doen en dan kijken wat de belastingdienst precies wilde weten en vanuit daar de rest aanvullen in mijn Excel. En als ik alles heb aangemaakt en ingevuld dan loopt hij hem nog een keer met mij door om te kijken of ik het ook daadwerkelijk heb begrepen :)

 

De rest van de antwoorden waren gelijkwaardig aan de antwoorden hier gegeven, dus nogmaals mijn dank.

[mmint]

TIP: maak meteen even een afspraak met die persoon om begin maart samen je aangifte inkomstenbelasting te controleren en in te dienen. Veel startende ondernemers krijgen bij de eerste aangifte meldingen waardoor het indienen niet lukt, zoals de melding over het saldo fiscale winstberekening waar dit forum de laatste dagen van maart nog net niet mee overspoeld wordt.

[RdenH]

Bedankt voor de tip, ga ik voor zorgen, zie inderdaad een hoop vragen ;-) gelukkig telt een gewaarschuwd mens voor 2 ;D