Geschikte cloud-dienst vinden

[kuifje]

Beste collega ondernemers

 

Ik ben op zoek naar een mogelijkheid om bestanden (word, excel, pdf) met een klant te delen via een cloud-service.

 

De bestanden worden door mij of mijn medewerkers aangemaakt, en een KOPIE wordt aan de klant beschikbaar gesteld. Het gaat er voornamelijk om dat de klant gemakkelijk een compleet overzicht heeft van de bestanden die voor hem relevant zijn.

 

Ik heb al een tijdje gegoogled, en wel een aantal ideeen opgedaan, en het lijkt op het eerste gezicht dat een aantal cloud-storage en/of cloud back-up diensten wel zouden moeten kunnen wat ik wil.

 

Het is natuurlijk een hoop werk om bij een aantal daarvan accounts aan te maken, test-bestanden aan te maken, en te evalueren of ze inderdaad kunnen bieden wat ik nodig heb.

 

Omdat wat ik nodig heb echt niet zo bijzonder is, en omdat anderen wellicht al gelijkaardige zaken hebben gedaan, vraag ik of iemand mij een bepaalde specifieke dienst kan aanraden.

 

Noodzakelijke features:

- Een 'management' account dat bij ons ligt met read/write access.

- 1-5 klantaccounts met read-only access via het internet

- Zeer gemakkelijk te gebruiken (quasi foolproof) aan de management kant, ook door algemeen administratieve medewerkers met weinig IT kennis> Ideaal is een specifieke locale directory voor de te delen bestanden die automatisch van lokaal naar cloud geupdate wordt (niet andersom!!), maar een web-interface is ook OK.

- Zeer gemakkelijk om op te zetten (geen programmering of combinatie van afzonderlijke diensten nodig)

- Presentatie van de bestanden in een traditionele directory/boomstructuur

- geen gebruik van de inhoud van de bestanden door de clouddienst (dus geen google met gerichte advertenties)

- Om veiligheidsredenen zeker geen toegang tot (ook maar een deel van) ons interne netwerk door de klant, de toegankelijke bestanden zijn kopien van door ons handmatig geselecteerde bestanden.

 

Zeer wenselijke features:

- Mogelijkheid tot interne relatieve hyperlinks (bijv. in een excelbestand) die automatisch juist zijn: als de bronbestanden refereren aan een bestand ergens anders in de boomstructuur, moet dat in de cloudkopie ook nog steeds zo zijn

- Toegankelijkheid door de klant: ideaal in een lokale directory die automatisch gesynchroniseerd wordt (maar let op: read-only!!, en hyperlinks zouden ook dan nog moeten werken!) maar ook, voor de flexibiliteit, via een web-interface

 

Leuk maar niet essentieel:

Mogelijkheid om noodzakelijke acties door klant in te geven, met deadlines

Automatische reminder email naar klant bij naderen/verlopen van deadline (in te stellen vanaf mangementaccount)

Automatisch gegenereerde periodieke 'actie' lijst met deadlines (en hyperlinks naar de voor die acties relevante bestanden) + email van die lijst naar klant.

 

Overig:

kosten: hoeft niet noodzakelijk gratis of vrijwel gratis, maar ook geen honderden euro's per jaar

Opslagruimte nodig: Niet veel, waarschijnlijk 0.1-1Gb, maar zeg, met marge: max 10 Gb

 

Bedankt voor de hulp/het meedenken

 

 

[Robbert12]

Je zou eens kunnen kijken naar een NAS van Synology met DSM er op. Ik denk dat je 95% van je eisen dan kan (alleen je nice-to-have's weet ik zo 123 niet of dat kan). Is wel een eenmalige investering van een paar honderd euro maar dan ben je ook klaar. De installatie en set-up heb ik, als leek als erg eenvoudig ervaren.

[pcdesk]

Office 365 for business biedt uitgebreide modelijkheden voor documentbeheer. Een testversie (30 dagen geldig) is te downloaden via onderstaande link

 

http://office.microsoft.com/nl-nl/business/compare-office-365-for-business-plans-FX102918419.aspx

 

[Sabra]

Google Drive doet dit. Je kunt op folder of bestands niveau instellen wat iemand kan. Een lokale backup is beschikbaar en loopt synchroon. Interne hyperlinks zijn beschikbaar.

[StevenK]

Office 365 for business biedt uitgebreide modelijkheden voor documentbeheer. Een testversie (30 dagen geldig) is te downloaden via onderstaande link

 

http://office.microsoft.com/nl-nl/business/compare-office-365-for-business-plans-FX102918419.aspx

 

Gaaf, een cloudoplossing downloaden ;)

[Zomaar iemand]

Bevatten deze bestanden geheimen of mogen de gegevens vrij verkoopbaar zijn?

[markusje]

Je kunt ook eens kijken naar Owncloud

[kuifje]

Bedankt voor de tips

 

Het zal wel dropbox oid worden. Of een Europees alternatief. Als de klant akkoord gaat.

 

De data is wel vertrouwelijk, maar nou ook weer geen staatsgeheim, maar toch vertrouw ik Google er niet mee

 

Office 365: nee, we werken prima lokaal, en om nou zo'n overkill te hebben is ook niet nodig, alleen om een paar bestanden te delen.

[pcdesk]

Voor wat betreft Dropbox, e.d. let er svp op dat deze 'gratis' diensten niet echt gratis zijn. Dit soort organisaties verdient veelal geld met het filteren en doorverkopen van data. Indien je een dergelijke dienst privé gebruikt, kun je daar (bewust) voor kiezen. Bedrijfsmatig en zeker voor relaties lijkt mij dit een echte afrader.

Overigens hoef je niet te kiezen voor het volledige Office 365 - verhaal, SharePoint Online lijkt mij in jullie geval meer dan voldoende.

[Zomaar iemand]

Dat is met bijna alle gratis producten.

 

Je meot maar zo denken: Als iets gratis is ben je meestal niet de klant, maar het product.

[Marcel Spruit R.I.P.]

Ik ben zelf nogal te spreken over Tresorit, om 3 redenen:

- tijdens mijn zoektocht vond het internet dat ze hun beveiliging beter op orde hadden dan Dropbox;

- als je een beetje scheef leest staan hun servers in Oostenrijk-Hongarije;

- uitermate vriendelijke klantenservice die snel laat weten of wat ik wil, kan en zoja, hoe.

 

 

Maar ik ik jou je lijstje met eisen gewoon neerleggen bij de klantenservice/sales-afdeling van een paar van die clubs en dan merk je het wel. Als er geen reactie komt, weet je ook genoeg.

En als dit proces 'vital' is voor jouw processen, zou ik er niet op bezuinigen. Pinda's, aapjes, je weet wel.