Webshop/Weblog - boekencontrole

[Strider]

Afgelopen week kreeg mijn vriendin een telefoontje van een belastingcontroleur, hij gaf aan dat hij een afspraak wilde maken voor een boekencontrole. Deze afspraak is gemaakt voor volgende week vrijdag, daarop heeft hij een brief gestuurd met daarin de bevestiging van de afspraak.

 

Na het lezen van de brief heb ik het eerlijk gezegd toch wel wat warm gekregen, want ze hebben om ‘alles’ gevraagd.

 

Wat informatie:

Mijn vriendin heeft 3 jaar geleden een webblog gestart, en 1 jaar geleden heeft ze dit uitgebreid met een webshop, ze heeft hiernaast ook een arbeidsongeschiktheidsuitkering. Omdat de uitgaven/inkomsten niet zo spanned zijn heb ik voor haar de belastingaangifte gedaan, het gaat denk ik over 3 jaar maar om 20K aan omzet. Ik denk dat ik zelf de belastingaangifte altijd netjes heb gedaan maar ik wil toch goed voorbereid het gesprek in gaan, al helemaal omdat het om mijn vriendin gaat :).

 

Toch heb ik 3 punten waar ik mezelf nu wat onzeker over voel.

Aftrekposten 2015:

- Internetkosten, volledig afgetrokken. Ik heb hier geen verdeelsleutel opgeplaatst, wat ik bij nader inzien toch beter had kunnen doen. Er is namelijk maar 1 internetverbinding in huis, en die kan zowel zakelijk als prive gebruikt worden. Mijn vriendin gebruikt daarin tegen wel de hele dag het internet, ze promoot zichzelf via instagram, twitter etc.

- Energiekosten, 35% als aftrekposten meegenomen, misschien wat veel, maar mijn vriendin gebruikt niet alleen haar kantoor, maar bijvoorbeeld ook de woonkamer voor het maken van foto’s. Ik heb hier overigens geen rekening van, alleen bankafschriften, is dat ook voldoende? En die staan op de gezamelijke rekening..

- Ritregistratie, mijn vriendin gaat ieder jaar naar diverse persevents toe en stuurt vrijwel iedere dag pakketjes op. Ze heeft geen auto, wel een fiets waarmee ze de pakketjes wegbrengt en ze gaat met de trein naar de persevents toe. Ze heeft al deze ritten in een rittenstaat geplaatst, en als aftrekpost meegenomen. De KM's zijn met behulp van google maps bepaald, 19 cent per KM is doorbelast. Er is geen gebruik gemaakt van treinkaartjes etc. omdat dit in de rittenadministratie handiger was.

Maar bijv. een fiets heeft geen kilometer teller, kan een belastingcontroleur hier over vallen? Het zijn wel allemaal zakelijke ritten geweest, maar wat voor bewijs vind een belastingadviseur aanvaardbaar. De fietsritten zijn te onderbouwen met de besteldatums, en de persevents met persuitnodigingen, maar is dat voldoende?

 

Aftrekposten 2013 & 2014:

Ik heb hier nauwelijks aftrekposten gebruikt. Geen internet, geen energie en ook geen ritten. Destijds niet echt bij stil gestaan wat je allemaal kon aftrekken.

Over de rest voel ik mijzelf redelijk zeker, alle factuurnummers zijn doorlopend, alle uitgaven staan netjes in een excelsheet + uitgeprint in een map. Er is een urenadministratie, hierin komt naar voren dat ze minder dan 1225 uren werkt, daarom had ze ook geen recht op een zelfstandigenaftrek. Daarnaast heeft ze ook geen BTW afgedragen omdat ze zich ieder jaar onder de € 1800,- grens bevond, maar dit wordt wel ieder kwartaal aangegeven. Natuurlijk is er niet gewerkt met zwart geld, alle inkomsten zijn op haar bedrijfsrekening binnen gekomen.

 

En toch heb ik het idee dat ik ergens iets zo verkeerd heb gedaan dat er een lampje bij de belastingdienst is gaan knipperen, met alle gevolgen vandien, gezien de aard van deze brief. De omzet van 2015 is tegenover 2014 en 2013 wel fors +/- 60% hoger.

 

Wat is jullie advies? :) Uit de brief kan ik niet opmaken waarom ze graag een boekencontrole willen uitvoeren.

 

Brief:

Het onderzoek begint met een oriënterend gesprek op en zal meerdere dagen in beslag nemen. Over het verdere verloop, de locatie en de planning van het onderzoek zullen wij op die dag nadere afspraken maken.

 

Het doel van het onderzoek is de aanvaardbaarheid vast te stellen van de aangiften:

 

- inkomstenbelasting en premie volksverzekeringen van de jaren 2013 tot en met 2015

 

- omzetbelasting over het tijdvak 1 januari 2013 tot en met 31 december 2015

 

Bij het onderzoek kan ook informatie worden verzameld in het kader van de belastingheffing bij derden. Uitgangspunt van het onderzoek zijn de gegevens zoals deze in de administratie worden aangetroffen.

 

Om het onderzoek te bespoedigen is het nodig dat ik over de volledige administratie kan beschikken. Ik verzoek u dan ook ervoor te zorgen dat de hele administratie van de jaren 2013 tot en met 2015 op het controle-adres aanwezig is. In het bijzonder vestig ik uw aandacht op de bescheiden die in de bijlage bij deze brief zijn opgesomd.

 

Boeken en bescheiden en overige gegevensdragers over de controlejaren die voor het onderzoek nodig zijn en op het controleadres (indien van toepassing) aanwezig dienen te zijn:

 

* het grootboek

* de debiteuren-, crediteuren- en voorraadlijsten, afschrijvingsstaten, pensioenbrieven, lijfrentepolissen, leasecontracten en dergelijke

* bank- en girobescheiden (ook van de privé rekeningen)

* kasadministratie

* agenda's, afsprakenboeken

* rittenregistraties van de auto’s

* kopieën van de aangiften omzetbelasting en/of opgaaf intracommunautaire leveringen

* specificaties van de aangiften omzetbelasting en aansluitingsoverzichten tussen de aangiften en de financiële administratie

* kopieën van de fiscale balansen per 31 december

* kopieën van de jaarrekeningen

* kopieën van de aangiften inkomstenbelasting

* offertes (indien opgemaakt) van doorgegane en niet doorgegane opdrachten

* kopieën van onderhoudscontracten (indien van toepassing)

* facturen

* kopieën van (huur) contracten

[4711]

Wat is jullie advies?

 

Dat (althans: van mij) is om (volledig) mee te werken aan de controle.

 

En, mocht de uitkomst (het rapport dus) tegenvallen - bijvoorbeeld door dat 'men' sommige van jouw standpunten, want ik neem aan dat je vindt dat je alles naar behoren hebt gedaan, niet wil delen - om een adviseur met kennis in te schakelen als 'het schadebedrag' dat rechtvaardigt.

Anders door de 'zure appel' heen bijten (als er een zure appel komt dan). Dat zal vast goedkoper zijn (als je goed werk hebt geleverd).

 

[Strider]

Ik ga volledig meewerken aan de controle, ik wil niet de indruk wekken dat ik iets probeer achter te houden. Ik heb de laatste dagen de administratie nog een keer doorgekeken en ik heb een idee gekregen waarom er een lampje is gaan branden.

 

De BTW aangifte is altijd op tijd gedaan, maar, in de eerste 3 kwartalen werd er standaard niets aangegeven, en in het laatste kwartaal werd er alles aangegeven. Dat is natuurlijk niet de bedoeling, dit werd gedaan door een kennis die min of meer als belastingadviseur speelde en dat aanraadde, omdat mijn vriendin met haar inkomsten toch in de kleine ondernemingsregeling zou vallen.

Uiteindelijk werd dus wel alles aangegeven, maar 75% daarvan te laat.

De belastinginspecteur gaf telefonisch ook aan dat hij vooral de omzetaangiftes wilde zien, ik begrijp nu waarom. Nu lijkt het erop of dat er in de eerste 3 kwartalen geen omzet werd gemaakt.

Wat voor een boete kun je hierop verwachten? :)

 

Daarnaast heb ik nog 2 punten gevonden die niet goed zijn toegepast.

In 2013, 2014 en 2015 was de kleine ondernemingsregeling van toepassing, dat betekent wel dat je het vrijgestelde BTW bedrag bij je opbrengsten moet optellen. Dit is niet gebeurd in 2013 en 2014, erg slordig, maar dit is gedaan uit onwetendheid, niet opzettelijk. Dit is geen excuus i know.

 

De belastinginspecteur wil nakijken of de gedane inkomstenbelasting en de omzetbelasting aanvaardbaar is. Ik wil de calculaties in een overzicht aanbieden, met daarbij ook gemarkeerd wat er niet juist is gedaan en hoe het wel gedaan zou moeten zijn.

 

Denk je dat dit goed overkomt bij de belastinginspecteur?

 

[The Toolman]

Wat voor een boete kun je hierop verwachten?

Even googlen...

Voor de eerste drie maanden geldt dan (staat gewoon op belastingdienst.nl)

U betaalt te laat en na de coulancetermijn.

In dit geval krijgt u een betaalverzuimboete van 3% van het te laat betaalde bedrag, met een minimum van € 50 en een maximum van € 5.278.

PLUS

Als de aangifte later of helemaal niet bij ons binnenkomt, krijgt u een boete van € 65.

Dus minimaal €345,-

 

Denk je dat dit goed overkomt bij de belastinginspecteur?

Tjah, het laat in elk geval zien dat je niet echt weet waar je mee bezig bent...

Hoe de controleur ermee omgaat is persoonlijk, de ene is wat harder dan de ander.

 

Ik zou trouwens even op zoek gaan naar een goede boekhouder of zorgen dat je snel de juiste kennis opdoet...

 

Heeft je vriendin trouwens ook aangegeven dat ze werkt naast haar uitkering?

[TwaBla]

 

Wordt het geaccepteerd dat treinreisjes tegen een zakelijk kilometertarief geboekt worden?

[The Toolman]

 

Wordt het geaccepteerd dat treinreisjes tegen een zakelijk kilometertarief geboekt worden?

nee, zeker niet. Tegen daadwerkelijke kosten met de kaartjes als bewijs én een goede onderbouwing van de zakelijke aard van de reis.

 

hier net overheen gelezen:

Er is geen gebruik gemaakt van treinkaartjes etc. omdat dit in de rittenadministratie handiger was.

Dit is echt zó de verkeerde insteek... :-\

[ronaldinho]

Die boete voor de omzetbelasting kan best wel eens meevallen. In de aangifte zijn wel onjuiste bedragen ingevuld, maar dat leidt door toepassing van de KOR niet tot een te lage belastingafdracht. T.a.v. de omzetbelasting kent de AWR 2 smaken:

- een boete wegens het niet (tijdig) indienen van de aangifte;

- een boete wegens het (gedeeltelijk) niet of te laat betalen van de omzetbelasting.

 

De aangifte was dan wellicht onjuist, maar wel tijdig ingediend en als je niets hoeft te betalen, kun je ook niet te weinig of te laat betalen. Je mag de KOR ook gedurende het jaar al toepassen, dus als je dat juist op het formulier had verwerkt, had het resultaat hetzelfde geweest.

[4711]

Althans in theorie moet je aan alle administratieve verplichtingen voldoen om gebruik te mogen maken van de KOR.

 

Dus als het echt 'een puinhoop' is (de administratie dus), dan is het denkbaar dat men kan vinden dat de BTW alsnog afgedragen moet worden. Maar dat is wel behoorlijk ver gezocht, dus waarschijnlijk wordt "de soep niet zo heet gegeten als opgediend" zeg maar.

Maar dan zou (misschien) ook het onderwerp 'boete' kunnen gaan spelen.

 

[The Toolman]

Die boete voor de omzetbelasting kan best wel eens meevallen. In de aangifte zijn wel onjuiste bedragen ingevuld, maar dat leidt door toepassing van de KOR niet tot een te lage belastingafdracht. T.a.v. de omzetbelasting kent de AWR 2 smaken:

- een boete wegens het niet (tijdig) indienen van de aangifte;

- een boete wegens het (gedeeltelijk) niet of te laat betalen van de omzetbelasting.

 

De aangifte was dan wellicht onjuist, maar wel tijdig ingediend en als je niets hoeft te betalen, kun je ook niet te weinig of te laat betalen. Je mag de KOR ook gedurende het jaar al toepassen, dus als je dat juist op het formulier had verwerkt, had het resultaat hetzelfde geweest.

Ja, je hebt gelijk, er is natuurlijk wel aangifte gedaan maar er is niets aangegeven. Dan valt het waarschijnlijk mee.

[StevenK]

Maak je niet van de te voren druk en wacht gewoon de gestelde vragen af.

 

Ik heb ooit eens gezien dat er een BTW controle werd gedaan, waarbij de de aandacht specifiek uitging naar één bedrijfsmiddel. Daar zat een heel grote fout in (marge ingekocht, geactiveerd en toch marge verkocht) en die fout is nooit gezien, maar er werd wel een opmerking gemaakt over ten onrechte niet in aanmerking genomen vooraftrek :)

[Strider]

Wat voor een boete kun je hierop verwachten?

Even googlen...

Voor de eerste drie maanden geldt dan (staat gewoon op belastingdienst.nl)

U betaalt te laat en na de coulancetermijn.

In dit geval krijgt u een betaalverzuimboete van 3% van het te laat betaalde bedrag, met een minimum van € 50 en een maximum van € 5.278.

PLUS

Als de aangifte later of helemaal niet bij ons binnenkomt, krijgt u een boete van € 65.

Dus minimaal €345,-

 

Denk je dat dit goed overkomt bij de belastinginspecteur?

Tjah, het laat in elk geval zien dat je niet echt weet waar je mee bezig bent...

Hoe de controleur ermee omgaat is persoonlijk, de ene is wat harder dan de ander.

 

Ik zou trouwens even op zoek gaan naar een goede boekhouder of zorgen dat je snel de juiste kennis opdoet...

 

Heeft je vriendin trouwens ook aangegeven dat ze werkt naast haar uitkering?

 

Ik heb snel de juiste kennis opgedaan en daarmee een overzicht opgesteld waarin ik heb vermeld wat er wel en niet goed is aangegeven in de inkomstenbelasting en de omzetbelasting voor 2013, 2014 en 2015. Hiermee ben ik er uiteindelijk zelf achtergekomen waarom er een lampje is gaan branden. Met die kennis kon ik mezelf voorbereiden op de boekencontrole. De belastinginspecteur stond hier erg van te kijken en kon dit zeer waarderen.

Ik heb zoveel transparantie gegeven als mogelijk was, ook over de rittenadministratie.

 

 

Vandaag heb ik een controle rapport ontvangen, er wordt wat gecorrigeert maar dit valt uiteindelijk allemaal wel mee.

 

[The Toolman]

Goed om te horen dat het meevalt :)