boekhouding verbeteren

[Ondernemer Nijmegen]

Ik heb een vraagje over boekhouding.

Samen met iemand anders hebben we een 5 tal (qua omzet kleine) startende webshops.

administratie gebeurd nu heel simpel in excel door inkomende en/of uitgaande facturen onder elkaar in te voeren.

Voor BTW aangifte werkt dat op zich prima.

 

Maar om echt wat beter overzicht te houden van welke shop winst maakt en welke verlies en hoe wat loopt enz. werkt dat totaal niet.

zouden graag wat betere inzage willen krijgen in de cijfers.

Maar nog startende shops dus geen budget voor een duur boekhoud pakket.

 

Weet iemand soms gratis boekhoud software of veel betere excel sheets waarmee we zaken beter kunnen bijhouden.

 

Dus bij voorkeur:

- bijhouden van inkomsten per webshop

- af te dragen btw per webshop

- Inkopen per webshop

- overige kosten per shop.

 

Hierbij moet wel opgemerkt worden dat bepaalde facturen dus kostenposten zijn die verdeeld moeten worden over alle shop. B.V. hosting die moet gewoon evenredig verdeeld worden over alle shops.

en bepaalde inkoop facturen bevatten ook producten voor verschillende shops.

Hetzelfde geld voor facturen voor b.v. keurmerken of commissie facturen.

 

Iemand een suggestie om dit administratief/boekhoud technisch met gratis/goedkope oplossing toch beter inzichtelijk te krijgen?

 

Dit zeker ook aangezien er naast de shops ook markten en beurzen bij gaan komen waarbij soms 5 maanden van te voren al kosten gemaakt zullen worden en dus pas veel later omzet binnen zal komen.

Daarbij willen we dus wel goed kunnen terugkijken of een bepaalde markt/beurs winst of verlies gemaakt heeft. Nu is dat te lastig uit te zoeken.

 

[DaMedia]

Is in Excel ook prima te doen, maak per webshop een kolom BTW en inkomsten en een kolom BTW en uitgaven.

Facturen die verdeeld moeten worden over meerdere webshops boek je dan in de diverse kolommen.

 

Je krijgt dus aan de inkomstenkant en de uitgavenkant minimaal 11 kolommen (bank, BTW1,2,3,4,5 en webshop1,2,3,4,5).

Maar waarom wil je de BTW per webshop weten? Kan volgens mij ook in 1 kolom, dan houd je netto per webshop over.

[Ondernemer Nijmegen]

btw hoeft niet perse per shop, meer zo snel even genoemd veld.

 

[Hoofdgebruiker]

Het onderstaande stukje boekhouding kan je inderdaad gewoon verbeteren met spreadsheets, door voor elke inkomstensoort of uitgavensoort of shop een aparte kolom te maken, en daaronder alle mutaties in te voeren. De BTW bereken je gewoon door 21% te berekenen van de som van de kolom. Bijvoorbeeld:

 

Omzet - Shop A

 

- 9,95

- 43,96

- 13,19

------

xxxxx (hiervan 21% berekenen elk kwartaal)

 

Inkoop 21% - Shop A

 

- 21,11

- 32,18

- 24,32

 

 

- bijhouden van inkomsten per webshop

- af te dragen btw per webshop

- Inkopen per webshop

- overige kosten per shop.

 

Anders Moneybird nemen, 10 p/m, maar invoer gaat je veel meer tijd kosten. Wellicht kijken naar oplossingen om te automatiseren, zodat elke factuur automatisch wordt ingeboekt.

[henkh]

Als je nog met een oude versie Windows werkt zou je het gratis Speedbalance kunnen installeren, Werk je met Windows 10 dan zal je "Banana" moeten kopen. (kost iets meer dan 1 kilo bananen bij de Jumbo maar toch een heel betaalbaar boekhoudprogramma ;D)

 

Voor iedere webshop een aparte omzetrekening aanmaken en dit ook voor kostenrekeningen. Binnen speedbalance kan je rekeningen weer groeperen, je kan werken met budgetten en kostenplaatsen dus mogelijkheden genoeg.

 

Hoewel ik mijn administratie volledig laat doen hou ik voor mijzelf een aantal zaken met Speedbalance bij, zo heb ik altijd een actueel overzicht van omzet kosten en btw in een bepaalde periode. :)

 

knutselen in Excel kan ook maar merk zelf dat door veel knippen/kopiëren/plakken ongemerkt foutjes er in sluipen

[Hoofdgebruiker]

"knutselen in Excel kan ook maar merk zelf dat door veel knippen/kopiëren/plakken ongemerkt foutjes er in sluipen"

 

Er zit wel een soort zelfcontrole in de excel-methode. Echter, alleen als je voor alle shops gebruikmaakt van 1 bankrekening, anders gaat die hele excel methode niet goedkomen. De zelfcontrole is gewoon het saldo op je bankafschrift. Dat moet overeenkomen met het eindsaldo in je spreadsheet. Als de saldi met elkaar matchen, weet je dat je alles goed hebt 'ingeboekt'. Zit er verschil tussen, dan weet je dat er fout(en) in zitten, simpel.

 

Bijv:

 

Heb je 2 inkooptransacties van totaal 100 euro en is je beginsaldo op je bankafschrift 100 euro? Dan weet je dat het eindsaldo 0 moet zijn in je spreadsheet. Klopt het eindsaldo in je spreadsheet niet, dan moet je dus die (in dit voorbeeld 2) transacties langslopen om de fout op te sporen / net zo lang doorgaan tot het eindsaldo correct is. Zodoende kan er niet veel misgaan en is/wordt het saldo altijd sluitend (gemaakt).

 

[DaMedia]

Alleen controleren op banksaldo is niet voldoende. Je kunt dan bijvoorbeeld twee keer een fout maken die elkaar opheffen zodat het saldo weer klopt.

Beter is om per regel een controle in te bouwen: bij- of afschrijving - BTW bedrag - netto bedragen =0

Dat werkt bij mij al jaren goed, per factuur zie je dan of het klopt.

[Ondernemer Nijmegen]

boekhouding wordt uiteindelijk ook bijgehouden.

Maar we willen graag direct een eerste inzage hebben. dit omdat we via verschillende webshops verkopen maar ook via bol.com, beslist tradetracker en binnenkort nog via andere kanalen. willen dus snel overzicht hebben welke kanalen geld opleveren en welke geld kosten (de verschillende kanalen hebben allemaal kosten zoals voor koppeling, commissie, hosting enz.)

Risico bij bepaalde kanalen en bepaalde producten is dat kosten hoger worden als opbrengsten.

Als we dat sneller weten kunnen we dat sneller bijsturen door of prijzen op dat kanaal aan te passen (te verhogen maar kan ook juist verlaagd worden als veel winst is om marktaandeel te vergoten).

 

gewoon sneller overzicht om sneller te kunnen (bij) sturen. ga eens paar suggesties bekijken. zag ook wat andere excel boekhoud sheets tekoop staan.

 

[Easy does it]

Als we dat sneller weten kunnen we dat sneller bijsturen door of prijzen op dat kanaal aan te passen

 

Hallo,

 

Je wil dus per kanaal en/of beurs baten en lasten snel terug kunnen vinden.

In principe is dit een kostenplaatsadministratie. Ieder kanaal of beurs is dan een kostenplaats.

(In Excel is mijn aanbeveling één kolom kostenplaatsen te gebruiken met meerdere codes )

Intern doorberekenen (hostingkosten enz.) kan dan ook van kostenplaats naar kostenplaats.

Ga je werken met verschillende prijzen per product per kanaal dan zijn waarschijnlijk ook meerdere administratieve producten per fysiek product nodig met een afwijkende prijs. (Afwijkende prijzen per artikel worden vaak weer gekoppeld aan debiteuren (prijsafspraken) .)

 

Incidenteel (per beurs) kan je ook volstaan met een extra comptabel overzichtje (apart spreadsheetje met kosten en opbrengsten).

Overleg ook eens met je huidige boekhouder of hij snel data uit zijn systeem kan gebruiken of aanleveren voor een analyse.

Dubbel invoeren lijkt mij niet gewenst. Dat wordt vaak weer zie de plaatjes en zoek de verschillen.

Organisatorische maatregelen zouden kunnen zijn om per verkoopkanaal een bankrekening te gebruiken.

Waarom? Heel kort door de bocht genomen is mutatie bankrekening en voorraad je resultaat per kanaal.

(Houd wel rekening met (privé) opnamen).

 

Snelheid is mooi maar zoals je waarschijnlijk weet kunnen korte intervallen, seizoen en opstartperiodes het resultaat ernstig vertekenen. Je zal er dus een beoordeling op los moeten laten.

Verder bestaat het gevaar dat bij intern doorberekenen een kostenplaats (kanaal) verlies maakt maar toch nog een dekkingsbijdrage aan de vaste algemene kosten (Bijv. directieloon) oplevert. Opheffen is dan niet slim.

Deelname aan een beurs kan ook direct niets opleveren maar wel tot meer aankopen op termijn leiden door een hogere naamsbekendheid. Hoe ga je dat meten?

 

Wat je ook doet het blijft een afweging van kosten;

Investeren in een geautomatiseerd systeem, hogere boekingskosten door gebruik kostenplaatsen, hogere administratiekosten door het maken van ad hoc overzichtjes.

Wat in jouw geval het voordeligste is kan alleen na een analyse worden aangegeven en is dus maatwerk.

 

Veel succes!