Hoe verwerk ik (nog te ontvangen) subsidie in de administratie?

[RReijnen]

Beste allen, 

Ik heb toezegging op een subsidie. Ik krijg dit hele bedrag echter niet op voorhand, maar door het indienen van "declaraties" indienen (ik betaal de rekening van de leverancier zelf en dien vervolgens een declaratie in bij de subsidie-gever die dit bedrag vervolgens op mijn rekening stort). Het totale subsidiebedrag zal dus verspreid worden over meerdere boekingen en ook over meerdere jaren (tot het subsidiebedrag op is). Hoe moet ik dit in de boekhouding verwerken? Ik heb het geld dus nog niet.. Wel wil ik graag in de boekhouding meenemen hoe groot "de pot" nog is. Is hier een mogelijkheid voor?  

[BoecNL]

Beste,

 

Afhankelijk van de voorwaarden laat je de kosten in de winst- en verliesrekening lopen en belast je deze door naar de subsidieverstrekker. 

 

Voor nog te ontvangen subsidie die toeziet op het huidige boekjaar, gebruik je bijvoorbeeld de volgende memoriaalboeking:

 

Totaalboeking subsidie boekjaar

Nog te ontvangen subsidie (balans)

Aan subsidieopbrengst (winst- en verliesrekening)

 

Iedere betaling van de subsidieverstrekker gaat dan van de Nog te ontvangen subsidie (balans) af

 

Ontvangst betaling subsidieverstrekker

Bank (Balans)

Aan nog te ontvangen subsidie (Balans)

 

Op deze manier heb je inzicht in de totale nog te ontvangen subsidie en de status van (betaling van) de facturen.

 

Let op: bij subsidies krijg je meestal 95% uitgekeerd en 5% achteraf bij de vaststelling. Kijk in de voorwaarden of dit ook bij jou van toepassing is.

 

2 februari 2022 aangepast door BoecNL
Volgorde van verhaal aangepast

[Joost Rietveld]

34 minuten geleden, BoecNL zei:

Nog te ontvangen subsidie (balans)

Beste Boec

Waarom zou je een voorwaardelijke subsidie die op declaratiebasis wordt uitgekeerd op de balans zetten als te ontvangen?

[Hans van den Bergh]

4 uur geleden, RReijnen zei:

Wel wil ik graag in de boekhouding meenemen hoe groot "de pot" nog is. Is hier een mogelijkheid voor?

 

Welkom op HL

 

Mijn advies is het niet vooraf te boeken, althans (nog) niet in de boekhouding. Doe dat eerst in een Excel o.i.d. Vooruitbetaalde en verwerkte facturen zou je t.z.t. tevens aan de ontvangen en verwerkte subsidiebedragen kunnen hangen als referentie.

 

[shoptillyoudrop]

Wanneer je uitgaven maakt die je (later) via een subsidie terugbetaald krijgt (dan zijn het dus geen kosten op dit moment - je moet de kosten en baten 'matchen'!), dan zou ik dat toch wel ook zo registreren.

 

Normaal gesproken zet je dan juist de uitgaven op de balans (overlopende activa, i.p.v. in de kosten in het resultaat dus) wanneer deze later weer vergoed worden.

 

Het lijkt mij ook het handigste (zoals Hans schrijft) om "extracomptabel" (dus in een spreadsheet of op een 'bierviltje' desnoods) de stand van zaken m.b.t. de subsidie bij te houden. Zodat je niet veel te veel uitgeeft...