Ervaring met administratie bij abonnementen

[Reantw]

Beste allemaal,

 

Sinds kort heb ik SaaS oplossing en de eerste betalende leden druppelen langzaam binnen. Ik gebruik Stripe om alle betalingen rondom het abonnement te regelen.

 

Nu vroeg ik mij af of er andere ondernemers zijn die ook abonnementen verkopen en hoe zij de boekhouding/administratie regelen? Ik verwerk op dit moment gewoon handmatig de maandelijkse verkoopfacturen per lid per maand en koppel deze aan de uitbetalingen van mijn betaaloplossing. Maar hoe gaat dit in zijn werk bij bijvoorbeeld 100 of 500 abonnementen? 

 

Ik kan op het forum hier geen ander topic over vinden, dus ik hoop dat er een andere ondernemer meeleest die hier wat meer over weet en raad heeft.

 

 

[Norbert Bakker]

1 uur terug, Reantw zei:

dus ik hoop dat er een andere ondernemer meeleest die hier wat meer over weet en raad heeft.

 

Ik weet er een klein beetje meer over omdat ik zelf een groot aantal abonnementen heb die we (mijn boekhouder en ik) tot nu toe handmatig verwerkten tot facturen en incasso's, waarna Exact (online) de koppeling met ontvangen betalingen deed. Dat is altijd weer een hoop werk, want het gaat om vele honderden facturen en betalingen. 

 

Dit jaar zijn we bezig zoveel mogelijk jaarabonnementen om te zetten naar maandbetaling via automatische incasso. Daarvoor hebben we gekeken naar de abonnementenmodule van Exact (Online)  die niet alleen de facturen en betaalspecificaties automatisch verzorgt, maar ook de automatische incasso en verwerking van betalingen. Bovendien kun je de diverse verschillende abonnementen (we hebben diverse tarieven door overname van een ander bedrijf)  ook allemaal automatisch laten indexeren wanneer dat nodig is. Voorheen moesten we dat bij iedere abonnement handmatig doen: nu is het letterlijk 1 druk op de knop en alles is aangepast 

 

Geïmplementeerd hebben we de module uiteindelijk niet: het bleek namelijk dat ons eigen administratiesysteem ook een abonnementenmodule had die uitstekend samenwerkt met exact.

 

[Ward van der Put]

De fintech-vakterm die je zoekt, is recurring billing. Dat wordt ook door Stripe aangeboden en in Nederland bijvoorbeeld door Mollie.

 

11 uur geleden, Reantw zei:

Ik verwerk op dit moment gewoon handmatig de maandelijkse verkoopfacturen per lid per maand en koppel deze aan de uitbetalingen van mijn betaaloplossing.

In de hoofdadministratie kun je één keer per tijdvak totalen of saldi opnemen zolang alle individuele transacties en facturen maar gearchiveerd zijn in dagboeken, zoals een 'verkoopboek' of 'bankboek'. Je hoeft niet elk detail één voor één en één op één te kopiëren als het elders al beschikbaar is.

 

Ik zou dat zelf per maand doen, bij de maandafsluiting, en de frequentie opvoeren naar één keer per dag tegen de tijd dat het er tientallen of honderden per dag zijn geworden.

[IJsbrand Schipperus]

De meeste boekhoudpakketten hebben hier wel een oplossing voor. Maar buiten het pakket om is ook van alles te regelen. Ik maak zelf gebruik van factuursturen.nl en laat die facturen óók naar mijn boekhoudpakket sturen. Met een referentienummer op je factuur kun je betalingen aan de factuur koppelen, dit gaat als je het goed doet (en de klant ook) zelfs automatisch.

[Reantw]

14 uur geleden, Norbert Bakker zei:

 

Ik weet er een klein beetje meer over omdat ik zelf een groot aantal abonnementen heb die we (mijn boekhouder en ik) tot nu toe handmatig verwerkten tot facturen en incasso's, waarna Exact (online) de koppeling met ontvangen betalingen deed. Dat is altijd weer een hoop werk, want het gaat om vele honderden facturen en betalingen. 

 

Dit jaar zijn we bezig zoveel mogelijk jaarabonnementen om te zetten naar maandbetaling via automatische incasso. Daarvoor hebben we gekeken naar de abonnementenmodule van Exact (Online)  die niet alleen de facturen en betaalspecificaties automatisch verzorgt, maar ook de automatische incasso en verwerking van betalingen. Bovendien kun je de diverse verschillende abonnementen (we hebben diverse tarieven door overname van een ander bedrijf)  ook allemaal automatisch laten indexeren wanneer dat nodig is. Voorheen moesten we dat bij iedere abonnement handmatig doen: nu is het letterlijk 1 druk op de knop en alles is aangepast 

 

Geïmplementeerd hebben we de module uiteindelijk niet: het bleek namelijk dat ons eigen administratiesysteem ook een abonnementenmodule had die uitstekend samenwerkt met exact.

 

Bedankt voor je reactie, dat is interessant om te weten. Inderdaad lijkt het handmatig verwerken tot facturen en incasso's mij een hoop werk, wat ik liever wil voorkomen zo gauw ik een aantal honderd leden heb bereikt. Ik zat zelf bijvoorbeeld te denken aan het bundelen van al deze facturen in één factuur en deze te koppelen aan alle betalingen, maar ik weet niet of dit überhaupt kan en of dit boekhoudkundig gezien oké is.

[Reantw]

3 uur geleden, Ward van der Put zei:

De fintech-vakterm die je zoekt, is recurring billing. Dat wordt ook door Stripe aangeboden en in Nederland bijvoorbeeld door Mollie.

 

In de hoofdadministratie kun je één keer per tijdvak totalen of saldi opnemen zolang alle individuele transacties en facturen maar gearchiveerd zijn in dagboeken, zoals een 'verkoopboek' of 'bankboek'. Je hoeft niet elk detail één voor één en één op één te kopiëren als het elders al beschikbaar is.

 

Ik zou dat zelf per maand doen, bij de maandafsluiting, en de frequentie opvoeren naar één keer per dag tegen de tijd dat het er tientallen of honderden per dag zijn geworden.

Bedankt! Ik gebruik inderdaad Stripe billing, maar de rapportages die hieruit komen zijn onvoldoende voor de boekhouding.

 

Ik ga mijzelf verdiepen in de totalen opnemen en de facturen archiveren, ik heb even snel gekeken wat dit exact inhoudt en dit lijkt inderdaad wat ik bedoel.

[Reantw]

7 minuten geleden, IJsbrand Schipperus zei:

De meeste boekhoudpakketten hebben hier wel een oplossing voor. Maar buiten het pakket om is ook van alles te regelen. Ik maak zelf gebruik van factuursturen.nl en laat die facturen óók naar mijn boekhoudpakket sturen. Met een referentienummer op je factuur kun je betalingen aan de factuur koppelen, dit gaat als je het goed doet (en de klant ook) zelfs automatisch.

Ik gebruik DigiBTW, helaas hebben zij hier geen optie voor. Ik kan inderdaad wel automatisch de facturen die ik naar de klant stuur ook naar mijn boekhoudpakket laten sturen, dat scheelt al weer één stap in het proces. Daarna gaat het koppelen ook sneller. Dit is in de beginfase met 20-40 abonnees handig, bedankt!

[IJsbrand Schipperus]

Volgens DigiBTW kunnen ze het wel:

 

Quote

verwerking transacties

Het verwerken van je transacties is een fluitje van een cent. DigiBTW koppelt automatisch facturen en kosten aan transacties.

Het systeem is zelflerend en zal steeds beter je transacties automatisch voor je matchen.