Bonnetjes buitenland bewaren? Of afschrift creditcard voldoende?

[MauriceS]

Hallo allen.

 

Ik reis voor mijn klanten met enige regelmaat naar het buitenland, vooral Europa en de VS. Bij zo'n tripje maak ik best een hoop kleine transacties. Denk aan ontbijt, lunch, dinner, koffie, taxi, metro etc. So far heb ik deze altijd netjes in mijn boekhouding gehangen, maar ik vraag mij af of dit echt noodzakelijk is. Is bijvoorbeeld een afschrift van mijn creditcard niet al voldoende? Qua BTW doe ik er niets mee, uiteraard wil ik wel deze zaken als kosten opvoeren in mijn P&L. 

 

Thanks,

Maurice

[Hans van den Bergh]

'Wat is de bewaarplicht administratie?

De bewaarplicht administratie is de wettelijke verplichting om de financiële administratie te bewaren. De Belastingdienst verplicht ondernemers om hun administratie 7 jaar lang te bewaren. Dit gaat om alles wat iets zegt over je inkomsten en uitgaven, zoals facturen en bonnetjes. Zo kan de Belastingdienst ook na enkele jaren nog controleren of je je administratie goed hebt bijgehouden of dat je genoeg belasting hebt betaald.'(Bron: Snelstart.nl)

[MauriceS]

Hi Hans, 

 

Dank voor je snelle reactie. Ik snap dat bonnetjes en facturen bewaren de meest rigide manier is om dit te doen. De grote items als vliegtickets en hotelboekingen hang ik ook in mijn administratie, het gaat vooral om dit soort items (koffie, lunch, parkeren):

 

 

De belastingdienst is zelf ook niet zo heel specifiek:

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/wat_moet_u_bewaren

 

Behalve als het gaat om de BTW:

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/wat_administreert_u_voor_de_btw/wat_administreert_u_voor_de_btw

 

Zoals aangegeven ben is er geen noodzaak om de BTW terug te vorderen (in geval van Vancouver bijvoorbeeld niet eens van toepassing). 

 

Mijn vraag is eigenlijk of een afschrift van AMEX kan voldoen als "alles wat iets zegt over je inkomsten en uitgaven", in dit geval mijn uitgaven? Of horen hier altijd bonnetjes bij? Uiteraard zal ik daar een referentie aan de klant etc. bijzetten waar de zakelijke aard van de trip uit blijkt. 

 

Thanks

Maurice

22 juli 2023 aangepast door MauriceS

[Hans van den Bergh]

11 minuten geleden, MauriceS zei:

Of horen hier altijd bonnetjes bij?

 

45 minuten geleden, Hans van den Bergh zei:

alles ... facturen en bonnetjes.

 

[Cosara]

38 minuten geleden, Hans van den Bergh zei:

alles ... facturen en bonnetjes.

Aanvullend …

 

Welke gegevens moet u bewaren?

Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:

• kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
• financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
• tussentijds gemaakte controleberekeningen
• ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
• bankafschriften
• contracten, overeenkomsten en andere afspraken
• agenda's en afsprakenboeken
• correspondentie
• software en databestanden
• gegevens over het aantal kilometers dat u hebt gereden met een zakelijke auto, bijvoorbeeld via een rittenregistratie

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/
 

Verder moet u een onderscheidt maken tussen puur zakelijke kosten, gemengde kosten en puur privé kosten.

U zal tijdens een zakenreis toch niet voor de volle 100% zakelijk bezig zijn?

 

Zakelijke kosten

Van uw opbrengsten mag u zakelijke kosten aftrekken. Alleen de kosten die u maakt voor de zakelijke belangen van uw onderneming, zijn aftrekbaar: de zakelijke kosten. Zakelijke kosten zijn dus de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben. Alle andere kosten zijn niet aftrekbaar.
 

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/winst/inkomstenbelasting/inkomstenbelasting_voor_ondernemers/zakelijke_kosten/zakelijke_kosten

Verder … als een bankbetaling voldoende zou zijn voor de bedrijfsadministratie en de belastingaangifte, dan zou niemand meer een bon of factuur bewaren.

Menig ondernemer beschouwt uitgaven, die via de zakelijke rekening betaald zijn, als zijnde zakelijke kosten. Dat wil een boekhouder of belastinginspecteur wel graag kunnen controleren. 

[Jeroen Kisters RPLU ARe]

2 uur geleden, MauriceS zei:

So far heb ik deze altijd netjes in mijn boekhouding gehangen

 

De meeste boekhoudprogramma's hebben een zogenaamde scan & herken-functie op hun app. Gebruik je die wel?

[MauriceS]

Hi allen,

 

Dank nogmaals voor de snelle en uitgebreide reacties. Ik snap het idee uiteraard achter de administratieplicht (controle, etc), de vraag komt natuurlijk vanuit het idee hoe ik hieraan met zo min mogelijk effort.

 

Jeroen Kisters RPLU ARe, ja ik heb Moneybird en die functionaliteit werkt overall prima. Ik heb wat dubbele administratie omdat ik die kosten ook opvoer naar mijn klanten - dus ik factureer deze door met een markup - hiervoor gebruik ik Expensify omdat Moneybird daar wat beperkt in is. Waar ik wellicht aan denk, is om al die internationale bonnetjes in Expensify te laten en dan een enkele boeking te maken in Moneybird per trip met de referentie aan die declaratie. Nu staat alles in beide applicaties met bijbehorende arbeid.

 

Cosara het klopt dat ik ook wel eens "fun stuff" doe met klanten zoals naar een basketbalwedstrijd gaan - die boek ik onder representatiekosten als ik ze betaal of onder inkoop als ik ze doorbelast. Maar t zijn vooral die kleine bonnetjes die veel in aantal zijn, maar qua kosten maar een fractie van het totaal. Dus geen kwade wil, vooral zorgen dat ik mijn tijd aan de goede dingen kan besteden.

 

Mvg

Maurice

 

 

 

 

 

[Cosara]

1 uur geleden, MauriceS zei:

Maar t zijn vooral die kleine bonnetjes die veel in aantal zijn, maar qua kosten maar een fractie van het totaal.
Dus geen kwade wil, vooral zorgen dat ik mijn tijd aan de goede dingen kan besteden.

Je kan en mag die massa kassabonnetjes ook gewoon weggooien en de betalingen als privé-opnamen of als loon in natura in de administratie opnemen.

Geen bonnetje = geen referentie= geen zakelijke kosten = privé-opname.

 

Nog makkelijker wordt het als je dit soort kleine bedragen met je privé creditcard betaald. Dan heb je er helemaal geen administratief werk meer aan.  Tijd is doorgaans beperkt … verspil het niet aan een veelvoud aan kleine handelingen die weinig tot niets opleveren.

 

1 uur geleden, MauriceS zei:

het klopt dat ik ook wel eens "fun stuff" doe met klanten zoals naar een basketbalwedstrijd gaan. 

Ik kan mij wel een voorstelling maken dat je ook wel eens FunStuff  voor jezelf doet, zonder enig zakelijk belang . Betaal je die ook zakelijk ?

22 juli 2023 aangepast door Cosara

[MauriceS]

Ik hoor wat jullie zeggen, ik zal de bonnetjes blijven boeken. Uiteindelijk zijn het verblijfkosten die ik wel zakelijk wil boeken. Ik ga wel kijken of ik uit de voeten kan met enkel de boekingen in mijn expenses app en deze geconsolideerd in mijn boekhouding zetten, dat is wss het meest efficiënt.

 

Cosara 100% privé-uitgaves betaal

ik natuurlijk direct privé. Echter dit soort trips zijn meestal maar een paar dagen dus dan zijn er altijd klanten / collega’s bij betrokken. Dus die prive uitgaves beperken zich tot een incidentele aankoop van bijv kledij of electronica. 

 

dank,

Maurice