Creditfactuur niet toegepast

[bcastelijns]

 

In 2023 heb ik per abuis een aantal facturen dubbel gegenereerd (zelfde werkzaamheden, ander factuurnummer). Ik kwam daar te laat achter en ik kon de facturen niet verwijderen zonder een gat in de nummering te krijgen. Als alternatieve oplossing heb ik het totaal van die facturen op 0 gezet.

 

Ondanks dat het gaat om facturen die ik nooit heb verstuurd naar klanten zegt de boekhouder dat de belastingdienst hier een probleem van kan maken.

 

De nummering van creditfacturen sluit aan bij de regulier factuurnummering, daarom kan ik eventuele creditfacturen voor de bovengenoemde facturen pas dit jaar in boeken, maar het nadeel is de invloed op de winst en verlies rekening. Het gaat niet om kleine bedragen en de winst zoals die door mijn boekhoudprogramma wordt gepresenteerd wordt daardoor in 2023 en in 2025 behoorlijk vertekend.

 

Het liefst laat ik de facturen gewoon staan op 0. Een oplossing zou zijn om een andere nummering toe te toepassen voor creditfacturen zodat alleen die op elkaar hoeven aan te sluiten en niet op de reguliere facturen waardoor ik deze creditfacturen nog in 2023 kan inboeken. Maar dan breek ik wel met de nummering zoals die daarvoor voor de creditfacturen werd gehanteerd.

 

 

 

 

 

10 februari aangepast door bcastelijns

[shoptillyoudrop]

4 uur geleden, bcastelijns zei:

Het liefst laat ik de facturen gewoon staan op 0.

 

Huh...?

 

Volgens mij begrijp je niet wat een factuur is:

Een soort 'declaratie' van geld dat je tegoed hebt van iemand, omdat je iets geleverd hebt of een dienst verricht hebt.

 

Hoezo "op nul"...

Heb je ten onrechte een factuur verstuurd dan?

Had je helemaal niets geleverd... Had je helemaal geen dienst verricht dat enig geld waard was...?

 

Dan hoor je een creditnota te maken. Vandaag (of morgen of zoiets), niet met een datum uit 2023 natuurlijk (een soort 'valsheid in geschrifte'), en aan de klant te overhandigen. Want die heeft kennelijk nu een onterechte factuur ontvangen van jou.

 

Of heb je wel geleverd en de klant wil/kan niet betalen?

Dan merk je de factuur aan als oninbaar en dan kan je de BTW daarop gewoon terugvragen (mocht uiteindelijk de klant toch betalen dan ben je de BTW over de betaling weer verschuldigd).

 

 

 

 

[ijscoman]

1 uur geleden, shoptillyoudrop zei:

 

Huh...?

 

Volgens mij begrijp je niet wat een factuur is:

Een soort 'declaratie' van geld dat je tegoed hebt van iemand, omdat je iets geleverd hebt of een dienst verricht hebt.

 

Hoezo "op nul"...

Heb je ten onrechte een factuur verstuurd dan?

Had je helemaal niets geleverd... Had je helemaal geen dienst verricht dat enig geld waard was...?

 

Dan hoor je een creditnota te maken. Vandaag (of morgen of zoiets), niet met een datum uit 2023 natuurlijk (een soort 'valsheid in geschrifte'), en aan de klant te overhandigen. Want die heeft kennelijk nu een onterechte factuur ontvangen van jou.

 

Of heb je wel geleverd en de klant wil/kan niet betalen?

Dan merk je de factuur aan als oninbaar en dan kan je de BTW daarop gewoon terugvragen (mocht uiteindelijk de klant toch betalen dan ben je de BTW over de betaling weer verschuldigd).

 

 

 

 

 

Heb je niet gelezen dat hij de facturen per ongeluk dubbel heeft gestuurd, maar door het boekhoudprogramma met een ander nummer?

 

Ik zou dan toch voor het betreffende boekjaar een creditfactuur maken (dan maar handmatig) op bijv 30 dec. Zodat de jaarcijfers kloppen. Bij vragen gewoon uitleggen hoe het zit met de dubbele factuur (ik neem aan met exact dezelfde getallen) er bij. 

[bcastelijns]

10 minuten geleden, ijscoman zei:

 

Heb je niet gelezen dat hij de facturen per ongeluk dubbel heeft gestuurd, maar door het boekhoudprogramma met een ander nummer?

 

Ik zou dan toch voor het betreffende boekjaar een creditfactuur maken (dan maar handmatig) op bijv 30 dec. Zodat de jaarcijfers kloppen. Bij vragen gewoon uitleggen hoe het zit met de dubbele factuur (ik neem aan met exact dezelfde getallen) er bij. 

 

Mijn factuurnummers bevatten een nummer en bij elke volgende factuur wordt dat nummer 1 opgehoogd. In dat geval zou ik de volgende situatie krijgen:

 

01-01-2025 Factuur 1001

01-02-2025 Factuur 1002

31-12-2023 Factuur 1003 (credit factuur)

31-12-2023 Factuur 1004 (credit factuur)

 

Dan heb ik facturen met een hoger nummer, die in het verleden liggen.

 

 

[ijscoman]

Zojuist, bcastelijns zei:

 

Mijn factuurnummers bevatten een nummer en bij elke volgende factuur wordt dat nummer 1 opgehoogd. In dat geval zou ik de volgende situatie krijgen:

 

01-01-2025 Factuur 1001

01-02-2025 Factuur 1002

31-12-2023 Factuur 1003 (credit factuur)

31-12-2023 Factuur 1004 (credit factuur)

 

Dan heb ik facturen met een hoger nummer, die in het verleden liggen.

 

 

 

Ik bedoel dan ook een creditfactuur maken die bij 2023 hoort.

Dit zal dus niet via het boekhoudprogramma gaan, maar zelf maken. Als je zelf weet wat je moet corrigeren kloppen je cijfers tenminste. 

 

Vergeet dan ook de btw aangifte van 2023 niet te corrigeren.

[bcastelijns]

2 uur geleden, shoptillyoudrop zei:

 

Huh...?

 

Volgens mij begrijp je niet wat een factuur is:

Een soort 'declaratie' van geld dat je tegoed hebt van iemand, omdat je iets geleverd hebt of een dienst verricht hebt.

 

Hoezo "op nul"...

Heb je ten onrechte een factuur verstuurd dan?

Had je helemaal niets geleverd... Had je helemaal geen dienst verricht dat enig geld waard was...?

 

Dan hoor je een creditnota te maken. Vandaag (of morgen of zoiets), niet met een datum uit 2023 natuurlijk (een soort 'valsheid in geschrifte'), en aan de klant te overhandigen. Want die heeft kennelijk nu een onterechte factuur ontvangen van jou.

 

Of heb je wel geleverd en de klant wil/kan niet betalen?

Dan merk je de factuur aan als oninbaar en dan kan je de BTW daarop gewoon terugvragen (mocht uiteindelijk de klant toch betalen dan ben je de BTW over de betaling weer verschuldigd).

 

 

 

 

 

Bedankt voor je reactie, maar je hebt niet begrepen waar het om gaat. Ik heb een aantal facturen in de administratie staan met dezelfde inhoud (dus dezelfde werkzaamheden) maar een ander factuurnummer. Dat heb ik niet expres gedaan maar per ongeluk. Van elk van een dergelijk paar, heb ik 1 factuur verstuurd naar de klant, en 1 niet. Dat klopt ook. De factuur die ik niet heb verstuurd mag ik niet verwijderen. Destijds heb ik e.e.a. 'opgelost' door de factuurregel in het boekhoudprogramma op 0 totaal, 0 netto, en 0 btw te zetten. Op de pdf die er aan vast hangt, blijven de bedragen gehandhaafd. De juiste oplossing is om creditfacturen te maken, alleen geeft dat complicaties.

[bcastelijns]

3 minuten geleden, ijscoman zei:

 

Ik bedoel dan ook een creditfactuur maken die bij 2023 hoort.

Dit zal dus niet via het boekhoudprogramma gaan, maar zelf maken. Als je zelf weet wat je moet corrigeren kloppen je cijfers tenminste. 

 

Vergeet dan ook de btw aangifte van 2023 niet te corrigeren.

 

Hmm.. ik denk niet dat dat gaat. De creditfacturen zou ik dan vandaag moeten inboeken in 2023. Op zich geen probleem. Alleen de factuurnummers die nu daarvoor beschikbaar zijn die die volgen op mijn laatste ingeboekte factuur dit jaar (in mijn voorbeeldje 1002). De factuurnummers hierna, zijn de enige nummers die beschikbaar zijn voor de creditfacturen, in mijn voorbeeldje Factuur 1003 en 1004.  Deze zullen echter op een eerdere datum liggen (in 2023) dan de datum waarop 1002 (in 2025) is geboekt. En dat mag volgens mij niet.

 

Stel ik had een nummering die elk jaar reset, waarbij de eerste factuur van het jaar begint met het jaar gevolgd door een rangnummer, bijvoorbeeld voor de eerste factuur in 2023, 2023-01, en voor de eerste factuur in 2024-01, dan zou ik wel kunnen doen wat jij voorstelt.

 

Het is voor creditfacturen wel mogelijk een ander nummeringssysteem te gebruiken. Alleen dan zou ik moeten gaan afwijken van het nummeringssysteem dat ik nu hanteer. Iets wat ook niet zomaar mag.

 

 

 

 

[shoptillyoudrop]

14 minuten geleden, bcastelijns zei:

Ik heb een aantal facturen in de administratie staan met dezelfde inhoud (dus dezelfde werkzaamheden) maar een ander factuurnummer.

 

Dat had ik inderdaad niet begrepen.

 

Dus simpel gezegd:

In je programma staan er facturen dubbel. Onterecht.

Daar moet je dan zeker geen creditnota's voor maken, gewoon verwijderen/afboeken.

 

En er natuurlijk ook voor zorgen dat je omzet/BTW over de periodes goed doorgegeven wordt in de jaarstukken. 

 

Dus je hebt eigenlijk helemaal geen probleem, factuurnummer zijn niet belangrijk als je vastlegt dat het dubbele/onterechte (dus met 0,- qua bedrag) facturen waren.

 

[shoptillyoudrop]

Kleine toevoeging:

 

Als een bepaalde (onterechte) factuur met 0,- qua bedrag blijft "hangen" omdat deze niet verdwijnt uit je systeem en je wil deze weghalen:

Registreer een betaling op dezelfde factuur voor 0,- en dan is ie weg, normaal gesproken.

[bcastelijns]

6 minuten geleden, shoptillyoudrop zei:

 

Dat had ik inderdaad niet begrepen.

 

Dus simpel gezegd:

In je programma staan er facturen dubbel. Onterecht.

Daar moet je dan zeker geen creditnota's voor maken, gewoon verwijderen/afboeken.

 

En er natuurlijk ook voor zorgen dat je omzet/BTW over de periodes goed doorgegeven wordt in de jaarstukken. 

 

Dus je hebt eigenlijk helemaal geen probleem, factuurnummer zijn niet belangrijk als je vastlegt dat het dubbele/onterechte (dus met 0,- qua bedrag) facturen waren.

 

 

Kort samengevat, het gaat om om definitief dubbel ingeboekte facturen die nog niet verzonden zijn naar de klant.

 

opties zijn o.a.:

 

1) Factuur verwijderen (kan dat wel, je zit dan toch met een gat in de nummering?)

2) Factuur afboeken (hoe werkt dat? Met een memoriaal?)

3) Factuur in de administratie houden, pdf niet aan passen, maar bedrag in het boekhoudprogramma op 0 zetten.

 

3 mag niet?

 

[bcastelijns]

16 minuten geleden, shoptillyoudrop zei:

Kleine toevoeging:

 

Als een bepaalde (onterechte) factuur met 0,- qua bedrag blijft "hangen" omdat deze niet verdwijnt uit je systeem en je wil deze weghalen:

Registreer een betaling op dezelfde factuur voor 0,- en dan is ie weg, normaal gesproken.

 

 

Ah, bedankt voor toevoeging, maar in mijn geval (Snelstart via API) kan ik deze gewoon verwijderen.

[Roel J]

35 minuten geleden, bcastelijns zei:

 

Bedankt voor je reactie, maar je hebt niet begrepen waar het om gaat. Ik heb een aantal facturen in de administratie staan met dezelfde inhoud (dus dezelfde werkzaamheden) maar een ander factuurnummer. Dat heb ik niet expres gedaan maar per ongeluk. Van elk van een dergelijk paar, heb ik 1 factuur verstuurd naar de klant, en 1 niet. Dat klopt ook. De factuur die ik niet heb verstuurd mag ik niet verwijderen. Destijds heb ik e.e.a. 'opgelost' door de factuurregel in het boekhoudprogramma op 0 totaal, 0 netto, en 0 btw te zetten. Op de pdf die er aan vast hangt, blijven de bedragen gehandhaafd. De juiste oplossing is om creditfacturen te maken, alleen geeft dat complicaties.

 

De beste oplossing is foutieve facturen is daadwerkelijk creditnota's maken. Dat weet je dan voor de toekomst.

 

Wat jij hebt gedaan is ook acceptabel. Je hebt de facturen voordat je ze hebt verstuurd op 0 gezet en nooit verstuurd. Dat kun je gewoon uitleggen.

 

Nu 1,5 jaar later alsnog creditnota's is een heiliger dan de paus oplossing. Je hebt geen wet overtreden alleen op een minder handige manier een correctie gemaakt.

Gewoon goed vastleggen wat je hebt gedaan en waarom (feitelijk wat je hier beschrijft) en tegen je boekhouder zeggen dat je het zo laat.

De boekhouder loopt geen risico's, jij niet of nauwelijks omdat de kans op een controle heel klein is en als je wel controle krijgt zal een inspecteur een logische verhaal meestal gewoon geloven.

 

En in het ergste geval moet je bewijzen dat je klant de BTW op die dubbele factuur nooit heeft teruggevraagd. Maar dat is niet heel ingewikkeld, hooguit een tikkeltje genant als je een klant moet vragen of je een overzicht van alle aan jou betaalde facturen waardoor je kan aantonen dat het nummer met 0 bedrag

 

Overigens kan ook als je netjes creditnota's maakt kan het gebeuren dat de belastingdienst of zelf controleert bij de klant.

[Roel J]

Ik zou de facturen niet alsnog verwijderen want dan moet je nog steeds uit kunnen leggen waar het gat vandaan komt, dus je kunt het net zo goed laten staan dan is prima uit te leggen wat er is gebeurd.

 

Als je nu alsnog facturen verwijderd doet dat niets af aan het feit dat je ze eerst wel had gemaakt en daarna handmatig op 0 hebt gezet. Je omzet en kosten zijn nu juist aangegeven.

Je werkwijze is, hoewel niet 100% juist wel transparant, traceerbaar en desnoods te controleren.

 

Dat is altijd beter dan verwijderde documenten en een inspecteur die je dan maar moet geloven.

fouten maken mag, als je verhaal en handelingen te volgen zijn zal er zelden een correctie volgen.
 

[bcastelijns]

 

Bedankt voor alle reacties en die van Roel in het bijzonder. Ik heb in Snelstart opmerkingen geplaatst bij de facturen zodat ik later nog kan terugzien wat er precies aan de hand was en in de toekomst ga ik deze gevallen corrigeren met creditfacturen.