ecofin

Hoe meer te koppelen is, hoe mooier het is. Maar..... het wordt af en toe een obcessie op zich waarbij, hoe dan ook, men zich in allerlei bochten gaat wringen om koppelingen tot stand te brengen. Dat heeft dan vervolgens allerlei consequenties in die zin dat of de koppeling wel erg ingewikkeld tot stand gebracht kan worden, of de koppeling wel werkend te krijgen is maar bij elke volgende update van één van de gebruikte software-onderdelen het weer laat afweten en slechts met grote moeite weer aan de praat te krijgen is. Als je werkt met duizenden artikelen en talrijke verkopen per dag kan ik me die inspanning nog wel voorstellen. Maar als het gaat om op zich hanteerbare aantallen is het maar de vraag wat goedkoper/eenvoudiger is. Ik kan voorbeelden geven van boekhoudprogramma's die allerlei functionaliteiten in zich herbergen maar die elk onverwacht moment het laten afweten. Technici zijn dan nog in staat om elk voorbijkomend probleem weer op te lossen en het systeem weer aan de praat te krijgen, totdat..... juist, het volgende probleem zich weer voordoet. Als je dan terugkijkt over een periode van een jaar blijkt dat enorm veel tijd is gestoken in het aan de praat houden van het systeem. En dat terwijl die tijd veel beter had kunnen worden gestopt in analyses uit het systeem, want dat levert tenminste voordeel op voor een onderneming in de vorm van tijdige bijsturing. Wat ik met dit hele verhaal wil zeggen is dat je ook moet kijken naar wat al die koppelingen eigenlijk opleveren aan efficiency en hoeveel tijd je kwijt bent aan het oplossen van allerlei koppelingsproblemen. Wat is nu het uiteindelijke positieve rendement? Een voorbeeld. Een zzp'er met, noem eens wat, 100 inkoop- en 100 verkoopfacturen op jaarbasis die zelf weinig tijd wil besteden aan zijn administratie, kan wel trachten de verkopen vanuit de webwinkel te koppelen aan zijn administratie maar de vraag blijft of al die inspanningen rendement op gaat leveren. Stuur die 8 inkoop- en verkoopfacturen per maand nu gewoon even op naar een boekhouder en laat ze verwerken. De bijgewerkte administratie komt (over de lijn) weer terug en je hebt een bijgewerkte administratie waar je vervolgens alle informatie uit kunt halen. Simpeler kan het en.... het werkt altijd. 't Is maar een voorbeeld, elke situatie moet natuurlijk op zijn merites worden beoordeeld. Een andere, vergelijkbaar qua omvang, zzp'er klopt die fakturen zelf in laat periodiek zijn administratie even screenen. Ook prima. En nog steeds werkt het altijd zonder haperen. Gaat er iemand van pakket wisselen? Maakt niets uit; zolang die boekhouder maar meegaat met het pakket werkt het nog steeds in beide voorbeelden. Je kunt je ook volledig "ophangen" aan de automatisering maar dat wordt dan snel als je niet uitkijkt echt ophangen met alle gevolgen vandien. John

Als aanvulling (verduidelijking) op mijn eerdere post inzake de zip: ik had hier een zipbestand op het oog dat per mail wordt verzonden; er komt dus geen schijfje aan te pas. Een en ander wordt gerealiseerd met een gratis te verkrijgen boekhoudprogramma. 't Is maar waarvoor je kiest. John

Zeker bestaan dergelijke systemen. Een andere mogelijkheid is gebruik maken van een programma dat zowel bij jou als bij de accountant draait. Elke keer dat is bijgewerkt stuurt de accountant een zip van de administratie retour die je kunt inladen. Dan zijn alle bijgewerkte bestanden te bekijken. John

Met dank aan Joost voor de aanvulling. John

Je boekt die overwaarde als Goodwill (bij uitkoop). Deze goodwill kan je afschrijven in de komende tijd. Ik adviseer deze tijd zo kort mogelijk te houden. Als het inderdaad zou gaan om een bedrag in de buurt van het voorbeeld dat je geeft dan maar in één keer afschrijven. Anders b.v. in 2 hooguit 3 jaren. John

Achteraf gezien is daar weinig meer aan te doen. Je kunt echter altijd verzoeken om een (verhoogde) aanslag op basis van hoger inkomen e.d. In dat geval vermijd je dus de rente over een latere aanslag. Simpel een briefje schrijven naar de belastingdienst waarin je verzoekt het belastbare inkomen hoger vast te stellen en dientengevolge een aanvullende voorlopige aanslag op te leggen. Soms is het leven eenvoudiger dan gedacht. John

Lijkt me inderdaad even iets te gemakkelijk. Ik kan de consequenties niet zo snel overzien maar de fiscus zal je echt wel weten te vinden in deze. Ik zou daar maar niet aan beginnen. John

Een rekening-courant kan inderdaad door allerlei posten zijn belast resp. gecrediteerd. Een voorbeeld van een mutatie, niet voortkomende uit het verloop van een bankrekening, is de jaarlijkse rente die wordt bijgeschreven. Stel het saldo is op 1 januari 10.000 schuld aan de bv er muteert in dat jaar verder niets op de rek.crt. De jaarlijkse rentevergoeding bedraagt 5% dan zal het saldo aan het einde van dat jaar voor 10.500 in de boeken voorkomen. Wat er exact op de rek.crt. is gebeurd kan slechts worden nagezien door de grootboekrekening van de afgelopen jaren te bekijken. Haal alle bankmutaties er tussenuit en je houdt de boekingen over die niet door een mutatie uit de bank zijn geboekt. Als er inderdaad een rentevergoeding is afgesproken op de rek.crt. en gezien het aantal jaren (vanaf 1999 t/m heden) kan die 85.000 gesignaleerde geldmutaties makkelijk opgelopen zijn naar 125.000. John

Heb ik toch ook niet beweerd? Ik schreef: John

Prima oplossing, niets mis mee. Toch nog even enkele misverstanden wegwerken. Ik neem aan dat het produkt wordt uitgezet bij meerdere clubs; om dan in de gaten te houden welke club welke provisie dient te ontvangen moet administratief goed worden geregeld. Een crediteurenadministratie is daarvoor uitermate geschikt. Het houdt in dat zodra de debiteur heeft betaald de boeking van de provisie kan worden gemaakt. Ik neem aan dat de club hiervan een overzicht ontvangt voor hun administratie. Dat overzicht kan worden gebruikt om de boekingen te staven. Het is een misverstand dat in een crediteurenadministratie alleen maar boekingen plaatsvinden op basis van ontvangen facturen. Dat je regelt dat de club eerst recht heeft op de provisie op het moment dat de debiteur heeft betaald kan ik mij heel goed voorstellen. Een product is echter niet eerst verkocht wanneer er is betaald. Een product is verkocht op het moment dat de overeenkomst tot stand gekomen is. Daardoor kan een vordering ontstaan (tenzij kontant wordt betaald) en dient dus de verkoop te worden geboekt. Indien geen ontvangst plaatsvindt en besloten wordt het daarbij te laten kan de vordering worden afgeboekt. Dit doet overigens de voorgestelde boekingsgang geen geweld aan. Succes met de verkopen. John

Eerder zag ik Karel in dit draadje spreken over de puntjes op de "i" . Ik denk niet dat de club blij is met de conditie "zodra het geld binnen is...". Je gaat toch niet het ondernemersrisico gedeeltelijk overhevelen naar de club. De provisie behoort te worden geboekt op het moment dat de bestelling binnengekomen is. Voor de duidelijkheid met de journaalpost: Provisie clubverkopen Aan Crediteuren (de desbetreffende club) en periodiek overmaken naar de club. John

En dat bedoelde ik dus ook. Je "echte" omzet wordt dan de geboekte omzet (10) verminderd met de gegeven korting aan de club (2) en daarom deze rekening dus dicht bij de rekening Omzet. John

Dave, Je zou een rekening "Provisie verkopen" in gebruik kunnen nemen. Plaats deze dicht in de buurt waar de omzet wordt geboekt. John

Helemaal eens met Merkave. Daarnaast nog het volgende: Facturen en bonnetjes in een map en digitaal (ik vermoed in een spreadsheet) daar kan niemand wat mee aan het einde van een boekjaar als de balans en de resultatenrekening (samen de jaarrekening) moeten worden opgemaakt. Een dergelijke administratie heet niet voor niets een schoendoosadministratie. Los van de vraag of de papieren nu overal slingeren of netjes in volgorde zijn opgeborgen. Zo'n jaarrekening is wel van belang als de winst moet worden bepaald die opgegeven moet worden voor de IB. En het zal ontegenzeggelijk veel tijd (en dus geld) kosten om een dergelijke "administratie" om te zetten in een boekhouding. Bovendien is er een verplichting voor een ondernemer een toegankelijke boekhouding bij te houden. Los hiervan: een dergelijke administratie geeft in de loop van het jaar geen enkele informatie en geen enkel inzicht in het reilen en zeilen van de onderneming. Jek unt dus nooit tijdig bijsturen op basis van het cijfermateriaal om te voorkomen dat er verliezen gaan optreden. Een correct gevoerde boekhouding geeft dat inzicht wel en is bovendien handig om vervolgens de aangifte BTW en de aangifte IB snel en correct in te vullen. John

Hilda, Toch even goed de brochure lezen die door de belastingdienst hiervoor online is gezet:

Hilda, Kosten maak je om daarmee omzet te genereren. Die kosten verminderen je omzet derhalve in de periode dat ze worden gemaakt. Investeringen gaan meerdere periodes mee en dienen dus over die meerdere periodes in de kosten te worden opgenomen = afschrijven. Dus als je investeert in b.v. een computer 714 (incl 114 btw) dan - wordt de btw gevorderd van de fiscus - resteert 600 als investering in de administratie - stel afschrijven in 5 jaar = 120 per jaar in de kosten opnemen. Zoals hierboven al gememoreerd dien je een boekhouding bij te houden. De afschrijving van 120 vindt je dus in de administratie terug. John

Dat klopt! Dus als aanschafprijs voor het bedrijf (en dus af te schrijven in komende jaren) blijft over de aankoopprijs vermindert met de btw. John

Account23, Als je vervolgens veel langer met de bussen blijft rijden is de afschrijving kennelijk te snel geweest. Dat kan vraagtekens oproepen. Bovendien ... je betaalt dan nu wellicht minder IB maar straks meer want er is niets meer af te schrijven. Je moet afschrijven over de geschatte levensduur. Het hangt er dus vanaf hoe oud de bussen zijn, hoeveel er mee wordt gereden per jaar etc. Om problemen te vermijden is het in deze altijd verstandig redelijk te blijven rekenen en schatten. John

ml webdesign, dan toch maar even in de administratie kijken. Als het goed is heb je destijds de pc ingeboekt voor 521 (de btw is gevorderd en ontvangen dus die valt weg). Vervolgens henb je afgeschreven op de pc (volgens hierboven gegeven berekeningen zo'n 100. Die 100 is in mindering gebracht op de opbrengsten van de onderneming. De boekwaarde van de pc is dan nu dus nog zo'n 421. Zet daartegenover de prijs die je zult ontvangen (ex btw). Het verschil wordt verlies (of winst), en de ontvangen btw draag je weer af aan de belastingdienst. John

Accoord, Fred. Maar de betaling kan wel degelijk via een bedrijfsrekening plaatsvinden en komt dan wel in de administratie terecht (via Privé onttrekkingen) John

Karel, Het ging hier toch om een eenmanszaak? En met de belastingdienst heb je ook als eenmanszaak te maken: BTW en IB. John

Juridisch is er geen verschil tussen privé-vermogen en bedrijfsvermogen bij een eenmanszaak. Bedrijfseconomisch wel degelijk. De discussie gaat hier over het al dan niet via de geldrekening van de onderneming laten lopen van allerlei privéposten. In het algemeen zijn er twee wegen. 1. Men neemt een rond bedrag op voor privédoeleinden van de bedrijfsrekening naar de privérekening en betaalt van de laatste vervolgens allerlei privé-uitgaven. De boeking van die opname is: Privé onttrekkingen Aan Giro (Bank) 2. Men betaalt de uitgaven rechtstreeks van de zakelijke rekening. De boeking daarvan zal zijn: Privé onttrekkingen Aan giro (Bank) Feitelijk derhalve geen verschil. Dat zou ook niet mogen; een ander systeem kan nooit tot een andere uitkomst leiden. De rekening Privé onttrekkingen is een hulprekening van de rekening Eigen vermogen. In de loop van het jaar worden daarop dus de onttrekkingen geboekt. Aan het einde van het jaar wordt het saldo overgeboekt naar de rekening Eigen vermogen. Dat zal derhalve hierdoor dalen doordat gelden aan de onderneming onttrokken zijn. Hetzelfde verhaal kan worden gehouden voor stortingen. De journaalposten zijn dan uiteraard omgekeerd. Het eigen vermogen zal toenemen. Nu terug naar de spaarrekeningen, waarover de oorspronkelijke vraag ging. Wordt die uitsluitend gebruikt voor tijdelijk overtollige liquide middelen van de onderneming? Zoja waarom dan die rekeningen niet in de administratie van de onderneming opgenomen; dat is veel eenvoudiger? Zo niet dan wordt de boeking van een storting op die rekening Privé onttrekkingen Aan Giro (Bank) en de boeking van de opname Giro (Bank) Aan Privé stortingen Het gevolg is wel dat de privéstortingen- en opnamerekeningen explosief kunnen toenemen in saldo en dit kan vervelend zijn bij de aangifte IB. Daar moeten deze nl. afzonderlijk worden opgegeven. Dit zou kunnen leiden tot vragen. John

En ik maar denken dat Bosman gewoon de aansluiting zocht tussen zijn eigen cijfers en de aangifte. Zo doen namelijk velen het. De bedrijfseconomische winst kennen ze toch wel. Afijn, tilt allemaal niet zo zwaar; volgens mij kan Bosman met de gegeven reacties goed uit de voetjes. John

Voorzieningkosten FOR Aan Voorziening FOR of wel 4...Kosten 0...Aan Voorziening John

Er zijn een aantal manieren om de voorraad te verwerken in een administratie. In het kort: 1. Opboeken van de inkoop op de voorraadrekening tegen inkoopprijs; afboeken van de voorraadrekening tegen verkoopprijs. Periodiek voorraad opnemen en waarderen tegen inkoopprijs; verschil is resultaat. Nadelen: je kunt de voorraad niet controleren met behulp van de administratie en de vraag is welke inkoopprijs je voor de nog aanwezige voorraad moet nemen. 2. Opboeken en afboeken tegen inkoopprijs; dit vereist dat de inkoopprijs nog bekend is op het moment van de verkoop. Voordeel: voorraad is te controleren met behulp van de administratie 3. Variant op 2: opboeken en gemiddelde inkoopprijs bepalen. Vereist meer werk bij de verwerking van de inkopen. Afboeken tegen de gemiddelde inkoopprijs. 4. Werken met vvp's (vaste verrekenprijzen) Dit is per artikel een vaste prijs; het verschil tussen de vaste prijs en de inkoopprijs wordt weggeboekt naar prijsverschillen bij inkoop. Dit werkt alleen als er niet te veel schommelingen in de inkoopprijzen is. Er bestaan boekhoudprogramma's waarbinnen automatisch de gemiddelde inkoopprijzen worden berekend die vervolgens gebruikt worden bij de afboeking van de voorraad bij een verkoop. Ook hier is het nadeel dat veel informatie eerst ingeboekt moet worden. Last but not least: alles moet worden afgewogen tegenover de kosten in tijd die noodzakelijk is om dergelijke systemen goed bij te houden. Het kan dus best zijn dat de conclusie moet worden getrokken dat methode 1 maar moet worden toegepast. Deze methode kost nl. de minste boekhoudkundige tijd en vereist slechts periodiek enige tijd om de voorraad op te moeten nemen. John