Niet betaalde factuur

[Persoon]

Voor een bepaalde dienst stuur ik vooraf de factuur. Het gaat om kleine bedragen en alles verloopt via e-mail. Na betaling ontvangt de opdrachtgever het product.

 

Nu heb ik een onbetaalde factuur. Ik heb al een keer een herinnering gestuurd en daar geen reactie op gehad. Hoe ga ik verder mee om? Moet ik nogmaals een herinnering sturen? Hoe verwerk ik in de administratie dat deze onbetaald is (en blijft).

 

Persoon

[Persoon]

Het gaat bij mij om hele kleine bedragen (enkele euro's). Hierdoor vind ik dus ook het nabellen en veel tijd ernaan besteden niet verstandig. Snel een (standaard) mail de deur uit doen, dat is wel het meeste werk wat ik eraan wil besteden.

[Nils de Witte]

Als iemand iets besteld en hij betaald niet, heb je toch een koopovereenkomst en kan je de potentiële klant dwingen zijn deel van de koopovereenkomst na te komen. Gezien de hoogte van het bedrag, en het feit dat je geen levering hebt gedaan, lijkt dat nogal onzinning. Na twee herinneringen zou ik het voor gezien houden. Maak om je boekhouding glad te krijgen een kredit factuur wegen "niet ontvangen betaling". Als je de btw al hebt afgedragen, krijg je die keurig terug.

 

Zelf zou ik pas een factuur maken als het geld binnen is. Stuur gewoon een briefje met het bedrag en je rekening nummer, vermeld dat de bestelling pas geplaatst is als het geld binnen is en stuur een factuur met het product mee. Dat doen wij ook voor onze bijeenkomsten. Scheelt een hoop administratieve rompslomp.

[Persoon]

Zelf zou ik pas een factuur maken als het geld binnen is. Stuur gewoon een briefje met het bedrag en je rekening nummer, vermeld dat de bestelling pas geplaatst is als het geld binnen is en stuur een factuur met het product mee. Dat doen wij ook voor onze bijeenkomsten. Scheelt een hoop administratieve rompslomp.

 

Ik verstuur ook geen tastbaar product, maar een rapport per e-mail. Vooraf verstuur ik een e-mail met een factuur(opmaak) en deze moeten de mensen gewoon betalen (met factuurnummer). Dat vereenvoudigd het verwerken van de betalingen, maar er ontstaan wel situaties zoals deze...

[Nils de Witte]

Stuur dan geen factuur maar een orderbevestiging. Stuur pas een factuur (met nummer) als de betaling binnen is. Klaar is kees. Scheelt een hoop ellende ;D

[WelleKe]

Stuur dan geen factuur maar een orderbevestiging. Stuur pas een factuur (met nummer) als de betaling binnen is. Klaar is kees. Scheelt een hoop ellende

 

Je zou dat natuurlijk kunnen doen, maar normaal gesproken zal de klant toch echt een factuur willen voordat hij betaald. Zonder factuur kan hij dat namelijk niet in zijn eigen boekhouding verwerken. Nee eigenlijk gaat het niet.

 

En een credit factuur sturen wat ik las, of misschien verkeerd begreep, is toch ook niet goed? Je gaat de klant niet crediteren, je berust alleen dat je het geld niet meer binnenkrijgt. Voor de belastingdienst moet je echter wel kunnen aantonen dat je echt alles hebt gedaan om het geld te innen, pas daarna mag je het afboeken (oninbare vorderingen).

 

Zo had ik het tenminste in mijn koppie zitten

[Nils de Witte]

En een credit factuur sturen wat ik las, of misschien verkeerd begreep, is toch ook niet goed? Je gaat de klant niet crediteren, je berust alleen dat je het geld niet meer binnenkrijgt. Voor de belastingdienst moet je echter wel kunnen aantonen dat je echt alles hebt gedaan om het geld te innen, pas daarna mag je het afboeken (oninbare vorderingen).

 

Volgens mij had ik het over een credit factuur "maken". Of je hem verstuurd moet je zelf weten. Wij hebben een aparte brievenbus voor dat soort zaken met een ronde opening ;D

[Persoon]

Hmmmzz... praktisch gezien blijf ik toch bij de facturen, zeker omdat de meeste gewoon betalen. Credit facturen heb ik nog nooit verstuurd, is dat een nieuwe factuur, (met een nieuw nummer), naar dezelfde persoon als de niet betaalde factuur?

[Nils de Witte]

is dat een nieuwe factuur, (met een nieuw nummer), naar dezelfde persoon als de niet betaalde factuur?

 

Yep, zelfde naam, zelfde bedrag maar dan negatief, nieuw nummer en nieuwe datum.

 

Het is gewoon een nieuwe factuur net als alle andere, alleen het bedrag is negatief ;)

 

Klopt je boekhouding tenminste en hoef je geen moeilijke tegenboekingen te doen.

 

Groeten,

Nils

[Celletje1974]

Als dit soort dingen niet de spuigaten uitlopen qua bedrag ten opzichte van je omzet, dan zou ik het gewoon afboeken als 'oninbaar'.

 

Oke, je hebt dan een paar euro te veel omzet geboekt, en je hebt daar tegenover de kosten van de afboeking staan. Da's niet helemaal netjes aan de ene kant, maar aan de andere kant is er nog altijd een kans dat je het geld alsnog ontvangt... en als je een credit nota of een terugboeking gemaakt hebt, dan moet je weer een nieuwe factuur maken...

 

Vergeet bij het afboeken niet de BTW terug te boeken!

[Larry]

Het afboeken gebeurt mijnsinziens alsvolgt:

 

Je boekt een verkoopfaktuur met de journaalpost:

 

Debiteuren 119

Aan af te dragen btw 19

Aan Opbrengst verkopen 100

 

Bij het oninbaar verklaren de vordering boek je die af met:

 

Afschrijvingskosten debiteuren 100

Af te dragen btw 19

Aan Debiteuren 119

 

Omdat zowel de rekening 'Opbrengst verkopen ' aan de creditzijde alsook de rekening 'Afschrijvingskosten debiteuren' aan de debetzijde op de V&W voorkomen, heffen ze mekaar op en is het saldo 0.

 

Het verlies op deze afgeboekt debiteur komt tot uitdrukking in het feit dat je goederen verzonden hebt, waar nu geen ontvangst van een betaling tegenover staat.

Ook heb je wellicht bijkomende kosten (telefoon,verzendkosten en administratie kosten gemaakt) waar eveneens geen vergoeding tegenover staat.

 

Een creditnota aanmaken voor een dubieuze debiteur is niet gebruikelijk.Je maakt o.a. een creditnota aan bij eventuele manco's of retourzendingen van je klant.

De afboeking dient niet in het verkoopboek maar in het memoriaal gemaakt te worden.

[Arjan Schipperus]

1. Vooraf een factuur sturen is correct. Op dat moment heb je een levering en een vordering. Al ligt het moment van de levering in de toekomst.

2. Stuur een creditnota als er niet betaald wordt. Als je besluit niet te leveren, is er geen sprake van een vordering. Je zou deze nota wel moeten versturen in verband met de btw administratie van je cliënt.

 

Afboeken, zoals hier aangeraden wordt, is alleen toegestaan indien je een bericht van de curator hebt dat de cliënt niet zal betalen. Een creditnota versturen mag echter altijd.

 

[Nils de Witte]

Inderdaad, creditnota sturen is eigenlijk de enige manier en verreweg de makkelijkste manier ;D

[Larry]

De vooruitzending van de faktuur op de goederen leverantie heb ik bij het formuleren van mijn antwoord hierboven over het hoofd gezien.

 

En inderdaad; Er is geen betaling op je vooruit verzonden faktuur ontvangen en je hebt ook geen goederen afgeleverd.Het verzenden van een credit faktuur in casu is korrekt.

Afboeken op debiteuren hierbij dan ook niet aan de orde.

 

Larry

[Celletje1974]

Ik heb het nog even nagekeken... jullie hebben gelijk.... Sorry :-X

[Gast Verwijderd account]

Maar wat als er zich de volgende situatie voordoet?

 

1. Klant gaat met mij een overeenkomst aan, ik stuur factuur maar deze blijft vervolgens onbetaald.

2. 14 dagen na factuurdatum stuur ik klant een herinnering, nog eens 7 dagen later een aanmaning. Hiermee doet de klant niets, factuur blijft nog steeds onbetaald.

3. Om te voorkomen dat ik BTW moet afdragen dat ik niet binnenkrijg (het gaat om een grote factuur), maak ik gemakshalve een creditfactuur aan voor mijn eigen administratie. Ik wil verder geen geld (dus ook geen portokosten) meer besteden aan deze wanbetaler en houd de creditfactuur dus alleen voor eigen administratie, hij gaat niet met de post mee.

4. Een jaar later wordt ik gebeld door een incassobureau dat de openstaande vordering wel van mij wil opkopen. Interessant, omdat ik wel geleverd heb. Heb ik juridisch gezien nu nog een vordering en hoe verwerk ik dit fiscaal?

[R.I.P. - Fred Wiersma]

Ik zou mijn dubieuze debiteur wat meer achter de broek aanzitten, zo komt-ie er wel heel makkelijk mee weg, en dat versterkt dit gedrag alleen maar. Maar goed, formeel heb je nog steeds een vordering op hem. Dat je hem die 'kwijtscheldt' is 1 ding, of de fiscus dat zomaar accepteert een 2e. Zo niet, dan mag je A de BTW alsnog afdragen, en B die omzet bij je andere omzet optellen en daar fijn belasting over betalen. Zoek goed uit hoe dit zit! Zelf heb ik hier (gelukkig) geen ervaring mee.

 

Als je die vordering verkoopt aan een incassobedrijf, stuur je die dus een factuur. Of betalen ze jou pas als zij geïncasseerd hebben? Idem, dan stuur je ze dan een factuur.

[Iwan van Geelen]

Als het om zulke kleine bedragen en om online transacties zou ik paypal gebruiken.

Je klanten kunnen dan heel eenvoudig betalen en jij krijgt een bevestiging mail als je geld binnen is! (en ja dan de echte factuur maken) je klanten kan je natuurlijk op voorhand een pro-forma factuur geven.