Ideeën gezocht voor goede interne communicatie management->medewerkers

[Jeroen Bakker]

Ik zou graag meer willen weten over jullie ervaringen, ideeën en eventuele best practices op het gebied van interne communicatie van de oprichters/management naar alle medewerkers in een groeiende organisatie. Welke methodes en instrumenten voor een zo optimaal mogelijke kennisverspreiding zijn er? Wat werkt wel, en wat hebben jullie geprobeerd wat niet bleek te werken? Ik kan veel voorbeelden opsommen dus ben niet benieuwd naar zoveel mogelijk opties, maar ben vooral benieuwd naar echte ervaringen van wat wel of niet gewerkt heeft!

 

Een intern blog, iedereen-fysiek-aanwezig-meetings, de gezamelijke lunch hiervor gebruiken, een wekelijkse 'bijpraatvideo van de CEO', een interne nieuwsbrief... Ik ben op zoek naar inspiratie en ben erg benieuwd wat voor jullie wel en wat niet werkt of gewerkt heeft.

[R.I.P. - Fred Wiersma]

Wat ik als interim manager vaak doe:

 

- 1x / 2 weken afdelingsoverleg. Algemeen overleg over zaken die de afdeling aangaan. Communicatie 'van boven' bespreken en feedback / input verzamelen voor mijn manager.

- 1x / 2 weken bila (overleg tussen medewerker en mij). Doel: wat heb je gedaan afgelopen periode, wat ga je doen komende periode. Feedback geven. De medewerker legt de afspraken vast!

- waar nodig informeel praatje. Vooral goed om de sfeer op te snuiven.

- daarnaast nog diverse projectoverleggen, meestal als lid van de stuurgroep.

[XiaoDi]

Wat ik goed vond werken:

 

[*]Elke dag 15 minuten in een groepgesprekje vertellen waar iedereen mee bezig is, wat er thuis aan de hand is, en adhv cijfers en grafieken zien hoe we er voor staan.

[*]Elke week een uurtje praten over de wat langere termijn.

 

The bigger picture: it takes two to tango. Geef je medewerkers echte verantwoordelijkheid en vrijheid, daardoor zijn ze meer ge-engageerd, en zullen ze beter op jouw woorden letten, je corrigeren als je onzin uitkraamt, en belangrijkste: zelf ook dingen gaan zeggen.

 

En ik zou voor jezelf erg duidelijk hebben waarom jouw bedrijf bestaat (honger de wereld uit!), en dit continu uitdragen, zodat, hopelijk, je medewerkers net zo enthousiast worden als jij.

 

 

 

[Frans Sijtsma]

Paar vragen:

 

- Wat wil je bereiken met communicatie

- Welke plek hebben je medewerkers in je organisatie cq. om welk type medewerkers gaat het

- Is er een gelaagdheid in je organisatie waarbij de ene laag voor je gevoel een andere vorm benodigd als een andere?

 

Frans

 

[Johannes Regelink]

Onze interne communicatie:

 

[*]Wanneer het nodig is (meestal eens in de 3 maanden) teamoverleg (met z'n allen fysiek bij elkaar)

[*]Iedere maandag stuurt iedereen een e-mail met zijn planning voor deze week en project"mutaties" (offerteverzoeken, gunningen afwijzingen enz.) van afgelopen week.

[*]Ik spreek iedereen minstens eens in twee werkdagen via skype/telefoon

[*]Wanneer nodig (kleine puntjes) mailen we gewoon naar elkaar

 

Dit werkt voor ons voldoende. Meer hiervoor moet je wel een relatief klein team houden (nu in totaal met z'n 5-en), vanaf meer dan 6 zou ik er twee teams van maken.

We hebben allemaal kantoor aan huis, verspreid over heel NL, dus gezamenlijk lunchen zit er niet zo vaak in.

 

Hoe doen grotere teams dat? (Hebben die allemaal een minimaal twee uur durend maandag ochtend overleg?)

 

[Joost Rietveld]

Voorbeelden te over inderdaad. Binnen onze club (3 kantoren 28 vrouw/man):

 

- maandelijks tijdens de uitgebreide kantoorlunch neemt een van de vennoten het woord en brieft ons over de ontwikkelingen gedurende 30 minuten. Verslag daarvan volgt daarna per mail;

 

- jaarlijks vooraf aan een personeelsfeest voor alle kantoren de ontwikkelingen van Kaliber als geheel.

 

Dringendere zaken gaan per vlot georganiseerde bijeenkomst.

[ronaldinho]

Mijn big4-ervaring:

Veel email/nieuwsbrief-info

- area bestuur

- subarea bestuur

- serviceline bestuur (tax)

- subserviceline bestuur (business tax)

- OR

kenmerkt zich door eenrichtingsverkeer en beperkte informatievoorziening ("need to know", en het personeel hoeft niet zoveel te weten)

 

Regionale bijeenkomsten met het bestuur, meestal 1 a 2 keer per jaar, behoudens 'personeelsgevoelige' ontwikkelingen, daar worden extra bijeenkomsten voor georganiseerd.

 

Dagelijkse vaktechnische nieuwsbrief, waar je zelf ook info voor aan kan leveren. Inclusief de interessantste vaktechnische brieven en memo's.

 

Verder per kantoor/afdeling eigen informatievoorziening door de lokale partner:

 

2-maandelijks overleg met partner, gesplitst in managerniveau en hoger, staff en ondersteunend personeel, niveau "dit speelt er en zo gaan we het doen".

 

Wekelijks vaktechnisch overleg waarbij ook wel bestuurlijke zaken aan de orde komen (althans vanaf managerniveau, daaronder meestal alleen vaktechnisch).

 

Koffieautomaat - werkt het beste voor de laatste ontwikkelingen.

 

Nadeel is de betrokkenheid: alles wordt van bovenaf opgelegd, wil je invloed uitoefenen dan moet je lobbyen onder (de juiste) partners. Voordeel is dat vrij veel randzaken lokaal geregeld zijn, en dus ook lokaal te beïnvloeden zijn.

 

Organisatiebreed werkte daar het beste de nieuwsbrief met reactieknop, waarbij ook op de reacties werd gereageerd (dat is natuurlijk wel een vereiste).

 

Vaktechnische kennisdeling werkte goed op alle genoemde methoden.

 

Waar ik nu zit werkt alles helemaal anders, maar dat is ook een bijzondere organisatiestructuur, bestaande uit meerdere organisaties. Daar moet een en ander nog op de rails worden gezet, ben er maar druk mee.