Hallo,

 

In de jaren dat ik mijn bedirjf heb, heb ik veel goede doelen gesponsoord, zowel in geld als in goederen/personeel.

Tot nu toe waren alle samenwerkinge altijd een fiasco. Van al het geld dat opgehaald wordt blijft er vreselijk veel aan de strijkstok hangen.

En er zaten genoeg grote organisaties in, ook met keurmerk.

 

Het werkt als volgt, artiesten, technici en organisatoren werken allemaal gratis en schuiven dit niet onder stoelen of banken. Geheel belangeloos worden er allerlei spullen ter beschikking gesteld door de bedrijven, vaak mag men als tegenprestatie reclame maken.

Op zich klinkt dat allemaal heel mooi en nobel. Totdat je echt de boeken eens gaat doorspitten.

 

Tuurlijk artiesten hebben een goede kleedkamer nodig, waar ze zoich rustig kunnen voorbereiden en moeten technici en organisaatoren goed eten om de vaak lange dagen goed door te komen. En natuurlijk moeten er vergaderingen zijn. Maar het is eerder regel dan uitzondering dat hierin veel te ver wordt gegaan (in mijn ogen dan).

 

Denk hierbij aan "bekende" Nederlandse artiesten die met riders (hun wensen/eisen) komen waarvan je stijl achterover slaat. Denk dan aan bepaalde bloemen in een bepaalde kleur ongeacht het jaargetijde, inrichting van kleedkamer etc.

Ik ga hier geen namen noemen, maar het lijkt wel alsof hoe bekender de Nederlander hoe redelijker de wensen/eisen worden.

 

Dan de vergaderingen in de meest sjieke restaurants, waarbij iedereen op kosten van de stichting mag reizen. Ik heb er een aantal bijgewoond en ook mijn ongenoegen hierover uitgesproken. Maar het is alsof je tegen een muur praat, want "Het valt toch allemaal wel mee" en "Het is echt noodzakelijk, vanwege de drukke agenda's".

 

Tot slot het hoofdtechnici, dus niet de mensen achter de knoppen, maar de managers. Hun wensen en eisen gaan echt totaal nergens over.

 

Na een klus 2 maanden geleden was ik het helemaal zat. En bedacht me dat dit toch wel anders moet kunnen. Ik ben echt wel reeel en een etentje na afloop van een geslaagd evenement of een fles wijn en een bos bloemen moet echt wel kunnen. Want je moet je mensen ook tevreden houden.

 

Dus hier ben ik dan met mijn idee en hoop dat jullie mij willen helpen en eventueel ook willen helpen met het festival zelf.

 

Ik zit nog in de brainstorm fase, dus alles is nog mogelijk, zelfs afblazen als het echt niets wordt.

 

Stappenplan:

- Een groep kartrekkers samenstellen, met ieder zijn eigen specialiteit;

- Kiezen goede doel of in ieder geval een onderwerp waar je je op wilt richten;

- Periode vaststellen waarin het evenement zou moeten plaatsvinden;

- Uitzoeken wat je doelgroep is;

- Uitzoeken waar je deze doelgroepen allemaal kunt benaderen;

- Naar aanleiding van de hoofdsponsors kijken in welke regio het evenement gaat plaatsvinden, uiteraard met de informatie van je doelgroep;

- Datum vaststellen;

- Uitzoeken of de vergunningen geregeld kunnen worden;

- Het zoeken van sponsoren/vrijwilligers;

- Zoeken naar artiesten;

 

Verder krijg je natuurlijk een eigen lijstje per specialist.

Ik denk dat een team minimaal uit de volgende mensen moet bestaan:

 

- Voorzitter: (leidersinstelling, brede kenniskring, representatief)

- Peningmeester

- Evenementenmanager, voor het zoeken van de artiesten en het regelen van de vergunningen, ontvangen van artiesten

- Horecamanager, liefst met eigen cateringbedrijf of werkzaam zijn bij een cateraar die meesponsort

- Techniekmanager, liefst met eigen bedrijf of werkzaam bij een licht/geluid/podium bedrijf die meesponsort(Zou ik zijn in dit geval)

- Veiligheidsmanager, niet alleen de veiligheid van de artiesten, maar vooral van de bezoekers liefst met eigen bedrijf of werkzaam bij een beveiligsbedrijf/BHVbedrijf die meesponsort.

- Marktingmanager, liefst iemand die ook een website kan onderhouden.

 

 

Hier wil het voorlopig bij houden, ik hoor graag van jullie wat jullie van het idee vinden en of ik grote dingen over het hoofd zie.

Beste Jasper,

 

Ik heb helaas (nog) geen eigen onderneming of speciale talenten om een grote bijdrage te leveren, maar wil mij graag aanmelden hiervoor als vrijwilliger. Laat maar weten als het gehele team is samengesteld en concrete acties/stappen worden genomen. Ik zal dan mijn bijdrage leveren waar het mogelijk is, ook al is het maar een website bijhouden als webmaster.

 

Een kans om iets te kunnen betekenen voor andere mensen en daarnaast ook zeker weten dat een groot deel vd opbrengsten naar een goed doel gaat ipv dat het ergens blijft hangen laat ik niet zomaar liggen.

 

Mvg,

Khanh

Bedankt voor het aanbod, hou het zeker in gedachte.

 

Op dit moment zit ik echter nog pas in het stadium waarop ik hardop aan het denken ben over de aanpak.

Wellicht een gekke invalshoek.. Maar is er niet een "vrijwilligers-Marktplaats" achtig iets te maken? Aanbieders presenteren zich met een bedrijfswebsite (= ook een vorm van reclame) en aanvragers kunnen via deze website hen project aanbieden met wat zij concreet nodig zijn.

Hoi Jasper,

 

Een soort van vormgever,

Visueel aantrekkelijke opbouw van je verschillende podia,

of deze betrekken in een visueel thema, kan je ook zien wat je wil gaan bouwen bij de verschillende doelgroepen, promotie, enz.

 

Groetjes,

Roland

 

sorry, maar ik begrijp niet precies war je het over hebt.

 

HEt gaat hierom een nieuw festival, dus het zal niet meer zijn dan 1 podium en deze zal heel basis zijn, dit gezien de kosten. OF bedoel je dat helemaal niet.

Graag wil ik een steentje bijdragen aan dit project. Ik heb ervaring met het organiseren van een evenement.

 

Als goed doel zat ik persoonlijk te denken aan het KWF Kankerbestrijding of een andere soortgelijke stichting.

HEt bepalen van het goede doel is nog niet aan de orde en zeker ook niet een ding om online te bespreken. Ik wil vooral dat het doel dat we hebben ook voldoet aan de eis dat er niet te veel blijft hangen in de organisatie. Maar nogmaals ik wil goede doelen niet met naam en toenaam online bekritiseren.

 

Maar je hulp is zeker welkom. Kun je ook al wat zeggen of het stappenplan dat ik tot nu toe heb?

Even een voorbeeld in jouw specialisatie, podiumbouw.

 

Je hebt een vrij grote organisatie Fonds Podium voor de kunsten.

Stel je eens een goed doel voor in combinatie met het thema PODIUM (voor de kunsten).

 

Een uitgewerkt idee met een mooie impressie van je kunnen geeft je een mogelijkheid op subsidie voor het evenement,.

Je kunt al één basic zelf financieren, of één speciale met subsidie. toch een mooie mogelijkheid om je mooiste podium neer te zetten ?

Of 2 basic podia, eé'n kunst en één muziek, een breder publiek

De subsidie geldt voor het hele evenement, je kan hier dus veel mee doen, zonder dit te "verspillen".

Subsidie mag je niet schenken, maar hoe breder het publiek, des te meer inkomsten voor je goede doel.

 

Je zal in een later stadium, samen met je penningmeester wel bij het onderwerp subsidie terechtkomen.

Podium voor de kunsten is een maatschappelijke duurzame instelling met veel rijke deelnemers.

Jouw (jullie) evenement en begroting en besteding

Begrijp je ? zie fonds podium voor de kunsten , SRP, bijv. SKIP

 

Je hoeft er niets aan te verdienen, maar het moet je ook niet te veel kosten of niet ?

 

Groetjes,

Roland

ik begrijp nu beter wat je bedoeld, ik had hier inderdaad nog niet eerder aangedacht. Ik ga dit eens bekijken.

Het stappenplan is niet slecht. Het eerste dat gedaan moet worden is een team samenstellen met mensen die bereid zijn er veel tijd in te stoppen. Vervolgens is het belangrijk om te bepalen wie (doelgroep en goed doel), wat, wanneer en waar. Aan de hand hiervan een projectplan op te stellen. Hierin wordt onder andere omschreven hoe het evenement er in grote lijnen uit moet komen te zien (inclusief een budget). Dan lijkt me het beste om vanaf dit moment echt sponsors te zoeken, zodat we iets concreets kunnen laten zien.

Zodra dit rond is moeten de details uitgewerkt worden. Een eerste opzet van het draaiboek moet gemaakt worden. Dat is ook nodig voor de aanvraag van de benodigde vergunningen bij de gemeente. De behandeling van de aanvraag van de vergunning kan wel meer dan 2 maanden duren.

 

Voor het schenken van alcohol moet er een directe leidinggevende aanwezig zijn die in bezit is van een SVH Sociale Hygiëne-diploma of certificaat. Ik verwacht binnen een maand deze te behalen, dus mocht er geen cateraar in het team komen, dan is er nog geen probleem. Met name met het horeca-aspect heb ik enige ervaring.

Die SVH heb ik zelf ook ooit gehaald en is opzich niet het grootste probleem, het voordeel van een goede cateraar is dat je nog veel meer dingen opvangt, namelijk het hele hygiene plan, de inkoop, het personeel etc.

 

Ik denk dat het zelfs interessant genoeg is om de boel gewoon te verpachten, en dan niet een vast bedrag maar naar het aantal bezoekers. Dan heb je er helemaal geen omkijken naar.

 

Mijn ervaring met sponsors is dat je vooral een goed doordacht plan moet hebben, ten eerste omdat je niet wilt dat de sponsors de ruimte zienom zich met allerlei dingen te gaan bemoeien en daardoor teveel te zeggen krijgen en ten tweede omdat je professioneel wilt overkomen en op die manier veel sterker de onderhandeling in kunt gaan.

 

Welke ervaring heb je precies met het organiseren van evenementen? En wat zou nou jouw bijdrage kunnen zijn? (behalve het sociale Hygiene diploma).

 

Ik ben imiddels wel met iemand in contact gekomen die vaker in Den Haag en omstreken de programmering doet. Als we ervoor kiezen om deze regio te nemen is dit misschien wel een mooie steun.

 

Op dit moment is het echter eerst belangrijk om een groep kartrekkers te krijgen en dan bedoeli k eigenlijk vooral een voorzitter, penningmeester en marketingmanager. Natuurlijk zijn bestuursleden ook van harte welkom, vooral al dee concreet kunnen aangeven waar ze mee zouden kunnen helpen.

Beste Jasper,

 

Ik heb een passie voor muziek en ben marketeer.

 

Ik wil graag met je in contact komen om het marketingaspect in te vullen.

 

Grts,

Arnold

Ik heb het op dit moment nog mega druk, maar ik denk dat we binnenkort eens met de verschillende mensen rond de tafel moeten gaan zitten. Even uitzoeken wat de meest centrale plek is.

Beste Jasper,

 

Veel succes met het uitdenken en alle voorbereidingen.

De ochtend van het festival ga je dan toch wel gebruiken voor je "open dag" idee? Het is jouw festival dus potentiele klanten kan je 's ochtends een rondleiding geven en een vrij kaartje voor het festival (met natuurlijk wel de vraag of ze vrijwillig iets willen doneren voor het goede doel).

Ik wil die dingen wel los van elkaar organiseren, uiteraard krijgen alle sponsors genoeg mogelijkheden om hun product te promoten. Maar ik wil niet vooruit lopen op dit soort zaken