Facturering per e-mail

[Perreweps]

Hoi Allen,

 

naar lang lezen op het forum heb ik toch besloten mezelf eens aan te melden.

had namelijk een vraag die ik niet direct kon terug vinden.

 

Tegenwoordig worden er steeds meer facturen per e-mail verzonden.

Dit bespaard de verzender kosten maar kosten de ontvanger in principe (meer) geld.

Mag je als ontvanger de kosten doorbereken dan wel afhouden van de factuur?

Dezelfde vraag geldt ook voor de verzender. (mag je dit accepteren)

 

hoor graag wat jullie ervan weten of denken.

[Marjan]

Eerlijk gezegd zie ik niet goed wat de extra kosten voor de ontvanger zijn.

 

Sommige bedrijven berekenen extra kosten als de ontvanger de factuur via de post wil krijgen. Persoonlijk laat ik de keuze aan de klant en reken geen extra kosten. Korting krijgen ze ook niet.

[Dick Marjot]

Afhankelijk van hoe de administratie wordt bijgehouden moet er wellicht een hardcopy van de factuur ergens een map in. Kost dus een printje + wat arbeidsloon voor het tot stand komen van die print... andere kosten zie ik ook niet direct...

 

Doorberekenen zou ik die kosten sowieso niet, gaat bij echt veel factureren pas lonen in financiële zin t.o.v. de kosten om een factuur te maken.

[Perreweps]

Maar zou/moet je de kosten dan wel accepteren als men ze rekent als je een factuur via de post wilt?

Zij berekenen dan in principe wel de extra gemaakte kosten.

[Dick Marjot]

Wij verstrekken pas een factuur over de post als daar expliciet om gevraagd wordt. Standaard gaat het per PDF over de mail. Die enkele keer dat het voorkomt rekenen wij geen kosten, als zij dat wel doen dan is dat hun goed recht natuurlijk.

 

Wat is de reden dan dat je het via de post wilt? Administratief zoals ik hierboven schetste?

[Johannes Regelink]

Wedervraag: zou het redelijk zijn als ik van iedere factuur die ik per post binnenkrijg administratiekosten vanaf haal?

Onze administratie is namelijk 100% digitaal en moet dus iedere factuur inscannen.

 

Ppfft, laten we ons toch met ondernemen bezig houden!

 

Antwoord op je vraag:

Als vooraf afgesproken is dat daar extra kosten aan verbonden zijn heb je die uiteraard te betalen.

[Dick Marjot]

Ppfft, laten we ons toch met ondernemen bezig houden!

 

Mijn idee! :)

[brood]

Antwoord op je vraag:

Als vooraf afgesproken is dat daar extra kosten aan verbonden zijn heb je die uiteraard te betalen.

 

Ben hier niet mee eens. Wordt meestal eenzijdig "afgesproken" ook bijvoorbeeld papieren afschriften van de bank.

 

[Roel J]

Ik vraag me ook af of de kosten voor de ontvanger ook daadwerkelijk hoger zijn.

De handelingen die verricht moeten worden voor een electronisch ontvangen factuur zijn vergelijkbaar met die van een per post ontvangen factuur. of je nu een factuur uit een envelop moet halen, eventueel scannen of uit moet printen danwel digitaal opslaan. volgens mij is de tijdsbesteding vergelijkbaar.

 

Geef eens aan waar volgens jou de extra kosten zitten voor de ontvanger?

[ROVened]

Het digitaal factureren heeft heel veel voordelen, het scheelt niet alleen verzendkosten ( printen/envelop/porti). Ik verwacht dat over zo'n 5 jaar de papieren factuur nagenoeg verdwenen is. De software leveranciers zijn al druk doende om zowel de papieren als de digitale facturen automatisch in de administratie in te laten lezen. Daarom is het belangrijk om nu al maatregelen te nemen. Laat bijvoorbeeld de digitale factuur naar een aparte mailadres zenden waarna deze in de map "inkoopfacturen" opgeslagen kunnen worden. Het is uiteraard belangrijk om dagelijks een (externe) backup te laten maken.

[Johannes Regelink]

Dat aparte e-mail adres waar de hele wereld zijn facturen naartoe mag sturen ben ik weer vanaf gestapt. Die kwam namelijk direct in de inbox van mijn administratief medewerker terecht waarmee ik onvoldoende zicht en controle had op de facturen. Nu krijg ik de facturen (bijna alle, die van QuDo zijn daar een uitzondering op) weer zelf binnen en stuur ik ze door naar de medewerker (mits ik vind dat ze akkoord zijn).

 

Ook vanuit nog grotere organisaties gedacht lijkt me een centraal adres niet wenselijk, tenzij er weer een "goedkeuringssysteem" aan het boekhoudprogramma vast zit. Maar via een e-mail lijkt me minstens zo makkelijk.

 

Het kan natuurlijk wel handig zijn als je ook zelf de boekhouding doet.

[djluc]

Zo'n goedkeuringsproces is wel handig, bijvoorbeeld de project-verantwoordelijke een factuur goed laten keuren. Je kan als je een grotere organisatie wordt uiteraard niet alles meer persoonlijk regelen. Door die goedkeuring weet iemand dat hij/zij verantwoordelijk is en dat het moet kloppen.

 

Tevens kan je eenvoudig bijvoorbeeld alle facturen boven x bedrag ook nog eens zelf goedkeuren. Zijn vrij eenvoudige oplossingen op te vinden.