BV ondernemer - het juridische belang van een loonadministratie

[StevenK]

Vanwege enkele recente zaken in mijn praktijk wil ik hier wat brainfarts over de BV ondernemer en zijn loon plaatsen.

Eigen ervaring

Voor mijzelf was het overstappen naar een BV structuur, nu meer dan 15 jaar geleden, een verademing, omdat ik een strikte scheiding, in financiële zin, kon maken tussen privé en zaak. Het geld dat ik als loon ontving vanuit mijn BV was privé vrij te besteden en ik hoefde op geen enkele wijze rekening te houden met belastingheffingen, in privé over dat loon. In de BV was het ook duidelijk, want de boekhouder vertelde mij bij elke loonverwerking precies welk bedrag aan loonbelasting overgemaakt moest worden. Ik wist niet beter dan dat dit ook de normale manier was. Ondanks dat mijn BV maar één werknemer had, werd er een complete loonadministratie opgezet. Op zich ook handig, want af en toe huurde ik ook wel mensen in, en die konden dan via diezelfde loonadministratie verloond worden.

 

Andere invullingen I

Later kwam ik ook andere invullingen tegen, waarbij er helemaal geen loonbelasting ingehouden werd, maar de belasting in de IB sfeer afgedragen werd. Op zich natuurlijk lood om oud ijzer, want de hoogte van de belasting is hetzelfde en het scheelt de hele rompslomp van een loonaangifte, LB nummer, loonstroken, etc.

Deze andere invulling heeft echter in juridische zin wel een belangrijk verschil: de loonbelasting wordt, formeel, door de BV afgedragen, terwijl de IB door de werknemer wordt afgedragen. In veel gevallen zal de directeur-aandeelhouder ook in privé aansprakelijk zijn voor de LB afdracht, maar dat is niet per definitie het geval.

In de praktijk kom je ook de situatie tegen dat de hele loonadministratie na-ijlt. Er wordt dan gewerkt met opnames uit de BV, die als 'voorschot' worden geadministreerd en af en toe wordt er eens een totaaltelling gemaakt van die voorschotten, waarover dan aangifte wordt gedaan.

 

Problemen

Ondernemers raken helaas ook wel eens in zwaar weer en dan lijkt de 'andere invulling' heel handig, omdat je er in privé extra liquiditeit mee creëert, op de korte termijn en je, door handig met je aangifte om te gaan, de heffing uit kunt stellen. Dat is op zich een ondernemersrisico wat ik nog wel begrijp.

Wat echter problematisch is, is dat het bedrag dat maandelijks daadwerkelijk van de BV naar privé gaat het hele bruto inkomen is. Dat betekent dat bij een loonbeslag onder de BV, ten laste van de directeur, er zowel beslag komt te liggen op het netto loon als op het deel dat eigenlijk bedoeld is om als IB betaald te worden aan de fiscus. Een loonbeslag leidt in die situaties dus tot veel grotere problemen dan in de klassieke situatie waar loonbelasting wordt ingehouden en afgedragen.

Hetzelfde probleem kan zich ook manifesteren wanneer er beslag wordt gelegd op de banktegoeden van de directeur-aandeelhouder. Als dat beslag wordt gelegd op het moment dat het loon net is ontvangen, maar de op dat moment of kort daarna verschuldigde IB nog niet is betaald, komt de hij of zij door zo'n beslag in veel grotere problemen dan in de klassieke situatie waar loonbelasting wordt ingehouden en afgedragen.

Daarnaast komt het voor dat ondernemers wel eens aan moeten tonen wat hun inkomen is. Bijvoorbeeld voor bijvoorbeeld een financiering of tegenover een schuldeiser of diens advocaat of deurwaarder. Als er sprake is van een klassieke situatie, kun je als ondernemer dan volstaan met loonstroken te overleggen. Heb je een andersoortige constructie, dan kom je in de situatie dat je van alles uit moet leggen en niemand het meer snapt. En als niemand het snapt, omdat het ongebruikelijk is, dan wekt het de indruk dat je de waarheid geweld aan doet. En die indruk is funest voor bijvoorbeeld een financieringsaanvraag of een betalingsregeling.

 

Advies

Mijn dringende advies, zowel op basis van mijn eigen ervaring als ondernemer met een BV als op basis van de problemen die ik in de praktijk tegen kom, is wanneer je je onderneming in een BV hebt, te zorgen voor een strikte financiële scheiding:

 

[*]Maak onder geen beding gebruik van de privé rekening voor zakelijke betalingen of van de zakelijke rekening voor privé betalingen.

[*]Leg een volledige loonadministratie aan, waarbij de BV loonbelasting inhoudt en afdraagt.

[*]Betaal je salaris vanuit de BV uit op basis van die loonadministratie. Neem geen voorschotten op, zorg dat elke betaling overeenkomt met een loonstrook.

[*]Raakt de BV achter, meldt dan meteen betalingsonmacht bij de fiscus, zodat je niet privé aansprakelijk wordt gehouden voor de afdracht van de loonbelasting.

 

[Christine]

Interessant. Maar hoe vertaal je dit naar een zzp'er in een hobbelige markt, die van dag tot dag leeft met kortlopende opdrachten? Die wil niet verplicht zijn zichzelf veel geld uit te betalen in maanden dat er niet gewerkt wordt, maar die wil wel geld zien in maanden dat er veel wordt gewerkt. Jaren geleden had zo iemand een flinke buffer in de BV, dan maakte het allemaal niet uit. Maar na wat jaren crisis, is die buffer weg.

[StevenK]

Interessant. Maar hoe vertaal je dit naar een zzp'er in een hobbelige markt, die van dag tot dag leeft met kortlopende opdrachten? Die wil niet verplicht zijn zichzelf veel geld uit te betalen in maanden dat er niet gewerkt wordt, maar die wil wel geld zien in maanden dat er veel wordt gewerkt. Jaren geleden had zo iemand een flinke buffer in de BV, dan maakte het allemaal niet uit. Maar na wat jaren crisis, is die buffer weg.

De ZZP-er met een BV zal in ieder geval 60 à 70% van zijn uren-omzet moeten verlonen. Maar dat kan ik mijn ogen zeker een variabele beloning zijn, net zoals dat met mensen met een oproepcontract bij Kruidvat betaald krijgen naar wat ze gewerkt hebben. De basis blijft hetzelfde: verlonen in de BV en niet de LB heffing overslaan en verleggen naar privé.

[Christine]

Iedere maand een loonsverhoging of -verlaging. Ik zal het de vakbond melden :-)

[Joost Rietveld]

@Christine

 

Dat is zeker niet ongebruikelijk. Ik heb ook relaties die twee maanden 60% van hun omzet als loon opnemen en daarna drie maanden niets omdat ze niets omzetten.

 

Liever dat dan de fiscus op bezoek met een naheffingsaanslag loonbelasting met boete en rente.

 

groetjes

Joost

[odeon]

[De ZZP-er met een BV zal in ieder geval 60 à 70% van zijn uren-omzet moeten verlonen. Maar dat kan ik mijn ogen zeker een variabele beloning zijn, net zoals dat met mensen met een oproepcontract bij Kruidvat betaald krijgen naar wat ze gewerkt hebben. De basis blijft hetzelfde: verlonen in de BV en niet de LB heffing overslaan en verleggen naar privé.

 

Er ontstaat hier wat begripsverwarring. Een ZZP-er met een BV noemen we een DGA.

 

De DGA zal zichzelf een jaarsalaris moeten toekenen op basis van het aantal uren dat hij verwacht te gaan werken voor zijn BV. Het loon is tenminste € 42k tenzij een lager loon gebruikelijk is (bewijslast ligt bij de DGA). Als het loon voor de arbeid minder dan € 5k bedraagt, hoeft hij zichzelf geen loon toe te kennen. Of de fiscus akkoord gaat met een 0-uren contract voor de DGA durf ik niet te zeggen, maar gedurende de perioden dat de DGA geen arbeid verricht voor zijn BV hoeft er geen salaris uitgekeerd te worden.

 

Een ZZP-er is een ib-ondernemer en heeft dus per definitie geen loonadministratie aan te houden.

 

Odeon

[StevenK]

[De ZZP-er met een BV zal in ieder geval 60 à 70% van zijn uren-omzet moeten verlonen. Maar dat kan ik mijn ogen zeker een variabele beloning zijn, net zoals dat met mensen met een oproepcontract bij Kruidvat betaald krijgen naar wat ze gewerkt hebben. De basis blijft hetzelfde: verlonen in de BV en niet de LB heffing overslaan en verleggen naar privé.

 

Er ontstaat hier wat begripsverwarring. Een ZZP-er met een BV noemen we een DGA.

Ik denk dat je heel goed kunt spreken van een ZZP-er die via een BV werkt. Dat die ZZP-er ook DGA is, schept allerlei randvoorwaarden, maar lang niet elke DGA is een ZZP-er en de term 'DGA' dekt zeker niet ten volle de lading.

 

In de markt van zelfstandigen is het begrip van ZZP-er die via een BV werkt behoorlijk ingeburgerd.

[Christine]

Ik ben het volledig met Steven eens, ik voel me geen DGA maar kleine zelfstandige, die toevallig met een BV werkt, en ik denk dat anders zzp'ers dat net zo voelen. Ik ben ook DGA geweest, en dat voelde toch wel heel anders, als iemand begrijpt wat ik bedoel. Ben ook nog DGnzGA geweest, maar dat terzijde.

[Dennis_van_Dijk]

En dan ga je bij de "andere invullngen" nog niet eens in op het feit dat de BV niet aan haar inhoudingsplicht voldoet als de fiscale afwikkeling van het salaris geheel in de IB-sfeer plaatsvindt. Uitstekende column die, naast de inhoudingsplicht, heel goed duidelijk maakt waarom het belangrijk is om met een loonadministratie te werken. Complimenten!

[ondernemend007]

Nu ik deze topic tegen kom, vraag ik me toch af hoe het zit als je een holding hebt met meerdere ('lege') bv's.

Ben je dan per BV ook verplicht een directeur aan te stellen met een minimum salaris of is 1 directeur voor de complete holding voldoende?

[ronaldinho]

('lege') bv's.

= geen activiteiten = geen gebruikelijk loon.

 

Als het geen lege, maar actieve BV's zijn, dan geldt de gebruikelijkloonregeling in beginsel voor iedere BV. Het is echter toegestaan om dat op basis van de doorbetaaldloonregeling allemaal via de formele werkgever, veelal de (top)holding, te regelen.