Op de site van de belastingdienst wordt in handboek 21 een aantal zaken met betrekking tot vervoer en reiskosten genoemd voor werknemers in loondienst. Mij interesseren met name:

 

21.2.2 Vergoeden van kosten: u maakt gebruik van vrije vergoedingen en verstrekkingen

U kunt kosten voor het openbaar vervoer onbelast vergoeden Hiervoor hebt u de volgende mogelijkheden:

 

Als uw werknemer met het openbaar vervoer reist, mag u maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden.

 

en

 

Vergoeden voordeelurenkaart (vrije vergoedingen en verstrekkingen)

Vergoedt u aan uw werknemer een voordeelurenkaart die recht geeft op een korting van maximaal 50% op de standaardtarieven? Dan hoeft u niets bij het loon te tellen als uw werknemer deze kaart (ook) voor reizen voor het werk gebruikt. U mag daarnaast maximaal de prijs van de zakelijke treinreizen onbelast vergoeden.

 

Mijn vraag is nu of ik als ZZP-er deze regels als volgt mag combineren:

Ik trek de kosten van een NS voordeel kaart af als kosten.

De gemaakte zakelijke kilometers per trein bereken ik als € 0,19 per kilometer als kosten, ook al gebruik ik hiervoor de ov-voordeelkaart.

 

Als tweede vraag welke bewijslast moet ik hiervoor bewaren?

Lijkt me duidelijk dat je uitsluitend de kosten van het treinkaartje dat voor zakelijk gebruik gekocht is mag vergoeden.

 

Kost het kaartje zonder korting 10 Euro en heeft de werknemer er door de kortingkaart maar 5 Euro voor betaald, mag er volgens mij maar 5 Euro vergoed worden en zul je het kaartje als bewijs moeten bewaren.

Ik zou voorafgaand eerst bij jezelf de vraag neerleggen: reis je voornamelijk privé of zakelijk met het openbaar vervoer. Je kan dan overwegen als het vooral zakelijk is, het abonnement op de zaak te zetten en voor je privé de volle prijs of andersom of beiden een voordeelurenabo. Je kan bij de NS een businesscard krijgen waardoor rekeningen ook op de zaak komen te staan.

 

Daarnaast is het niet zo dat je 0,19 per km mag berekenen bij het openbaar vervoer, dat is van toepassing als je eigen vervoer hebt, bv. je eigen auto of je eigen fiets. Bij bv. een treinreis mag je niet meer dan de feitelijke kosten van die treinreis calculeren.

Daarnaast is het niet zo dat je 0,19 per km mag berekenen bij het openbaar vervoer, dat is van toepassing als je eigen vervoer hebt, bv. je eigen auto of je eigen fiets. Bij bv. een treinreis mag je niet meer dan de feitelijke kosten van die treinreis calculeren.

In 21.2.2 staat dat toch wel wat anders geschreven.

 

21.2.2 Vergoeden van kosten: u maakt gebruik van vrije vergoedingen en verstrekkingen

U kunt kosten voor het openbaar vervoer onbelast vergoeden Hiervoor hebt u de volgende mogelijkheden:

 

Als uw werknemer met het openbaar vervoer reist, mag u maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden.

 

Of heeft TS hier weggelaten dat je maximaal € 0,19 mag vergoeden maar niet meer dan de werkelijke kosten.

 

Ter verduidelijking: Treinkaartje voor een afstand van 100 km kost € 25,-. Er mag dan maar € 19,- vergoed worden?

In 21.2.2 staat dat toch wel wat anders geschreven.

 

Dit gaat over de loonheffingen (voor werkgevers dus) en is hier niet van toepassing.

21.2.2 is inderdaad voor werknemers in loondienst. Een vergelijkbare uitleg voor zelfstandigen heb ik niet gevonden. Voor zover ik tot nu toe heb gezien gelden voor werknemers en zelfstandigen de zelfde regels als gebruik gemaakt wordt van eigen vervoer.

 

Je maakt er wel een warrig verhaal van door van alles over loonheffingen (niet relevant in deze) erbij te halen. Het is heel simpel namelijk.

 

Bedrijfskosten:

- Eigen vervoermiddel – 19 cent per kilometer.

- Openbaar vervoer – werkelijke kosten.