Eigen administratie / auditfiles / accounting

[Groene_Ondernemer]

Beste administratie experts,

 

Ik ben bezig om de administratie op te zetten voor mijn onderneming. De reden dat ik dit doe is als volgt uit te leggen:

- Het betreft een startup, waarin cash flows nog redelijk eenvoudig zijn en kapitaal schaars. Het plan is om over te stappen naar een uitbesteedde administratie en accounting zodra de groei dit vereist of zich kan permitteren.

- Ik ben redelijk goed met computers, waardoor een zelf gebouwd programma met behulp van uitgebreide Excel en macro's een grote investering scheelt.

- Een financiële en boekhoudkundige achtergrond vanuit mijn opleiding maakt de drempel lager om het zelf te doen.

- Ik kan een gepersonaliseerd volautomatisch programma neerzetten voor belastingen, financiële documenten om te deponeren, het analyseren van KPI's uit de geregistreerde data, etc. Er wordt met verschillende databases gewerkt, zoals mutaties, het grootboek, relaties, artikelen, etc.

 

Mijn vraag is als volgt:

Hoe belangrijk zijn onbewerkbare auditfiles en hoe zijn deze zelf te creëren via een macro? Ik verwacht geen belastingcontrole, aangezien we voordat we 2 van de 3 criteria (jaaromzet, balanstotaal, FTE's) van de belastingdienst overschrijden naar een professionele service overstappen. Toch gaat het tot die tijd ook om grote bedragen en wil ik alles in orde hebben.

 

Bij voorbaat dank!

[Norbert Bakker]

Ik ben redelijk goed met computers, waardoor een zelf gebouwd programma met behulp van uitgebreide Excel en macro's een grote investering scheelt.

Welke investering bedoel je? Een paar tientjes voor een boekhoudpakket?

 

Doe je zelf (en overige aandeelhouders) een heel groot plezier, en bouw en gebruik vooral je eigen sheets met Macro's en KPI's wat je wilt, maar doe de boekhouding gewoon in een echt boekhoudpakket, besteed de salarisadministratie van de DGA's en eventueel personeel in dienst uit, en zorg dat de jaarrekening van de BV door een goede boekhouder wordt opgesteld.

 

Het gaat er daarbij niet om dat je het gelet op je achtergrond niet zo kunnen, maar vooral dat je het niet moet willen :)

[G-J]

Kijkt de fiscus naar 3 criteria voordat ze gaan controleren?

Nog nooit van gehoord.

 

 

[Norbert Bakker]

Kijkt de fiscus naar 3 criteria voordat ze gaan controleren?

Nog nooit van gehoord.

Nee, doen ze ook niet . Vraagsteller verwart hier de eisen voor de wettelijk verplichte accountantscontrole met controle door de belastingdienst.

 

Reden te meer voor vraagsteller om zich af te vragen of doe het zelven met deze materie wel zo verstandig is :)

 

Criteria wettelijk verplichte accountantscontrole:

 

1. Omzet hoger dan € 8.800.000

2. Balanstotaal hoger dan € 4.400.000

3. Gemiddeld aantal full-time werknemers 50 of meer

 

Als twee opeenvolgende boekjaren wordt voldaan aan twee van de drie criteria is er sprake van controleplicht.

 

 

[Groene_Ondernemer]

Duidelijk. Het is inderdaad een hele taak die je jezelf op de hals haalt, waarbij vervolgens veel kans is een of meerdere foutjes. Het verdienmodel en de complexiteit is bij onze onderneming blijkbaar redelijk zeldzaam, waardoor de meeste standaard boekhoudprogramma's helaas niet geschikt zijn en een flinke investering in het begin wordt verlangd. Bij het ontwikkelen van een product wordt elke € liever in de R&D gestoken, vandaar mijn initiatief :)

[Elfjul]

Er zijn boekhoudpakketten vanaf 10 euro p/mnd. Geloof me, dit verdiend zichzelf terug.

 

Je geeft aan dat boekhoudpakketten een flinke investering vergen.

Alle eerste stappen kosten extra inspanning. Een goed begin is namelijk het halve werk.

[avelache]

Ik ben wel erg nieuwsgierig wat er zo complex kan zijn?

(PM mag ook :))

 

Je zou in theorie nog kunnen overwegen om het beiden te doen. Zelf de boekhouding voeren in een online pakket (waarbij er eventueel nog een kantoor/accountant meekijkt of 1x per jaar controleert). En daarnaast al je data analyseren in Excel. Lijkt misschien wat dubbel op, maar dat is sowieso hoe de meeste (allemaal!) werken.

[Erik van Ficsus.nl]

Een boekhoudprogramma kan je in ieder geval helpen om gestructureerd te werken aan je jaaroverzicht en belastingaangifte. Uiteindelijk zal die complexe administratie toch in een belastingaangifte en jaaroverzicht omgezet moeten worden.

 

Daarnaast kun je je afvragen welke managementinformatie je wilt hebben om inzicht te krijgen in je organisatie. Ik kan me voorstellen dat een standaard pakket niet direct perfect past en dat je nog niet de investering wilt maken om een pakket op maat te laten opzetten. Daar kan Excel handig voor zijn.

 

 

 

 

 

 

[Groene_Ondernemer]

Ik ben me toch meer gaan verdiepen in online pakketten en ben begonnen met uitvoerige testen van uiteindelijke kandidaten. Zoals jullie zeggen; met name voor de duidelijke boekhouding met de verplichting tegenover investeerders en de fiscus, is het wellicht verstandiger om de komende tijd online te werken. We zijn nog een startup en hoe ons verdienmodel zich exact gaat ontwikkelen bij market-entry is verbonden aan een aantal aannames.

 

Ik ben zelf een beetje huiverig omdat ik niet goed weet hoe je op een online service kunt vertrouwen. Bij alle bedrijven waar ik ervaring heb opgedaan, werd niet voor niets met boekhoudafdelingen gewerkt met een eigen administratie (groot en klein bedrijf). Ik vraag me af in welke mate je een online service in de toekomst op je eigen specifieke organisatie kan toepassen. Nemen online services daarnaast alle fiscale aftrekposten, uitzonderingen en regelingen mee (die ieder jaar veranderen)?

 

De analyse van managementinformatie blijft middels excel gebeuren, dat vind ik zelf erg fijn werken. De vraag is met welk online systeem je moet werken, zodat de data die je wilt verwerken onvervuild tot je beschikking komt in een makkelijk format. Als referentie houd ik SAP altijd in mijn achterhoofd; wat werkte dat lekker zeg. Maar wat duur ook voor een startup!

[avelache]

Ik moet eerlijk zeggen dat ik SAP (FICO) best aardig vind, maar dat ik niet de grootste fan van SAP ben (het is niet slecht, absoluut niet). Ik dacht als eerste aan Exact online. Maar dat kost je € 360,- pj. Aan de ene kant niet heel duur, aan de andere kant als het voor € 120,- kan, dan moet Exact kwalitatief wel een stuk beter zijn.

 

Je kan Exact 30 dagen gratis uit proberen. Ik vermoed dat dit met meerdere pakketten kan. als je een test scenario voor je boekhouding bedenkt en dan 2 pakketten gratis test, kan je misschien een keuze maken?

 

Misschien zijn hier nog wat mensen met tips voor de pakket keuze?

Persoonlijk wil ik wel eens kijken naar een online pakket met een goede functionaliteit voor voorraad administratie. Iemand een tip voor een goed pakket?

[Norbert Bakker]

Misschien zijn hier nog wat mensen met tips voor de pakket keuze?

Persoonlijk wil ik wel eens kijken naar een online pakket met een goede functionaliteit voor voorraad administratie. Iemand een tip voor een goed pakket?

 

@Avelache en reagerende leden: zullen we het hier a.u.b. bij de vraag van Topicstarter houden?

Dit mede omdat er op HL al honderden topics zijn over keuze offline en online boekhoudpakketten én omdat de vraag van TS een andere is dan van Avelache.