Grootboekrekeningen per werknemer(s)/personeel

[remcotolsma]

Mijn collega van de administratie wil graag per werknemer een grootboekrekening aan gaan maken binnen onze administratie. Ik ben geen administratie expert, maar gevoelsmatig lijkt mij dit niet heel gebruikelijk of nodig. Ik was daarom even op internet gaan zoeken wat gebruikelijk is. Op het Hallo (KVK), Administratieforum.nl, Higherlevel forum kon ik hier echter geen informatie over vinden. Dit kan echter ook komen doordat ik niet op de juiste termen zoek. Wel vond ik een aantal voorbeelden van grootboekrekeningen:

 

[*]http://www.administratie-kau.nl/info/grootboekrekeningschema/

[*]https://snelstartfaqstorage.blob.core.windows.net/pdf-classic/216_standaardrekeningschema.pdf

[*]http://home.hccnet.nl/van.asperen/Boekhouden/Cursus/vrbrekschema.htm

[*]http://www.succesvolboekhouden.nl/grootboekrekeningschema

 

Daarin zie ik nooit per werknemer aparte grootboekrekeningen, maar altijd algemene grootboekrekeningen. Ik ben daarom wel benieuwd of het wel handig is om per werknemer een grootboekrekening aan te maken. En dan bedoel ik dus echt dat er een grootboekrekening wordt aangemaakt met de naam (voornaam + achternaam) van de werknemers. Zijn er ondernemers die dit doen in hun administratie? En waarom zou je dit juist wel of niet willen doen?

 

Administratie Kau

 

[*]1450 Vooruitbetaalde personeelskosten

[*]2330 Te betalen personeelskosten

[*]4038 Overige subsidies personeel

[*]4039 Doorbelaste personeelskosten

[*]4089 Bijdrage personeelsvereniging

[*]4090 Overige personeelskosten

 

SnelStart

 

[*]1410 Voorschotten personeel

[*]4060 Wervingskosten personeel

[*]4080 Geschenken personeel

[*]4090 Overige personeelskosten

 

Kees van Asperen

 

[*]15 Schulden ivm personeel

[*]- 150 Te betalen netto salarissen

[*]- 151 Te betalen loonheffing

[*]- 152 Te betalen sociale lasten

[*]- 153 Te betalen pensioenpremies

[*]41 Personeelskosten

[*]- 410 Directe loonkosten

[*]- 411 Indirecte loonkosten

[*]- 412 Sociale kosten

[*]- 413 Kosten pensioenen

 

SuccesvolBoekhouden

 

[*]41 Personeelskosten

[*]- 410 Lonen en salarissen

[*]- - 410000 Brutolonen en -salarissen 1

[*]- - 410001 Brutolonen en -salarissen 2

[*]- - 410002 Doorberekende brutolonen en -salarissen

[*]- 411 Sociale lasten

[*]- - 411000 Sociale lasten 1

[*]- - 411001 Sociale lasten 2

[*]- - 411002 Doorberekende sociale lasten

[*]- 412 Pensioenlasten

[*]- - 412000 Pensioenlasten 1

[*]- - 412001 Pensioenlasten 2

[*]- - 412002 Doorberekende pensioenlasten

[*]- 413 Overige personeelskosten

[*]- - 413000 Kantinekosten

[*]- - 413001 Studiekosten

[*]- - 413002 Bedrijfskleding

[*]- - 413003 Reiskostenvergoeding woon-werk

[*]- - 413004 Autokostenvergoeding

[*]- - 413005 Overige kostenvergoedingen

[*]- - 413006 Ziekengeldverzekering

[*]- - 413007 Overige personeelskosten 1

[*]- - 413008 Overige personeelskosten 2

[Elfjul]

per werknemer? wat is daar de logica van volgens jou boekhouder?

 

dit is niet gebruikelijk.

 

Bij grote bedrijven, met meerdere filialen, willen ze het soms per filiaal of afdeling weten (per kostenplaats.) Maar ik ben nog nooit een boekhouding tegen gekomen waarin er per werknemer aparte grootboekrekening is aangemaakt.

 

Bedoeld uw boekhouder misschien per werknemer een kostenplaats?

 

 

[remcotolsma]

@Elfjul bedankt voor je snelle reactie. Volgens mij zijn er momenteel daadwerkelijk per werknemer grootboekrekeningen. We gebruiken Twinfield als administratiepakket en daarin zie ik per werknemer grootboekrekeningen:

 

[*] Grootboekrekening Netto loon WerknemerA

[*] Grootboekrekening Netto loon WerknemerB

 

De logica die hij aangaf was dat je dan per werknemer direct een exact overzicht hebt van de kosten. Maar als ik het goed begrijp is dit dus ongebruikelijk en zijn er ook argumenten om juist niet zo'n constructie te hanteren?

 

[Marcel Spruit R.I.P.]

Bij een aantal klanten hanteer ik ook een grootboekrekening per werknemer, en wel voor de betalingen van de netto-salarissen. Dat zijn geen supergrote ondernemingen, we begonnen bij 2301 voor de eerste werknemer en zijn nu op 2336, inmiddels zes jaar verder.

 

De reden hierachter: op die manier is het makkelijker te zien waar er verschillen ontstaan tussen wat een werknemer volgens de salarisadminstratie netto had moeten ontvangen (credit geboekt in de salarisjournaalpost) en wat ie daadwerkelijk gehad heeft (debet geboekt in salarisadministratie).

(en iedereen die nu denkt "ja maar mensen kunnen toch wel gewoon overmaken wat er op de loonstrook staat?" - Nee.)

 

 

Deze methode biedt weinig tot géén inzicht in de kosten per werknemer, maar die kunnen de meeste salarisadministratiepakketten wel geven.

 

Maar, wedervraag, begrijp ik het nou goed dat je je collega van de administratie zo slecht vertrouwt ? Misschien zou je daar iets mee moeten doen. Ik heb in je verhaal nog nergens ontdekt waarom zijn handelswijze onjuist, onhandig of nadelig zou zijn, maar misschien mis ik iets.

 

 

[prinsrachid]

Mijn collega van de administratie wil graag per werknemer een grootboekrekening aan gaan maken binnen onze administratie. Ik ben geen administratie expert, maar gevoelsmatig lijkt mij dit niet heel gebruikelijk of nodig.

Of het gebruikelijk is, is eigenlijk niet zo relevant. Het enige dat telt, is of het handig of nuttig is binnen jullie bedrijf. Als dat zo is, dan moet die collega van je volgens mij toch wel minimaal een aantal argumenten kunnen aandragen, als je er naar vraagt?

 

En waar hebben we het eigenlijk over? Gaat het om een soort van rekening-courant-grootboekrekeningen voor iedere medewerker? Als er veel dingen per medewerker worden doorbelast, voorgeschoten en/of verrekend, dan kan ik me voorstellen dat je dat op medewerkerniveau wilt bijhouden. Of gaat het om het kunnen bijhouden van bijvoorbeeld (de geldwaarde van) verlof/vakantierechten?

 

Dit hoeft allemaal inderdaad niet per se in je boekhouding, want je kunt het ook allemaal extracomptabel bijhouden (met verlofrechten overigens niet handig, maar dit terzijde). Als je echter meteen inzicht moet (kunnen of willen) hebben tot op de medewerker nauwkeurig of als het om aanzienlijke bedragen gaat, dan is het op zich niet gek.

[remcotolsma]

@Marcel bedankt voor je reactie. Goed om te lezen dat deze constructie wel vaker wordt gebruikt. Met het vertrouwen in mijn collega zit het trouwens wel goed. We zijn beide geen experts op dit gebied en proberen het zo goed mogelijk te doen. Vandaar dat we opzoek zijn naar wat gebruikelijk en/of handig voor ons is.

 

@prinsrachid Goed punt, of het echt handig/nuttig is of gaat zijn voor ons bedrijf weten we nog niet. Mijn collega heeft daarom ook als argument dat we het beter maar van het begin apart kunnen bijhouden. Dan kunnen we daar wellicht later de vruchten nog van plukken. De reden die @Marcel noemt kunnen we natuurlijk hierin ook nog meenemen.

 

Zolang er geen nadelen zijn en het niet geheel ongebruikelijk is zie ik dan nu ook geen bezwaren om per werknemer een grootboekrekening aan te maken. Mocht iemand anders er nog anders over denken dan horen we dat natuurlijk graag.

[Roel J]

stel eerst eens de vraag aan je salarisverwerker of deze wel een grootboekrekening per werknemer kan aanbieden.. de meeste leveren journaalposten op basis van looncomponenten en kostenplaatsen/afdelingen..

 

Marcel geeft aan dat hij alleen de (balans)rekening Nettolonen uitsplitst, dat is toch wel van een heel andere orde dan alle kostenrekeningen ook per werknemer bijhouden, dat lijkt mij wel en zeer arbeidsintensieve werkwijze

voor elke nieuwe werknemer zullen dan 20-30 rekeningen aangemaakt moeten worden en dat moet gecommuniceerd gaan worden met de salarisverwerker zodat de journaalsposten goed worden aangeleverd.

 

dus bezint eer ge begint.

 

Ik zou mijn energie stoppen in uitzoeken hoe je pakketleverancier bepaalde zaken inzichtelijk maakt en welke gegevens je eigenlijk voor je bedijfsvoering inzichtelijk wilt hebben.

[Elfjul]

En wat was het antwoord van uw boekhouder?