Sluitende kilometeradministratie of niet?

[whugos]

Hallo allemaal,

 

Ik heb echt gezocht op dit forum, maar kom het antwoord niet tegen (of bij de vraagsteller speelt ook een aspect dat bij mij niet speelt).

 

Ik gebruik mijn prive auto zakelijk. Ik wil de BTW op brandstof en onderhoud aftrekken. Moet ik dan een sluitende kilometeradministratie bijhouden of niet?

 

De Belastingdienst zegt hier (http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/btw_aftrekken/btw_en_de_auto/zakelijk_gebruik_van_de_priveauto/) van wel:

 

"Houdt u een sluitende kilometeradministratie bij? Dan kunt u met behulp hiervan berekenen wat de verhouding is tussen zakelijk gebruik en privégebruik. Daarnaast kunt u berekenen of dat zakelijk gebruik betrekking heeft op belaste of vrijgestelde omzet. Hoe u met die gegevens de aftrekbare btw berekent, leest u bij Voorbeeld zakelijk gebruik privéauto met kilometeradministratie. Houdt u geen kilometeradministratie bij? Lees dan hieronder hoe u de aftrekbare btw op het onderhoud en gebruik uitrekent."

 

Maar ik hoor en lees ook veel dat het bijhouden van alleen de zakelijke ritten voldoende is. Met de begin- en eindstand van een bepaald jaar kun je dan de verdeling zakelijk-prive-gebruik uitrekenen en BTW terugvragen.

 

Omdat het niet mogelijk is achteraf een kilometeradministratie te "maken", wil ik wel zeker weten of ik elke rit moet noteren. Hopelijk is er iemand die het antwoord zeker weet. Bij voorbaat dank!

[teunis]

Ja, dat klopt.

Voor een aantal van mijn klanten gebruik ik het forfait niet.

 

Ik heb een "dikke" bolide, een youngtimer, die ik nagenoeg zakelijk rijd maar meer dan 500 privé (bijtelling dus). Hierbij is de werkelijke BTW correctie berekenen zeer zeker de moeite waard. Na 5 jaar in bezit zakt het forfait van 2,7% naar 1,5% en dan zal ik weer eens gaan afwegen.

[teunis]

^prinsrachid: Sorry, maar dit verhaal van de accountant slaat volgens mij nergens op. ............................

 

Ik was in de veronderstelling dat alle verschafte informatie in het licht van de oorspronkelijk gestelde vraag mocht worden gezien. En Teunis haalt daarbij een quote van zijn accountant aan, waarin die suggereert dat het alternatief op de hoofdregel een forfait is van 'inmiddels' 2,7%. Dat is niet zo, en al helemaal niet voor TS - daar geldt namelijk 1,5% voor.

......

 

De quote van mijn accountant was puur en alleen bedoeld om aan te geven dat de km. admin. volstaat, dat was namelijk de vraag. Die 2,7% is een reactie op eerdere email correspondentie en die ken je niet dus ken je ook de context niet waarin "inmiddels" is geschreven. Vergeet dat dus maar.

 

Voor de rest kan je excel uitbreiden wat je wilt maar ik gebruik alleen wat nodig is voor mijn administratie en ga geen extra toeters en bellen toevoegen als dat niet nodig is. (betaal bijtelling dus geen rittenadministratie en kantoor staat naast het huis dus geen woon-werk, geen regelmatige ritten naar vaste adressen).

[whugos]

@ (o.a.) Hans van den Bergh: Excuses, had de eerste berichten wel gezien, maar daarna niet meer.

 

Tja, is mijn vraag beantwoord? Er is weer veel over geschreven. Waarvoor uiteraard mijn dank!!

 

Ik blijf het vreemd vinden dat de enige partij die hier ooit definitief helderheid kan scheppen de Belastingdienst niets van zich laat horen. Jammer dat die (kennelijk) verschillende definities / uitleg hanteren van de term "sluitend". Dat is toch vreemd?

 

Alles bij elkaar zie ik dat er een onderscheid is tussen het doel waarvoor je de zakelijke of privé kilometers wil / moet bijhouden. Volgens mij: 1) Bij het onder de 500 kilometer privé blijven om geen bijtelling te hoeven betalen gaat het erom dat je een (flinke) aanslag wilt vermijden. Ik snap dat de Belastingdienst dan streng(er) is en exact wil weten welke rit zakelijk en welke privé was. Dan is het bijhouden van iedere rit een must.

 

Maar dit was inderdaad niet mijn oorspronkelijke vraag.

 

2) Bij het willen weten wat de verhouding zakelijk / privé per jaar is wil je een beperkte (extra) BTW-aftrek toepassen. De zakelijke ritten kun je (of moet je kunnen) aantonen op andere manieren. Bijvoorbeeld met je agenda en door het adres waarbij verifieerbaar is dat het een zakelijk karakter heeft. Ik kan me voorstellen dat de Belastingdienst dan 'soepeler' is: alles wat je zelf niet als zakelijk aanmerkt is privé en telt niet mee.

 

Met excuses aan de vele heldere bijdragen van de forumleden, omdat er geen eenduidig antwoord is gekomen ben ik er nog niet gerust op.

Daarbij speelt (erg) mee dat ik inmiddels een zeer goed werkende app heb gevonden waarmee het bijhouden van iedere rit heel gemakkelijk is. (Ik vermoed dat reclame maken op dit forum niet is toegestaan; stuur me een pb als je de naam van het programma wilt weten.)

 

Nogmaals dank voor alle bijdragen!

 

[Joost Rietveld]

Dag Whugos

 

Dan kijken we even niet naar wat de fiscus schrijft, maar gewoon naar wat de wet zegt:

 

Je corrigeert de BTW op basis van werkelijk privé gebruik, tenzij uit de administratie/boekhouding van de ondernemer NIET blijkt wat de werkelijke verhouding is. Oftewel: als jij in jouw administratie/boekhouding bewijs kunt overleggen hoe de verdeling van het zakelijk en privégebruik is, dan kun je die verdeling aanhouden. Kun je dat niet dan pas je het forfait toe. Het forfait berust immers op een goedkeuringsbesluit van de Stas van Financiën.

 

Nergens staat in de wet dat de werkelijke verhouding zakelijk/privé een sluitende kilometeradministratie vergt. Wel heeft het een voordeel boven de genoemde foto-methode (foto km-stand 31-12 min foto KM-stand 1-1 min zakelijke KM's a 19 cent = werkelijk privé).

 

Namelijk dat de sluitende KM-administratie ook woon-werkverkeer (want privé voor de BTW) vastlegt en dat er ook beter uit blijkt dat alle ritten genoteerd zijn.

 

Maar als je geen woon-werkverkeer hebt dan zou de foto-methode IMHO moeten volstaan. Want zelfs als je dan een zakelijke rit zou vergeten te noteren dan werkt dat alleen maar in je nadeel.

 

groet

Joost

[luuk29]

Ik had ook gedacht aan automatische rittenregistratie. Misschien 1 van het volgende lijstje?

 

ABAX rittenregistratie

Ctrack

routevisie

 

Kost wel geld maar dan weet je zeker dat je geen gezeik hebt met de belastingdienst.

 

[Hans van den Bergh]

Ik had ook gedacht aan automatische rittenregistratie. Misschien 1 van het volgende lijstje? ABAX rittenregistratie Ctrack routevisie Kost wel geld maar dan weet je zeker dat je geen gezeik hebt met de belastingdienst.

Als het niet om fleet management gaat, maar voor een of een paar auto's: Voor een auto met Bluetooth zijn er smartphone apps te krijgen voor een paar €, die zeer accuraat werken op GPS en waarvan je heldere rapportages in Excel kunt uitdraaien.

[realist]

 

De bijtellingsgrens van 500 km heeft hier in mijn ogen niets mee te maken,

Dat klopt, die 500 km grens heeft hier niks mee te maken, dat stel ik ook niet.

 

De vraag is: wat wordt er nou precies bedoeld met de term 'sluitend".

 

het gaat er natuurlijk om dat wanneer je ritjes maakt voor je bedrijf, dat dat aftrekbaar is (19 cent + btw)

wanneer je ritten maakt voor onbelaste omzet, is dat aftrekbaar ( 19 cent, géén btw)

wanneer je ritten prive maakt, is dit niet aftrekbaar.

 

Teneinde te kunnen controleren of je wel echt zakelijk ritten maakt, moet de belastingdienst natuurlijk kunnen inzien hoe je gereden hebt. Er mag natuurlijk een twijfel zijn of jij niet prive rijdt en zakelijk opvoert.

 

Voor die 19 cent hoef je slechts "aannemelijk te maken" dat je die rit hebt gemaakt.

Een rit naar een klant bijvoorbeeld, waarbij je later in je factuur kunt aten zien dat je ook bij die klant bent geweest. (want die klant betaalt jouw reiskosten, dus zal je er ook wel geweest zijn)

 

Voor de 500 km grens van de bijtelling staat ook heel duidelijk omschreven hoe sluitend die administratie moet zijn: alle ritjes, prive en zakelijk.

 

De 'sluitende administratie" zoals die voor btw terugvragen vereist is, staat in ieder geval op de site niet heel nauw omschreven. of beter: geheel niet. Daar staat:

"U houdt een sluitende kilometeradministratie bij."

 

Dus: wat is dat precies?

 

Kijken we verder op de website BD, dan zien we bij die 500 km grens, dat er nu opeens over een rittenregistratie gesproken wordt. Waarom een andere term gebruiken als er precies hetzelfde bedoeld wordt?

 

Deze riitenregistratie bestaat uit:

 

Per rit moet u de volgende gegevens vermelden:

 

de datum

de begin- en eindstand van de kilometerteller

het adres van vertrek en het aankomstadres. Als u vanaf uw werkadres naar een afspraak rijdt en daarna weer terug, schrijft u de aankomst- en vertrekadressen op van zowel de heen- als de terugreis

de route die u hebt gereden, als u niet de meest gebruikelijke route hebt genomen

of het een privérit is of een zakelijke rit

de privé-omrijkilometers als u tijdens dezelfde rit zakelijke kilometers en privékilometers rijdt

 

Het lijkt me een crime als je dit voor die paar centen van de btw moet doen.