boekhouding kasverschil herstellen

[Bram de Graaf]

Goedemorgen,

 

Om gelijk maar met de deur in huis te vallen. Ik heb een kas die negatief is, helaas heeft de gene die mijn boekhouding bijhield er op z'n zachte gezegd een zooi van gemaakt.

 

Ik weet het was eigenwijs en ging er vanuit dat het allemaal wel goed zat. Helaas na wat andere voorvallen de knop doorgehakt en de beste man de deur gewezen. Een wijze en dure les, zullen we maar zeggen.

 

Na wat inlezen ben ik tot de conclusie gekomen dat er feitelijk meer geld in de kas zat, dan dat er op papier staat. Hoe kan ik dit nu het beste oplossen in mijn boekhouding van mijn BV?

 

Naar mijn idee kan en mag ik dit niet zomaar weg boeken op prijsverschillen als een positief resultaat.

 

Graag ideeën en omwille van tijd en geld (zal maar eerlijk zijn), heb ik nog geen andere administrateur/ boekhouder aangetrokken en doe ik het nu zelf. Om sowieso meer grip op m'n cijfers te krijgen.

 

Groet,

 

Bram

 

 

[verandering: titel]

[Cosara]

Om gelijk maar met de deur in huis te vallen. Ik heb een kas die negatief is, helaas heeft de gene die mijn boekhouding bijhield er op z'n zachte gezegd een zooi van gemaakt.

Een negatieve kas betekent dat er zakelijk iets is gekocht met privé geld. Een portemonnee kan niet leger dan leeg zijn. U heeft die aankoop dus voorgeschoten en dat voorschot moet in de boekhouding worden opgenomen.

 

Natuurlijk kan het ook zo zijn dat uw boekhouder een of meerdere pinbetalingen als contante betalingen in de boekhouding heeft opgenomen. Menige kassabon vermeldt de term contant ook bij een pinbetaling. Bij de kassabon hoort dan ook een transactiebon van de pinbetaling om een en ander duidelijk te maken.

 

De bijkomende vraag is of u voldoende informatie aan uw boekhouder heeft gegeven en of de boekhouder bij constatering van een negatieve kas aan de spreekwoordelijke bel heeft getrokken.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

 

[Bram de Graaf]

Helaas is er door hem niet aan de bel getrokken!

 

[Cosara]

Helaas is er door hem niet aan de bel getrokken!

Dat is dan zeer slordig van hem.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

 

[Bram de Graaf]

Dat is mede ook een van de reden dat hij de deur uitgezet is.

 

Helaas zit ik er nu mee en moet ik desnoods een noodoplossing doen echter geen idee hoe ik dit het best kan verwerken in mijn boekhouding.

[Cosara]

Dat is mede ook een van de reden dat hij de deur uitgezet is.

 

Helaas zit ik er nu mee en moet ik desnoods een noodoplossing doen echter geen idee hoe ik dit het best kan verwerken in mijn boekhouding.

Aankoop van een zakelijk goed met privé geld.

 

Minder elegant maar ook doelmatig ... storting van privé geld in de kas ... mits er een kasboek aanwezig is.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

[Rik ·]

Eerst blijkt dus dat uit de boekhouding dat je een negatieve kas zou hebben (wat dus fysiek onmogelijk is als alles goed geboekt is) en later bij hercontrole blijkt dat je een te hoog kassaldo hebt (?).

 

Wat is er mis met opnieuw controle doen en alles goed inbrengen. Als het beginsaldo goed is geweest (laatste controle?) en je maakt je boekhouding correct, dan zou je geen verschil mogen hebben.

 

Uiteindelijk zou je het positieve verschil als kasverschil kunnen boeken waardoor het bij je resultaat komt, maar dan heeft je boekhouding dus ergens niet geklopt.

[Bram de Graaf]

Het beginsaldo vanuit 2015 was op papier positief, maar dus wel lager.

 

Wekelijk zat er meer in de kas echter kwam dit pas aan het licht toen ik een afstorting deed en de papier er bij nam en zag dat de negatief ging.

 

Inderdaad het kan niet, maar is nu wel een feit.

 

Ik zal het verschil weg boeken naar kasverschillen. Als een positief bedrag.

[Cosara]

Ik zal het verschil weg boeken naar kasverschillen. Als een positief bedrag.

Als afrondingsverschil van een paar cent wel mogelijk ...

 

Over welk bedrag praten wij eigenlijk?

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

[Rik ·]

Ja, als je niet zeker weet of het saldo begin 2015 ook echt kloppend was, kan het verschil ook in de voorgaande jaren liggen. Daarom is het verstandig dit saldo per maand of kwartaal gewoon even te tellen en te controleren. Zeker voor de kas omdat daar verder niets van op papier staat (anders de bank).

 

Dan is nu gewoon wegboeken als kasverschil het handigste. Maak daar wel ook even een duidelijke notitie van op een A4'tje. Met wanneer je dit gedaan hebt. Dat je dus denkt dat het verschil al eerder is ontstaan (en ongeveer wanneer) en een beetje wat je hebt gedaan om het eventuele verschil te achterhalen. Ik neem verder ook aan dat het niet om een astronomisch hoog bedrag gaat dus met goede documentatie neem ik aan dat je er bij controle niet zoveel problemen mee krijgt (ook omdat je aangeeft dat het om een positief bedrag gaat).

 

Bij een paar cent verschil is die documentatie niet zo van belang maar hoe groter de bedragen hoe belangrijker dat wordt.

[Bram de Graaf]

om het recht te trekken +/- € 1.450,-

[Bram de Graaf]

Dank voor al jullie tips zover! Ik zal het goed documenteren wat en waarom, mogelijk heeft het een cumulatief effect vanuit jaren eerder, echter is dit nu niet meer te achterhalen.

 

Zoal ik al schreef het kwam pas aan het licht bij de afstorting.

[Cosara]

om het recht te trekken +/- € 1.450,-

Beetje veel om dat als kasverschil weg te poetsen.

Dat is knoeierij met knoeierij proberen op te lossen.

Gewoon een privé-storting doen, als er inderdaad iets met privé-geld is betaald.

Zo niet, dan de boekhouding controleren en corrigeren.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

 

[Bram de Graaf]

Ben hier ook zeker geen voorstander van, ik zal zoals u voorstelt het bedrag qua verschil terugstorten.

[Rik ·]

€ 1.450,- is inderdaad een behoorlijk verschil. Ik zou tot een paar honderd euro nog wel aandurven maar bij zo'n bedrag kun je natuurlijk vragen verwachten.

 

Na wat inlezen ben ik tot de conclusie gekomen dat er feitelijk meer geld in de kas zat, dan dat er op papier staat.

ik zal zoals u voorstelt het bedrag qua verschil terugstorten.

Je "stort" natuurlijk niets terug. Je geeft aan dat je € 1.450,- teveel in kas hebt zitten. Dan zou je dat dus gewoon uit de kas kunnen halen. Je hoeft niets te boeken want het staat ook niet in die boeken :D

 

[Bram de Graaf]

Kas ging negatief: Kas op papier 1000,= afgestort bedrag 2000,- uit kas. En dus kas negatief

[Bram de Graaf]

maar nogmaals ik zal het verschil wel terugboeken, en iemand zoeken die mij kan uitleggen hoe ik dit naar de toekomst kan voorkomen.

[Roel J]

1450 euro kun je inderdaad niet zomaar even als verschil wegboeken zelfs als het een cumulatief effect is dan nog is het een enorm bedrag voor de kas. daar moet je echt even wat meer moeite voor doen om te achterhalen.

 

Dit zijn de zaken die je kunt controleren.

 

- Is er een kostenfactuur in het kasboek geboekt die met prive geld is betaald

feitelijk wat Nedzhibe aangeeft, er is een kostenfactuur geboekt als betaald per kas, maar het geld is niet uit de kas gekomen maar bijv door jou met privegeld betaald.

 

- Is al het geld wat jij contant hebt ontvangen in de kas geboekt?

Het kan gebeuren dat er bij debiteuren nog een verkoopfactuur openstaat die contant betaald is

Het geld is dan wel in de kas terechtgekomen maar niet als debiteuren ontvangst geboekt.

 

- Staat er in je boekhouding op de balans nog een saldo open wat naar de kas had gemoeten?

Meest voor de hand liggend is dat het om een debet post (vordering) gaat. Controleer als eerste rekeningen met omschrijvingen zoals Kruisposten of betalingen onderweg, maar ook een rekening als overige vorderingen zo die bestaat.

Het kan zijn dat bijvoorbeeld een geldopname bij de bank wel naar de rekening kruisposten is geboekt maar niet is afgeboekt op kruisposten om daarmee het kassaldo te verhogen.

Daarnaast gebruiken administratiekantoren nog wel eens een balansrekening voor posten waar ze vragen over hebben omdat ze niet weten hoe het geboekt moet worden.

Het kan zijn dat er een bedrag in de kas is ontvangen maar dat niet duidelijk was of dit een betaling was door een debiteur (klant) of dat het een contante verkoop was die als omzet geboekt had moeten worden.

 

- Is er een betaling per kas 2x geboekt is.

Het zou kunnen dat er een betaling per kas 2x is geboekt. dat is dus gewoon een foutje, als het 2x hetzelfde bedrag is kan het makkelijk te vinden zijn.

 

Al met al dus een aantal opties om te bekijken en wat voorbeelden wat het zou kunnen zijn om het zoeken te vergemakkelijken.

 

[Rik ·]

Kas ging negatief: Kas op papier 1000,= afgestort bedrag 2000,- uit kas. En dus kas negatief

Dan nog hoef je niets zelf te "storten".

 

Je boekt in dat geval gewoon een contante privé storting voor zoveel dat je kas op papier weer gelijk is aan het werkelijke kassaldo. Je hoeft daarvoor zelf dus niets over te maken of te "storten".

 

Je kunt dit voorkomen door fysiek een briefje in je kas te stoppen op het moment dat er iets uitgehaald wordt of in gestopt wordt. En deze maandelijks of per kwartaal te controleren.

 

[Cosara]

Je "stort" natuurlijk niets terug. Je geeft aan dat je € 1.450,- teveel in kas hebt zitten. Dan zou je dat dus gewoon uit de kas kunnen halen. Je hoeft niets te boeken want het staat ook niet in die boeken :D

Zou kunnen ... als de boeken kloppen ... maar dat zou ik (in deze situatie) niet blindelings accepteren. 8)

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

[Rik ·]

Je "stort" natuurlijk niets terug. Je geeft aan dat je € 1.450,- teveel in kas hebt zitten. Dan zou je dat dus gewoon uit de kas kunnen halen. Je hoeft niets te boeken want het staat ook niet in die boeken :D

Zou kunnen ... als de boeken kloppen ... maar dat zou ik (in deze situatie) niet blindelings accepteren. 8)

Ja, ander alternatief is dus gewoon de boeken controleren. Dat gaf ik in het begin ook al aan.

 

Maar er is al aangegeven dat er nooit op kassaldo gecontroleerd is. Dus dan moet je jaren terug gaan met controle. Want het verschil kan net zo goed al in 2011 of eerder ontstaan zijn.

 

Maar "blindelings accepteren" moet je natuurlijk niet doen. Ik zou zeker 2 of 3 jaar teruggaan met (extra intensieve) controle (beginnend met 2016).

 

De boekhoudkundige correctie is dan het allerlaatste redmiddel.

 

[Cosara]

De boekhoudkundige correctie is dan het allerlaatste redmiddel.

Een boekhoudkundige correctie het enigste correcte (red)middel.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe