Google Ads automatische afschrijvingen

[ZipPotral]

Hallo allen,

 

Ik maak gebruik van Google Ads en die houden er nogal een creatieve manier van incasseren op na.

 

Sinds ergens begin dit jaar krijg je zowaar elke maand een prachtige EU-BTW factuur (waar je het voorheen met een soort gekke betaalmelding moest doen). Helemaal top.

 

Wat mij alleen frustreert is dat ze maandelijks bedragen afschrijven die niet overeenkomen met het factuurbedrag. Op de lange termijn klopt het wel (dan weer iets meer, dan weer iets minder), maar voor de boekhouding in combinatie met een bankkoppeling vind ik het vreselijk storend.

 

Zijn er meer mensen die tegen dit 'probleem' aanlopen en hoe breien jullie dat dan recht?

 

[Rik ·]

Wat geef je op voor automatische incasso? Een vast bedrag of haalt google er gewoon af "wat ze willen"?

 

Ik stort om de zoveel tijd een bedrag op de adWords account en daar lopen de advertenties van. En ik krijg een seintje als dat bijna op is. Voor de gedane betaling kan ik de factuur downloaden.

 

Ah, ik zie het al.

Als u automatische betalingen gebruikt

We verwerken uw betaling nadat u advertentiekosten heeft gegenereerd. U ontvangt een factuur 30 dagen na uw laatste automatische betaling of wanneer uw kosten een bepaald bedrag (uw drempelwaarde voor facturering) hebben bereikt, afhankelijk van wat het eerst van toepassing is.

 

Weet je zeker dat de factuur niet het bedrag is van de VORIGE afschrijving.

 

[ZipPotral]

Nee, het is geen factuur van de maand daarvoor. De bedragen lopen standaard uit de pas.

 

Jij zegt dus dat als je handmatig een bedrag stort, er een EU factuur gegenereerd wordt voor dat exacte bedrag? Want dan stap ik daar wel op over, want vind dit gekmakend.

[Rik ·]

Er wordt een "Betalingskwitantie" gegenereerd.

Er staat geen btw op maar er staat ook geen "btw verlegd" op (oeps?).

Maar wel gewoon hun adres, hun iers btw nummer, mijn adres, factuur id en betaaldatum.

Dus prima in je administratie te doen voor de kosten (doe ik ook).

En je betaald de advertentie dus eigenlijk vooraf (maar je kunt dan ook niet voor verrassingen komen te staan).

 

Vooraf/handmatig betalen kun je instellen bij de instellingen en je kunt gewoon via ideal betalen indien je tegoed bijna op is. Is je tegoed op dan worden de advertenties gepauzeerd.

[ZipPotral]

Ah, juist, dan werkt dat systeem wel anders.

 

Voorheen kreeg je inderdaad alleen de genoemde betalingskwitanties. Sinds begin dit jaar wordt daarnaast ook nog een officiële EU BTW-factuur gegenereerd, waar dus wel op staat dat btw verlegd is. Aan het einde van iedere maand verschijnen er dus twee documenten in je overzicht. 'Factuur' en 'Afschrift' (de vroegere kwitantie).

 

'Afschrift' toont de betalingen die in die maand gedaan zijn en klopt dus met het afgeschreven bedrag. De factuur houdt geen rekening met 'Beginsaldo' en 'Eindsaldo' van een maand (die kunnen positief of negatief zijn), maar toont puur de kosten die gemaakt zijn in die maand met kliks.

 

Misschien maar accepteren dat de administratie onoverzichtelijk is wat betreft Google... :-\ Een afschrijving zit nu soms gekoppeld aan twee tot drie facturen om alles glad te strijken. Helaas.

 

[Roel J]

Dit soort prepaid accounts kunnen wat verwarrend overkomen. Maar feitelijk zou je het boekhoudkundig moeten behandelen als een soort bankrekening bij google. De incassotransactie zijn geen kosten het is gewoon het verplaatsen van geld van 1 rekening naar een andere rekening, net als je bij een spaarrekening ook doet.

 

Overstappen naar de termen factuur en afschrift door google maakt dat al wat duidelijker hoe de adwords account moet worden gezien.

Om het boekhoudkundig inzichtelijk te houden.. Behandel je google adwords account als een bankrekening. De bijschrijvingen zijn de incasso's door Google van jou bankrekening. De factuur van Google dient als middel om je kosten te verantwoorden en zijn de afschrijvingen van de "google-bankrekening"

 

En als de kosten niet exact over een kalender maand gaan maar dat voor jou rapportage wensen wel noodzakelijk is dan kun je net als bij andere leveranciers die niet per maand factureren, ook zelf een reservering opnemen voor nog te ontvangen facturen zodat alle kosten wel in de juiste maand worden verantwoord.

[Rik ·]

Voorheen kreeg je inderdaad alleen de genoemde betalingskwitanties. Sinds begin dit jaar wordt daarnaast ook nog een officiële EU BTW-factuur gegenereerd, waar dus wel op staat dat btw verlegd is.

Ik moet erbij zeggen dat mijn laatste prepaid betaling van alweer een tijd geleden is dus het kan best zijn dat ik voor de volgende prepaid betaling ook een nette EU BTW factuur krijg.

 

Maar met prepaid kan die in ieder geval geen ander bedrag bevatten dan wat je daadwerkelijk betaald hebt.

 

Maar de account zien als bankrekening zoals Roel voorstelt kan natuurlijk ook goed. Het lijkt mij alleen iets meer werk.

[ZipPotral]

Overstappen naar de termen factuur en afschrift door google maakt dat al wat duidelijker hoe de adwords account moet worden gezien.

Om het boekhoudkundig inzichtelijk te houden.. Behandel je google adwords account als een bankrekening. De bijschrijvingen zijn de incasso's door Google van jou bankrekening. De factuur van Google dient als middel om je kosten te verantwoorden en zijn de afschrijvingen van de "google-bankrekening"

 

En als de kosten niet exact over een kalender maand gaan maar dat voor jou rapportage wensen wel noodzakelijk is dan kun je net als bij andere leveranciers die niet per maand factureren, ook zelf een reservering opnemen voor nog te ontvangen facturen zodat alle kosten wel in de juiste maand worden verantwoord.

 

Het is meer dat ik de facturen inboek en in mijn geval Moneybird vervolgens banktransacties aan facturen wil koppelen.

 

Omdat de banktransactie vrijwel in alle gevallen hoger of lager is dan het gefactureerde bedrag, blijft er altijd of en deel van de factuur een maand langer openstaan, of blijft er een deel van de afschrijving ongekoppelt staan tot er weer een factuur is om aan te koppelen.

 

Uiteindelijk komt het dus allemaal wel goed (hoop ik), maar het stoort me gewoon omdat je facturen en banktransacties niet netjes direct weg kan werken.

[Roel J]

ja en omdat die bedragen nooit overeenkomen wordt het inderdaad moeilijk te verwerken en heb je voor je boekhouding een tussenstap nodig, je kunt ook een tussenrekening gebruiken. maar omdat er eigenlijk altijd wel een saldo op je google account heb je altijd een saldo op de balans en de makkelijkste manier om een dergelijke account goed bij te houden is om het als bankrekening te behandelen.

 

dat vereenvoudigd je handelingen.

als google incasseert verhuist er gewoon geld van jou bankrekening naar de google rekening (desnoods via de tussenrekening kruisposten als er een dag tussenzit)

 

als je de factuur boekt, dan maakt je ook meteen een betaling aan die je afboekt als betaling van de google account en hoef je niet te prutsen met bankafschrijving opsplitsen. of meerdere incasso's koppelen aan 1 factuur als je meerdere keren per maand geld stort.

[ZipPotral]

Ik geloof dat ik wel begrijp wat je bedoeld, maar zou geen idee hebben hoe ik dat precies kan toepassen.

[Rik ·]

maar omdat er eigenlijk altijd wel een saldo op je google account heb je altijd een saldo op de balans en de makkelijkste manier om een dergelijke account goed bij te houden is om het als bankrekening te behandelen. dat vereenvoudigd je handelingen.

Dat saldo zal echter wel altijd negatief zijn omdat Google de facturen achteraf maakt (max. 30 dagen na de advertentieafschrijvingen). Tevens zul je dan de afschrijvingen voor de daadwerkelijke advertenties maandelijks als kosten moeten boeken. En niet de factuur, lijkt mij. Want als je de Google account als bankrekening ziet, heb je zelf dat geld nog en is het niet gebruikt voor de advertentie (lees: kosten).

 

De factuur is dan eigenlijk alleen maar het bewijs van overhevelen van geld van de ene naar de andere rekening. Al met al lekker veel werk waar je met vooraf betalen niet zoveel last van hebt (hoewel het dan misschien niet helemaal zuiver is per maand als je een paar maanden vooruit betaald). Maar het is een keuze.

[ZipPotral]

Voorbeeld, van afgelopen mei. In je Dashboard van Google Ads zie je dan:

 

1-31 mei

- Eindsaldo: 9,96

- (Een reeks kosten van clicks per dag)

- Beginsaldo: 6,21

 

Het document 'Afschrift' bevat dan:

 

- Beginsaldo €6,21

- Totaal van nieuwe activiteiten €107,98

- Totaal van ontvangen betalingen -€104,23

- Eindsaldo in EUR €9,96

 

Met daaronder nog een tabel met automatische afschrijvingen van die maand, in dit geval die €104,23, op 29 mei.

 

Het document 'Factuur' bevat alleen de €107,98 die je dus daadwerkelijk aan kosten hebt gemaakt die maand.

 

In juli is 'ie vervolgens weer totaal andersom uitgeslagen door €211,74 af te schrijven in een maand met €104,25 aan daadwerkelijke kosten. In augustus schrijven ze vervolgens niets af tegenover €93,18 daadwerkelijke kosten.

 

Het kan dus ook flink fluctueren wat dat betreft.

 

@Rik99: overstappen naar 'prepaid' lijkt niet meer mogelijk te zijn.

[Rik ·]

Mmm, voor het genoemde voorbeeld klopt het dan toch wel?

 

Beginsaldo 1 mei €6,21

Nieuwe activiteit noemen ze dus factuur en "bijschrijving" €107,98

Totaal betalingen van die account is advertenties -€104,23

Eindsaldo is EUR €9,96

 

Alleen het staat een beetje knullig omschreven. Activiteit is dus de bijschrijving/incasso vanuit jouw kant en de betaling is afschrijving voor de advertenties. Want anders kom je niet op dat saldo van + 9,96.

 

Weet je zeker dat er dan van de bank in juni (voor maand mei) maar 104,23 is afgeschreven en niet 107,98 zoals op de factuur staat?

 

Bij deze instelling heb je dus geen optie om het te wijzigen naar handmatig?

 

O, ieks:

The manual payments setting isn't available for new accounts in the countries listed. If you can't see this option when signing up, proceed with automatic payments to finish creating your account.

[ZipPotral]

Activiteiten = kliks = daadwerkelijke kosten. Is vrij duidelijk en verder ook geen twijfel over. In mei 107,98 dus.

 

104,23 is wat is afgeschreven van mijn rekening en bijgeschreven op het Google tegoed in mei. Uiteraard weet ik heel zeker wat ze afschrijven. Daar is in de papieren ook geen enkele twijfel over. Het staat er precies zoals het is.Alleen boekhoudkundig is dat irritant maar iedereen heeft daar dus last van.

 

Dan weet ik eerst voldoende. De werking van het adsplatforrm is voor een ander forum.

 

[Rik ·]

Ok. Ik begrijp alleen niet hoe je 104 betaald hebt (factuur) en 107 afgeschreven wordt aan kliks en dat je eind saldo dan toch 3 euro hoger is als je begin saldo. Want dat zou nét andersom moeten zijn. (Of dat eind-saldo moet -€9,96 zijn.)

 

Maar goed. Dat is misschien inderdaad iets voor een ander forum.

 

Als je echte factuur €107,98 bevat dan kun je eigenlijk precies het advies volgen van Roel. Maak een extra rekening aan met het Google saldo. Boek bij bankafboekingen gewoon van de ene naar de andere zonder iets met kosten te doen. Pas bij de factuur boek je de kosten van die factuur af van de Google-rekening naar je kostenrekening. Dan heb je ook geen gedoe met tussenrekeningen e.d. en het loopt precies goed (plus dat je in je boekhouding het tegoed/schuld van de Google rekening hebt).

 

Je hebt dus op 1 mei een "google-account rekening" met €-6,21.

 

Ze schrijven €104,23 van je bankrekening die jij van de bank naar "google-account rekening" overboekt. +104,23 op de google-rekening, -104,23 op bank.

 

Daarna pak je de factuur en boek je de €107,98 van de google-rekening naar kosten.

Eindsaldo is dan €-9,96

 

In Moneybird koppel je de €107,98 afschrijving dus aan de "google-account rekening".

En wanneer je een afschrijving ziet bij de bank naar google dan boek je die rechtstreeks van bank->(google)bank.

 

[Nancy Zonneveld]

Ja, super irritant van Google.

Zelfs de "logische" berekeningen van wat er over zou moeten zijn, etc. kloppen bij mij ook niet.

Ik weet niet of je een boekhouder hebt?

 

Ik heb nu met mijn boekhouder afgesproken dat ik alles van Google Ads in een aparte categorie van onkosten zet (net zoals je "reclamekosten", "communicatie", etc. hebt maar dan dus een nieuwe "Google Ads") en de betalingen met de bank er nog niet aan koppel. En dat hij dan met de inkomstenbelasting jaarlijks dat voor me oplost.

 

Er zit geen BTW op, dus voor de BTW aangifte maakt dat ook niet uit.

[ZipPotral]

Ok. Ik begrijp alleen niet hoe je 104 betaald hebt (factuur) en 107 afgeschreven wordt aan kliks en dat je eind saldo dan toch 3 euro hoger is als je begin saldo. Want dat zou nét andersom moeten zijn. (Of dat eind-saldo moet -€9,96 zijn.)

 

Klopt wat je als laatste zegt hoor, met 'saldo' bedoelen ze eigenlijk nog 'openstaand (verschuldigd) bedrag'. Om het maar overzichtelijk te houden. ::)

 

Als je echte factuur €107,98 bevat dan kun je eigenlijk precies het advies volgen van Roel. Maak een extra rekening aan met het Google saldo. Boek bij bankafboekingen gewoon van de ene naar de andere zonder iets met kosten te doen. Pas bij de factuur boek je de kosten van die factuur af van de Google-rekening naar je kostenrekening. Dan heb je ook geen gedoe met tussenrekeningen e.d. en het loopt precies goed (plus dat je in je boekhouding het tegoed/schuld van de Google rekening hebt).

 

In Moneybird koppel je de €107,98 afschrijving dus aan de "google-account rekening".

En wanneer je een afschrijving ziet bij de bank naar google dan boek je die rechtstreeks van bank->(google)bank.

 

Ik kan geloof ik wel ongeveer volgen wat je bedoeld, maar zou geen idee hebben hoe dit ingericht moet worden. Klinkt op het eerste gezicht als erg veel werk.

 

Ik weet niet of je een boekhouder hebt?

 

Ik heb geen vaste/eigen boekhouder, maar ben wel van plan tegen de tijd dat de inkomstenbelasting ingevuld moet worden iemand te vinden die alles even wil controleren en mij daarbij ondersteunen. Dat zal dan ook wel een punt worden.

 

[Rik ·]

Het werk valt wel mee hoor. In het twee gedeelte van mijn post had ik de stappen gezet.

 

Je maakt in moneybird een tweede bankrekening aan die je Google adWords noemt. Boek daar het eindsaldo van vorige maand op.

 

Daarna volg je de stappen die ik aangaf....

Je hebt dus op 1 mei een "google-account rekening" met €-6,21.

 

Ze schrijven €104,23 van je bankrekening die jij van de bank naar "google-account rekening" overboekt. +104,23 op de google-rekening, -104,23 op bank.

 

Daarna pak je de factuur en boek je de €107,98 van de google-rekening naar kosten.

Eindsaldo is dan €-9,96

 

In Moneybird koppel je de €107,98 afschrijving dus aan de "google-account rekening".

En wanneer je een afschrijving ziet bij de bank naar google dan boek je die rechtstreeks van bank->(google)bank.

 

De factuur kun je dus gewoon als kosten boeken met als tegenrekening die Google bankrekening. Je kunt ook nog als tussenstap de crediteurenrekening gebruiken. Maar het punt is dat je de betaling van de Google adWords rekening afboekt.

 

De enige extra handeling die je hebt is wanneer Google een bedrag incasseert. Die boek je dan van je eigen bank door naar de Google adWords bankrekening in moneybird. Dat is eigenlijk hetzelfde alsof je van de bank over zou boeken naar een spaarrekening van de zaak. Dat is eigenlijk de enige extra stap.

 

[HvLaarhoven]

Ik boek de bankafschrijvingen af op de kostenrekening met btw-code 0% buitenlandse leverancier.

De facturen bewaar ik als pakbon, maar boek ik verder niet.

Dat is voor ons de kortste slag.