Moet ik aantonen wat ik afschrijf op niet verkoopbare producten

[Therapeut]

Ik heb een systeem waarin ik mijn voorraad bijhoud. Hierin zitten mijn facturen, voorraad, klanten, inkoop/verkoop enz.

Klanten die bestellen, bestellen in datzelfde systeem, dus alles is erin te vinden btw overzicht enz.

 

Nu worden al mijn mutaties/tellingen wel bijgehouden, maar ik kan hier niet in zoeken. Als ik een voorraadverschil verwerk zet ik er een reden bij (bijvoorbeeld over datum, ruiling, verpakking stuk, eindejaarstellingen enz.), maar ik kan hier niet op zoeken. Nu zijn het al 500 records die ik aan moet klikken en kijken wat het is.

 

Als ik nu een controle krijg, kan ik niet oproepen wat ik afschrijf aan producten die ik wel heb ingekocht maar door welke reden dan ook niet heb verkocht.

Ik voer ze ook niet op als schadepost, want ze staan in het systeem al als inkoop en zijn al betaald. Zodra ik een telling doe, worden ze als post afgeboekt op €0,- in die dag van mijn kasopmaak in dat systeem. Het product is dan fysiek uit mijn voorraad verwijderd en uiteraard is de totale waarde inkoop ex btw van mijn gehele voorraad weer aangepast.

 

Moet ik aantonen waar de producten heen zijn gegaan? Bijvoorbeeld op verzoek laten zien, wat ik over datum heb afgeboekt.

(verkoopfacturen, maakt het systeem wel aan en kan ik laten zien)

22 augustus 2022 aangepast door Therapeut

[Joost Rietveld]

Denk maar even als een belastinginspecteur:

 

Bij een controle valt het uiteraard op als er inkoopkosten ten laste van de winst zijn gegaan, waar geen omzet uit voortgekomen is. Dan kan het zijn dat:

- het artikel nog op voorraad ligt;

- of het artikel wegens verrotting, technische veroudering, onverkoopbaar, etc niet meer op voorraad is.

 

Die laatste categorie is natuurlijk interessant. Want een stoute ondernemer kan die categorie natuurlijk simpel inzetten om producten onder de toonbank te verkopen en ze als kapot of verrot uit de voorraad te boeken.

 

De Belastingdienst zal vooral toetsen of dat in jouw branche gebruikelijk is en in welke mate zij binnen de branche gelijke bedragen/aantallen aan verrotte of onverkoopbare artikelen tegenkomen. Als dat reden geeft tot vragen, dan ligt er wel een stukje bewijslast bij jou.

 

In termen van de Belastingdienst: "uit een 50 liter fust bier gaan 208 glazen". 

Om aan te geven dat er geen koehandel mogelijk is als jij niet kunt aantonen waarom bij jou er opvallend veel voorraad verrot of onverkoopbaar is (vergelijk het met "maar wij geven heel veel bietjes weg").

[Therapeut]

Hoi Joost,

 

Dank voor jouw bericht! Ik ga eens kijken hoe ik dit kan optimaliseren.

[Roel J]

Zo te lezen boek jij alle inkopen direct als kosten en kijk je eind van het jaar hoeveel voorraad je hebt en wat dat waard is en dan is het lastig om inzage te hebben in je afgeboekte producten.

 

Beste wat je dan kan doen is gewoon een goede (excel) lijst bij houden waar je in noteert welke producten je weggooit, waarom (over de datum, kapot gevallen) en wanneer dat was en wat globaal de waarde is.

 

Even een voorbeeld

Sstel dat je hebt 10.000 euro omzet hebt en 8.000 euro inkoopkosten.

De belastingdienst zegt, het branchegemiddelde is dat bij 10.000 euro omzet ongeveer 30% marge hoort, ofwel 7.000 euro inkoopkosten. Kunt het uitleggen waarom u 8.000 kosten heeft dus maar 20% marge.

 

Jou "antwoord" is dan je lijst met weggegooide producten die netjes per datum is bijgehouden en die optelt tot 700 euro 8000 - 700 euro = 7300 echte kosten op omzet en 700 euro "bedrijfsongevalletjes"

 

Conclusie belastingdienst: gemiddelde zegt 7000, 300 euro meer is een acceptabele afwijking.

 

Kortom het hoeft niet enorm veel tijd te kosten om het bij te houden en het helpt ook voor je eigen inzicht. Want door bij te houden wat je weggooit wegens over de datum ga je inzien dat je iets minder grote hoeveelheden moet inkopen of sommige producten zelfs niet meer moet verkopen.

 

En als je veel afboekingen hebt wegens beschadigde verpakkingen wordt of tijd voor een andere groothandel, transporteur of een ander merk product die wel goede verpakkingen heeft die niet bij 1 windvlaag een deuk oplopen.

 

[Daxto.com]

Bij enige inspectie zal hier zeker aandacht voor zijn. Het is immers een wijze om voorraad aan de onderneming te onttrekken waarbij er de mogelijkheid bestaat om hiermee te sjoemelen.

Blijf dus, zoals je al lijkt te doen, goed administreren wat, wanneer en waarom er voorraad verdwijnt en afgeschreven wordt. De bewijslast hiervoor ligt immers bij jou. Zoals Joost al aangeeft wordt hier redelijkheid en billijkheid toegepast. Wel werkt het twee kanten op. Van jou wordt goed koopmansgebruik geëist.