Dienst geleverd, klant betaalt niet. Geen factuur verstuurd

[denves]

Vorig jaar heb ik enkele maanden diensten geleverd aan een bedrijf in Amerika. De eerste maanden hebben zij alles betaald, alleen de laatste maand (september) is tot op heden nog niet betaald.

 

Ik heb nog steeds in contact met hen. Ze gaven eerst aan dat ze verwachtte in april (2023) de betaling te kunnen voldoen, dat is nu opgeschoven naar juli. In december hebben ze nog een resterend bedrag van augustus overgemaakt, dus ik verwacht ergens wel dat er nog goede intenties zijn vanuit hen om de betaling te doen.

 

Nou komt het lastige: ze hebben een automatisch betalingsproces. Dus ze hadden nooit een factuur nodig om te betalen; de eerste betalingen kwamen gewoon binnen, de factuur hoefde ik in principe alleen voor mijn eigen boekhouding te maken. Ik heb ze dan ook nog geen factuur gestuurd.

 

Nu vroeg ik me af wat de juiste manier is om dit nu recht te trekken qua administratie. Ik zag dat je tot 5 jaar na het leveren van een dienst een factuur kan sturen naar een klant. Maar welke factuurdatum hou ik dan aan? Alsnog met terugwerkende kracht een factuurdatum van vorig jaar hanteren, of moet ik nu de huidige datum aanhouden voor het versturen van de factuur? En in welk boekjaar schrijf ik hem dan weg in de boekhouding ( /belastingaangifte / inkomstenbelasting). Is dat dan wel afgelopen jaar (2022) of ook het huidige jaar (2023)?

[Cosara]

28 minuten geleden, denves zei:

Nou komt het lastige: ze hebben een automatisch betalingsproces. Dus ze hadden nooit een factuur nodig om te betalen;

Dat automatische betalingsproces moet toch ergens op gebaseerd zijn ?

Er zal toch op z’n minst een overeenkomst van opdracht zijn, met een aantal  overeengekomen aantal deelbetalingen ?

 

31 minuten geleden, denves zei:

de factuur hoefde ik in principe alleen voor mijn eigen boekhouding te maken. Ik heb ze dan ook nog geen factuur gestuurd.

Betekent dat, dat je pas een factuur maakt als er weer een deelbetaling is ontvangen ?

 

[Ondernemeneer]

Ik stel voor gewoon het openstaande bedrag op de factuur te zetten. Als ze niet betalen een incassobureau inschakelen.

[denves]

23 minuten geleden, Cosara zei:

Dat automatische betalingsproces moet toch ergens op gebaseerd zijn ?

Er zal toch op z’n minst een overeenkomst van opdracht zijn, met een aantal  overeengekomen aantal deelbetalingen ?

Ja, het is een affiliate netwerk. Dus ik word uitbetaald op basis van prestaties die ik lever. Ik genereerde leads voor dit bedrijf. Voor elke lead kreeg ik een vergoeding. Deze vergoeding werd bijgehouden in een dashboard van hen. Dus hierin kan gewoon de vergoeding voor een bepaalde periode uitgedraaid worden. De betaaltermijnen werd onderling afgesproken.

 

 

26 minuten geleden, Cosara zei:

Betekent dat, dat je pas een factuur maakt als er weer een deelbetaling is ontvangen ?

Ja feitelijk wel. En deze is puur voor mijn eigen boekhouding, nooit verstuurd naar hen dus.

 

2 minuten geleden, Ondernemeneer zei:

Ik stel voor gewoon het openstaande bedrag op de factuur te zetten. Als ze niet betalen een incassobureau inschakelen.

Dat is nu inderdaad mijn plan. Alleen weet ik dus niet welke factuurdatum ik moet hanteren hiervoor: oktober 2022, aangezien de diensten in september 2022 geleverd zijn, of april 2023, omdat ik nu pas de factuur werkelijk zou opstellen en versturen naar de klant. En daarbij weet ik ook niet in welk boekjaar ik hem dan moet aangeven bij de belasting (2022 of 2023) aangezien de factuur dan nu pas werkelijk verstuurd wordt naar de klant.

[Cosara]

37 minuten geleden, denves zei:

Alleen weet ik dus niet welke factuurdatum ik moet hanteren hiervoor:

1) oktober 2022, aangezien de diensten in september 2022 geleverd zijn,

2) of april 2023, omdat ik nu pas de factuur werkelijk zou opstellen en versturen naar de klant.

(2) factuurdatum april 2023 … want dat is het moment dat je de factuur met (doorlopend) factuurnummer aanmaakt.

 

De omzet uit dienstverlening komt voor rekening van het boekjaar 2022, want in dat jaar is de dienst geleverd … ook al wordt er pas in 2023 betaald.

De btw komt voor rekening van het 2e kwartaal van 2023 … mocht daar sprake van zijn.

[Roel J]

Een factuur is niet persé nodig om naar een incassobureau te kunnen. De mail of app wisselingen samen met de dashboard rapportages en de eerdere betalingen zijn voldoende om te bewijzen dat er een overeenkomst was.

Dat staat even los van het feit dat een incassoprocedure in de VS starten vanuit NL vrij kostbaar zal zijn.

 

De methode die zij hanteren (en jij dus ook) noemen ze ook wel "self-billing" of een variant daarop.

Dat betekent dat de klant zelf een factuur maakt en betaald en jij controleert of het de juiste bedragen zijn.

 

Het zo langdurig uitstellen van betalingen wijst vaak op betalingsproblemen wat de kans op succes nog kleiner met als risico hoge incassokosten én geen betaling van de factuur.

 

[denves]

13 minuten geleden, Cosara zei:

(2) factuurdatum april 2023 … want dat is het moment dat je de factuur met (doorlopend) factuurnummer aanmaakt.

 

De omzet uit dienstverlening komt voor rekening van het boekjaar 2022, want in dat jaar is de dienst geleverd … ook al wordt er pas in 2023 betaald.

De btw komt voor rekening van het 2e kwartaal van 2023 … mocht daar sprake van zijn.

 

Top, dank voor je reactie. Dus ondanks de factuurdatum april 2023, schrijf ik hem weg als debiteur op boekjaar 2022 dus in de aangifte ook?

 

11 minuten geleden, Roel J zei:

Een factuur is niet persé nodig om naar een incassobureau te kunnen. De mail of app wisselingen samen met de dashboard rapportages en de eerdere betalingen zijn voldoende om te bewijzen dat er een overeenkomst was.

Dat staat even los van het feit dat een incassoprocedure in de VS starten vanuit NL vrij kostbaar zal zijn.

 

De methode die zij hanteren (en jij dus ook) noemen ze ook wel "self-billing" of een variant daarop.

Dat betekent dat de klant zelf een factuur maakt en betaald en jij controleert of het de juiste bedragen zijn.

 

Het zo langdurig uitstellen van betalingen wijst vaak op betalingsproblemen wat de kans op succes nog kleiner met als risico hoge incassokosten én geen betaling van de factuur.

Daar was ik al bang voor ja, vandaar dat ik ook nog niet een incasso traject heb gestart. Ik heb ergens ook wel enig vertrouwen in dat ze willen/gaan betalen zodra het kan (zeker aangezien ze in december plotseling de betaling van augustus nog hebben gedaan). Iemand wees me ook nog op factoring maar gezien deze omstandigheden denk ik niet dat er partijen zijn die dat aan willen gaan.

[denves]

Op 28-4-2023 om 12:14, Cosara zei:

(2) factuurdatum april 2023 … want dat is het moment dat je de factuur met (doorlopend) factuurnummer aanmaakt.

 

De omzet uit dienstverlening komt voor rekening van het boekjaar 2022, want in dat jaar is de dienst geleverd … ook al wordt er pas in 2023 betaald.

De btw komt voor rekening van het 2e kwartaal van 2023 … mocht daar sprake van zijn.

 

Nog een vraag die me te binnen schoot: stel dat de factuur uiteindelijk niet betaald wordt. Hoe trek ik het dan weer recht in de boekhouding? Dan zou ik hem bij de aangifte inkomstenbelasting 2023 in de winst- en verliesrekening wegschrijven op de post 'Waardeverandering van vorderingen', en in de balans wordt die al automatisch rechtgetrokken omdat het eigen vermogen van het begin van het jaar al hoger is ingezet, aangezien ik die overneem van mijn vorige aangifte dan (van 2022)?

[Cosara]

10 uur geleden, denves zei:

Nog een vraag die me te binnen schoot: stel dat de factuur uiteindelijk niet betaald wordt. Hoe trek ik het dan weer recht in de boekhouding?

Dat gaat via de grootboekrekeningen : 

1xxx – Dubieuze debiteuren 

1xxx – Voorziening dubieuze debiteuren

4xxx – Dotatie voorziening dubieuze debiteuren

 

Opmerking:

Dubieuze debiteuren boek je niet af middels creditfacturen.

Met een creditfactuur verleent de crediteur namelijk een finale kwijting voor de openstaande vordering aan de debiteur. Daarmee geeft de crediteur in juridische termen aan dat hij/zij niets meer te vorderen heeft. Vanaf dat moment is er geen sprake meer van een oninbare debiteur. Dat heeft nogal wat gevolgen voor de BTW, namelijk dat de debiteur over het kwijtgescholden bedrag geen BTW aan de Belastingdienst verschuldigd is. De crediteur kan overigens ook geen BTW terugvorderen, en wel omdat er geen oninbare vordering meer bestaat. Door de kwijtschelding middels een creditfactuur is de schuld immers teniet gegaan.

 

[denves]

6 uur geleden, Cosara zei:

Dat gaat via de grootboekrekeningen : 

1xxx – Dubieuze debiteuren 

1xxx – Voorziening dubieuze debiteuren

4xxx – Dotatie voorziening dubieuze debiteuren

 

Sorry mijn vraag was wellicht niet goed geformuleerd: mijn vraag ging specifiek over hoe ik dit zou wegschrijven op de aangifte inkomstenbelasting.

 

Bij de aangifte inkomsten belasting zou ik hem volgens mij op de winst- en verliesrekening wegschrijven op 'Waardeverandering van vorderingen' en op de balans trekt die hem automatisch recht door het hogere eigen vermogen aan het begin van het boekjaar?