Alle activiteiten

Hoe je de administratie inricht is afhankelijk van jouw kennis en wensen. Naast mijn bedrijfsactiviteiten heb ik ook een boekhoudkundige en fiscale opleiding gedaan. Niet heel veel mee gedaan maar kwam wel van pas. Als ondernemer sta je altijd aan en als je dan in de schaarse tijd naast gezin nog er aan de bak mee moet versloft het snel. Voor mij reden om het uit te besteden en als je eenmaal in dat systeem zit stap je er niet snel van af. Zelfstandigenaftrek nooit vragen of controle van gehad. Sinds pensionado ook geen gebruik van gemaakt omdat het dan nog maar de helft is en met de afbouw denk ik dat de BD het ook wel prima vindt.

Even vooraf: ik bouw zelf een pakket voor zzp'ers, dus ik ben hier niet neutraal in. Wat me opvalt aan de antwoorden hierboven is dat ze bijna allemaal op hetzelfde neerkomen: doe zelf de facturen en leg de rest bij een boekhouder of bij Yuki neer. Daar is niks mis mee, het is duidelijk wat werkt. Maar het is wel een antwoord dat je pas kan geven als die rekening in verhouding staat tot je omzet. henkh zegt eerlijk dat hij de hoofdprijs betaalt en daar nooit wakker van heeft gelegen, en na 42 jaar snap ik dat ook. Voor iemand die net begint en op 40.000 omzet zit is dezelfde rekening een heel ander verhaal, en dan is de rest bij de boekhouder neerleggen geen keuze maar een wens. De zondagochtend per kwartaal van DaMedia vind ik het nuttigste antwoord in de draad. Ik denk alleen dat het kantelpunt niet je omzet is maar je aantal mutaties. Twintig facturen en dertig bonnetjes per kwartaal doe je in Excel sneller dan je een pakket ingericht krijgt. Zit je aan een paar honderd banktransacties, dan kost dat handwerk je precies de tijd die je dacht te besparen. Wat StevenK schrijft over je primaire proces oplossen en de output doorsturen is denk ik de goede richting. Waar het in de praktijk misgaat is de koppeling zelf. Op papier gaan je facturen automatisch de boekhouding in, in de praktijk landen ze net niet op de goede grootboekrekening of valt het btw-tarief terug op standaard. Als je die route kiest, test die koppeling dan met een maand echte data voordat je erop gaat vertrouwen, en niet met drie voorbeeldfacturen. En nog iets wat volgens mij nog niet genoemd is: als je uren bijhoudt, stel even vast waarvoor. Factureren op uurtarief is het ene. Het urencriterium van 1225 uur voor de zelfstandigenaftrek is het andere, en daar tellen ook je acquisitie, administratie en scholing mee, dus precies de uren die nooit op een factuur komen. Wie daar zijn facturabele uren voor pakt, komt bij een controle tekort.

Wat is een lastige of moeilijke klant? In mijn wereld is dat op het eerste gezicht iemand die hogere eisen stelt dan onze andere klanten. Maar dat is niet altijd een klant waar je niet aan verdient. Ik heb wel eens meegemaakt dat de eisen die een nieuwe klant stelde na levering hoger bleken te zijn dan uit de tekening bleek. De makkelijke oplossing was geweest te zeggen: 'voldoet aan tekening, dus jammer', maar toch ervoor gekozen het product opnieuw te produceren. Achteraf bleek de klant zo blij met de manier waarop de klacht werd opgepakt, dat er meteen een herhaalorder bij kwam. En op die manier zette de lastige klant de organisatie juist op scherp en werd een vaste klant. De gevaarlijkste lastige of moeilijke klant vind ik de klant die hoge eisen stelt en tegelijkertijd (of achteraf) van prijs een heel belangrijk punt maakt.

Moeilijk of lastige klanten, ik beantwoord het in de zin van “lastige persoon klant.” In een relatie zijn er altijd twee personen. Mensen zijn sociale dieren en geneigd elkaar te ‘spiegelen’. Als je te maken hebt met een nare klant kun je ook goed maar jezelf kijken. Ben jezelf te meegaand of juist halsstarrig. Goed je eigen grenzen aangeven, zeker aan het begin van een project is van belang. Volgens mij komen de meeste uitdagingen met personen (ik schat 2/3) door gebrekkige communicatie. Daar kun je zelf ook veel aan doen. Het Nivea-principe (niet-invullen-voor-een-ander) is een goede leidraad waar ik me probeer aan te houden.Als je iets niet weet, vraag het. Ik wil niet social media de schuld geven, maar ‘geduld’ is minder in de mode, alles moet snel en de zorgvuldigheid staat daarbij, vaak onder druk. En de gigantische hoeveelheid aan informatie stromen helpt niet bepaald om die druk te verminderen. Moeilijk, in de zin van een uitdagende klus, zie ik eerder als iets positiefs, je wordt er door uitgedaagd, leert er wat bij, daar wordt je uiteindelijk sterker van (Hoe vervelend het op het moment ook kan zijn).

Na 42 jaar ondernemer vind ik het nog steeds ideaal om alleen facturen te maken en de rest op het bureau van mijn boekhouder te dumpen. Zit nog steeds bij dezelfde en hoewel allebei pensionado vermaken we ons nog steeds met werken in deeltijd. Voor deze manier van administratie voeren betaal ik wel de hoofdprijs maar heb daar nooit wakker van gelegen. Heb me altijd gericht op omzet en winst, kosten zijn bijzaken die je zelf in de hand hebt.

Dit soort dingen zijn in mogen ogen pas ideaal geregeld als je je alleen druk hoeft te maken om je primaire proces. Vanuit die gedachte heb ik zelf software gebouwd (die bijna 20 jaar later nog steeds gebruikt wordt) en ook gewerkt met software waar dat heel goed ging (MKG, een pakket primair voor de metaalindustrie). Bij de huidige stand van de techniek is het ook heel goed mogelijk dat je een oplossing zoekt voor je primaire proces (dus in het geval van uurtje-factuurtje een applicatie waarin je je uren bij kunt houden en factureren) en dat doordat je de output daarvan (de facturen) automatisch doorstuurt naar een boekhouding omgeving (bijvoorbeeld Yuki), die die output automatisch (al dan niet met AI) verwerkt in de boekhouding. Dat laatste is wat ik nu met mijn bedrijf doe: ik heb een pakket voor mijn offertes, productie en facturen en de rest doet Yuki automatisch en het kantoor dat mijn aangiftes, loonadministratie en jaarrekening regelt controleert en stuurt bij. Ik ben in 35 jaar ondernemerschap (ouch, nu voel ik me toch wel oud) niet zo weinig tijd met de boekhouding bezig geweest :) Wat de boekhouding betreft ben ik alleen nog maar bezig met factureren (toch ook een leuk deel van ondernemerschap) en één keer per weer een betalingsbestand downloaden uit Yuki en uploaden naar de bank.

Wij gaan altijd naar de klant en dan is het afwachten hoe warm het is en of de airco werkt. Deze week vanwege bedrijfsluiting vloeren geboend in een "sauna" kantoor. Werkkleding aangepast en alle deuren ramen open. Grootste uitdaging dat we de vloeren en tapijt voldoende nat houden. Persoonlijk geen probleem met de hitte dus. Ook schoongemaakt in koel en vriescellen en dat vind ik pittiger. Dikke kleding en handschoenen is niet prettig werken. En na 1,5 tot 2 uur moet je eruit om te voorkomen dat je een ijspegel wordt. Doe mij de zomer maar. 😉

investeren in een goede werkruimte, het kost wat maar levert ook wat op.

Ik gebruik Snelstart voor mijn boekhouding en mijn houd via mijn agenda en via Excel een standaard planning aan, als je wilt ik je een template voor sturen? en ik heb opgenomen in mijn voorwaarden planning=realisatie = declaratie= facturatie , dat is in een soort stroomdiagram uitgewerkt ik noem het een procedure interne controle. Een boekhoud programma is echt ideaal, want het houdt ook de bankboekingen bij.

Wat is eigenlijk lastig? Een complexe zorgvraag is voor mij niet per definitie lastig. Juist wanneer de complexiteit binnen mijn expertise valt, zie ik het als een mooie uitdaging. Het biedt de mogelijkheid om te laten zien wanneer de situatie om extra kennis, coördinatie en maatwerk vraagt. Ik heb eerder ervaren dat het goed begeleiden van één complexe casus kan leiden tot vertrouwen en vervolgvragen. In een eerdere situatie leverde dit enkele maanden later zelfs vijf nieuwe cliënten op met een vergelijkbare zorgvraag. Complexiteit kan dus niet alleen inhoudelijk waardevol zijn, maar ook bijdragen aan de zichtbaarheid en positionering van mijn organisatie. Lastig wordt het wanneer de verwachtingen van een potentiële cliënt niet passen bij de manier waarop wij zorg organiseren. Recent vroeg iemand bijvoorbeeld of ik gegarandeerd altijd persoonlijk als verpleegkundige zou komen en of er niemand anders uit mijn team ingezet zou worden. Ik begrijp de behoefte aan vertrouwdheid en continuïteit heel goed. Tegelijkertijd kan ik die garantie niet geven. Ik werk bewust met een deskundig team, omdat goede zorg ook betekent dat continuïteit geborgd is wanneer ik zelf niet beschikbaar ben. Ik sta volledig achter de kwaliteit en betrokkenheid van mijn collega’s. Wanneer een cliënt mijn team niet accepteert en uitsluitend door mij geholpen wil worden, dan ben ik mogelijk niet de meest passende opdrachtnemer. Dat is geen oordeel over de cliënt, maar een professionele grens. Niet iedere zorgvraag past bij iedere zorgaanbieder. Ik ervaar dus deze kwestie als lastig, dan wil er niet te veel tijd besteden. Nee, is dan nee, geen compromissen Dus: wat is lastig? Niet de zorginhoudelijke complexiteit, zolang die past bij onze deskundigheid. Lastig is vooral een verwachting die niet verenigbaar is met de professionele en duurzame manier waarop wij als team zorg verlenen.

Ik zie dat het inmiddels 122 euro is, maar dan nog. En ze hebben een gratis versie die al veel mogelijkheden geeft. Nee ik heb geen aandelen, ben alleen erg enthousiast over een applicatie waar veel vraag naar is.

100 euro per jaar is heel goedkoop! Ik heb een zelfgemaakte database voor de facturatie en doe de boekhouding in Excel. Werkt prima. In de database zou ik ook nog uren en kilometers kunnen invoeren, maar dat komt niet zo vaak voor, is meer per opdracht/project. Offertegebeuren zit er ook wel in, maar gebruik ik nooit. Gaat altijd direct per mail. Vanuit de database zijn de facturen te exporteren naar Excel, daar zet ik de inkomsten in de goede kolommen zodat ik per productgroep de omzet kan zien. Inkomende facturen voer ik handmatig in in Excel, maar dat zijn er niet zo veel. Voordeel van handwerk is dat je alles weer tegen komt en goed weet waar het geld vandaan komt en heen gaat. Een zondagmorgen voor de kwartaalaangifte BTW is voldoende. Jaarlijks naar de boekhouder voor controle, jaarrapport en Inkomstenbelastingaangifte.

Factureren via Getgekko, net als de uren en de kilometers. Facturen + kms uploaden naar de boekhouder en die doet de rest. Veel moeilijker gaan we het niet maken voor 100 euro per jaar.

Denk dan ook aan AI tools waarvan je controle hebt over waar de data naar toe gaat, vaak genoeg gaat het over de bodem van onze Amerikaanse kameraad. Het mooiste zijn de soevereine opties die je in Nederland / Europa kunt afnemen.

Herkenbaar verhaal en ik moet eerlijk vooraf zeggen dat ik hier niet helemaal neutraal in sta: ik bouw zelf aan een facturatietool voor zzp'ers, juist omdat ik tegen dezelfde dingen aanliep. Ik probeer hieronder toch zo objectief mogelijk te antwoorden :-). Wat ik in de markt zie: - Alles-in-1 pakketten (Moneybird, e-Boekhouden, Jortt) zijn prima als je boekhouder meekijkt, maar je betaalt voor veel dat je als zzp'er nooit aanraakt. - Losse tools combineren (voor uren + een factuurtool) is goedkoper, maar levert dubbel werk op. - Excel houdt het lang vol, tot de btw-aangifte een avondvullende bezigheid wordt. De frustraties die ik het vaakst terughoor: - De stap van geregistreerde uren naar een verstuurde factuur is nét niet automatisch. - Offerte → factuur is vaak een aparte handeling in plaats van één klik. - Je betaalt als snel te veel - Data-export beperkt zich tot een pdf-dump, waardoor overstappen praktisch onmogelijk is. Je privacypunt vind ik zeer terecht, maar volledig lokaal beheren botst met een bankkoppeling en online facturen versturen. Wat wel heel belangrijk is: waar host de leverancier de data (EU of VS) en kun je alles exporteren in een bruikbaar formaat. Dat laatste is je ontsnapping aan lock-in. En kijk vooruit naar e-facturering via Peppol/UBL, dat wordt de komende jaren steeds meer de standaard. Fijn als je tool dat nu al ondersteunt. Ben vooral benieuwd naar de reacties van anderen hier, want dit soort draadjes leveren mij ook weer inzichten op.

Als ZZP'er/freelancer ben je vaak meer tijd kwijt aan administratie dan je lief is. Zelf loop ik er regelmatig tegenaan dat bestaande software óf veel te ingewikkeld/duur is voor wat je nodig hebt, óf dat data niet fijn lokaal/privacyvriendelijk te beheren is. Ik ben benieuwd hoe jullie dit aanpakken: Welke tools gebruiken jullie voor facturatie, offerte-beheer en urenregistratie? Wat zijn voor jullie de grootste frustraties of missende functies in de huidige software op de markt? Ben heel benieuwd naar jullie ervaringen en tips!

Voor de paar buitenevenementen die wij doen hebben wij in overleg de bouwtijden vervroegd of juist verlaat. Maar de meeste locaties waar wij bouwen hebben een goede airco. Natuurlijk doet een airco niet veel tegen persoonlijke warmte, maar zorgt er wel voor dat je lichaam zich sneller koelt. Dus een stapje langzamer en genoeg drinken. Dit jaar hebben wij alle werknemer een thermofles gegeven, deze kunnen het water gemakkelijk een dag koel houden. Dus ook meteen minder afval, goedkoper water en een mooie uitstraling.

Tja, ik heb een aangeboren hartafwijking wat nu naar hartfalen is ontwikkeld, dat betekent dat door de warmte de bloeddruk verlaagt en je lichaam meer vocht verliest, dat je daar dan goed op moet letten, op de dosering van de (bloeddrukverlagende) medicatie, altijd verkoeling opzoeken en water bij de hand houden. Dat heeft uiteraard op diverse manieren effect op al je bezigheden, dus ook de productiviteit, want als je er even minder op let, trapt de rikketik wel op de rem door evenwichts- en/of ritmestoornissen. Dus als weersverwachting richting de 30°C gaat, zoekt deze jongen altijd verkoeling op in plaats van een zonnig terrasje, totdat de zon voldoende is afgezwakt. Soms een siësta, die doen ze in Zuidelijke gebieden niet voor niets!

In het bekijken van de topics van ons mooie platform die vaak bezocht zijn afgelopen maand, kwam ik een gouden oude tegen. FNV: maximaal werkbare temperatuur is 30 graden - De overheid en ondernemers - Higherlevel Je hoeft natuurlijk geen raketgeleerde te zijn om te begrijpen waarom dit topic in het bijzonder afgelopen maand hoog heeft gescoord. maar het zette mij wel aan het denken. Wat is er de afgelopen 23 jaar (ja 23 jaar! ik moest ook twee keer kijken) veranderd en hoe gaan we er nu eigenlijk mee om als ondernemer? ik ben benieuwd naar jullie reacties!

ja maar dan moet je bij Kok zijn, zij hebben deze wet doorgevoerd. Ik snap niet veel van de wet, maar in iedergeval staat dit er in.

Wel bijzonder dat zij dan zomaar kunnen bepalen dat je verplicht wordt aangesloten als je niet reageert. Beetje de omgekeerde wereld denk ik dan.

En ik zou persoonlijk ook een iets formeler taalgebruik hanteren. Als ik zoiets zou versturen zou ik de andere kant met u aanspreken. En ook wellicht iets meer context.

Inmiddels ben ik er door heen gekomen, via de chat konden ze mij niet helpen, omdat ze geen toegang hadden tot het systeem. De brief is inderdaads van hun en ze gaan de brief aanpassen, zodat er wel een telefoonnummer en emailadres in komen en dat de datum gaat kloppen. Na het nette telefoongesprek met de juiste afdeling trek ik terug dat het amateurs zijn. Degene die de brief heeft gemaakt, moet wellicht een keer op cursus, maar de afhandeling was heel netjes en prrofessioneel.

Nee we vallen er niet onder, we hebben dit nagevraagd bij de vakbond zelf, maar onze personeelskosten voor tentoonstellingen is veel te laag ivm onze omzet.

Ik kan niet beoordelen of die collega gelijk heeft. Lijkt me wel verstandig om er even goed naar (te laten) kijken. Als een rechter of zo met terugwerkende kracht gaat bepalen dat die collega gelijk heeft kan dat best een dure grap worden.