Tijdens vakantie cake op je dashboard

Analogiën

Soms kunnen analogieën verduidelijking geven over een ingewikkeld onderwerp.

Ondernemen, (beter nog: ondernemingsplanning) is zo'n voorbeeld: het is soms moeilijk uit te leggen of te begrijpen vanuit enkel de bijbehorende, theoretische materie. Wat echter belangrijk is om te onthouden, is dat een ondernemingsplan een soort instrumentenpaneel, een dashboard, is, waarmee de gehele onderneming continu kan worden aan - en bijgestuurd.

Eerste analogie: het dashboard

Je zult allereerst dienen te snappen op welke resultaten, activiteiten en processen je invloed moet hebben en houden, want op basis daarvan bouw je het instrumentenpaneel of dashboard op. Dus door dat goed te onderzoeken en te beredeneren, komt dat inzicht steeds beter tot stand en zal het dashboard daadwerkelijk fungeren als belangrijk onderdeel in de 'stuurhut' van de onderneming.

Enerzijds gebruik je diverse gegevens om het doel te bepalen, eenmaal onderweg gebruik je de gegevens om aan- of bijsturing aan de koers te geven. Een plan moet daarom altijd actueel zijn. Het moet steeds kunnen worden geraadpleegd om te toetsen of de organisatie optimaal wordt ingezet c.q. afgestemd op het bereiken van de doelstellingen. Zoals een brandstofmeter die informatie geeft over de mogelijkheden om met de aanwezige hoeveelheid het doel te bereiken, de GPS die jou informeert waar jij je bevindt of de snelheidsmeter waaruit je kunt afleiden wanneer je het doel zou kunnen bereiken.

Tweede analogie: vakantieplannen

Een onderneming ontstaat uit een idee, een visie, die wordt verankerd in een missie en een strategie. Uit de visie, missie en strategie, blijkt de ambitie van een onderneming. Lekker theoretisch, maar in een volgende analogie wellicht wat duidelijker:

Wanneer ik over een vakantie nadenk, heb ik bijvoorbeeld in mijn hoofd eerst alleen maar een beeld van zon, zee, strand en zwoele avonden op terrasjes met lekker eten en drinken, geheel en al ontspannen, geen wekker, nooit haast en rust. Heerlijk om daarover te dagdromen, maar het is verre van concreet, dit is namelijk mijn visie op mijn ideale vakantie. Het zegt iets over mij: wie ben ik, wat wil ik, maar wat kan ik eraan doen om het waar te maken?

Ik moet dan nog wel even uitzoeken waar die combinatie van mijn vakantiewensen zich zoal ter wereld bevindt, wat qua budget haalbaar is en of het nog beschikbaar is, enzovoorts. Wanneer je op zo'n moment in de plannenmakerij alvast op reis gaat, maar tijdens een regenachtige periode in een motel ergens langs de snelweg in Duitsland of Oostenrijk bent beland, kun je moeilijk achteraf tevreden terugkijken op jouw 'vakantie'. Het voldeed namelijk op geen enkel punt aan jouw visie.

Om zo'n visie werkelijkheid te laten worden, is het denkproces dat men 'missie' noemt, noodzakelijk. In de visie vind je uitsluitend de kernwaarden terug, in de missie stel je in concept de processen vast die het bestaansrecht van jouw visie kunnen verwezenlijken, hoe is het te bereiken?.

Als je dan nog een stap verder gaat, dus echt bezig gaat met het concreet organiseren van die verwezenlijking, ben je bezig met de strategie, met het beantwoorden van de vraag: \"Wat is er nodig om het te bereiken?\"

Strategie is dus vanuit de visie en de missie het concreet maken, het vaststellen van de optimale inzet en een op het doel afgestemde organisatie, door middel van de drie M's: mens, middel en de manier van (samen)werken.

Ik ga daarom na waar ik binnen mijn mogelijkheden (budget, periode, etc…) toch vakantie kan vieren die volledig aan mijn visie voldoet. OK, om een lang verhaal kort te maken: ik kies ervoor om in september via vliegveld Eelde lekker 12 dagen aan de Algarve te vertoeven in een hotel aan het strand in een plaats (Monte Gordo) waar veel terrasjes zijn, etc… Daarvoor zijn diverse acties condities noodzakelijk: reis boeken, een geldig paspoort hebben, koffer pakken, enz… De vertaling van het visionaire beeld is nu in zoverre op haalbaarheid getoetst en concreet gemaakt dat het ook uitvoerbaar is.

Een visie over een ideale vakantie mondt dus uit in een plan wat op haalbaarheid is getoetst en in acties die nodig zijn om het te bereiken. Het wordt steeds concreter, dus de acties moeten kloppen - zonder concessies aan de visie - met de hoofddoelstelling: in september 12 dagen vliegvakantie aan de Algarve in een hotel aan zee in een plaats met veel terrasjes. Dit is een zogenaamd SMART - Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realiseerbaar en Tijdgebonden gemaakte - doelstelling.

Ook de acties die daarvoor nodig zijn, moeten in kaart zijn gebracht en SMART zijn. In oktober pas een afspraak maken bij je gemeentehuis om je reeds verlopen paspoort te verlengen, zal bijvoorbeeld niet bijdragen aan je doelstelling als die in september moet zijn gerealiseerd.

Derde analogie: Cake

Stel je de volgende doelstelling eens voor:

Morgen om half vier krijg ik visite en om drie uur wil ik een verse, zelfgebakken goudbruine cake uit de bakvorm laten glijden. Dat is een zeer SMART geformuleerde doelstelling. En ik weet waar ik nu al mee aan de slag moet, gelukkig is er veel bekend over het bakken van cake, (goed gejat is in dit geval beter dan slecht verzonnen) dus bij de supermarkt pak ik als eerste de cakemix uit het schap en daarop is al een compleet plan vermeld: het recept.

Ik heb de visie: wie ben ik? wat wil ik? Antwoord: ik ben degene die morgen zijn visite versgebakken cake wil voorzetten. Wat kan ik? Antwoord: ik kan recepten lezen en leren hoe het moet

Ook de missie is helder: hoe is dat te bereiken? Antwoord: door precies het recept te volgen

Tot slot de strategie: wat is ervoor nodig om het te bereiken? Antwoord: mijn organisatie dat ik er op tijd mee begin, dat alle middelen aanwezig zijn: ingrediënten, een oven, een ovenwant, een bakvorm en dat ook de manier van werken duidelijk is die het recept aanbeveelt. Ik wil goed voorberied zijn dus om het te oefenen ga ik eerst een keer een test doen.

Tijdens de test blijkt dat de cake zwartgeblakerd uit de bakvorm moet worden gehakt terwijl de binnenkant nog bleek en slap is. Ik kan nu dus het plan erbij pakken en alle output vergelijken met mijn input, mijn organisatie: heb ik het recept goed begrepen? Heb ik de juiste middelen in de juiste hoeveelheid met elkaar gemengd, heb ik de oven goed ingesteld? Nee, wacht! Dit is een heteluchtoven en ik heb de stand voor elektrische ovens gebruikt en ik had de bakvorm in moeten vetten.

Aha, nalopen van je plan, van je recept, van de instrumenten op je dashboard leert jou dus dat alles verder klopte, behalve de temperatuurinstelling en het invetten van de bakvorm.

Conclusie:

Door het hanteren van je actueel gehouden plan als instrumentenpaneel heb je jezelf de mogelijkheid gegeven jouw onderneming aan - en bij te sturen naar de hoofddoelstelling (cake, vakantie, bedrijfsresultaat).

Een ondernemingsplan dat na het opstellen in de la verdwijnt, is dus hetzelfde als …?

Voetnoot:

(De cursief gedrukte vragen in de tekst worden door mij vaak als op HL als methode geadviseerd en vormen de basis voor het vormen en verwezenlijken van ambities, ongeacht of deze nu door een individu of door een complexe onderneming gelden. Immers, een persoonlijk ambitieplan kan voor een werknemer uitmonden in een carrièreplan, maar evengoed kan een ambitieplan uitmonden in een complexe, beursgenoteerde onderneming. Hopelijk illustreert deze column de bruikbaarheid van de methode)