Hulp nodig bij administratie van online betalingen

[Ruben Goudswaard]

Ik heb hulp nodig met mijn administratie ik heb nu 2 maanden een online webwinkel en ik hou de administratie bij in een boekhoud programma genaamd minipak zie www.minipak.nl voor uitleg van wat het programma allemaal wel en niet kan. Ik ga eens in de 1 a 2 maanden naar de boekhouder om mijn vragen te stellen over hoe ik bijvoorbeeld facturen in boek en of ik het goed in mijn administratie zet etc. Ik denk dat dit echter te weinig is want ik heb nog enkele problemen met mijn boekhouding. Het is echter te duur om elke keer naar de boekhouder te gaan met mijn vragen. Daarom probeer ik onder andere om via deze weg een objectief antwoord te krijgen op enkele vragen. Ik zal hieronder mijn vragen stellen.

 

1. ik ontvang geld via multisafepay dit is een online betaal provider mensen betalen met ideal en ik ontvang het geld op een account via dat account schrijf ik eens in de zoveel tijd het geld over naar mijn zakelijke rekening. maar hoe verwerk ik dit in mijn administratie? Op dit moment houd ik niet alleen het kas en sns bank boek bij maar ook nog een ander bankboek voor dat ideal account zo lijkt het dus als of dat betaal account een soort 2de rekening is waar ik dus een 2de bank boek van bij houd. Ik zet de order erin als omzet btw hoog (btw word automatische berekend dus dat ik btw moet afdragen over die omzet) en vervolgens doe ik nog een boeking met als tegenpost rente/bankkosten dit doe ik omdat er bij elke order 0,49 betaalkosten van af gaan. wanneer ik het geld over schrijf naar mijn zakelijke echte SNS bank rekening dan schrijf ik het over met als post kruisposten onderweg. Vervolgens zet ik het bij mijn SNS bank boek als kruisposten onderweg alleen dan dat ik het heb ontvangen (van mijn multisafepay acount). Ik verwerk dan in mijn zogenaamde ideal bankboek ook een boeking van 0,50 euro met als tegenpost rente/bankkosten (omdat ik 0,50 euro moet betalen om het geld uit te betalen).

 

Mijn vraag was is dit goed en is er misschien nog een alternatieve oplossing?

 

2. Er bestellen mensen in mijn webwinkel een artikel en kiezen bijv. betaalmethode overboeking of ideal het webwinkel programma maakt dan een factuur met een ordernummer bijvoorbeeld order 7000 vervolgens word deze order niet betaalt. Een minuut later word er weer een bestelling geplaats alleen bevestigen ze deze niet. er word dan in het systeem een nieuw nummer aangemaakt 7001 (deze factuur is alleen niet terug te vinden in het systeem omdat hij niet bevestigt is). Weer een minuut later plaats diegene weer een bestelling en kiest nogmaals ideal of vooruitbetalen die word wel betaalt en er word ook een nieuw ordernummer aangemaakt namelijk 7002. Nu verwerkt ik het als volgt (oplossing van de webwinkel maker) de factuur word aangemaakt alleen staat er nu geen factuurnummer 7000 op de factuur maar er staat nu referentienummer 7000 op de factuur. Als de factuur niet word betaalt (wat bij 2 van de 3 facturen van die persoon niet gebeurd) dan zat ik de factuur in de map niet betaalt. Uiteraard worden de artikelen ook niet verzonden naar de klant en er is verder niks aan de hand. Maar als vervolgens factuur 7003 wel word betaalt dan zet ik hem in de map betaalt en verzonden nou was mijn oplossing om het probleem van het dubbel bestellen van mensen op te lossen dus als volgt in plaats van ordernummer staat er nu referentie nummer op de factuur (en een referentie nummer hoeft natuurlijk niet opeenvolgend en uniek te zijn). en bij alle facturen die ook echt betaalt zijn die bonnen print ik uit en die nummer ik als nog met een automatische opeenvolgende nummer stempel. dus dan hebben de bonnen die echt betaalt zijn een referentie nummer en een opeenvolgend oplopend factuur nummer (aan gebracht met stempel). Deze facturen die bewaar ik in ordners. De facturen die niet betaalt zijn die print ik ook uit en die bewaar ik (voor de zekerheid als er ooit problemen komen). Ik maak dus geen creditnota's voor de facturen die niet betaalt zijn en ik geef die bonnen die niet betaalt zijn dus ook geen met de stempel aangebracht ordernummer. Facturen die betaalt zijn (en verzonden) alleen die mensen ruilen daar maak ik wel een creditnota van en die nummer ik ook weer opeenvolgend met de stempel.

 

Met deze oplossing hoef ik dus geen 3 creditnota's te maken. Dit is bijna de enigste oplossing naar mijn idee. Hebben jullie nog andere oplossingen met dit moeilijke verhaal. En bovendien nog veel belangrijker is dit een oplossing die de fiscus accepteert. Ik heb immers wel bewijs dat ik echt geen geld ontvangen heb op mijn rekening en van de facturen waar ik wel geld van ontvang daar word ook een uniek een opvolgend factuur nummer op aangebracht (met dus die stempel)

 

Alstublieft help me met het definitief oplossen van dit ingewikkelde en tijdrovende probleem.

 

Heel erg bedankt alvast.

 

P.S. hadden jullie vragen dan beantwoord ik ze heel graag. Ik wil namelijk een goede oplossing zonder dat ik later door een boekenonderzoek in de problemen kom.

 

Edit topic titel aangepast

[Joost Rietveld]

Hoi Ruben

 

Lang verhaal en een vrij kort antwoord:

 

De overboekingen van MSP naar SNS zijn inderdaad kruisposten, dus dat doe je goed. Dat het zo omslachtig is, is een nadeel van online verkopen.

 

Formeel hoef je voor elke vervaardigde, maar niet betaalde nota wegens niet bestellen, geen creditnota te hebben. Er is immers geen oorspronkelijke nota uitgegaan. Vervelend is dat jouw systeem die nota´s dus wel vervaardigd, ookal is de order niet bevestigd. Dat brengt inderdaad de doornummering van de nota´s in gevaar. Je bent als ondernemer goed bezig als je dit in de gaten hebt en houdt (compliment).

 

Ik denk dat je dit eenvoudig op kunt lossen door op de vervaardigde, maar niet bevestigde orderfacturen een stempel kunt zetten "order geannuleerd". Nu alle betalingen sowieso elektronisch verlopen, kan de fiscus bij een controle de aansluiting tussen de wel uitgegane facturen prima matchen met de bankboekingen.

 

Niet opeenvolgende factuurnummers is vaak een probleem als er cash geld omgaat in een onderneming.

 

Overigens, kan die knappe programmeur het niet zo doen:

Bij bestelling wordt een orderbevestiging geprint (met een geheel afwijkend nummer)

Bij bevestiging wordt de orderbevestiging omgezet in een factuur (met oplopend nummer).

 

Zo heb je nooit meer last van factuurnummers op gecancelde orders. Zou toch niet zo moeilijk moeten zijn.

 

Groet

Joost

 

 

[Ruben Goudswaard]

Nee jammer genoeg kan de website maker bijna niks veranderen aan de techniek van de shop omdat het een oscommerce shop is dus het is niet gemaakt door hun eigenlijk hosten ze het alleen en helpen ze met de layout instaleren en wat dingetjes verbeteren maar het is niet mogelijk om het hele systeem zo te veranderen dat hij pas een ordernummer aan maakt wanneer die bevestigd is. In principe besteld iemand wel iets alleen wij versturen het niet (omdat hij niet betaalt is) de order die wel echt betaalt word die versturen we wel. Maar bij elke bestelling die iemand plaats word er automatische een bestelbevestiging verstuurd per e-mail naar de klant. Is dit verder geen probleem?

[Ruben Goudswaard]

Had iemand nog een oplossing voor de verwerking van de ideal betalingen

[Gast Verwijderd account]

Dit zou ik ook heel graag willen weten. Iemand?

 

Mvg

[renep]

Ik denk dat jullie de vraag wat meer to-the-point moeten stellen. Want om nou in een A4-tje tekst te gaan uitzoeken welke vraag nog niet beantwoord is...

[Maarten]

 

[*]MultiSafepay levert je een dienst waar je voor betaald. Ik neem aan dat deze kosten inclusief BTW zijn. Van MultiSafepay zou je dus (periodiek) een factuur moeten krijgen met BTW. Deze factuur moet je dan vervolgens verekenen met de losse betalingen die je gedaan hebt.

[*]Volgens mij kan de klant bij een geannuleerde bestelling de factuur ook gewoon zien, en als hij wil bij de belastingdienst de BTW terug vragen welke jij nooit afdraagt. Je kunt hier misschien problemen mee krijgen. (Joost?)

[*]Je bent ook verplicht om alle facturen opvolgend te nummeren. Je kunt ze dus niet later nummeren en je klant dit nummer nooit geven. De optie die Joost geeft is een stuk beter. Ik zou zelf het systeem alleen besteloverzichten laten maken. Pas als je de betaling binnen hebt kun je eventueel in een ander systeem een factuur maken.

 

 

[Ruben Goudswaard]

ja ik kan de facturen opeenvolgend nummeren als ik ze uitprint en aan de klant stuur alleen dan heb je een probleem namelijk:

klant 1 besteld een artikel op 10 december ik weet nog niet of hij wel of niet gaat betalen

klant 2 besteld een artikel op 11 december en betaald direct met ideal (ik weet dat hij betaald is en dus verzend ik de bestelling) en ik geef hem met een stempel nummer 1 vervolgens krijg ik op 12 december de betaling binnen van klant 1 (hij heeft betaald dus ik verstuur de bestelling) ik print de nota uit en geef hem nummer 2 en doe hem bij de bestelling. Dan klopt het niet want

 

klant 1 die besteld heeft op 10 december heeft nummer 2 in de boekhouding

klant 2 die besteld heeft op een latere dag namelijk 11 december heeft nummer 1 in de boekhouding

 

dit klopt niet want een factuur nummer moet niet alleen opeenvolgend zijn (wat hij hier wel is) alleen de datum moet natuurlijk ook kloppen een factuurnummer die hoger is moet uiteraard ook dan op een latere datum zijn uitgeschreven

 

Graag jullie reacties/oplossingen

[WaltervL]

Kan je hoster niet de volgende addon op oscommerce plaatsen:

Independent invoice number http://addons.oscommerce.com/info/4731

[W-Media]

Even inspringen over je kruisposten, ik doe het op de volgende manier:

 

Klant betaald per Ideal en geld komt op zakelijke rekening Rabo.

 

Order wordt gefactureerd en verzonden.

 

Geld van Rabo word gebruikt voor nieuwe voorraad.

 

Dit kan toch ook of moet ik ook met kruisposten gaan werken wat volgens mij erg onhandig is.

[Birgitte]

Beste Ruben,

 

Helaas geen antwoord voor je maar een vraag: ben je te reden over Minipak? Hoe lang werk je al met het programma. Zit te twijfelen of Minipak voor mij de beste keuze is en moet een beslissing nemen.

Ik hoor graag je ervaringen!

 

Gr Birgitte

 

[Karen Dam]

Even inspringen over je kruisposten, ik doe het op de volgende manier:

 

Klant betaald per Ideal en geld komt op zakelijke rekening Rabo.

 

Order wordt gefactureerd en verzonden.

 

Geld van Rabo word gebruikt voor nieuwe voorraad.

 

Dit kan toch ook of moet ik ook met kruisposten gaan werken wat volgens mij erg onhandig is.

 

Ik werk met een eigen boekhoud pakket dus weet niet goed hoe je e.e.a. in een gekocht software pakket moet verwerken.

Maar bovenstaande gaat volgens mij toch niet helemaal goed.

 

De verkoop factuur boek je gewoon in waarbij je het bedrag gewoon op je bankrekening boekt. Dat dit per ideal is gegaan maakt volgens mij niet zoveel uit.

 

De aankoop van voorraad is een inkoop factuur, deze moet je ook als zodanig apart boeken.

 

Karen

[Ruben Goudswaard]

ik vind het wel te doen ik heb verder geen ervaring met andere programmas wel zou ik eventueel vragen wat je boekhouder een goed programma vind (als je die al hebt) en eventueel gewoon wat verschillende demo versies van bekende boekhoud programmas proberen. Ik raad je wel aan lees en leer eerst de handleiding goed uit je hoofd van het boekhoudprogramma voor dat je met boekhouden begint want ik heb ook mijn boekhouding gedeeltelijk en zelfs helemaal al over moeten doen gelukkig maar van 4maanden dus het is te doen alleen het is geen pretje. Tevens verkoop ik zelf ook bekende boekhoudprogrammas

 

EDIT MOD SPAM

 

Beste Ruben,

 

Helaas geen antwoord voor je maar een vraag: ben je te reden over Minipak? Hoe lang werk je al met het programma. Zit te twijfelen of Minipak voor mij de beste keuze is en moet een beslissing nemen.

Ik hoor graag je ervaringen!

 

Gr Birgitte