Online, via e-mail factureren.

[old account]

Hallo,

Ik vroeg me af hoe het zit met het online, via e-mail factureren. Ik stuur nu mijn facturen iedere maand met de post, het zou natuurlijk voordeliger zijn dit via het internet te doen.

 

Kan ik gewoon de factuur via e-mail versturen of zijn hier bepaalde regels aan verbonden?

 

Jelmer.

[Gast jelmer]

Voor zover ik weet geldt is het nog steeds zo dat e-mail geen juridische waarde heeft. Dat zou betekenen dat je niet kunt bewijzen dat de factuur bij de klant is aangekomen. Wanneer deze niet betaalt omdat hij zegt dat hij geen factuur heeft ontvangen heb je geen poot om op te staan.

 

Da's wel lastig... Van verdere regels geen idee.

[Jeroen Bakker]

Dat zou betekenen dat je niet kunt bewijzen dat de factuur bij de klant is aangekomen. Wanneer deze niet betaalt omdat hij zegt dat hij geen factuur heeft ontvangen heb je geen poot om op te staan.

 

Heb je dat bewijsmateriaal met de post wel dan? :)

[Hans S]

Dan verstuur je de laatste aanmanings-factuur toch gewoon per aangetekende brief. :)

[Gast jelmer]

Inderdaad. Van een fax en een brief kun je aantonen dat deze is aangekomen waar bedoeld. Dmv een ontvangstrapport.

 

Natuurlijk kan dit tegenwoordig ook met e-mail. Maar helaas heeft de wetgeving op dit vlak de realiteit nog niet ingehaald...

[paulmatthijs]

ik heb dit een keer uitgezocht naar aanleiding van Het Net, wat electronisch factureert.

 

om electronisch te kunnen factureren moet je een vergunning hebben van de Belastingdienst, welke ook de eis stellen dat je minimaal maandelijks een papieren overzicht beschikbaar stelt. dit vond ik nogal vreemd destijds, zeker omdat Het Net hier zich niet aan houdt, dus ik vraag me af in hoeverre dit nog geldt.

 

eens kijken wat een expert hierover te zeggen heeft...

[Persoon]

Zelf doe ik het wel. De mensen die een gedetailleerd rapport aanvragen ontvangen een e-mail. De levering vind pas plaats na de betaling. Dit gaat echter om kleine bedragen en in de meeste gevallen willen de mensen niet eens een factuur.

 

Planet Internet stuurt ook een e-mail als factuur. Zover ik weet is dit goed bruikbaar. Zodra het over grotere bedragen gaat, dan stuur ik het weer wel per post.

[Lawman]

Beste Jelmer,

 

Een betalingsverplichting voor de ene partij volgt uit een door de andere contractspartij verleende dienst of geleverde product. Daar is (civiel) juridische gezien geen factuur voor nodig tenzij partijen afspraken hebben gemaakt (via speciaal contract of algemene voorwaarden) over het tijdstip en de vorm en wijze van factureren.

 

Fiscaal-juridisch is echter wel een factuur nodig om een (eenvoudig) bewijs te hebben van verschuldigde BTW. Hoe dit precies zit, en of facturen via internet volstaan, zou Tax Advisor denk ik kunnen zeggen. Wellicht is het antwoord op de website van de belastingdienst te vinden (rubriek veel gestelde vragen). Ook is er meen ik al eens een vraag over de vormvereisten van een factuur gesteld en zou die via de search modus hier te vinden moeten zijn.

 

Tenslotte is elke bestuurder en onderneming verplicht een administratie te voeren en deze (10 jaar) te bewaren.

 

Artikel 15A van boek 3 (en - bijna identiek artikel 10 boek 2) van het Burgerlijk Wetboek zegt hierover:

Een ieder die een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefent, is verplicht van zijn vermogenstoestand en van alles betreffende zijn bedrijf of beroep, naar de eisen van dat bedrijf of beroep, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde zijn rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.

 

Het gaat hier om de woorden op "zodanige wijze een administratie te voeren" en "dat te allen tijde zijn rechten en verplichtingen kunnen worden gekend". De factuur is een weerslag van jouw rechten en verplichtingen. De Memorie van Toelichting bij dit wetsartikel zegt onder meer dat er zekere waarborgen moeten zijn ten aanzien van de veiligheid van de bewaarde gegevens, hierbij vooral te denken aan de technische en organisatorische waarborgen die t.a.v. moderne electronische gegevensdragers gebruikelijk zijn. Hoe de praktijk hiermee omgaat zal vooral afhankelijk zijn van het idee (en de regels) van de belastingdienst. Jouw accountant kent deze neem ik aan ook.

 

Lawman

Legal Capital

Advocaten en ondernemingsrechtadviseurs

[R.I.P. - Benm]

Inderdaad. Van een fax en een brief kun je aantonen dat deze is aangekomen waar bedoeld. Dmv een ontvangstrapport.

 

Van een niet-aangetekende brief kun je toch onmogelijk aantonen dat deze ergens is aangekomen? Voor hetzelfde geld is de brieven bus opgeblazen door een trosje ballorige hangjongeren, en ben je niks wijzer.

 

 

[Gast jelmer]

Daarom moet je een laatste aanmaning ook altijd aangetekend vesturen als je het zeker wil weten...

 

(Lastig die dubbele jelmers)

[john doe]

waarschijnlijk (al) ten overvloede:

 

Elektronisch Factureren en Digitale Factuurpresentatie

 

Algemeen

Sinds 1 mei 2001 is het, onder voorwaarden, toegestaan elektronisch te factureren.

Dit houdt onder andere in dat facturen per e-mail verstuurd mogen worden. Het 'Besluit van 26 april 2001' van Staatssecretaris Bos van Financiën heeft dit mogelijk gemaakt. Elektronisch factureren was voor 1 mei 2001 ook al mogelijk, maar was alleen toegestaan indien het ging om een zogenaamde 'gestructureerde en genormeerde uitwisseling van factuurgegevens tussen computers ' én verzender en ontvanger over een door de fiscus verstrekte vergunning beschikten.

Facturen mochten wel per e-mail worden verstuurd àls het origineel maar per post werd nagestuurd.

 

Voorwaarden

Voor het elektronisch verzenden van facturen, bijvoorbeeld per e-mail, dient men aan enkele voorwaarden ten aanzien van de inhoud (en opbouw) van de factuur te voldoen. Daarnaast moeten de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud gewaarborgd worden. Tenslotte blijft de bewaarplicht ook ten aanzien van elektronische facturen in stand.

 

 

Inhoud

Voor elektronische facturen gelden dezelfde inhoudelijke vereisten als voor papieren facturen. Op de factuur dienen in ieder geval te worden opgenomen het factuurnummer, de factuur- en leveringsdatum, naam en adres van zowel de leverancier als van de afnemer, een omschrijving van de geleverde goederen en diensten, de vergoeding en het BTW-bedrag.

 

Authenciteit en Integriteit

De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de elektronische factuur dienen bij voorkeur te worden gewaarborgd door een geavanceerde elektronische handtekening . De elektronische handtekening kan dit waarborgen mits deze aan de volgende voorwaarden voldoet:

- de elektronische handtekening is dusdanig aan de gegevens gekoppeld dat onbevoegd wijzigen van deze gegevens kan worden opgespoord (integriteit) en

- de ondertekenaar is te identificeren en de handtekening op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden is (authenticiteit).

 

De digitale handtekening wordt verstrekt in de vorm van een certificaat en bestaat uit twee sleutels, een publieke sleutel en een privé sleutel. Dit sleutelpaar zorgt ervoor dat men berichten cryptisch kan versleutelen. De privé sleutel blijft goed bewaard, terwijl de publieke sleutel nodig is voor het verifiëren van de herkomst van de handtekening en moet in principe voor iedereen die deze nodig heeft toegankelijk zijn. Een en ander zal als hard- en software in het computersysteem geïnstalleerd moeten worden.

 

Bewaarplicht

De elektronische factuur dient, net als de papieren factuur, 7 jaar te worden bewaard. De authenticiteit, de integriteit en de leesbaarheid van de factuurgegevens dienen gedurende de periode te worden gewaarborgd. De geavanceerde elektronische handtekening dient tezamen met de elektronische factuur te worden opgeslagen. Tenslotte dienen de factuurgegevens op verzoek van de belastinginspecteur binnen een redelijke termijn beschikbaar te kunnen worden gesteld.

 

Onderstaande link verwijst naar het besluit van 26 april 2001 nr.CPP2001/1104M m.b.t. het elektronisch verzenden van facturen.

 

http://www.minfin.nl/default.asp?CMS_ITEM=MFCWD1B23FCDDC2EE445A9C7A4EC97E45BFC1X23X11566X97%20

[Wilbert Philippo]

Ik blijf ze nog maar even met de post versturen..... :P

[old account]

Ik denk dat ik ze gewoon als PDF bijlage via e-mail ga versturen. En de aanmaningen dan wel via de post. De PDF'jes print ik dan voor mijn eigen boekhouding uit.

 

Iedereen super bedankt voor de antwoorden!

 

Jelmer.

[Persoon]

Niet iedereen heeft de beschikking over Acrobat Reader, lijkt mij.

[old account]

Daar heb je een punt, maar ik heb mijn klanten gemaild of er bezwaar tegen was, dat was niet het geval dus iedereen kan wel PDF'jes inlezen.

 

Jelmer.

[Persoon]

Dan heb je het waarschijnlijk over een vaste klanten kring. Ik kan er niet vanuit gaan dat mijn klanten Acrobat Reader hebben...

[old account]

Ik ken tot nu toe al mijn klanten redelijk persoonlijk en het zijn er ook nog niet zoveel. Ik heb het dan over mijn webhosting klanten. Webdesign, met dus grotere bedragen factureer ik wel gewoon op papier.

[paulmatthijs]

het niet hebben van acrobat reader is bijna zoiets als geen mobiele telefoon hebben :)

 

daarbij vind ik het onaanvaardbaar om klanten een .doc ofzo te gaan mailen als factuur, ik wil dat ze er niets in kunnen editen.

[MacSeth]

Op het eind is het toch een mentaliteitskwestie denk ik... iemand die niet WIL betalen zal het worst wezen of een factuur schriftelijk of via email is verstuurt... die betaald simpelweg niet. En personen die na een geleverde dienst of product als reden opgeven dat zo'n factuur niet rechtsgeldig is zijn vaak ook niet de meest fijne klanten.

 

Op dit moment stuur ik de meeste facturen via email. Ik schrijf meeste omdat er namelijk ook een andere reden waarom organisaties liever hun facturen per post ( vaak in tweevoud ) en niet per email willen ontvangen. Veel grotere ondernemingen willen geen facturen via email ontvangen omdat dat zou betekenen dat ze iedere factuur voor hun administratie een aantal keren moeten afdrukken. Voor een MKB bedrijf is dat nog wel te overzien maar voor een organisatie als bijvoorbeeld ING met zo'n 50.000 medewerkers zou dat een enorme extra kostenpost worden.

 

Ik zou dus altijd even kijken met wat voor organisatie je te maken hebt en wat ZIJ op hun Purchase Order of overeenkomst hebben staan.

 

[Gretha]

ik zal me er zeker in gaan verdiepen om facturen op te maken in acrobat bestanden

tot nu toe factureer ik in word bestanden

naar over het algemeen bekende personen voor mij

via de post mag ook als iemand dat liever heeft

zelf krijg ik ook heel vaak (credit)facturen via e-mail, dat is in de internetmarketing vrij normaal...

deze print ik gewoon uit en stop ze bij mn overige facturen...

zelf print ik mijn eigen facturen die ik verstuur ook gewoon uit

geen enkel probleem lijkt me...

[nonex.nl]

Je kunt zelfs gewoon je facturen in Word blijven opmaken en ze printen als pdf-bestand: je oinstalleert pdf-creator als en gewone printer, maar in plaats van dat er op papier geprint word, vraagt pdf-creator om een bestandsnaam, en een lokatie om ze op te slaan. Pdf-creator is niet een broertje van Acrobat, het heeft neit dezelfde functionaliteiten, maar is een open sourceprogramma, gratis. Kun je wel in pdf-bestanden factureren, zodner meerksoten.

Het voordeel van de pdf-bestanden is natuurlijk dat niet (lees moeilijker) in je bestanden gerommeld kan worden...

 

http://sector7g.wurzel6.de/pdfcreator/index_en.htm

[Henk]

Gisteren rekening domeinregistratie en aanvraag bij stichting internet domeinregistratie nederland SIDN met contract en kopie ID kaart via e:mail afgerond. Hosting provider stuurde ook de rekening met pdf of met login en password online te lezen en overmaken via internet.

Hetzelfde had ook via TPG gekunt. maar wat is het verschil?

Hackers die mijn nl domein willen? ik ben ook niet zo bang dat iemand anders mijn rekening betaald. krijg mijn rekeningen van HetNet ook al 5 jaar via mail. vraag een leesbevesteging niet zeker dat ze dat doen maar dan stuur je er nog een en geef je duidelijk aan, leesbevesteging vereist.

 

gr

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Het hangt gewoon af van je klant. Als je een goede relatie met die klant hebt, en hij is het er mee eens, dan mail je het gewoon. Wie van de twee het nu uitprint is niet echt belangrijk.

 

De onderliggende onzekerheid of men zal ontkennen de factuur te hebben ontvangen wordt met het per post versturen ook niet ondervangen, en is dus niet echt relevant in deze discussie.

[R.I.P. - Benm]

vraag een leesbevesteging niet zeker dat ze dat doen maar dan stuur je er nog een en geef je duidelijk aan, leesbevesteging vereist.

 

Een leesbevestiging is voor zover ik weet een outlook feature, dat werkt dus alleen bij mensen die dat gebruiken - kun je zeker niet blindelings vanuit gaan.

 

Het hangt gewoon af van je klant. Als je een goede relatie met die klant hebt, en hij is het er mee eens, dan mail je het gewoon. Wie van de twee het nu uitprint is niet echt belangrijk.

 

De onderliggende onzekerheid of men zal ontkennen de factuur te hebben ontvangen wordt met het per post versturen ook niet ondervangen, en is dus niet echt relevant in deze discussie.

 

Helemaal mee eens. Zeker als je klanten hebt in het buitenland of regelmatig kleinere bedragen factureerd is het erg handig om af te spreken dat per mail te doen... scheelt weer een boom op een mensenleven :)

[Wilbert Philippo]

vraag een leesbevesteging niet zeker dat ze dat doen maar dan stuur je er nog een en geef je duidelijk aan, leesbevesteging vereist.

 

Mijn facturen die ik per post verstuur, doe ik ook niet aangetekend of met postontvangsbewijs. Dus waarom zou ik het met een e-mail wel doen?

 

Ik gebruik DeskPDF van DocuDesk naar alle tevredenheid voor het maken van PFD'fs.

 

Ook wij sturen naar de 'kleinere' klanten een PDF factuur per mail die gemaakt is in Excel. De grote leasemaatschappijen en reclamebureau's waar we voor werken krijgen nog gewoon een papieren versie.

[mspo]

Wij versturen facturen altijd per post. Een klant heeft een e-mail ontvangen met daarin de factuur als PDF in de bijlage. Ook kan hij de factuur online bekijken als html-formaat met daarop alle correcte factuurgegevens. Toch wil hij persé de facturen per post ontvangen. Hiervoor brengen we dan altijd extra administratiekosten in rekening wat ook staat in onze algemene voorwaarden. De klant geeft echter aan hier niet mee akkoord te gaan en dat "Het is wettelijk vereist om een papieren factuur op origineel briefpapier te versturen. Op deze manier handelt u in strijd met de Wet en als u weigert een factuur op origineel briefpapier per post te versturen zonder de extra kosten dan zullen wij genoodzaakt zijn dit bij de belastingdienst te melden." Wat moet ik hiermee?