waarschijnlijk (al) ten overvloede:
Elektronisch Factureren en Digitale Factuurpresentatie
Algemeen
Sinds 1 mei 2001 is het, onder voorwaarden, toegestaan elektronisch te factureren.
Dit houdt onder andere in dat facturen per e-mail verstuurd mogen worden. Het 'Besluit van 26 april 2001' van Staatssecretaris Bos van Financiën heeft dit mogelijk gemaakt. Elektronisch factureren was voor 1 mei 2001 ook al mogelijk, maar was alleen toegestaan indien het ging om een zogenaamde 'gestructureerde en genormeerde uitwisseling van factuurgegevens tussen computers ' én verzender en ontvanger over een door de fiscus verstrekte vergunning beschikten.
Facturen mochten wel per e-mail worden verstuurd àls het origineel maar per post werd nagestuurd.
Voorwaarden
Voor het elektronisch verzenden van facturen, bijvoorbeeld per e-mail, dient men aan enkele voorwaarden ten aanzien van de inhoud (en opbouw) van de factuur te voldoen. Daarnaast moeten de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud gewaarborgd worden. Tenslotte blijft de bewaarplicht ook ten aanzien van elektronische facturen in stand.
Inhoud
Voor elektronische facturen gelden dezelfde inhoudelijke vereisten als voor papieren facturen. Op de factuur dienen in ieder geval te worden opgenomen het factuurnummer, de factuur- en leveringsdatum, naam en adres van zowel de leverancier als van de afnemer, een omschrijving van de geleverde goederen en diensten, de vergoeding en het BTW-bedrag.
Authenciteit en Integriteit
De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de elektronische factuur dienen bij voorkeur te worden gewaarborgd door een geavanceerde elektronische handtekening . De elektronische handtekening kan dit waarborgen mits deze aan de volgende voorwaarden voldoet:
- de elektronische handtekening is dusdanig aan de gegevens gekoppeld dat onbevoegd wijzigen van deze gegevens kan worden opgespoord (integriteit) en
- de ondertekenaar is te identificeren en de handtekening op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden is (authenticiteit).
De digitale handtekening wordt verstrekt in de vorm van een certificaat en bestaat uit twee sleutels, een publieke sleutel en een privé sleutel. Dit sleutelpaar zorgt ervoor dat men berichten cryptisch kan versleutelen. De privé sleutel blijft goed bewaard, terwijl de publieke sleutel nodig is voor het verifiëren van de herkomst van de handtekening en moet in principe voor iedereen die deze nodig heeft toegankelijk zijn. Een en ander zal als hard- en software in het computersysteem geïnstalleerd moeten worden.
Bewaarplicht
De elektronische factuur dient, net als de papieren factuur, 7 jaar te worden bewaard. De authenticiteit, de integriteit en de leesbaarheid van de factuurgegevens dienen gedurende de periode te worden gewaarborgd. De geavanceerde elektronische handtekening dient tezamen met de elektronische factuur te worden opgeslagen. Tenslotte dienen de factuurgegevens op verzoek van de belastinginspecteur binnen een redelijke termijn beschikbaar te kunnen worden gesteld.
Onderstaande link verwijst naar het besluit van 26 april 2001 nr.CPP2001/1104M m.b.t. het elektronisch verzenden van facturen.
http://www.minfin.nl/default.asp?CMS_ITEM=MFCWD1B23FCDDC2EE445A9C7A4EC97E45BFC1X23X11566X97%20