Oplopende factuurnummers

[Jaap Haagmans]

Geacht Higherlevel,

 

In 2007 ben ik overgestapt naar een administratiesysteem dat moeite heeft met oplopende factuurnummers. Hoewel de factuurnummers weldegelijk oplopen, maakt het systeem soms "concept"-facturen aan die in 90% van de gevallen niet de deur uit gaan, maar vervolgens onderbreekt er toch een nummer in de facturen.

 

Ik kan de facturen hernummeren als ik dat zou willen, maar ik werk ook veel met automatische facturen die direct de deur uit gaan. Het probleem met hernummeren is dat het nummer dan niet overeen komt met het nummer op de factuur die de afnemer automatisch ontvangen heeft. Dat is dus geen optie.

 

Mag ik na het versturen van een factuur met pen in mijn papieren administratie een oplopend nummer toevoegen en deze "nieuwe" nummers invoeren in mijn boekhouding? Door in de papieren administratie te kijken wordt het dan direct duidelijk welk factuurnummer in mijn administratiesysteem overeenkomt met het nummer in mijn boekhouding. Ik heb het altijd zo gedaan omdat het simpelweg niet anders kon en twijfel nu toch een beetje.

 

Bedankt!

[djluc]

Dat heb ik ook ja, erg lastig issue. Het komt bijvoorbeeld voor bij MoneyBird. Stel je bent op maandag een factuur aan het aanmaken (concept) en je mist een BTW nummer. Dit vraag je op bij de klant. In de nacht van maandag op dinsdag worden automatische facturen verzonden. Nu gaat je nummering de mist in. Ik begrijp niet waarom een concept factuur al een factuurnummer heeft, die hoort pas bij het uitreiken van een factuur er op gezet te worden.

[Jaap Haagmans]

Dat heb ik ook ja, erg lastig issue. Het komt bijvoorbeeld voor bij MoneyBird. Stel je bent op maandag een factuur aan het aanmaken (concept) en je mist een BTW nummer. Dit vraag je op bij de klant. In de nacht van maandag op dinsdag worden automatische facturen verzonden. Nu gaat je nummering de mist in. Ik begrijp niet waarom een concept factuur al een factuurnummer heeft, die hoort pas bij het uitreiken van een factuur er op gezet te worden.

Helemaal mee eens, maar ik heb een Amerikaans pakket gekozen om verschillende technische redenen en daarin wordt maar beperkt rekening gehouden met de wensen van ons Europeanen. Ik heb de opmaak van de facturen handmatig aangepast zodat die in ieder geval in orde zijn, maar dit blijft een lastige issue.

 

Hoe los jij dit op als ik vragen mag?

[djluc]

Op dit moment is dit niet opgelost, we werken nu aan een eigen boekhoudpakket incl. projectadministraties waar we het probleem wel in voorzien. Wij zien het moment van het verzenden van een factuur als het moment van aanmaken. Dus zodra je klikt op factuur verzenden wordt de factuur gefixeerd, je kan niets meer aanpassen, en we stempelen deze met het factuurnummer. Wij hebben dus:

ID => interne nummer, nummert gewoon door ook met conceptfacturen etc.

FactuurID => Het factuurnummer voor de fiscus wat altijd klopt en oplopend is.

[Jaap Haagmans]

Op dit moment is dit niet opgelost, we werken nu aan een eigen boekhoudpakket incl. projectadministraties waar we het probleem wel in voorzien. Wij zien het moment van het verzenden van een factuur als het moment van aanmaken. Dus zodra je klikt op factuur verzenden wordt de factuur gefixeerd, je kan niets meer aanpassen, en we stempelen deze met het factuurnummer. Wij hebben dus:

ID => interne nummer, nummert gewoon door ook met conceptfacturen etc.

FactuurID => Het factuurnummer voor de fiscus wat altijd klopt en oplopend is.

Dat lijkt dus eigenlijk wel op de oplossing die ik hanteer? Alleen doe ik het dus met pen, zou dat een probleem kunnen zijn?

[Jaap Haagmans]

Ik doe mijn boekhouding trouwens in Excel. Ik hoef maar heel weinig bij te houden, alleen inkomende en uitgaande facturen (voorraad is er niet, bijvoorbeeld). Ik heb een blad voor uitgaande facturen waarop ik in de eerste rij een nummer invoer dat overeenkomt met het oplopende factuurnummer (met pen op de factuur geschreven) en iets verderop vermeld ik het nummer dat origineel op de factuur voorkomt. Ik boek alles direct in zogauw het mijn bureau raakt. Is dat voldoende voor de fiscus?

[John Kode]

Mag ik na het versturen van een factuur met pen in mijn papieren administratie een oplopend nummer toevoegen en deze "nieuwe" nummers invoeren in mijn boekhouding? Door in de papieren administratie te kijken wordt het dan direct duidelijk welk factuurnummer in mijn administratiesysteem overeenkomt met het nummer in mijn boekhouding. Ik heb het altijd zo gedaan omdat het simpelweg niet anders kon en twijfel nu toch een beetje.

 

Lijkt me geen probleem. Als er gaten onstaan in de nummering, wat altijd kan gebeuren, en je lost dat zodanig op dat er geen (fiscale) vraagtekens ontstaan, dan is dat O.K.

Als je dit kunt uitleggen of nog beter; vastgelegd hebt met pen, potlood, stift of krijt ;) , zie ik geen problemen.

 

groet,

 

John

[Jaap Haagmans]

Top. Bedankt, allebei :)

[djluc]

Als je het in Excel doet is er vrij weinig beperking tot het aanpassen van gegevens. Wellicht is het goed om sowieso alles per direct ook te printen zodat je echt geen correcties door kan voeren.

[Jaap Haagmans]

Als je het in Excel doet is er vrij weinig beperking tot het aanpassen van gegevens. Wellicht is het goed om sowieso alles per direct ook te printen zodat je echt geen correcties door kan voeren.

Jaarlijks print ik de factuur-overzichten en BTW-berekeningen wel en stop ik ze voorin de map om het jaar "af te sluiten", zeg maar. Zou je aanraden dat vaker te doen? Ik check natuurlijk elk kwartaal altijd even de hele papierwinkel en zou dan ook best een afdruk per kwartaal kunnen maken.

 

Boekhouden in Excel is me trouwens geadviseerd door iemand bij de Belastingdienst ;)

[Joost Diepenmaat2]

Dat heb ik ook ja, erg lastig issue. Het komt bijvoorbeeld voor bij MoneyBird. Stel je bent op maandag een factuur aan het aanmaken (concept) en je mist een BTW nummer. Dit vraag je op bij de klant. In de nacht van maandag op dinsdag worden automatische facturen verzonden. Nu gaat je nummering de mist in. Ik begrijp niet waarom een concept factuur al een factuurnummer heeft, die hoort pas bij het uitreiken van een factuur er op gezet te worden.

Bedankt voor je feedback. We komen binnenkort met een update in MoneyBird waardoor dit probleem verholpen is. Het zal dan mogelijk zijn om een factuurnummer pas toe te kennen op het moment van verzending.

 

 

 

^{mod edit: link verwijderd}

[frelo]

Mag ik na het versturen van een factuur met pen in mijn papieren administratie een oplopend nummer toevoegen en deze "nieuwe" nummers invoeren in mijn boekhouding? Door in de papieren administratie te kijken wordt het dan direct duidelijk welk factuurnummer in mijn administratiesysteem overeenkomt met het nummer in mijn boekhouding. Ik heb het altijd zo gedaan omdat het simpelweg niet anders kon en twijfel nu toch een beetje.

 

Lijkt me geen probleem. Als er gaten onstaan in de nummering, wat altijd kan gebeuren, en je lost dat zodanig op dat er geen (fiscale) vraagtekens ontstaan, dan is dat O.K.

Als je dit kunt uitleggen of nog beter; vastgelegd hebt met pen, potlood, stift of krijt ;) , zie ik geen problemen.

 

groet,

 

John

 

Het handmatig aanpassen geeft m.i. wel degelijk problemen omdat de factuurnummers niet meer aansluiten met de nummers van de verzonden facturen en dus de nummers die bij de betaling genoemd worden. Dit is juist 1 van de redenen dat de factureereis van "doorlopende nummering" bestaat. Maar wat waarschijnlijk binnen het pakket wel kan is de nummers die voor concept / proforma facturen" zijn gebruikt of opslaan zodat ze achteraf zichtbaar blijven (let op de bewaartermijn van je digitale gegevens is 7 jaar) dan wel dat je ze uitprint, inclusief aantekening waarom niet verzonden"en met de overige fakturen bewaard.

Succes, Fred Londema

[R.I.P. - Benm]

Ik ken de problematiek wel van webwinkels, waarbij bij bestelling meteen een order cq factuurnummer wordt aangemaakt, maar de betaling soms uitblijft (overboeken via de bank dat niet gebeurd, ideal fail, etc).

 

Voor zover ik weet hebben de ondernemers in kwestie daardoor niet direct een probleem met de belastingdienst, zolang ze maar bijhouden welke bestellingen geannuleerd of nooit betaald zijn. Dat geeft een goed excuus voor een niet-continue reeks factuurnummers in de omzetcijfers, en is achteraf controleerbaar door de complete database incl geannuleerde orders te overleggen.

 

Of dit 100% volgens het boekje is durf ik niet te zeggen, maar wel dat het in de praktijk veelvuldig gebeurd.

[frelo]

Ik ken de problematiek wel van webwinkels, waarbij bij bestelling meteen een order cq factuurnummer wordt aangemaakt, maar de betaling soms uitblijft (overboeken via de bank dat niet gebeurd, ideal fail, etc).

 

Voor zover ik weet hebben de ondernemers in kwestie daardoor niet direct een probleem met de belastingdienst, zolang ze maar bijhouden welke bestellingen geannuleerd of nooit betaald zijn. Dat geeft een goed excuus voor een niet-continue reeks factuurnummers in de omzetcijfers, en is achteraf controleerbaar door de complete database incl geannuleerde orders te overleggen.

 

Of dit 100% volgens het boekje is durf ik niet te zeggen, maar wel dat het in de praktijk veelvuldig gebeurd.

 

Lijkt mij voldoende, je kan aantonen wat er met "ontbrekende factuurnummers" is gebeurd en dat is en blijft het belangrijkste.

 

[Karen Dam]

Wij werken met ordernummers en factuurnummers.

Alle winkelwagens krijgen een ordernummer, dat is ook het nummer waarmee we naar de klant toe communiceren.

In de ordernummers zitten daarom ook wel gaten, niet alle winkelwagens worden ook echte bestellingen en niet alle bestellingen worden ook daadwerkelijk betaald en dus ook niet verzonden.

 

Pas als de bestelling klaar staat voor verzenden, dus alle voorraad is aanwezig en de klant heeft betaald, maken we een factuur met factuurnummer aan. Zo heb je geen gaten, en kloppen alle nummers gewoon netjes.

 

Lijkt mij veel handiger dan gaten in je nummering opvullen.

Her-nummeren mag volgens mij sowieso niet. Omdat de factuurnummers in jou administratie overeen moeten komen met de factuurnummers bij de klant.

 

Karen

[Karci]

Bij het laten schrijven van de software voor mijn oude bedrijf ging ik zelfs nog verder.

 

Pas na het leveren van de goederen werd er een factuur aangemaakt. Bij webshops ligt dat natuurlijk wat lastiger, maar in mijn geval, eigen expeditie maar ook deels uitbesteed, was het goed te doen.

 

Reden; afleveringen verliepen niet altijd 100% vlekkeloos, er kwam wel eens wat terug, er werden wel eens goederen geweigerd etc.

 

Na ontvangst van de vrachtbrief van de chauffeur werd dan pas de factuur aangemaakt. Voordeel; de factuur was altijd 100% correct en ook in nummer altijd opvolgend. Daarbij kon een klant nooit zeggen dat een factuur niet klopte op basis van geleverde aantallen, de factuur was tenslotte gebaseerd op door klant zelf afgetekende vrachtbrief. Ander punt is dat ik nooit hoefde te werken met creditnota's ivm leveringen die anders liepen dan gepland, mijn ervaring is dat creditnota's ontzettend verwarrend werkten en ook nog wel eens werden misbruikt. Het kwam voor dat - bij bijv. een betalingstermijn van 30 dagen - de creditnota (dan voor bijvoorbeeld een vergeten korting) direct werd verrekend met oudere openstaande facturen, terwijl de evenoude normale nota dan wel op 30 dagen werd betaald.

 

Vrachtbrieven en facturen hadden verschillende nummeringssystemen, maar de factuur verwees wel altijd naar het gebruikte vrachtbriefnummer.

[R.I.P. - Benm]

Wij werken met ordernummers en factuurnummers.

Alle winkelwagens krijgen een ordernummer, dat is ook het nummer waarmee we naar de klant toe communiceren.

In de ordernummers zitten daarom ook wel gaten, niet alle winkelwagens worden ook echte bestellingen en niet alle bestellingen worden ook daadwerkelijk betaald en dus ook niet verzonden.

 

Pas als de bestelling klaar staat voor verzenden, dus alle voorraad is aanwezig en de klant heeft betaald, maken we een factuur met factuurnummer aan. Zo heb je geen gaten, en kloppen alle nummers gewoon netjes.

 

Lijkt mij veel handiger dan gaten in je nummering opvullen.

 

Dat kan natuurlijk ook, maar kan ook wel weer verwarrend zijn: Klanten van een webshop zullen denk ik niet altijd doorhebben wat nou het ordernummer en het factuurnummer is, wat weer verwarring kan geven bij correspondentie.

 

Bovendien kan het voor zakelijke klanten wel eens vervelend zijn: ik heb bijvoorbeeld wel eens iets besteld, betaald ovv van het ordernummer, en vervolgens ook het artikel netjes ontvangen - alleen zonder factuur. Heeft me nog 3x bellen en een maand tijd gekost uiteindelijk een geldige factuur te krijgen. Uiteraard incorrect van de leverancier, maarja, ondertussen zit je er wel mee.

[Karen Dam]

Ik merk niets van onduideljikheid.

Het woord ordernummer staat altijd voor het getal, zodat mensen weten dat het een ordernummer is.

Dat is ook het nummer wat in alle correspondentie wordt gebruikt.

Zelfs in mijn boekhouding wordt het ordernummer wel bij de omschrijving vermeld.

 

Op de factuur staan zowel het ordernummer als een factuurnummer duidelijk vermeld.

Uiteraard zit de factuur bij de bestelling, daar heb je als klant gewoon recht op.

 

Karen

[karinvb]

 

 

Verschilllende order en factuurnummers lijkt me ook geen probleem.

Ik verkoop zowel aan particulieren via de website als aan winkels. Nu draai ik de facturen voor particulieren via de website-software uit. en de retail facturen via os financials (in de toekomst wil ik dit gaan koppelen).

 

De factuurnummers zijn daardoor gesplitst, maar per doelgroep dus wel oplopend. Geeft dit problemen?

 

 

[Dick Marjot]

De factuurnummers zijn daardoor gesplitst, maar per doelgroep dus wel oplopend. Geeft dit problemen?

 

Tja, geen idee eigenlijk. Op belastingdienst.nl: http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/ondernemen_btw/ondernemen_btw-14.html... maar wat het "eventueel in meerdere reeksen" precies inhoud wordt in het midden gelaten...

[Karci]

maar wat het "eventueel in meerdere reeksen" precies inhoud wordt in het midden gelaten...

 

Ik kan me zo voorstellen dat daarmee bedoeld wordt dat je normaliter 0-9999 gebruikt en dat je na 9999 weer met 0 begint. Op zich mag dit ook geen probleem zijn, je factuurnummer is misschien niet meer uniek, maar wél in combinatie met de daaraan gekoppelde datum en die moet er ook opstaan.

 

De hele redenatie van de belastingdienst voor doorlopende factuurnummers dient m.i. alleen maar om makkelijker te kunnen zien of er gerommeld wordt, werk je met willekeurige nummers, dan is het veel lastiger om malversaties aan het licht te krijgen (alhoewel daar ook genoeg andere methodieken voor zijn, meer dan ze je ooit zullen vertellen).

 

Ik zie geen problemen met twee verschillende soorten factuurnummers (consument / b2b), zolang ze inderdaad beiden maar door/oplopend zijn. Het maakt de boel zelfs inzichtelijker, bijvoorbeeld als je verschillende marges hanteert.

[karinvb]

Het maakt de boel zelfs inzichtelijker, bijvoorbeeld als je verschillende marges hanteert.

 

Daar kan ik me wel in vinden.

Ik zal binnenkort voor de zekerheid nog een belletjes naar de BD plegen.

[Dick Marjot]

Het maakt de boel zelfs inzichtelijker, bijvoorbeeld als je verschillende marges hanteert.

 

Daar kan ik me wel in vinden.

Ik zal binnenkort voor de zekerheid nog een belletjes naar de BD plegen.

 

En dan zijn wij weer benieuwd wat zij te melden hadden... ;)

[frelo]

maar wat het "eventueel in meerdere reeksen" precies inhoud wordt in het midden gelaten...

 

Ik kan me zo voorstellen dat daarmee bedoeld wordt dat je normaliter 0-9999 gebruikt en dat je na 9999 weer met 0 begint. Op zich mag dit ook geen probleem zijn, je factuurnummer is misschien niet meer uniek, maar wél in combinatie met de daaraan gekoppelde datum en die moet er ook opstaan.

 

De hele redenatie van de belastingdienst voor doorlopende factuurnummers dient m.i. alleen maar om makkelijker te kunnen zien of er gerommeld wordt, werk je met willekeurige nummers, dan is het veel lastiger om malversaties aan het licht te krijgen (alhoewel daar ook genoeg andere methodieken voor zijn, meer dan ze je ooit zullen vertellen).

 

Ik zie geen problemen met twee verschillende soorten factuurnummers (consument / b2b), zolang ze inderdaad beiden maar door/oplopend zijn. Het maakt de boel zelfs inzichtelijker, bijvoorbeeld als je verschillende marges hanteert.

 

het is toegestaan om meerdere reeksen factuurnummers binnen een onderneming te gebruiken, b.v. per filiaal, per soort verkoop etc. zolang die reeksen dan maar weer doorlopend zijn.

Fraude is inderdaad de achterliggende gedachte. De regeling komt overigens niet van de Nederlandse belastingdienst, maar is onderdeel van de Europese BTW richtlijnen en zijn in het geheel door de Nederlandse overheid in de BTW wetgeving overgenomen en worden dan door de belastingdienst uitgevoerd. Je vindt deze eisen dus ook terug n de nationale BTW regels van andere landen.

[karinvb]

na een belletje met de BD werd mij medegedeeld dat er voor levering via de webshop aan particulieren geen facturatieverplichting is. hierdoor is voor mij het probleem opgelost. De retailverkoop houdt bij mij gewoon zijn factuurnummering en de particuliere verkoop doet voor spek en bonen mee.

 

Wellicht was dit verhaal voor de particuliere markt al duidelijk voor iedereen, maar ik meld het toch maar even.