Inlezen pdf inkoopfacturen boekhouding

[makkie]

Hallo,

 

Ik ben op zoek naar een stukje software (of iemand die dit kan schrijven) die ervoor zorgt dat ik de inkoopfacturen die ik ontvang van mijn leveranciers (in pdf formaat) automatisch kan inlezen in mijn boekhouding (Snelstart).

 

Ik heb wel eens ergens iets gelezen over OCR (optical character recognition).

In het Nederlands (bron Wikipedia): optische tekenherkenning is een transformatie waarbij uit een afbeelding van een tekst door middel van patroonherkenning alle tekens uit de afbeelding als zodanig worden herkend en apart opgeslagen door een computer(programma).

 

Kan iemand mij hiermee/aan helpen?

 

Groeten,

Marc

[Joost Rietveld]

hoi Marc

 

Ik denk niet dat dat een 'makkie' is om even te maken door iemand, anders was het al wijdverbreid gratis verkrijgbaar

[Robbert12]

Maakt Yuki geen gebruik van deze techniek? Maar dan kan je het niet inlezen in snelstart. Hier staat meer over yuki:

 

https://www.higherlevel.nl/forum/index.php?board=16;action=display;threadid=28610;start=msg264228#msg264228

 

Misschien kan je daar wat mee?

[makkie]

Yuki is volgens mij een soort van uitbesteding van je boekhouding.

Je verstuurt de facturen naar Yuki, waarbij iemand anders dan de facturen zit te boeken voor een bepaald bedrag per maand.

Op zich ook een idee maar toch niet iets wat ik zoek.

 

[Dick Marjot]

Vermoed ook niet dat het makkelijk is.

Waarschijnlijk hoeft er geen OCR plaats te vinden omdat de PDF reeds tekst bevat (OCR gebruik je bijvoorbeeld bij scannen van een document, dus van afbeelding naar tekst). Maar zelfs met de tekst is het maar de vraag of je de juiste bedragen kan terugvinden in het document... en de koppeling aan de juiste crediteur etc...

 

Elke factuur is layout technisch toch weer anders dus herkenning van de juiste data is zeker niet eenvoudig. Om die reden worden er allerlei andere initiatieven ontwikkeld zoals UBL (XML met vaste indeling dus goed te automatiseren) maar daar is het bedrijfsleven nog niet aan toe...

[Misdefinitie2]

Een aantal PDF-bestanden worden gemaakt door de letters als tekst op te nemen in het bestand. In dat geval zijn er diverse PDF to TXT programma's te vinden op het internet om de tekst uit een PDF te halen. Zit het in een afbeelding, dan gaat het niet werken. OCR is voor facturen te onbetrouwbaar.

 

Dan komt het tweede probleem: facturen worden niet allemaal in hetzelfde formaat aangeleverd. Alles staat elke keer weer op een andere plaats. Er is geen sprake van standaardisatie. Een importprogramma schrijven voor Snelstart is daarmee zeer moeilijk geworden.

 

Wij hebben dat deels opgelost door de verzenders van inkomende facturen te vragen bepaalde gegevens wel gestandaardiseerd aan te leveren. Bij voorkeur op een speciale website. Gecombineerd met automatisering van uitgaande facturen wordt hier dan toch een aardige tijdwinst geboekt.

[makkie]

Als ik de inkoopfactuur naar csv formaat converteer en ervoor zorg dat alles op de juiste plaats staat, word het volgens mij alweer wat makkelijker, toch?

[Dick Marjot]

Als ik de inkoopfactuur naar csv formaat converteer en ervoor zorg dat alles op de juiste plaats staat, word het volgens mij alweer wat makkelijker, toch?

 

Zeker, en naar XML zou het nog makkelijker maken... maar wellicht is handmatig invoeren van de crediteur en het bedrag dan nog wel sneller... Zolang er geen standaard is en de facturen ook niet te groeperen zijn in een aantal variaties is automatiseren geen makkelijke klus... op naar UBL dus...

[herman van der helm]

als ik bestellingen in snelstart doe via de inkoop module, hoef ik alleen maar te controleren of de faktuur die ik voor deze bestellingen ontvangen heb overeenkomen. Verder wordt de faktuur dan automatisch geboekt. Slechts bij afwijkingen in prijs of extra kosten moet ik iets aanpassen. Op deze manier heb je eigenlijk automatische boekingen waar geen inleesfouten kunnen optreden tenzij jezelf de bril niet ophebt. PDF of papieren faktuur maakt niet uit

groet herman

[Arjan Vos]

Ik heb een jaar of 2 geleden al eens gekeken naar dit soort software. Het kostte toen nog zo'n € 20.000. Verder was je dan nog eens per crediteur een tijdje bezig om een sjabloon aan te maken: je moest de software dan vertellen waar hij het factuurnummer, datum, totaalbedrag, btw-bedrag etc. kon vinden en wat waarop geboekt moest worden. Was best omslachtig en daardoor was het eigenlijk alleen interessant voor crediteuren waar je minstens enkele tientallen facturen per jaar ontvangt.

 

Ik neem aan dat inmiddels de software al goedkoper is en ook gebruikersvriendelijker. Voor accountants- en administratiekantoren en grote bedrijven dan ook interessant, maar voor de MKB-er? Denk het nog niet!

[makkie]

Hoi Arjan,

 

Weet je toevallig ook de naam van dat pakket of het bedrijf die deze software maakt?

[P.J.]

Er zal vast wel iets zijn voor barcodes.

[herman van der helm]

Er zal vast wel iets zijn voor barcodes.

 

goed dat je dat opmerkt. Natuurlijk, snelstart kan barcodes maken met de gegevens van de faktuur. Dus denk ik dat met een barcode laser ook een faktuur van een ander kan worden ingelezen. Lijkt me het navragen bij Stark in Texel waard.

groet herman

[makkie]

Dit is inderdaad iets om eens na te vragen daar bij Snelstart.

Ik krijg aardig wat facturen (niet allemaal) met een barcode erop van mijn leveranciers.

 

Bedankt voor de tip!