Bevoegdheden en risico's administratieve medewerker

[yamato]

Hallo.

 

ik kijk al enige tijd met veel plezier rond op dit forum, meestal als ik een ondernemers vraagstuk heb waarbij ik meer inzichten zoek. Nu heb ik echter een vraag die ik nog niet eerder ben tegen gekomen.

Als zelfstandige doe je in het begin zelf je administratie, op een gegeven moment wordt dit zo druk dat je je administratieve zaken wil uitbesteden, misschien eerst nog extern maar zodra je verder groeit ook intern.

 

Nu is mijn vraag:

- welke bevoegdheden geef je je administratieve medewerker? mag deze de complete administratie inzien en beheren? Is het gebruikelijk dat deze ook zelfstandig betalingen doet en dus volledige toegang krijgt tot de bankrekeningen?

- indien dit (worst case) niet goed gaat, medewerker blijkt toch te gevoelig voor werken met andermans geld (lees: frauduleus), kan je je hier tegen verzekeren?

 

Misschien zijn er ook wel tussenoplossingen, waarbij een administratieve medewerker wel betaalopdrachten op de bank mag klaar zetten maar dat die door een 'hoofdpas' geautoriseerd moeten worden?

 

Hopelijk hebben jullie inzichten of eigen ervaringen / handelswijzen die jullie kunnen toelichten.

Bij voorbaat hartelijk dank voor een reactie.

 

[trolink]

Goede vraag, ik ben zelf ook erg benieuwd. Enige wat ik kan vertellen is dat het klopt dat er programma's zijn welke een batch klaar zet voor betalingen. Dus de medewerker maakt deze batch en jij als baas moet deze, na controle, goed keuren.

 

Ben benieuwd naar de overige reacties. :)

[Sandra.]

Verzekeren voor zoiets lijkt mij persoonlijk heel raar en niet mogelijk, het is je eigen verantwoordelijkheid op te letten dat het gedaan wordt door iemand die je kunt vertrouwen. Verder zou ik het sowieso nog in de gaten houden, al is het maar om zeker te maken dat er geen onterechte facturen betaald worden, facturen die niet kloppen, etc.

 

Besteed je de aangfite van belastingen wel al uit? Misschien kun je het administreren aan hun uitbesteden?

[yamato]

bedankt voor de reacties,

 

het punt ligt tussen gemak en risico, ik besteed nu de administratie nog uit (en ben er zelf nog aanzienlijk veel tijd aan kwijt) maar wil het juist in huis halen, ivm kosten (extern is duur) en meer grip. De kosten van de medewerker kunnen prima uit, dus dat is niet het probleem.

 

Volledig inzicht in mutaties is denk ik onvermijdelijk, anders kan er geen administratie gevoerd worden (debiteurenbeheer oa.)

maar vooral de bevoegdheid om overboekingen te doen stoort mij toch enigzins.

Natuurlijk neem je een werknemer aan op basis van vertrouwen maar het gaat me nu even om het ergste scenario, dus dat de medewerker bijvoorbeeld 100k euro overmaakt en er vandoor gaat.

 

'eigen verantwoordelijkheid' natuurlijk. als ondernemer en eigenaar ben je uiteindelijk altijd eindverantwoordelijkheid, dit heeft echter niets te maken met het indekken tegen risico's. Ik heb ook een brandverzekering, dan kan je ook niet zeggen dat het mijn verantwoordelijkheid is om zelf maar 24/7 op te letten dat de boel niet in brand vliegt.

[ebia]

'eigen verantwoordelijkheid' natuurlijk. als ondernemer en eigenaar ben je uiteindelijk altijd eindverantwoordelijkheid, dit heeft echter niets te maken met het indekken tegen risico's. Ik heb ook een brandverzekering, dan kan je ook niet zeggen dat het mijn verantwoordelijkheid is om zelf maar 24/7 op te letten dat de boel niet in brand vliegt.

 

Je kunt je denk ik niet indekken of verzekeren tegen deze risico's, omdat het hebben van personeel nu eenmaal een ondernemersrisico is. Besteelt een werknemer jou, dan heb je het pad van de strafrechtelijke en van de civiele rechtspraak die je kunt doorlopen...

 

Maar goed, praktische oplossing: Medewerker tot een X bedrag limiteren in zijn/haar mogelijkheden om te 'schuiven' met het geld, alles daarboven alleen met jouw goedkeuring. Heb je al eens contact gehad met de bank om de mogelijkheden te bespreken?

[John B]

Volgens mij zijn er meer gevallen van fraude waarbij het langdurig om kleine bedragen gaat dan 100k ineens. Ik weet niet in welke branch jouw bedrijf zit, maar zo'n bedrag staat meestal ook niet vrij op de betaalrekening. Dus dat soort betalingen zou je alsnog zelf kunnen doen - tenzij ze dagelijks voorkomen - en de kleinere betalingen tot een bepaald maximum door de administratieve medewerker.

 

Maar ook het fiatteren van door de medewerker ingegeven betalingen is een mogelijkheid. Bij de ING moet je bijvoorbeeld voor verzending van de klaargezette betalingen ter bevestiging een code ingeven (zal wellicht bij meerdere banken zo zijn) en dat "verzenden" zou dan de stap kunnen zijn die jij doet.

[Bazzio]

er zijn natuurlijk meerdere manieren om controles in te bouwen,

limitering van tekeningsbevoegdheid is al een goed begin. Je kan ook een accountant laten controleren.

 

bedenk wel dat hoe meer je wil controleren, hoe meer tijd en energie het jezelf kost.

en al ben je nog zo slim, de financiele medewerker is dat ook.... ;)

 

uiteraard zijn er hier genoeg boekhoudspecialisten aanwezig die je een gerichter advies kunnen geven.

 

[Norbert Bakker]

- indien dit (worst case) niet goed gaat, medewerker blijkt toch te gevoelig voor werken met andermans geld (lees: frauduleus), kan je je hier tegen verzekeren?

 

In tegenstelling tot wat boven een paar keer beweerd wordt kun je je als bedrijf wel verzekeren tegen fraude. Kijk o.a. eens hier. Voor grote organisaties met veel inkomende en uitgaande geld- en goederenstromen is dat ook vrij gebruikelijk. Voor kleinere organisaties is het minder gebruikelijk: dat komt enerzijds door de kosten (de premies beginnen vanaf een paar duizend euro) en anderzijds door de eisen die de verzekering stelt aan de functiescheidingen (verdeling van taken en bevoegdheden) en controlemechanismen. Deze eisen - met name de functiescheidingen - zijn voor kleinere organisaties vaak ondoenlijk.

 

 

 

[Marije Miggiels]

- indien dit (worst case) niet goed gaat, medewerker blijkt toch te gevoelig voor werken met andermans geld (lees: frauduleus), kan je je hier tegen verzekeren?

 

In tegenstelling tot wat boven een paar keer beweerd wordt kun je je als bedrijf wel verzekeren tegen fraude. Kijk o.a. eens hier. Voor grote organisaties met veel inkomende en uitgaande geld- en goederenstromen is dat ook vrij gebruikelijk. Voor kleinere organisaties is het minder gebruikelijk: dat komt enerzijds door de kosten (de premies beginnen vanaf een paar duizend euro) en anderzijds door de eisen die de verzekering stelt aan de functiescheidingen (verdeling van taken en bevoegdheden) en controlemechanismen. Deze eisen - met name de functiescheidingen - zijn voor kleinere organisaties vaak ondoenlijk.

Dat je je kon verzekeren tegen fraude van buitenaf wist ik, maar ook tegen fraude van binnenuit?

 

Je zou een administratief medewerker alleen de basics kunnen laten doen en balans, winst- en verliesrekening ed kunnen afschermen. Als je zo groot wordt, dat het bedrijf een controler nodig hebt, ben je vaak ook al geen eenmanszaak meer en liggen die cijfers minder gevoelig. Ze worden dan tenslotte ook bij de KvK gedeponeerd en zijn dan voor iedereen in te zien. Het is ook net hoe bloot je met de billen wil/durft te gaan