Bewaarplicht e-mails door overheid en belastingdienst

[Micha van Veen]

[mod edit]dit bericht is afgesplitst, daarom is de topicstart kort maar bondig ;)[/mod edit]

 

Eigenlijk een beetje semi offtopic vraagje.

 

In hoeverre ben je in Nederland verplicht om zakelijk email verkeer te bewaren?

 

 

Micha

[Raoul K]

Eigenlijk een beetje semi offtopic vraagje.

 

In hoeverre ben je in Nederland verplicht om zakelijk email verkeer te bewaren?

 

 

Micha

 

7 jaar

[Micha van Veen]

Dank je RK

 

Maar geld dit voor alle correspondentie of alleen zaken welke in de administratie opgenomen moet worden?

 

Micha

[Raoul K]

Mijn cijfermannetje zegt alles, alhoewel hij nog nooit heeft gehoord dat de BD alles ging inzien, wel keek men naar data's. Ik bewaar alles, ook viagra en nigeria fan-mail, en wens ze succes (> 3 miljoen emails).

 

Ik denk dat als ze onderzoek willen doen dat ze daar de forensische boy's op los laten die met wat algo's highlights eruit pikt. Misschien weet / kan Joost dit vertellen (wat ze ermee willen doen)

[Alexander_vD]

Waar kun je de regelgeving hierover terugvinden?

Ik ben niet op de hoogte van de regels rond bewaartermijn van email. Kan me voorstellen dat bepaalde mail bewaard moet blijven maar zet wel twijfels bij de viagra (enz.) mails.

[djluc]

http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/ondernemen_administratie/ondernemen_administratie-02.html

 

Maar lijkt me met name te maken te hebben met zaken die toch wel redelijk gelinked zijn aan de administratie. Facturen per e-mail wordt dan natuurlijk dubieus en lastig.

 

Dit topic is afgesplitst.

[Raoul K]

Begin aan mezelf te twijfelen :) Misschien heeft mijn cijfermannetje het gezegd omdat ik via paypal afreken en van hen een email krijg als betalings bevestiging....

 

 

Over factureren:

 

Factureren was tot (dacht 2008) sowieso niet "mogelijk" , die MOESTEN digitaal ondertekend zijn (ben benieuwd wie dat WEL gedaan heeft) met een door overheid verstrekt digitaal certificaat. "

 

 

[djluc]

Veelal zie je dat een factuur met zo'n certificaat verzonden werd via een service. Die services waren net opgetuigd en toen verviel die regel weer.

 

Het probleem met die 7 jaar is dat je de originele tool er vaak niet meer bij kan halen. Een internet dienst kan soms maar enkele jaren bestaan. Als je nou net een internet dienst gebruikt om je facturen te sturen dan is het heel erg lastig. Je maakt gebruik van een dienstverlener, zolang je de dienst gebruikt is het niet ingewikkeld maar het bedrijf gaat failliet, de service stopt, een server ontploft, whatever en er zijn geen brongegevens meer.

 

Toch lastig als je dan aan die 7 jaar vast zit.

[Raoul K]

Veelal zie je dat een factuur met zo'n certificaat verzonden werd via een service. Die services waren net opgetuigd en toen verviel die regel weer.

 

Het probleem met die 7 jaar is dat je de originele tool er vaak niet meer bij kan halen. Een internet dienst kan soms maar enkele jaren bestaan. Als je nou net een internet dienst gebruikt om je facturen te sturen dan is het heel erg lastig. Je maakt gebruik van een dienstverlener, zolang je de dienst gebruikt is het niet ingewikkeld maar het bedrijf gaat failliet, de service stopt, een server ontploft, whatever en er zijn geen brongegevens meer.

 

Toch lastig als je dan aan die 7 jaar vast zit.

 

Die bedrijven (services) kregen een door de overheid gegenereerd certificaat, dus falliet of niet, de overheid kon en kan verifieren dat de rekening authenthiek is.

 

Dat er 7 jaar geleden andere programma's waren zal de belastingdienst worst wezen, dat staat ook op de BD site, daar moet je zelf maar zorg voor dragen.

 

7 jaar geleden, daaide ik nog WIN98 (xp is laat 2002 uitgekomen) met een DOS factureer programma, vreemde regels maar ja, je moet als land toch ergens de beste in zijn (#1 belastingdienst in de wereld :) )

[djluc]

Veelal zie je dat een factuur met zo'n certificaat verzonden werd via een service. Die services waren net opgetuigd en toen verviel die regel weer.

 

Het probleem met die 7 jaar is dat je de originele tool er vaak niet meer bij kan halen. Een internet dienst kan soms maar enkele jaren bestaan. Als je nou net een internet dienst gebruikt om je facturen te sturen dan is het heel erg lastig. Je maakt gebruik van een dienstverlener, zolang je de dienst gebruikt is het niet ingewikkeld maar het bedrijf gaat failliet, de service stopt, een server ontploft, whatever en er zijn geen brongegevens meer.

 

Toch lastig als je dan aan die 7 jaar vast zit.

 

Die bedrijven (services) kregen een door de overheid gegenereerd certificaat, dus falliet of niet, de overheid kon en kan verifieren dat de rekening authenthiek is.

 

Dat er 7 jaar geleden andere programma's waren zal de belastingdienst worst wezen, dat staat ook op de BD site, daar moet je zelf maar zorg voor dragen.

 

7 jaar geleden, daaide ik nog WIN98 (xp is laat 2002 uitgekomen) met een DOS factureer programma, vreemde regels maar ja, je moet als land toch ergens de beste in zijn (#1 belastingdienst in de wereld :) )

Dat is prima gesteld maar tegenwoordig lopen dat soort zaken veelal via online facturatiediensten waarbij je nooit toegang hebt tot de broncode. Dus het vervaardigingsproces kan je niet controleren. Je hebt alleen het eindresultaat, de factuur. Daar zou je problemen kunnen krijgen betreft bewijslast. Wellicht kunnen fiscalisten daar een visie op plaatsen.

[Raoul K]

Dat is prima gesteld maar tegenwoordig lopen dat soort zaken veelal via online facturatiediensten waarbij je nooit toegang hebt tot de broncode. Dus het vervaardigingsproces kan je niet controleren. Je hebt alleen het eindresultaat, de factuur. Daar zou je problemen kunnen krijgen betreft bewijslast. Wellicht kunnen fiscalisten daar een visie op plaatsen.

Volgens mij werkt het zo niet. Als je bedrijf afbrand met de boekhouding erin heb je ook een probleem (bij controle). Anders waren er heel wat meer bedrijven afgebrand denk ik 8)

 

De broncode heb je niet nodig, die heb ik ook niet van mijn DOS factureer programma. Ben ook wel benieuwd naar de meening van een fiscalist.

 

Over die certificaten - die namen dat probleem gedeeltelijk weg (ondanks dat die service veel te omslachtig was) Een digitaal uitgereikte factuur kan in 7 jaar niet vervalst worden. Als belastingdienst een rekening wilde verifieren kunnen ze dat eenvoudig doen, maakt niet uit wie de maker van de factuur is, en of die falliet is.

 

[djluc]

Je kunt, met de juiste inzet, het dos factuurprogramma met gegevens op een oude computer van marktplaats plaatsen.

 

Bij een dienst die je per maand betaald waarvan je verder niets hebt kan dit absoluut niet. Daarom is het inzicht van de fiscalist met ervaring bij dit soort controles noodzakelijk.

[Joost Rietveld]

Dan doen we dat toch even ;)

 

Artikel 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen behandelt de wijze van het beschikbaar maken van de te bewaren administratie in leden 5 en 6:

 

5.De op een gegevensdrager aangebrachte gegevens, uitgezonderd de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten, kunnen op een andere gegevensdrager worden overgebracht en bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste en volledige weergave der gegevens en deze gegevens gedurende de volledige bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.

 

6.De administratie dient zodanig te zijn ingericht en te worden gevoerd en de gegevensdragers dienen zodanig te worden bewaard, dat controle daarvan door de inspecteur binnen een redelijke termijn mogelijk is. Daartoe verleent de administratieplichtige de benodigde medewerking met inbegrip van het verschaffen van het benodigde inzicht in de opzet en de werking van de administratie.

 

Vaste jurisprudentie geeft aan dat de bewaarplichtige zorg moet dragen voor het leesbaar maken van de volledige bewaarde data. Dat MS-DOS niet meer werkt, is dus geen excuus. Je hebt immers altijd de optie om die gegevens te printen of tegenwoordig als PDF op te slaan.

 

T.a.v. e-mails. Als die onderdeel uitmaken van de bedrijfsadministratie of daarop betrekking hebben, dan dienen die ook bewaard te worden. Bijv. een e-mail met een factuur of een per mail bevestigde opdracht aan een schadehersteller van je auto van de zaak.

 

De termijn is 7 jaar. Voor onroerende zaken 9 jaar. De termijn start wanneer de documenten geen actuele waarde meer hebben. Overigens mag de fiscus in bepaalde gevallen (bijv. sommige uit het buitenland opgekomen baten) tot 12 jaar naheffen. Dan is het wel handig als je die info nog hebt.

 

Tip: digitaliseer alles tot in detail en sla het op twee plaatsen op (externe HD en online datastorage).

 

groet

Joost

 

 

[Zomaar iemand]

BIj mijn controle werd niet gevraagd om mijn e-mails oid.

 

Ik print al mijn facturen altijd gewoon uit, dat werkt een stuk makkelijker, met boeknummers ed Ik bewaar de originele nooit. Hoe weet een inspectuur hoe de factuur is binnen gekomen?

[Joost Rietveld]

met boeknummers ed Ik bewaar de originele nooit. Hoe weet een inspectuur hoe de factuur is binnen gekomen?

 

Stop daar maar snel mee. De inspecteur kan ook bij de andere partij onderzoek doen. Als de factuur daar aangetroffen wordt, dan heb jij er een enorme klus aan om te bewijzen dat die nooit binnen gekomen is!

 

 

[djluc]

Dan doen we dat toch even ;)

 

Artikel 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen behandelt de wijze van het beschikbaar maken van de te bewaren administratie in leden 5 en 6:

 

5.De op een gegevensdrager aangebrachte gegevens, uitgezonderd de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten, kunnen op een andere gegevensdrager worden overgebracht en bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste en volledige weergave der gegevens en deze gegevens gedurende de volledige bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.

 

6.De administratie dient zodanig te zijn ingericht en te worden gevoerd en de gegevensdragers dienen zodanig te worden bewaard, dat controle daarvan door de inspecteur binnen een redelijke termijn mogelijk is. Daartoe verleent de administratieplichtige de benodigde medewerking met inbegrip van het verschaffen van het benodigde inzicht in de opzet en de werking van de administratie.

 

Vaste jurisprudentie geeft aan dat de bewaarplichtige zorg moet dragen voor het leesbaar maken van de volledige bewaarde data. Dat MS-DOS niet meer werkt, is dus geen excuus. Je hebt immers altijd de optie om die gegevens te printen of tegenwoordig als PDF op te slaan.

 

T.a.v. e-mails. Als die onderdeel uitmaken van de bedrijfsadministratie of daarop betrekking hebben, dan dienen die ook bewaard te worden. Bijv. een e-mail met een factuur of een per mail bevestigde opdracht aan een schadehersteller van je auto van de zaak.

 

De termijn is 7 jaar. Voor onroerende zaken 9 jaar. De termijn start wanneer de documenten geen actuele waarde meer hebben. Overigens mag de fiscus in bepaalde gevallen (bijv. sommige uit het buitenland opgekomen baten) tot 12 jaar naheffen. Dan is het wel handig als je die info nog hebt.

 

Tip: digitaliseer alles tot in detail en sla het op twee plaatsen op (externe HD en online datastorage).

 

groet

Joost

 

 

Joost, de vraag die ik dan open heb staan is: Moet je de tool, het programma etc. beschikbaar hebben of mag je gewoon het eindresultaat, de pdf of print of e-mail bewaren? Stel ik verstuur een factuur met programma X. Moet dan 7, of 9, of 12 jaar later nog steeds die tool tot je beschikking hebben volgens de regels? Of is het genoeg als dat gewoon in een map zit?

 

Dat lijkt me namelijk ondoenlijk maar als dat wel het geval is, wat ik me voor kan stellen, bijvoorbeeld bij fraude in de nummering, dan kan het wel degelijk relevant zijn. De vraag gaat dus niet zozeer over het bewaren van een factuur etc. maar over het middel waarmee het gemaakt is, het systeem etc.

[Joost Rietveld]

hoi Luc

 

Het moet leesbaar zijn, dus het geprinte resultaat volstaat daarvoor. Let er wel op dat de wijze waarop het resultaat tot stand is gekomen ook leesbaar moet zijn. De ingevoerde boekingen in je administratie moeten er dus ook bijzitten van elk grootboek.

 

groet

Joost

[Zomaar iemand]

nu snap ik het niet meer, je zegt nu dat een uitgeprinte versie volstaat, waarom moet je dan de oude pdf's bewaren en kan je ze niet gewoon uitprinten?

 

Wij hebben onlangs wel al een richtlijn opgesteld om alleen in uitzondering nog met bedrijven zaken te doen die alleen digitale facturen versturen.

Helemaal weigeren kan niet omdat in sommige branches het niet meer mogelijk is zoals telefoon en internet.

[Joost Rietveld]

Printen of als pdf bewaren maakt niet uit

[Zomaar iemand]

ok dan blijven we ze gewoon uitprinten.

 

Dat bewaren van die emails moet ik eens kijken hoe ik dat moet gaan doen. Mijn pc is nu al zo langzaam omdat ik teveel emails bewaar.

Moet ik ook de verstuurde emails bewaren?

[Joost Rietveld]

 

Moet ik ook de verstuurde emails bewaren?

 

alleen voor zover die relevant zijn voor je boekhouding

[Zomaar iemand]

is een offrte aanvraag en bespreking van een mogelijk offerte ook belangrijk?

[Joost Rietveld]

kan, maar dat weet je beter dan ik. Normaliter hebben die geen invloed op je belastingzaken. Als de uiteindelijke overeenkomst er maar is.

[Micha van Veen]

Denk je een kleine vraag te stellen, wordt je wakker heb je opeens je eigen topic ;)

 

Maar wat ik er uit begrijp:

Administratie 7 jaar (digitaal als papier)

Email verkeer gerelateerd aan zakelijk is niet verplicht meer wel raadzaam.

 

Facturen Ja

Offertes ja

Mededelingen over gekneusde voet bij het skien en daardoor de teksten wat laat zijn. NIet verplicht maar wel handig om het te doen.

 

Micha

 

[djluc]

hoi Luc

 

Het moet leesbaar zijn, dus het geprinte resultaat volstaat daarvoor. Let er wel op dat de wijze waarop het resultaat tot stand is gekomen ook leesbaar moet zijn. De ingevoerde boekingen in je administratie moeten er dus ook bijzitten van elk grootboek.

 

groet

Joost

Hoi Joost,

 

Hier zit denk ik het verschil waardoor het zo ingewikkeld lijkt maar het wellicht niet is: De administratie (Unit4/Exact/whatever) bewaar je uiteraard, met de grootboeken etc. Dat is ook altijd nog in te lezen. De factuur kan je echter in een software pakket maken wat er totaal buiten staat, dat gebeurt heel veel. Dat is eigenlijk "de wijze waarop het resultaat tot stand is gekomen" als je stelt dat het resultaat je factuur is. Als het resultaat in die zin bedoeld is als de administratie dan zou puur de administratie inderdaad voldoen.

[Joost Rietveld]

De factuur kan je echter in een software pakket maken wat er totaal buiten staat, dat gebeurt heel veel. Dat is eigenlijk "de wijze waarop het resultaat tot stand is gekomen"

 

Als je online factureert via online software dan print je de factuur toch uit of sla je die op als PDF. Het is echt niet zo dat van jou verlangd wordt dat je dan de bron nog kunt raadplegen. Hetgeen aan de bewaarplicht moet voldoen moet gewoon leesbaar zijn. Nergens staat dat het oorspronkelijke programma waarin stukken aangemaakt zijn bewaard moet blijven.

 

Als jij leesbaar kunt maken wat van invloed is op jouw en andermans belastingheffing en de fiscus kan alles herleiden naar de eerste invoer, dan is er niets aan de hand.