Openstaande facturen: hoe pak jij dat aan?

[Henri Kroeze]

Wellicht het moeilijkste van het ondernemersschap is het op tijd betaald krijgen van je facturen. Je verstuurt een factuur en je mag maar hopen dat deze op tijd betaald wordt. 75% betaald gewoon te laat!

 

Gisteren heb ik er weer eens een 'herinner' bel en email rondje aan gewaagd (openstaande totaalbedrag is momenteel aanzienlijk, ja, ik ben lekker bezig...)

Krijg ik vanochtend een email met zichtbaar schaamrood op de kaken, euh, ik had 'm niet doorgezet naar de administratie. Hij wordt vandaag voldaan... Ik had wel eerst twee weken gewacht voordat ik navraag deed, dus ik had het geld al twee weken eerder op de rekening kunnen hebben staan.

 

Wat ik hier zo enorm moeilijk aan vind is dat ik een eenpitter ben en direct contact heb bij mijn klanten. Bel/mail ik daarna met gezeur over een factuur, dan voel ik mij daar niet prettig bij. Het hele project is prettig verlopen, alleen om je geld moet je zeuren. In principe is dat natuurlijk waanzin, maar helaas, wel de orde van de dag.

 

Een andere klant blijkt een betalingstermijn van 90 (!!) dagen te hebben!

 

Spreken jullie dat van tevoren door, bij het eerste gesprek?

[RiVe]

Ik ben ook nog een eenpitter.

 

Openstaande facturen komt jammer genoeg voor, maar een herinnering via SMS of een telefoontje werkt uitstekend.

 

Naar particulier moet ik vanwege Uneto voorwaarden een betalingstermijn hanteren van 30 dagen, na 32 dagen reclameer ik al naar particulieren toe.

 

Vrijwel altijd wordt daar positief op beantwoord.

 

Mensen vinden het zelf geen gezeur, ik ben een ondernemer die een boterham verdient aan particulieren.

Vaak haal ik ook aan wat ik voor de klant heb betekent op het moment dat ik ben ingehuurd.

 

Bij zakelijke klanten hanteer ik een termijn van 14 dagen, daar gaat vrijwel elke zakelijke klant overheen, het wordt wel eens dertig dagen, maar ook dan, blijf reclameren en probeer een definitieve datum af te spreken en schat je situatie in, is het een eenmalige klant dan kan kun je harder acteren, is het een vaste klant kijk dan naar het betalingsverleden.

 

Ik kan terugzien op 99% probleemloze betalingen, een aantal malen heb ik een incassobureau ingeschakeld.

 

Daarvan is er 1x een betalingstraject ingezet, 1x een betaling die niet voor 100% is betaald en een aantal malen een betaling die versneld wordt betaald door aanmaning incassobureau.

 

Maar het merendeel van echt te laat betalingen, kan ik zelf oplossen door een simpel telefoontje, SMS'sje of een mailtje.

 

Het enigste wat ik op voorhand afspreek, is dat er een factuur wordt gestuurd.

 

[Henri Kroeze]

Dank voor het beschrijven van je bevindingen.

 

Ik heb alleen zakelijke klanten. Met een betalingstermijn van 14 dagen. Tot nu toe is iedere rekening betaald, dat is het probleem niet, alleen niet binnen de gestelde termijn.

 

Goed te horen dat jouw klanten de 'herinnering' niet vervelend vinden. Ga je bij zakelijke klanten na 16 dagen (oid) al contact opnemen?

[Ard-Sc]

Het toverwoord is standaardiseren.

 

Dus betalingstermijn opnemen in offerte.

Orderbevestiging.

Op de factuur. (eventueel kun je dat ook nog doen zoals de BD "graag betalen voor 14 april 2011").

En vervolgens het bewaken:

bijvoorbeeld bij 2 dagen te laat een mailtje

Na 7 dagen weer een mailtje

10 dagen eerste brief

etc etc

 

Als een klant niet kan betalen omdat hij even krap zit dan ligt de bal bij de klant om tot een afspraak te komen, niet bij jou.

 

Als een klant ontevreden is en niet wil betalen dient de klant dit te uiten.

 

Standaardiseren en vervolgens je standaard uitvoeren. (net zoals bij je webshop ;) )

[EJE]

In mijn offertes vermeld ik altijd de betalingscondities. Eventueel een voorschot en in ieder geval de betalingstermijn.

 

Mijn klanten betalen vaak redelijk tot goed. Ik snap dat het lastig is om als éénpitter je klanten op te bellen, maar dat kan toch ook een voordeel zijn.

 

Grote klanten bel ik gewoon naar de afdeling crediteurenadministratie, maar ik denk dat jou uitdaging/probleem zit bij de klanten waar je met dezelfde mensen te maken krijgt.

 

Dat is wat lastiger. Je zou een kennis/medeondernemer kunnen vragen om er achteraan te bellen, ik ken een aantal eenmanszaakjes die dat zo doen. Ik heb niet zoveel problemen met zelf bellen, gewoon doen! Je klant weet tóch dat je van zijn geld leeft, zo zit de wereld in elkaar. Je hoeft je dus mi. niet te schamen om te vragen wat jou toebehoort!

 

Als je vaste klanten hebt die steevast te laat betalen zou het kunnen helpen om in de eerste of tweede aanmaning te zetten dat bij uitblijven van tijdige betaling de volgende orders op vooruitbetaling zijn. Kredietbeperking en dergelijken zie ik niet als goede oplossing: de échte wanbetalers betalen dit waarschijnlijk toch niet.

 

Wat ik wel aan zou raden is om je herinneringen op tijd te versturen. Niet te lang wachten, maar laten merken dat jij niet gediend bent van te late betalingen! De éénpitters zullen de aanmaning wel herinneren en die vinden het ook niet leuk om als wanbetaler bekend te staan.

 

Je kunt je directe relatie ook in je voordeel gebruiken bij deze betalingen :)

[wilco u]

Een betalingstermijn van 14 dagen is voor grote organisaties soms niet redelijkerwijs haalbaar. In een parafencultuur hoeft er maar eentje een vrij te zijn of ziek en je zit er zo overheen.

 

Waar ik veel mee te maken heb ik dat mijn verkoopvoorwaarden nadrukkelijk worden afgewezen t.g.v. inkoopvoorwaarden van de klant. Zij hanteren meestal 1 maand en betalen dan ook netjes binnen die termijn. Ik betwist die inkoopvoorwaarden verder dan ook niet.

 

Tot op heden had ik 1 klant gehad die wel de intentie uitsprak om te gaan betalen, maar dat toch niet deed. Ik heb in reactie daarop een reeks brieven gestuurd:

1) herinnering

2) aanmaning, onder aankondiging van eventuele vervolgstappen

3) ingebreke stelling, met daarin concrete volgstappen maar ook een escapetermijn van 2 dagen en de extra vordering van administratiekosten.

 

In die 2 dagen werd er betaald, inclusief administratiekosten.

 

[vdhork]

Praat me er niet van.. zakelijke klanten zijn wisselend, van 1 heb ik nu nog kromme tenen: 1 openstaande rekening van 500 euro die uiteindelijk nooit is voldaan ivm zaakovername door voormalige werknemer (was consignatie geval) die riep dat het door de ander betaald zou worden .. die ander die vervolgens toezegde te betalen en uiteindelijk die belofte nooit nakwam. Omdat het een relatie was die al jaren geleden door mijn wederhelft was aangegaan , ofschoon ik de eindverantwoordelijke ben, was het lastig zich hierin te mengen.

 

maar... mbt particulieren: er dicht op zitten. Nu we iDEAL hebben is dat niet meer zo vaak aan de orde, maar voorheen moest ik heel vaak mensen eraan herinneren te betalen.

We hebben bij de meeste klanten een regeling dat ze direct uitgeleverd krijgen als ze al 3x eerder besteld hebben waarbij ze vooraf hebben moeten betalen. In incidentele gevallen eerder, vooral oudere klanten zonder internetbankieren.

(hint: kennelijk zijn er ook nog directeuren van grote banken die dat zelf niet eens gebruiken!!!)

 

Daarmee krijg je de meeste rotte appels er al uit omdat meteen blijkt wie wel en wie niet op tijd betaalt. Er blijken wel gevalletjes te zijn waarbij men ineens geen haast meer maakt. Voorheen wachtte ik precies 3 weken maar nu begin ik gelijk na 16 dagen met een bericht te sturen, scheelt vaak toch wel behoorlijk.

En soms als men hardleers is en toch bij je terugkomt, eens een keer pas leveren na betalen vooraf werkt ook wel..

 

Echter, bij dit iDEAL contract zit ook de optie tot eenmalige machtiging. Daar heb ik nu al 2 of 3x meegemaakt dat de betaling uiteindelijk weer werd ingetrokken na uitlevering.

Daar blijk je dan zelf achteraan te moeten en een incassobureau inhuren voor slechts 50 euro is nogal duur.. hopelijk weten klanten dat niet en kan je daar in een (aangetekende!) brief wel mee schermen. Die aangetekende brief komt dan meestal pas nadat niet op 3-4 emails of telefoontjes is gereageerd.. vooral 06 nummers zijn lastig omdat ze vaak niet kloppen of zelfs een gefingeerd nummer is opgegeven.

 

Dit soort problemen opent dan weer perspectieven voor partijen die zich specialiseren in achteraf laten betalen van klanten.. zo is menig webwinkelier zich inmiddels wel bewust van het bestaan van Klarna, een partij uit Zweden die het hele traject van achteraf betalen en uiteindelijk inschakelen van een incassobureau voor de rekening neemt.. wel met een zodanig prijskaartje dat een kleinere webwinkel goedkoper uit is met een persoonlijke aanpak zoals die van ons!

 

PS @ starterscoach: een concrete datum noemen is idd goed idee als extra bovenop de '14 dagen' regel.

[Bazzio]

Een andere klant blijkt een betalingstermijn van 90 (!!) dagen te hebben!

Als hij een dienst/product van jou afneemt gebeurt dat in eerste instantie op jouw voorwaarden, dus 14 dagen.

Als hij perse in 90 dagen wil betalen kan je dat wellicht uitonderhandelen, maar dat verdisconteer je dan in de prijs