Vorige boekhouder vraagt 641 euro ex btw voor opvragen stukken

[lubnan]

Hallo forumleden,

 

Ik heb een vraag met betrekking tot mijn vorige boekhouder (Registered Tax Adviser). Hij heeft september dit jaar mijn aangifte verzorgd over 2014 (ik had uitstel gevraagd en gekregen van de belastingdienst). Ik heb daarna de zakelijke relatie beëindigd omdat ik niet tevreden was. Vanaf januari 2015 zit ik bij een andere boekhouder.

Nu heeft de nieuwe boekhouder opgemerkt dat op de balans van 2014 een activa staat van 857 euro en hij vraagt mij om een overzicht waaruit de activa bestaat, de datum en de aanschafwaarde. Op basis daarvan kan hij de afschrijving zien en voortzetten in 2015. Hij heeft mij gevraagd of de vorige boekhouder een kolommenbalans heeft uitgewerkt waar e.e.a. uit zou moeten blijken.

 

Ik heb daarom mijn vorige boekhouder benaderd en gevraagd of hij een kolommenbalans heeft uitgewerkt over 2014 en waar ik die kan vinden. Zijn antwoord is dat hij dat wel heeft gedaan, en mij alle stukken heeft toegezonden, maar dat hij na het beëindigen van de relatie (in september 2015) alles heeft gewist. Hij kan e.e.a. wel opvragen uit het archief maar dat kost mij minimaal 641 euro excl. btw.

 

Is dit volgens jullie redelijk? Lijkt mij ontzettend veel geld om de kolommenbalans 2014 nog eens toe te sturen.

 

Groet,

Lubnan

[4711]

Dat is niet heel goedkoop.

 

Als je daar nog klant was geweest, dan was het waarschijnlijk veel goedkoer geweest (zo niet gratis).

In dit soort situaties moet je er altijd voor zorgen dat je alle 'output' goed archiveert, zodat je niet terug hoeft voor kopieën e.d.

Maar dat is nu een beetje laat natuurlijk, dus zit je wel een beetje 'in de tang'. Afdingen, misschien?

[www.dmq-aa.nl]

Lubnan,

 

alles gewist, dat lijkt mij sterk. De boekhouder heeft ook de plicht om alle bescheiden 7 jaar lang te bewaren. Daarnaast zal hij voor het opmaken van de aangifte ook een dossier hebben opgebouwd. Tenslotte wordt er van ons boekhouders ook geëist/verwacht dat wij een grondig onderzoek doen naar de juistheid en volledigheid van de cijfers.

 

Als hij zijn dossier op orde heeft moet het opleveren van de mva staat geen enkel probleem voor hem zijn. Ook een kolommenbalans zou zo op te leveren moeten zijn. Dit zijn zaken die hij in zijn dossier zou moeten hebben zitten.

 

Bij het wisselen van boekhouder is er meestal al wat ruis op de lijn en kan ik me voorstellen dat de oude boekhouder geneigd is geen werk meer te willen verrichten. Maar een beetje medewerking naar de nieuwe boekhouder is wel zo collegiaal en hoeft dan ook niet veel tijd te kosten.

 

Persoonlijk, dus geheel onredelijk dat er überhaupt iets gerekend wordt voor de overdracht.

 

Succes

[Marcel Spruit R.I.P.]

Misschien dat je nieuwe boekhouder een puzzel op kan bouwen op basis van de jaarrekening 2013, de afsc hrijvingslasten in de jaarrekening 2014, en wellicht kun je zelf nog achterhalen om wekl activum het zou gaan (en wellicht heb je dat al jaren geleden in de vuilcontainer gekieperd).

 

Ik ben het niet met DMQ eens, volgens mij heb JIJ de plicht om alle administratie 7 jaar te bewaren. De boekhouder heeft volgens mij alleen plichten die voortkomen uit wat jullie afspreken.

Ik ben het wel met DMQ eens dat deze houding naar zowel klanten als collega's geheel onredelijk is. Maarja, daar koop je niet zo veel voor, dat twee mensen op een forum het onredelijk vinden.

[Anouk V]

Ik vind het erg vreemd dat de vorige boekhouder alles wat digitaal staat gewist zou hebben. Met dit tarief lijkt het er op dat hij er 10 uur over doet om even het archief in te lopen. Misschien staat het archief op een andere locatie maar moet hij met het vliegtuig daarheen? Niet acceptabel dus. Dit zou niet meer dan een paar tientjes mogen kosten. Wel jammer dat de vorige boekhouder deze gegevens niet meteen opgevraagd heeft toen je daar klant werd.

 

Je hebt de vorige boekhouder betaald om de administratie te verzorgen en de aangifte inkomstenbelasting in te dienen. Daar hoort ook bij dat je de achterliggende stukken ontvangt. Vraag je nieuwe boekhouders eens of ze de vorige boekhouder op willen bellen misschien dat dat nog helpt.

 

Mocht je er toch niet tegen een redelijk tarief uit komen zou ik het hoge bedrag niet betalen alleen voor specificatie van de vaste activa van €857. Vraag je boekhouder of hij dit anders op kan lossen. Hij kan als het goed is in de aangifte IB zien wat de afschrijvingen in 2014 waren. Laat hem dat bedrag ook gebruiken de komende jaren. Dit gaat nooit precies juist zijn maar persoonlijk vind ik het geen €641 waard om helemaal juist te krijgen. Wel hoop ik voor je dat de belastingdienst niet langs komt voor een controle over 2014 en eerder, je zal dan alsnog de stukken op moeten vragen.

 

Succes!

 

 

[Anouk V]

 

 

Ik ben het niet met DMQ eens, volgens mij heb JIJ de plicht om alle administratie 7 jaar te bewaren. De boekhouder heeft volgens mij alleen plichten die voortkomen uit wat jullie afspreken.

 

 

Dat heb je mis. Deze verplichting hebben wij boekhouders helaas wel!

[Branko Collin]

Wat zou het je kosten als je nieuwe boekhouder die activa opnieuw uitrekent? Heb je bijvoorbeeld veel met afschrijvingen te maken?

 

Het archief zou ook een digitaal archief kunnen zijn. Als de boekhouder een abonnement op een online boekhoudpakket heeft opgezegd, zal het inderdaad wel duurder zijn om een backup terug te halen. Ik zie dat bijvoorbeeld Twinfield deze optie biedt, al is het niet duidelijk hoeveel dat kost. Zelfs dan kan ik me niet voorstellen dat je het over meer dan 100 euro hebt.

[Hermes Ratgers]

Ten eerste zal je eens kunnen beginnen met de voorwaarden te lezen, die het vorig kantoor heeft neergelegd bij jou (hier een voorbeeld)

 

Ten tweede zie ik regelmatig collega's twitter vervuilen met "de overstapweken". Ervanuit gaande dat je twittervolgers klantgerelateerd is, denk ik dan derhalve "de opstapweken". Maar desalniettemin, een les om bij aanvang van een opdracht vast te stellen dat mocht je besluiten weg te gaan, dat je (wellicht op straffe van) auditfiles van de gedane werkzaamheden ontvangt.

Anders kun je dus in problemen als deze komen.

 

Ten derde een kantoor die 641,- voor dat vraagt, probeert nog eenmaal flink te incasseren omdat zij iets hebben wat je nodig hebt. Mijns inziens zijn dat chantagepraktijken, die het daglicht niet verdragen. Een goede naam opbouwen duurt lang, een slechte naam krijgen is niet moeilijk. klanten praten snel en om die reden is dat niet slim.

Vraag of je nieuwe kantoor een oplossing kan verzinnen en EIS auditfiles op als de jaar afgerond is.

 

WANT let erop, jij bent verantwoordelijk en als je niet bij je oude kantoor terecht kan (7 jaren is lang he, mensen overlijden, kantoren gaan dicht etc etc) kun je een behoorlijk probleem krijgen met de belastingdienst.

 

 

[Gerda Janze]

Ik ben zelf boekhouder en er zijn wettelijke voorschriften die gelden voor een boekhouding. Uiteraard ga je als boekhouder niet de administratie wissen als je klant weggaat. Dat hoeft de klant ook niet vooraf te bedenken en ook niet achteraf. De boekhouder zit dan heel erg fout en kan dan aansprakelijk worden gesteld voor ontstane schade.

 

Wel kan de boekhouder deze omdat de administratie in het archief gaat en dit geld kost dit in rekening brengen aan de klant. Dit kan om ongeveer een € 12,00 per te bewaren jaar gaan. Nu heeft de klant gegevens nodig en dit is normaal bij een overdracht. Ook als je als boekhouder niet blij bent met klant die weggaat zijn er regels. Zo kan het jaardossier over gaan naar nieuwe boekhouder en anders een kopie. Daar zit alles voor de nieuwe boekhouder in wat nodig is. Dat is ook nodig mocht er belastingcontrole gaan komen.

 

De rekening die oude boekhouder kan geven is afhankelijk van de tijd die hij daaraan besteed. Zelf denk ik dat hiervoor 1 of 2 uur kan worden gerekend. Dus ongeveer 70 euro excl. btw. De boekhouder is trouwens niet vrij in wat hij wel en niet aanlevert. De gegevens zijn immers van de klant en niet van de boekhouder. De klant mag inzicht eisen als het gaat om zijn eigen gegevens en het dossier van zijn bedrijf.

 

Verder zou ik de nieuwe boekhouder deze gegevens op laten vragen (eerst telefonisch met schriftelijke bevestiging) bij de oude boekhouder en de situatie inschatten van wat hier aan de hand is. Dan kan gekeken worden naar de te nemen maatregelen naar deze oude boekhouder. Deze boekhouder kan ook gelijk vragen naar onderbouwing van deze hoge rekening. Misschien is alles heel goed te verklaren en gaat overdracht makkelijker dan nu het geval is.

 

Veel succes

 

 

 

 

 

[4711]

Ik lees hier allemaal grote woorden:

 

"wettelijke voorschriften"

"aansprakelijk worden gesteld"

"ontstane schade"

"inzicht eisen"

 

Is niet gering allemaal.

 

Om Lubnan niet blij te maken met een dode mus is naar mijn smaak enige nuancering wenselijk:

 

Blijkbaar vindt "ex-boekhouder" dat alle relevante stukken overgedragen zijn naar "ex-klant".

Om kopieën 'op te hoesten' moet een behoorlijk flink (maar in de accountancywereld zeker niet per definitie buitenproportioneel!) bedrag betaald worden.

 

Tja, wat te doen...

 

Volgens mij is toch het beste om te proberen te 'schikken' (afdingen dus, zou ik zeggen).

Een te grote broek aantrekken en allerlei eisen neerleggen zal niet helpen, denk ik dan.

 

 

[Marcel Spruit R.I.P.]

Ik ben het niet met DMQ eens, volgens mij heb JIJ de plicht om alle administratie 7 jaar te bewaren. De boekhouder heeft volgens mij alleen plichten die voortkomen uit wat jullie afspreken.

Dat heb je mis. Deze verplichting hebben wij boekhouders helaas wel!

En zo leer je elke nacht wat bij. Kun je me hier meer over vertellen? Want eerlijk gezegd twijfel ik nog.

 

 

[RT....]

Ik ben het niet met DMQ eens, volgens mij heb JIJ de plicht om alle administratie 7 jaar te bewaren. De boekhouder heeft volgens mij alleen plichten die voortkomen uit wat jullie afspreken.

Dat heb je mis. Deze verplichting hebben wij boekhouders helaas wel!

En zo leer je elke nacht wat bij. Kun je me hier meer over vertellen? Want eerlijk gezegd twijfel ik nog.

Boekhouders hebben géén verplichting om de gegevens van hun klanten 7 jaar te bewaren. De ondernemer is verplicht de gegevens die hij van zijn boekhouder krijgt zélf te bewaren.

 

Goed nieuws voor Anouk, ze kan weer plaats maken in het archief :)

 

 

[4711]

Wat natuurlijk niet wegneemt dat Anouk aan haarzelf deze verplichting op kan leggen en zodoende misschien haar klanten een uitstekende dienst bewijst.

Maar de overheid (lees: de belastingdienst) zal toch de belastingplichtige aanspreken in deze.

[Anouk V]

Het zou zo kunnen zijn dat hier een onderscheid gemaakt moet worden tussen administratiekantoren en accountantskantoren. Die laatste hebben deze plicht zeker omdat deze door de nivra/nba wordt opgelegd. Accountantskantoren krijgen ook controles van de nba van de dossiers waarin je minimaal 7 jaren moet kunnen overhandigen. En geloof me dat dit strenge controles zijn.

 

Het zou dus anders kunnen zijn indien de cijfers opgemaakt zijn door een boekhouder/administratiekantoor die alleen een aangifte inkomstenbelasting heeft ingediend.

 

Maar toch mag een belastinginspecteur bij een controle ook informatie opvragen bij de boekhouder die ook de informatieplicht heeft deze informatie te verschaffen. Het is onmogelijk aan deze plicht te voldoen als je niets bewaard.

 

Ik kan zo snel geen hele goede bronnen vinden maar toch bijgevoegd bestand. Zie onder functioneel, verschoningsrecht en bewijslast.

FR2006__4__Informatieverplichting-1.doc

[4711]

"Informatieplicht" betekent niet dat je als intermediair alle administratieve gegevens voor belastingplichtigen 7 jaar lang (dubbel) hoeft te bewaren.

Maar je mag het wel doen.

 

 

[Branko Collin]

Een boekhouder heeft zich ook aan privacywetgeving te houden. Als het bewaren van een administratie niet volgt uit een wettelijke verplichting en de administratie bevat daarnaast tot personen te herleiden gegevens, dan is de boekhouder verplicht die gegevens te wissen zodra er geen dringende noodzaak meer bestaat de gegevens te bewaren.

 

Hoe dat precies werkt zul je denk ik het beste bij het CBP kunnen navragen.

[Anouk V]

Zie bijgevoegd bestand waarop het ook aangegeven wordt door register belastingadviseurs. De link kan ik niet geven omdat je daarvoor lid moet zijn en dus in moet loggen. Helaas wordt het aantal jaren niet vermeld maar wel dat dit ook na beëindiging van de klantenrelatie blijft bestaan.

 

 

 

 

[4711]

De meeste boekhouders en andere intermediairs in NL zullen niet ingeschreven zijn in dit register.

[Anouk V]

Er staat ook op grond van diverse wetgeving. Dus niet specifiek gericht op RB. Wel jammer dat de artikelen er nou net niet genoemd staan.

De belastingdienst kan tegenwoordig bij fouten en/of fraude ook boetes opleggen aan de belastingadviseur/boekhouder/accountant. Dit betekent dus ook dat je als adviseur stukken moet kunnen overhandigen om de aangiftes te kunnen verantwoorden.

Maar ik hou er nu over op, want ik denk dat er weinig andere forumleden hier nog iets mee opschieten en het was bij de vraag ook niet het geval dat de boekhouder niets bewaard had.

[Branko Collin]

Helaas wordt het aantal jaren niet vermeld

 

Bedankt voor het uitzoeken. Volgens je schermafdruk worden de bewaartermijnen gespecificeerd in het "Hoofdstuk Dossiervorming".