Boekhouder of beter zelf doen?

[Android212]

Ik heb de afgelopen weken een hoop tijd gestoken om al mijn inkomende en uitgaande facturen op een rijtje te zetten, nadat ik mezelf geregistreerd heb als ondernemer bij de KvK. De ondernemingsvorm is een eenmanszaak.

 

Een volgende stap zou een boekhoudprogramma met eventueel een boekhouder. 90% van mijn transacties verlopen echter in dollars. Ik merk dat veel boekhoudprogramma's toch niet helemaal afgestemd zijn op mijn situatie, en ik het eigenlijk gewoon liever in Microsoft Excel aanpak.

 

Zelf ben ik actief als affiliate marketeer en freelancer. Al mijn inkomsten worden in dollars uitbetaald via Payoneer en PayPal. Het saldo wordt vervolgens ook aangehouden in dollars. Ook heb ik veel inhuurkosten (40% van omzet ongeveer) die ook allemaal via dezelfde valuta (dollars) worden uitgevoerd.

 

Al mijn opdrachtgevers (ondernemingen) bevinden zich buiten de EU, waardoor het niet opegenomen hoeft te worden in de BTW-aangifte.

 

Overzicht verzonden facturen:

1) Opdrachtgever 1 (Buiten EU, Geen BTW) - Betaalt uit in dollars via Payoneer

2) Opdrachtgever 2 (Buiten EU, Geen BTW) - Betaalt uit in dollars via Payoneer

3) Opdrachtgever 3 (Buiten EU, Geen BTW) - Betaalt uit in dollars via Upwork --- > PayPal

4) Opdrachtgever 4 (Buiten EU, Geen BTW) - Betaalt uit in dollars via Upwork --- > PayPal

5) Opdrachtgever 5 (Buiten EU, Geen BTW) - Betaalt uit in dollars via Upwork --- > PayPal

6) Opdrachtgever 6 (Buiten EU, Geen BTW) - Betaalt uit in dollars via Upwork --- > PayPal

 

Overzicht ontvangen facturen

1) Leverancier 1 (Buiten EU, particulier en geen ondernemer, Geen BTW)

2) Leverancier 2 (Buiten EU, particulier en geen ondernemer, Geen BTW)

3) GoDaddy (Buiten EU, maar berekent 21% BTW via hun EU-BTW nummer, weer terugvragen)

4) NameCheap (Buiten EU, maar heeft geen BTW berekend. Zelf +21% btw invoeren, krijg ik weer terug als aftrek voorbelasting)

5) Upwork.com Service Fees (Buiten EU, geen BTW berekend. Zelf +21% btw invoeren, krijg ik weer terug als aftrek voorbelasting)

6) Freelancer.com Service Fees (Buiten EU, geen BTW berekend. Zelf +21% btw invoeren, krijg ik weer terug als aftrek voorbelasting)

7) Bol.com Zakelijke Uitgave (21% BTW Betaald, weer terugvragen)

8) NL eCommerce Winkel Zakelijke Uitgave (21% BTW betaald, weer terugvragen)

 

Het geld krijg ik dus in dollars binnen op Payoneer of Upwork (schrijf ik over naar PayPal). Voor bij- en afschrijvingen zijn vaak kosten verbonden die niet direct terug zijn te zijn, zonder het overzicht van Payoneer, PayPal en Upwork te vergelijken.

 

Bijvoorbeeld, ik maak $600 over naar een leverancier in de US via PayPal. Dan wordt er $611 afgeschreven van mijn prepaid debitcard. Dit is dan alleen te zien via het Payoneer overzicht. Ook zitten er talloze privé-uitgaven en opnames tussen, waardoor het allemaal niet allemaal echt overzichtelijk is voor een boekhouder en per transactie mijn hulp nodig zou hebben om het allemaal te begrijpen. Ik kan me dan ook voorstellen dat dit klauwen met geld zal kosten.

 

Iets wat ik me met mijn hoge schulden niet echt kan veroorloven.

 

Ik ben van plan om ook een overzicht te maken van alle bank- en verwerkingskosten.

1) Payoneer

2) PayPal

3) Upwork (rekent een dollar uitbetalingskosten voor de meeste uitbetaalmethoden)

 

Voor de te waarderen valuta in Euro, zal ik de koers van de datum van uitbetaling overnemen (komt overeen met factuurdatum). Tevens zal ik een overzicht aanmaken met valutaverschil (positief/negatief) in vergelijking met opnames.

 

Ook zit ik met facturen die betrekking hebben op zowel 2015 als 2016. Het boekhoudprogramma neemt in die laatste week automatisch het gemiddelde, terwijl ik kan nagaan wat er per dag is verdiend. Ook stelt het boekhoudprogramma mij niet in staat om handmatig transacties in te voeren in dollars. En er zijn talloze andere dingen waar ik steeds tegen aanloop.

 

Het zorgt ervoor dat ik me afvraag of ik al het bovengenoemde niet beter zelf kan doen, gewoon in Microsoft Excel? Dus geen boekhouder en geen boekhoudprogramma (alleen voor koers checken). Het gaat om ongeveer 70+ uitgaande en 70+ inkomende facturen per jaar.

 

Misschien zie ik als beginner bepaalde zaken over het hoofd, dat kan natuurlijk makkelijk. Voor de inkomstenbelasting kan ik naast de facturen ook zeer eenvoudig mijn uitbetalingsoverzicht van affiliate programma's en freelance platform raadplegen (1 januari t/m 31 december) om te zien of het overeenkomt.

 

Uiteraard houd ik ook een urenadministratie bij. Ik voldoe volgens mij aan de regels om voor zelfstandigenaftrek, startersaftrek, etc. in aanmerking te komen.

 

En voor de BTW-aangifte, daar zie ik ook niet zo gauw wat ik fout kan doen. Wat zouden jullie doen in mijn situatie?

[prinsrachid]

En voor de BTW-aangifte, daar zie ik ook niet zo gauw wat ik fout kan doen. Wat zouden jullie doen in mijn situatie?

Als ik je verhaal zo doorneem, ziet het er naar uit dat je op zich best wel een aardig idee hebt waar je mee bezig bent. Ik kan me inderdaad voorstellen dat het bij een boekhouder zo zal zijn dat je die persoon in feite moet betalen om vervolgens uit te leggen wat er allemaal gebeurt. Om heel eerlijk te zijn, zou ik waarschijnlijk in dit geval ook geen boekhouder gebruiken en het via Excel uitvogelen.

 

Het enige probleem is dan dus wel die onzekere omrekenkoersen. Je zou hier een aantal oplossingen voor kunnen bedenken, die overigens ook al eens op dit forum voorbij zijn gekomen. Je oplossing om élke transactie tegen de dan geldende koers te hanteren in je boekhouding kan op zich wel. Maar persoonlijk zou ik daar horendol van worden.

 

Een relatief makkelijke, alternatieve manier is door te werken met de vaste omrekenkoers per 1 januari. Daarmee kun je dus alle dollarbedragen lopende het jaar makkelijk omrekenen naar euro zonder steeds naar de koers te kijken. Wat je dan alleen niet moet vergeten is om alle openstaande bedragen per 31 december te herwaarderen. Gedurende het jaar kan het gebruiken van een vaste koers immers enigszins onnauwkeurig zijn. Die herwaardering op het eind zorgt er voor dat die onnauwkeurigheid wordt gecorrigeerd middels een koerswinst of -verlies.

 

Wat ik zelf overigens meestal deed was het bedrag pas boeken op het moment dat ik het daadwerkelijke eurobedrag wist. Dit werkt overigens alleen als je losse betalingen hebt die ook daadwerkelijk van je (euro)bankrekening worden afgeschreven. Simpel voorbeeld: Je koopt iets van 600 dollar op 31 januari 2016. Op dat moment weet je nog niet wat het euro bedrag is. Je wacht dan totdat je kunt zien hoeveel euro er daadwerkelijk wordt afgeschreven.

[LeegR1]

Ik hoop dat dan ook voldaan wordt aan artikel 52 van de AWR en hoop dat er dan ook voldoende is nagedacht over hoe het zit met de belastingafdracht (al dan niet door de klant) voor de omzetbelasting in de verschillende landen waar gehandeld wordt.

[Android212]

En voor de BTW-aangifte, daar zie ik ook niet zo gauw wat ik fout kan doen. Wat zouden jullie doen in mijn situatie?

Als ik je verhaal zo doorneem, ziet het er naar uit dat je op zich best wel een aardig idee hebt waar je mee bezig bent. Ik kan me inderdaad voorstellen dat het bij een boekhouder zo zal zijn dat je die persoon in feite moet betalen om vervolgens uit te leggen wat er allemaal gebeurt. Om heel eerlijk te zijn, zou ik waarschijnlijk in dit geval ook geen boekhouder gebruiken en het via Excel uitvogelen.

 

Het enige probleem is dan dus wel die onzekere omrekenkoersen. Je zou hier een aantal oplossingen voor kunnen bedenken, die overigens ook al eens op dit forum voorbij zijn gekomen. Je oplossing om élke transactie tegen de dan geldende koers te hanteren in je boekhouding kan op zich wel. Maar persoonlijk zou ik daar horendol van worden.

 

Een relatief makkelijke, alternatieve manier is door te werken met de vaste omrekenkoers per 1 januari. Daarmee kun je dus alle dollarbedragen lopende het jaar makkelijk omrekenen naar euro zonder steeds naar de koers te kijken. Wat je dan alleen niet moet vergeten is om alle openstaande bedragen per 31 december te herwaarderen. Gedurende het jaar kan het gebruiken van een vaste koers immers enigszins onnauwkeurig zijn. Die herwaardering op het eind zorgt er voor dat die onnauwkeurigheid wordt gecorrigeerd middels een koerswinst of -verlies.

 

Wat ik zelf overigens meestal deed was het bedrag pas boeken op het moment dat ik het daadwerkelijke eurobedrag wist. Dit werkt overigens alleen als je losse betalingen hebt die ook daadwerkelijk van je (euro)bankrekening worden afgeschreven. Simpel voorbeeld: Je koopt iets van 600 dollar op 31 januari 2016. Op dat moment weet je nog niet wat het euro bedrag is. Je wacht dan totdat je kunt zien hoeveel euro er daadwerkelijk wordt afgeschreven.

 

Hoi Prinsrachid,

 

Hartelijk dank voor je reactie! Je hebt in dat opzicht helemaal gelijk! Ik zou zeker een dag nodig hebben om uit te leggen welke geldstromen er allemaal lopen en hoe de vork in zijn steel zit. Bovendien zou de boekhouder geen compleet inzicht hebben, zelfs als ik hem voorzie van alle PDF-bestanden. Transactiekosten in sommige elektronische portemonnee's zijn alleen zichtbaar als ik op een bepaalde transactie klik. Hij zou dus in feite toegang moeten hebben tot mijn account, en dat gaat me toch een brug te ver.

 

Inkomsten

Om het overzicht te bewaren heb ik inmiddels alle inkomsten in excel gesorteerd op basis van Opdrachtgever, Factuurnummer, Datum, Hoogte Bedrag in Dollars en Waar de Betaling Ontvangen is. Dit is allemaal nog zeer eenvoudig te doen en goed na te gaan, mede omdat er geen BTW op zit. De Berekening in Euros heb ik voorlopig nog even open laten staan.

 

Uitgaven

Voor de uitgaven heb ik hetzelfde gedaan, maar ik merk dat het hier een stuk lastig wordt om een onderscheid te maken tussen alle verschillende kosten. Ook hier heb ik alles ingedeeld tussen Kostenpost, Datum, Hoogte Bedrag in Dollars, Eventuele BTW en de Betaalmethode.

 

Het probleem dat ik telkens weer tegenkom is dat elke betaling uitgesplitst dient te worden, of maak ik het mezelf onnodig moeilijk? Stel ik huur iemand in via Freelancer.com voor een opdracht.

 

De Freelancer zou $25 kosten. (Een student, particulier en buiten EU, dus geen BTW)

Freelancer.com zou $0.89 aan stortingskosten in rekening brengen. (Bank- en verwerkingskosten geen BTW)

Freelancer.com zou $0.45 aan service fee in rekening brengen. (Bedrijf Buiten EU, + 21% BTW, terug als voorbelasting)

 

$25

$0.89

$0.45

Totaal: 26.34

 

En dan zijn we er nog niet, want als ik vervolgens op mijn Payoneer afschrift kijk, dan zie ik een bedrag afgeschreven worden van $26.81. Er zit dus nog eens $0.47 Payoneer Bankkosten bij, ondanks dat het afschrift FREELANCER aangeeft in de beschrijving en niet meer.

 

De uitsplitsing is zoals ik het zie alleen relevant voor dat kleine stukje BTW @ $0.45. In hoeverre is het een verplichting om een zodanig onderscheid te maken tussen al deze verschillende kosten? Of kan ik gewoon de volledige afschrijving onder de noemer "Zakelijke kosten" zetten, maar vervolgens wel rekening houden met de BTW voor dat kleine bedrag?

 

Dollar-Euro Berekening

Voor de Dollar-Euro berekening, ben ik met je eens dat het inderdaad niet te doen is om voor elke mutatie of factuur de daadwerkelijke koers per datum te berekenen. Ik zit letterlijk met honderden mutaties, waarvan privé en zakelijk door elkaar heengaat. Dit komt mede doordat ik niet echt een zakelijke rekening heb die ik gebruik, mede doordat ik veel uitgaande transacties in dollars heb, behalve talloze elektronische portemonnee's en prepaid debitcards die ik gebruik voor dollar transacties en geldopnames.

 

Kun je uitleggen hoe de door jouw opgesomde methode in de praktijk werkt? Stel ik heb op jaarbasis 50 uitgaande facturen ter waarde van 20.000 dollar. Je neemt dan vervolgens de koers per 1 Januari 2016 en de koers aan het einde van het jaar 31 December 2016, en vervolgens noteer je dit als koerswinst of verlies? Inclusief de openstaande bedragen? En datzelfde doe je voor uitgaven neem ik aan?

 

Voor de Inkomsten denk ik dat ik het nog redelijk kan volgen. Maar hoe zou dat werken voor privé-opnames, privé-uitgaven en uitgaven die in euros zijn? Kan ik die gewoon inboeken conform het aangegeven bedrag?

 

Ik heb voor ongeveer de helft uitgaven in Euros van mijn Payoneer rekening die in dollars zit. Het bedrag dat er is afgehaald in Euros is dus bekend, met daartegen over de afschrijving in dollars. De koers van de Euro-Dollar zal echter niet helemaal overeenkomen met wat er afgeschreven is, waardoor er ongetwijfeld weer bankkosten en dergelijke bij zitten.

 

Dient ook hier weer een onderscheid gemaakt te worden? De bankkosten staan soms helemaal niet aangegeven, waardoor het berekenen ervan weer een extra klus is. Ik hoop echt dat ik het mezelf moeilijker maak dan het is. Het gaat om prive-opnames via de geldautomaat, GoDaddy rekeningen in Euros, etc.

 

Ik zie in ieder geval de noodzaak wel om zakelijke en privé-transacties te scheiden vanaf nu, en wellicht mensen direct in te huren in plaats van Freelance platformen waar het me administratief alles behalve makkelijk wordt gemaakt.

 

 

 

[Android212]

Ik hoop dat dan ook voldaan wordt aan artikel 52 van de AWR en hoop dat er dan ook voldoende is nagedacht over hoe het zit met de belastingafdracht (al dan niet door de klant) voor de omzetbelasting in de verschillende landen waar gehandeld wordt.

 

Het is niet echt eenvoudig om een overzichtelijke administratie aan te houden merk ik. Ik ben echter denk ik goed op weg om alle transacties in een duidelijke structuur op te zetten, zodat alles makkelijk na te gaan is.

 

Ik doe voornamelijk zaken met Amerikaanse bedrijven, en BTW kennen ze daar volgens mij niet.

[Maxn]

Het probleem dat ik telkens weer tegenkom is dat elke betaling uitgesplitst dient te worden, of maak ik het mezelf onnodig moeilijk?

 

Naar mijn mening het laatste.

Voor je uiteindelijke belastingaangifte hoef je de bank transactiekosten ook niet apart op te geven, en komt het uiteindelijk weer met tig andere kosten als optelsom onder een noemer als "overige bedrijfskosten" te staan.

 

Maar goed, er zijn meerdere manieren om je administratie in te richten.

Zo zijn er ook ondernemers die als ze een product bij een leverancier bestellen, het prettig vinden om de verzendkosten onder een andere kostenrekening dan het product zelf te boeken.

Terwijl anderen het praktisch nut daar niet van inzien, en het totaalbedrag als inkoop zien zonder te splitsen.

 

[mmint]

Voor de belasting hoef je alleen de gefactureerde BTW af te splitsen zodat je die als voorbelasting kunt opgeven. Voor de inkomstenbelasting maakt het niet uit welk gedeelte van je kosten daadwerkelijke arbeid danwel bemiddeling betroffen.

[brood]

Ik heb het zelf niet nodig, maar ik zou dit direct in een soort doorlopende kolommenbalans hanteren,

die beide valuta's heeft (2x4 kolommen).

 

Elke mutatie op datum zetten en daaruit de omrekeningkoers direct hanteren en van dollar naar Euro in de naaste kolom plaatsen. Dit via de download koerslijst van DNB. Excel kan met een "lookup" commando de dagkoers vinden.

 

Als je Excel wat goed kent kun je van alles analyseren. Met de filteroptie op grootboekrekeningen of op datum of op naam, etc. Dit lukt prima wat ik ervan vind met een probeerseltje.

Bij een omrekening volgens de pay-voorzieners, kan er synchroon of periodiek mee gecorrigeerd worden. Op het einde van het jaar heb je dan de gehele jaarrekening al klaar door de saldo's eruit te plukken.

 

Ik vraag me overigens af of een commercieel boekhoudprogramma met een dubbele valute bestaat.

Ik zou het in ieder geval zeker in eigen regie houden.

 

[Lex van Roode]

Ik gebruik zelf Davilex Account (off-line). Daarin zijn mogelijkheden beschikbaar om, naast de Euro, ook met andere valuta te werken. Aan elke debiteur/crediteur kan een valuta worden gekoppeld, er kunnen koersen worden bijgehouden en op diverse overzichten kan een (extra) valuta worden gekozen.

 

Overigens heb ik deze valuta-functies zelf nooit gebruikt. Ik heb ook dus geen idee in hoeverre deze in dit geval bruikbaar zouden zijn.

 

Zo nodig reken ik vreemde valuta direct om met www.wisselkoersen.nl. Voor zover in de administratie bedragen in de oorspronkelijk valuta als referentie benodigd zijn, plaats ik deze in de omschrijving van het boekstuk.

 

In sommige gevallen is Excel handiger of zelfs de enige oplossing. Ook ik gebruik Excel regelmatig naast mijn boekhoudprogramma.