Eisen aan notulen AVA

[MrZatox]

Hoi allemaal,
 

Zijn er specifieke eisen waaraan de notulen van de AVA dienen te voldoen? Is het bijvoorbeeld verplicht dat deze notulen ondertekend zijn of volstaat een akkoord per e-mail ook?

 

[RubenT]

Vaak staat er in de statuten e.e.a. beschreven over waar de oproeping, AvA zelf en/of notulen aan moeten voldoen. Is daar iets over vastgelegd?

 

Een gebruikelijke werkwijze is dat de conceptnotulen na een AvA worden gedeeld met de aandeelhouders en op de volgende AvA worden vastgesteld. Tijdens de volgende AvA wordt op de agenda dan opgenomen dat de notulen van de vorige AvA worden vastgesteld en op dat moment wordt er gestemd of de aandeelhouders akkoord zijn met de notulen van de vorige AvA en of dat er nog wijzigingen/aanvullingen moeten worden gedaan.

 

Het is bij wet dus niet verplicht dat de notulen fysiek worden ondertekend door alle aandeelhouders, maar ik weet dat bijvoorbeeld de KvK wel ondertekende notulen vraagt als je een wijziging door wil voeren waarvoor een aandeelhoudersbesluit nodig is.

[Hans van den Bergh]

Het is wettelijk niet verplicht te notuleren, maar wel zeer aan te raden, gelet op allerhande verplichtingen die wel gelden voor de AvA, het oproepen en agenderen ervan. Vaststelling van vorige notulen bij een volgende AvA als eerste agendapunt is zeer gebruikelijk en daarmee borg je wel het e.e.a.

[Remco TH]

1 uur terug, Hans van den Bergh zei:

Het is wettelijk niet verplicht te notuleren, maar wel zeer aan te raden, gelet op allerhande verplichtingen die wel gelden voor de AvA, het oproepen en agenderen ervan. Vaststelling van vorige notulen bij een volgende AvA als eerste agendapunt is zeer gebruikelijk en daarmee borg je wel het e.e.a.

 

In een DGA situatie, is een DGA juridisch verplicht om elke rechtshandeling tussen DGA en zijn BV schriftelijk vast te leggen. Dat is zeker bij de jaarlijkse AV van belang wanneer het gaat om bijv. dividenduitkeringen en winstbestemming. Dit ter aanvulling.