ZZP: het "reis en verblijfskosten" doolhof

[bram76]

Ik ben voor mezelf aan het beginnen als ZZP'er, en mijn eerste opdracht begint met een "zakenreis"; een project-kickoff bij mijn klant in Duitsland.

 

Nu ben ik aan het uitzoeken hoe ik de kosten voor deze trip straks kan opgeven als aftrekpost voor de inkomstenbelasting. Echter de informatie die ik kan vinden (ook op Belastingdienst.nl) is vaak tegenstrijdig en onduidelijk.

 

Zijn de volgende conclusies correct?

- mijn trein/vliegtickets zijn volledig aftrekbaar voor deze reis
- mijn hotelovernachting is ook volledig aftrekbaar
- taxi van vliegveld naar hotel is 100% aftrekbaar
- eten in hotel/restaurants is 80% aftrekbaar
- een koffie to-go van een kiosk is 100% aftrekbaar
- al deze dingen samen zijn mijn "reis en verblijfskosten" en kan ik met een maximum van €1500 opgeven bij de inkomstenbelasting

 

Ik kies uiteraard voor de 80/20 verdelingsregeling, maar die is volgens mij alleen op eten van toepassing in mijn overzicht.

 

Zit ik in de goede richting? Met name de laatste (hoe/wanneer ik de €1500 limiet moet toepassen) is voor mij niet helder.

 

Mijn dank is groot!

[Cosara]

1 uur geleden, bram76 zei:

Ik kies uiteraard voor de 80/20 verdelingsregeling, maar die is volgens mij alleen op eten van toepassing in mijn overzicht.

Representatie, congressen, seminars, studiereizen
(inclusief reis- en verblijfkosten)

Er geldt in 2023 een drempel van € 5.100. In 2022 is de drempel € 4.800. In 2021 is de drempel € 4.700.

In plaats van deze drempel mogen ondernemers voor de inkomstenbelasting 80% van deze kosten aftrekken in hun aangifte. Dat percentage geldt ook voor degenen die inkomsten uit overig werk hebben. Voor ondernemers voor de vennootschapsbelasting geldt het percentage van 73,5%.

Onder 'representatie' vallen onder meer de kosten van recepties. Ook relatiegeschenken vallen in het algemeen onder 'representatie'.

Voor de reis- en verblijfskosten mag u maximaal € 1.500 aftrekken. Was het voor uw werk noodzakelijk om een congres en dergelijke bij te wonen? Dan geldt dit maximum niet.

[Joost Rietveld]

Let wel: deze beperking gaat alleen om reizen ivm congressen, seminars, studiereizen etc.

 

Voor gewone zakenreizen, waaronder imho ook een kickoff event, geldt die beperking niet, behalve voor eten en drinken in de horeca

[bram76]

14 uur geleden, Joost Rietveld zei:

Let wel: deze beperking gaat alleen om reizen ivm congressen, seminars, studiereizen etc.

 

Voor gewone zakenreizen, waaronder imho ook een kickoff event, geldt die beperking niet, behalve voor eten en drinken in de horeca

 

Dat was ook mijn interpretatie. Dus lijkt het er op dat in mijn situatie de 80/20 regeling en de €1500 limiet alleen gelden voor eten/maaltijden in horeca gelegenheden tijdens mijn trip (reis en verblijfskosten in de categorie representatie kosten).

 

Alle andere uitgaven zouden dan als 100% aftrekbare kosten gezien worden. Alleen staat dat nergens expliciet zo beschreven.

8 december 2023 aangepast door bram76

[Joost Rietveld]

46 minuten geleden, bram76 zei:

en de €1500 limiet

die limiet geldt alleen voor congressen, seminars en beurzen. Jouw bezoek lijkt mij toch gewoon een zakelijke aangelegenheid van 1 specifieke klant? Zie de wettekst 3:16 lid 2 wet IB:

 

Quote

 

Bij het bepalen van de winst komen mede niet in aftrek kosten en lasten ten behoeve van de belastingplichtige zelf die verband houden met de volgende posten:

f. reizen en verblijf in verband met cursussen en opleidingen voor studie en beroep, alsmede in verband met congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en dergelijke, voorzover deze meer bedragen dan € 1500.

 

 

[bram76]

56 minuten geleden, Joost Rietveld zei:

die limiet geldt alleen voor congressen, seminars en beurzen. Jouw bezoek lijkt mij toch gewoon een zakelijke aangelegenheid van 1 specifieke klant? Zie de wettekst 3:16 lid 2 wet IB:

 

 

Dank, inderdaad.

 

Ik heb voor de laatste losse eindjes even de Belastingdienst zelf gevraagd om bevestiging:

 

- Eten/dineren in horeca is in mijn geval de enige post die onder gemengde/representatiekosten vallen en dus onderhevig zijn aan de 80/20 regel en de €1500 limiet

- De overige kosten (vlieg-/treintickets, taxi, hotelovernachtingen) worden als puur zakelijke kosten gezien en mogen zonder limiet voor 100% afgetrokken worden als bedrijfskosten omdat deze uitgaven nodig zijn voor de uitvoering van mijn opdracht.

 

Dank voor de hulp!

[Joost Rietveld]

19 minuten geleden, bram76 zei:

en de €1500 limiet

Nogmaals, zie de wettekst hierboven. Die limiet geldt niet voor zakenreizen! Dus als je op bezoek was in Duitsland om een project-kickoff  (niet zijnde een seminar) bij te wonen van een klant, dan geldt die 1.500 bovengrens niet

[Peter73]

Op 7-12-2023 om 18:53, bram76 zei:

- een koffie to-go van een kiosk is 100% aftrekbaar

Op basis waarvan denk je dit? 

 

Daarnaast zie ik wel eens vaker op dit forum opmerkingen langskomen dat een broodje onderweg niet aftrekbaar is "want eten moet je toch". Naar mijn idee is dat aspect al afgedekt dat door het feit dat je het voor 20% niet kan aftrekken waardoor grofweg de meerprijs van buiten de deur wat kopen overblijft als aftrek. Lijkt me niet onredelijk want in de buitendienst koop je juist vaak onderweg wat omdat je niet naast je eigen keukenkastje staat. Daarom ben ik wel benieuwd: zijn uitspraken als "een broodje onderweg is nooit aftrekbaar want eten moet je toch" iets waar heel heldere onderbouwing voor is, of moet ik dat soort absolute uitspraken toch een beetje lezen als een persoonlijke interpretatie van iemand?

 

Ongeacht wat het antwoord op bovenstaande vraag zou zijn zou ik het kopje koffie trouwens in hetzelfde hokje plaatsen. 

 

edit: maakt het nog uit of het broodje of kopje koffie buiten de deur volgt op een hotelovernachting? In dat geval had je thuis immers geen brood kunnen smeren. Dus mocht  "een broodje onderweg is nooit aftrekbaar want eten moet je toch" het geval zijn ben ik alsnog benieuwd of dat ook het geval is als je vanwege een zakelijke overnachting het wel buiten de deur moest kopen. 

9 december 2023 aangepast door Peter73

[Ward van der Put]

1 uur geleden, Peter73 zei:

Daarnaast zie ik wel eens vaker op dit forum opmerkingen langskomen dat een broodje onderweg niet aftrekbaar is "want eten moet je toch".

Een sterker argument is dat deze aftrekbeperking expliciet wordt genoemd in artikel 3.15 van de Wet inkomstenbelasting 2001.

[Peter73]

2 uur geleden, Ward van der Put zei:

Een sterker argument is dat deze aftrekbeperking expliciet wordt genoemd in artikel 3.15 van de Wet inkomstenbelasting 2001.

Daar staat dat een broodje per definitie naar keuze ofwel pas vanaf een drempelbedrag, ofwel voor 80% aftrekbaar is. Voor de rest van wat ik hier schrijf ga ik voor de leesbaarheid van de keuze voor de 80% uit. 

 

De link die je post geeft niet weer wanneer je dat broodje voor die 80% af mag trekken. Gevoelsmatig is het wat mij betreft zo:

 

 lunch bij de klant in de kantine:

- niet aftrekbaar als je 's ochtends thuis vertrokken bent en dus bammetjes had kunnen smeren

- wel aftrekbaar als je die nacht vanwege een opdracht ver van huis in een hotel geslapen had, want je hebt dan geen realistisch alternatief. De overnachting was zakelijk (aftrek 100%) en de lunch de dag erna dus ook (80%)

 

-  wel aftrekbaar: kopje koffie of broodje onderweg: je werkt in de buitendienst of bent voor je werk onderweg en redelijkerwijs kon je er niet op anticiperen wat buiten de deur te eten. Afspraak die uitgelopen is, voorbij de douane op een vliegveld, dat soort situaties. (80%). Als je gewoon op kantoor zit en je hebt om 3 uur 's middags een enorme trek in een starbucksje is dat niet aftrekbaar want daar zit geen enkele zakelijke reden achter en je zou ook gewoon naar de spreekwoordelijke koffieautomaat kunnen lopen.

 

- twijfel: als je 's ochtends thuis bent vertrokken maar het bij de klant de gewoonte is ergens te eten dat laten we zeggen 15 euro per dag kost en waar je niet je eigen boterhammen mag eten (lunchtentje om de hoek ofzo). Je zou kunnen betogen dat je in dat geval vanuit zakelijk oogpunt ook geen vrije keus hebt omdat je buiten de groep plaatsen ook zakelijk niet verstandig is. (indien aftrekbaar, dan 80%). Dit is natuurlijk een randgeval maar juist daarom ben ik wel benieuwd waar die rand dan ligt en wat onderliggende afwegingen zijn

 

In dit lijstje staan punten waarvan ik weet dat sommigen op dit forum heel sterke ideeën hebben die niet aansluiten bij wat ik hierboven schrijf. Wat ik niet weet is of dit op basis van eigen inschatting is of dat het op basis van jurisprudentie of andere bronnen die ik niet ken is. 

 

Voor de goede orde; het gaat me er niet om om alles uit te melken. Maar ik ben toch wel eens benieuwd hoe het nou precies zit, ook al omdat dergelijke kosten afhankelijk van je werk toch wel hard op kunnen lopen. 

9 december 2023 aangepast door Peter73

[insparcom]

Op 9-12-2023 om 13:21, Peter73 zei:

- twijfel: als je 's ochtends thuis bent vertrokken maar het bij de klant de gewoonte is ergens te eten dat laten we zeggen 15 euro per dag kost en waar je niet je eigen boterhammen mag eten (lunchtentje om de hoek ofzo). Je zou kunnen betogen dat je in dat geval vanuit zakelijk oogpunt ook geen vrije keus hebt omdat je buiten de groep plaatsen ook zakelijk niet verstandig is. (indien aftrekbaar, dan 80%). Dit is natuurlijk een randgeval maar juist daarom ben ik wel benieuwd waar die rand dan ligt en wat onderliggende afwegingen zijn

Er zijn altijd twijfelgevallen. Als je met vijf man vijf dagen gaat eten en iedereen betaalt één van de dagen, dan is de 75 euro die jij op één van die vijf dagen als zakenlunch betaalt (voor 80%) aftrekbaar? Maar vijf keer 15 euro (voor 80%) niet?  Zeg het maar...