ecofin

Los van het feit dat deze vraag eerder thuishoort in de sektor Administratie nog even dit: Administreren is meer, veel meer, dan het registreren van inkopen, verkopen, ontvangsten en uitgaven. Een kasboek, de naam zegt het al, wordt gebruikt voor de registratie van contant geld. Is daarvan geen sprake, doordat alle ontvangsten en uitgaven via giro of bank lopen, dan zal geen kasboek benodigd zijn. Wat ik mis in de discussie is het tijdselement in de administratie. Indien je verkoopt op rekening en uitsluitend een bank- of giroboek registreert mis je dit tijdselement. Immers per het einde van een boekjaar worden de verkopen op rekening wel degelijk meegeteld bij de mutaties over dat boekjaar, terwijl de ontvangst mogelijk eerst plaats zal vinden in een volgend boekjaar. Dit geldt evenzeer voor eventuele inkopen op rekening. Daarnaast kan het zijn dat nog rekening moet worden gehouden met zgn. transitoria. "Over de balans" lopende posten zoals vooruitbetaalde of nog te betalen kosten en baten. John

De vraag welk pakket zal worden gekozen is niet éénduidig te beantwoorden. Voor een ieder zal dit verschillend kunnen zijn met name afhankelijk van de soort onderneming (b.v. wel of geen voorraden) en van enige kennis van boekhouden die al dan niet aanwezig is. Daarnaast bestaat nog het probleem, met name voor startende ondernemers, dat men zal trachten de kosten zo laag mogelijk te houden en dus veel zo niet alles zelf zal willen doen. Hierbij komt dan onmiddellijk weer het probleem van de vakkennis om de hoek kijken. Mijn ervaring is dat de vakkennis veelal laag of niet aanwezig is. In dat geval wordt de keuze al snel bepaald tot een zo eenvoudig mogelijk pakket; het liefst zonder allerlei overbodige toeters en bellen. Gelukkig kan men in latere jaren, als de onderneming behoorlijk is gegroeid en/of andere aktiviteiten zal omvatten, gemakkelijk overstappen naar een pakket dat meer faciliteiten in zich heeft. Er zijn een aantal gratis pakketten te downloaden die goed geschikt zijn om mee te beginnen. Echter welk pakket men ook kiest, men zal altijd eerst moeten oefenen met het gekozen pakket en ook iets moeten doen aan het bijspijkeren van de vakkennis. Anders is elke poging tot mislukken gedoemd. Beschouw het bijhouden van een administratie ook niet als een noodzakelijk kwaad maar probeer met grote regelmaat de cijfers te interpreteren. Er is uit elke goed gevoerde administratie een schat aan informatie te halen die men goed kan gebruiken bij het te voeren beleid. John

Piet, Theoretisch moet je onderscheid maken tussen de beginbalans en de daarop volgende mutaties. In dat geval bestaat een beginbalans uiteraard uitsluitend uit balansposten. Enerzijds datgene dat als actief wordt ingebracht (machine, pc, auto, voorraden, geld) en anderzijds dat als schulden moet worden opgenomen (leningen) en het eigen vermogen. Vervolgens komen de eerste mutaties aan de beurt. Dat kunnen b.v. zijn de door jou als gesignaleerde kosten die reeds gemaakt zijn vóór aanvang van de onderneming maar die wel te maken hebben met die onderneming. In de praktijk zullen bovengenoemde mutaties (beginbalans en eerste mutaties) bij elkaar worden gezet. Dat gebeurt dan in een memoriaal. Er bestaan boekhoudprogramma's die gebruik maken van een specifiek ingestelde Beginbalans. In wezen is dit een separaat memoriaal dat vervolgens elk jaar kan worden gebruikt om de balansposten van een voorgaand boekjaar in te zetten. John

Inderdaad, zoals Erik al zegt: boeken in het lopende boekjaar; btw verrekenen en privé crediteren. Immers het vorig boekjaar is afgesloten dus je kunt niet anders. John

Waarmee je over het hoofd ziet dat de goederen, zolang ze nog niet zijn verkocht, een waarde hebben voor de onderneming en dus op de balans voor zullen komen. Daarmee is tegelijk gezegd dat ze niet kunnen leiden tot een verlies omdat de waarde niet nog eens op de resultatenrekening voor kan komen. De rentecomponent is zeker een zaak van verlies of winst. Maar die komt eerst naar voren als je daaromtrent informatie ontvangt van de bank. Daarenboven wordt die rente door meerdere factoren bepaald dan alleen de btw-mutaties. Uit je antwoorden blijkt dat je resultaat- en balansposities door elkaar haalt. Het advies om eens een boek te lezen over de methode van het dubbelboekhouden ondersteun ik graag. Het zal verhelderend werken om je overzicht goed te krijgen. Tenslotte nog iets over Exploitatiebegroting/Liquiditeitsbegroting. In de eerste plaats betreft het hier begrotingen. Dat is nog geen werkelijkheid. In de tweede plaats geeft een exploitatiebegroting weer hoe men denkt dat de komende periode het resultaat zal zijn en uit welke componenten dit is opgebouwd. Een liquiditeitsbegroting wordt met name gemaakt om te kunnen overzien of op enig moment grote overschotten/tekorten aan liquide middelen zullen plaatsvinden. Weer even een puur theoretisch voorbeeld. Ik begroot dat mijn explotatieresultaat voor de komende periode 10.000 winst zal zijn; keurig opgebouwd uit baten en lasten. Tegelijk begroot ik een groot tekort aan liquiditeiten omdat ik verwacht dat de debiteuren aan wie ik heb verkocht de komende periode niet zullen betalen, maar dat de ontvangsten uit hoofde van die verkopen eerst de volgende periode zullen plaatsvinden. Je ziet daar is het tijdselement weer. Het gevolg zal zijn dat ik extra kosten zal maken in de vorm van financieringsrente (tenzij je het liquiditeitstekort met eigen middelen kan opvangen). Die kosten moet ik dus terugzien in de exploitatiebegroting. In ieder geval zullen er maatregelen moeten worden genomen om die periode financieel te "overleven". Een ander, wellicht iets simpeler, voorbeeld. Veronderstelling: boekjaren zijn kalenderjaren. Ik betaal in november 2008 abonnementskosten voor het boekjaar 2009. Deze kosten beinvloeden niet het resultaat 2008 maar het resultaat 2009. Deze kosten moeten wel worden verwerkt in de liquiditeitsbegroting 2008 want op dat moment raak ik de centen wel kwijt. Daarover gesproken nog het volgende: Wie zijn schulden betaalt verarmt niet maar raakt wel zijn centen kwijt. M.a.w. door een betaling aan crediteuren raak ik geld kwijt maar dat is geen verlies. John

PCDealer, Met je overzicht kan ik niet helemaal uit de voeten. Je berekent b.v. de brutowinst door de omzet te verminderen met de kosten. Tot zo ver accoord. In de kosten neem je o.a. op de inkopen. Stel, puur theoretisch, dat er in een periode geen verkopen en geen bedrijfskosten zijn maar uitsluitend inkopen van goederen van 1.000. Dan zou in het overzicht een negatieve brutowinst ontstaan van 1.000. Dat is niet correct. Inkopen leiden tot voorraad, een bezit en geen resultaat. De juiste brutowinst is nihil. Er zijn immers geen verkopen en geen bedrijfskosten. Daarnaast is het merkwaardig dat de btw door het overzicht heen loopt. Btw op inkopen (en kosten) kan worden teruggevorderd van de belastingdienst. Btw. op verkopen moet worden afgedragen. De terug te vorderen btw is eerst betaald aan leveranciers; de te betalen btw is (of wordt) ontvangen van afnemers. M.a.w. de btw is kostenneutraal; leidt nooit tot een last of bate (even afgezien van bijzondere regelingen zoals de KOR) maar is voor een ondernemer alleen maar lastig. De btw behoort dus niet in het overzicht thuis. Los daarvan zal door het tijdselement (btw wordt later verrekend met de fiscus dan betaald of ontvangen) een saldo btw door het overzicht heenlopen hetgeen niet correct is. Wat derhalve in het schema ontbreekt is het tijdselement; later verkopen dan inkopen; later kosten betalen dan gemaakt; later btw verrekenen dan geregistreerd; etc. Dat is nu juist wat een boekhouding doet. Het houdt, door zijn methodiek, rekening met het tijdselement. John

Inderdaad boek je de voorziening dan in de loop van de komende jaren leeg naar de resultatenrekening (winst). Het kan zijn dat de verplichtingen worden omgezet in lasten. Als je de voorziening in gelijke mate leegboekt staan beide posten dus tegenover elkaar. De algemene regel is dat baten en lasten moeten voorkomen in de periode dat ze zich manifesteren en dat bij elkaar behorende baten en lasten in dezelfde periode worden verantwoord. Het kan ook zijn dat de verplichtingen door het verstrijken van de tijd vervallen zonder dat ze terug te vinden zijn in de resultatenrekening. Dat hangt immers geheel af van het soort verplichting. In dat geval blijft alleen het voordelige resultaat van het vrijgevallen deel van de voorziening over. Je hebt immers, hoe je het wendt of keert een premie gekregen voor (eventuele) langlopende verplichtingen. Reden waarom de uitgetreden partner minder heeft gekregen dan zijn rechtmatig kapitaal (incl. eventueel winstsaldo van voorgaande jaren). John

Dat hangt van de aard van de overgenomen verplichtingen af. Als het korte termijn verplichtingen betreft die nog dit jaar in d resultatenrekening zullen verdwijnen dan kan je de 8.000 als incidentele bate opnemen in de resultatenrekening. Als het lange termijn verplichtingen betreft kan je de post opnemen als een voorziening overgenomen verplichtingen en deze voorziening vrij laten vallen naar rato van het vrijvallen van de verplichtingen. Je zult dus, anders gezegd, moeten zoeken naar het in dezelfde periode opnemen van de vermindering van de verplichtingen en de vrijval van het verkregen voordeel bij uittreding van de collega. John

JK Ik ga even verder met jouw cijfertjes Nieuwwaarde verkochte auto is 20.000 Afschrijving tot op heden is 4.000 Ingeruild voor 10.000 (8.403 ex btw en btw 1.597) Nieuwe auto kost 25.000 (stel) en wordt betaald van bedrijfsrekening voor rekening van Privé De volgende journaalpost kan worden gemaakt van de verkoop: Afschrijving auto's 4.000 Incidentele lasten 7.597* Privé opname 10.000 Aan Auto's 20.000 Aan Te betalen BTW 1.597 * Boekwaarde = 16.000 en levert netto op 8.403 Factuur van de autohandelaar: Nieuwe auto 25.000 Inruil 8.403 BTW 1.597 10.000 Bijbetalen 15.000 Betaling hiervan Privé opname 15.000 Aan Bank 15.000 Totaal privé opnamen is 25.000 of wel de aanschafwaarde van de nieuwe auto die door de onderneming is betaald. John

Je geeft niet aan welke grootboekrekeningen in gebruik zijn voor de auto. Ik ga er maar even van uit dat dat zijn Auto's en Afschrijving auto's. Dan boek je: Afschrijving auto's voor de cumulatieve afschrijving Aan Auto's voor de aanschafwaarde Per/Aan Incidentele baten voor boekverlies/ boekwinst Er kan nog een addertje onder het gras zitten i.v.m. de btw. Kijk daar even naar. John

Toch een denkfoutje. Je schrijft niet af op de reserve. De reserve is net zo goed eigen vermogen en deze blijft gewoon in takt. Je schrijft uitsluitend af op het actief. Je ontvangt subsidie; deze komt hetzij direct, hetzij via de winstverdeling, credit op de balans te staan op een post behorende bij het eigen vermogen. Debet gaan je geldmiddelen met hetzelfde bedrag omhoog. Van het geld doe je de verbouwing > geldmiddelen dalen en vast actief stijgt met hetzelfde bedrag. Vervolgens ga je op dat actief afschrijven ten laste van de resultatenrekening. Actief daalt en je neemt verlies. Stel we zijn aan het einde van de afschrijvingsperiode gekomen. Actief (verbouwing) staat op de balans voor nihil. Maar.... de reserve bestaat nog steeds. John

De enige berekening die je moet maken is of je met € 50 per uur uit de kosten komt en een redelijke winstmarge kan maken. John

Hier worden ontvangsten/uitgaven en lasten/baten door elkaar gebruikt. Dat gaat dan niet goed. Denk eens aan het volgende: Wie zijn schulden betaalt verarmt niet maar raakt wel zijn centen kwijt. Met andere woorden: als ik mijn crediteuren betaal verminderen mijn schulden (credit balans) en verminderen mijn geldmiddelen (debet balans) maar op de resultatenrekening gebeurd er helemaal niets. Subsidie ontvangen verhoogt de liquide middelen en het vermogen*. Deze middelen gebruiken voor een verbouwing verhoogt de vaste activa en verlaagt de geldmiddelen. Eerst de daarop volgende afschrijving verlaagt de vaste activa en wordt een last. * Voor theoretici: er is over te twisten of de ontvangen subsidie buiten de resultatenrekening om direct naar het eigen vermogen moet gaan maar dat laat ik hier even verder buiten beschouwing. In dat geval zal de vorming van een Verbouwingsreserve uit de winstverdeling worden gevoed. John

In principe eens, maar dat was niet helemaal de vraagstelling. Het ging om "op jaarbasis ongeveer 50 uur" ; dat is iets anders dan éénmalig of héél af en toe naar mijn mening. Overigens: waarom wordt er dan ineens om een factuur gevraagd? John

Voor sommige werkzaamheden is geen inschrijving bij de KvK vereist; b.v. consultancy. Wel moet je een omzetbelastingnummer aanvragen bij de Belastingdienst. Daarbij mag natuurlijk weer gebruik gemaakt worden van de KOR. De inkomsten geef je voor de IB op onder Overige inkomsten. 1. Even kijken op de site van de KvK of je werkzaamheden vallen onder de vrijstellingen van inschrijving. 2. Een BTW nummer aanvragen 3. Aan de slag met de factuur John

Ga eens naar de KvK voor een vrijblijvend gesprek en spit de site van de Belastingdienst eens door. John

Thijsje, Het antwoord is eenvoudig: 19% over € 38 John

hm, als het persé moet, kan het, maar ik ben geen voorstander van het "misbruik" van deze rekening daarvoor. De rekening Kruisposten is oorspronkelijk uitsluitend bedoeld om posten tussen kas, bank of giro te registreren. Gebruik dan liever een rekening als Te verrekenen posten oid. Het houdt je boekhouding netjes. John

Als er nog niets van is geboekt dan gewoon via een tussenrekening de ontvangst en de terugbetaling tegen elkaar boeken. Is de verkoopfactuur al aangemaakt (en eventueel geboekt) dan gewoon boeken en een creditfactuur aanmaken en boeken. Ook de creditfactuur hoort thuis in het verkoopboek, maar dan natuurlijk negatief (en niet in het inkoopboek) John

sietske, Je vraag begrijp ik niet goed. Betaalde IB vanaf een bedrijfsrekening wordt geteld als een privé-opname. Als je wat anders bedoelt dan lees ik dat wel. John

Dennis, Volgens mij heb je al op enkele plaatsen een aantal goede adviezen gekregen. Je weet nu waar de problemen precies liggen. Het lijkt me het beste een fiscalist in te schakelen die je de definitieve antwoorden kan geven. (ik ben nl. geen fiscalist maar bedrijfseconoom; een hele andere tak). Met dit soort zeer specifieke vragen moet je echt naar een fiscalist. John

Nu zit je op het goede spoor. Dat is inderdaad m.i. nog het enige vraagtekentje. Ben geen expert op dit gebied maar dat zou ik wel doen. Anders loop je nog kans dat je over de verkoop belasting moet gaan betalen. Bovendien kan je dan de onderneming definitief afsluiten. Wellicht is het wijs voordat je het laatste cijfertje invult hierover nog eens even een belastingexpert te raadplegen. Succes er mee. John

Dennis, Volgens mij ga je voorbij aan de kern van de opmerking. Wat gaat er met de onderneming gebeuren? Die is opgeheven zeg je zelf; oké dan bestaat er dus ook geen eigen vermogen meer en heb je alle activa overgeheveld naar de privésfeer. Of ga je de voorraad en de inventaris nog verkopen en heeft de onderneming dus alleen zijn eigenlijke werkzaamheden waarvoor ze was opgericht, gestaakt maar bestaat nog wel. Nog steeds wordt te veel gedacht vanuit de totaliteit van onderneming + privé. Fiscaal zijn dit twee gescheiden zaken; te meer omdat je gewoon alle cijfertjes van de onderneming invult op het aangifteformulier. De kernvraag is dus nu: wat is er met de inventaris en de voorraad gebeurd ná augustus 2007. John

Dennis, Hierbij ging ik er van uit dat de onderneming was opgeheven. Wat is er dan met alle activa en passiva gebeurd sinds de sluitingsdatum? Als de activa en passiva nog bestaan dan wijzigt natuurlijk in het eigen vermogen niets. John

Tja, dan begrijp ik het probleem waar je mee zit. Met die "gemengde" rekening heb je het je zeker ook niet makkelijk gemaakt. Hoe dan ook, terugontvangen IB behoef je niet op te geven. Als je wel, hoe dan ook, per de sluitingsdatum een balans en resultatenrekening hebt ogpesteld dan kan je het eigen vermogen per die datum als privé opname verwerken. Immers de onderneming heeft opgehouden te bestaan dus wat er nog in zat als vermogen is op dat moment privé-vermogen geworden. Ik benadruk overigens nog steeds dat je eerst een sluitende balans en resultatenrekening moet hebben per de ophefdatum en dan de aangifte moet invullen. Die beide combineren in één slag vraagt om problemen. Aangezien de terugontvangen IB op de gecombineerde rekening terecht zal zijn gekomen kan je die voor de onderneming buiten beschouwing laten. Nogmaals opgeven in de aangifte is niet nodig. John