Meer info Akkoord

Let op: deze website vereist cookies om volledig te kunnen functioneren.

Met de nieuwe Telecomwet die begin juni 2012 van kracht is geworden, is elke website wettelijk verplicht jou als gebruiker te informeren over de aard van de geleverde cookies en toestemming te vragen voor het gebruik hiervan.

Higherlevel.nl maakt gebruik van zogenaamde noodzakelijke cookies die nodig zijn voor het gebruik van de website en het forum, bijvoorbeeld om in te kunnen loggen en je voorkeuren te onthouden. Daarnaast worden cookies gebruikt voor het bij kunnen houden van het aantal bezoekers en andere gegevens (dit doen wij via Google Analytics).

Met het accorderen middels onderstaande knop ga je akkoord met het ontvangen van alle cookies die nodig zijn om Higherlevel.nl optimaal te laten werken.

Om Higherlevel.nl te bezoeken zijn deze cookies benodigd. Wanneer je ze niet accepteert, kun je helaas Higherlevel.nl niet bezoeken.

Ik wil geen cookies Ik ga akkoord en wil naar Higherlevel.nl!

Delius Pit

10 tips om controle te houden over je informatie

Gepubliceerd op 1 juni 2016 | 6 reacties | Ga naar het bijbehorende forumtopic

Het kan iedere organisatie overkomen: Een aanzienlijke kostenpost doordat net de verkeerde versie van een document gebruikt wordt om een belangrijke opdracht voor een klant uit te voeren.

Een leverancier van beton had eens een strop van zo’n half miljoen euro toen na het aanleggen van een parkeerterrein bleek dat de verkeerde specificatie voor het beton was gebruikt. Het liep mis omdat een oude versie van het specificatiedocument was gebruikt. “Even” het parkeerterrein slopen dus, en opnieuw beginnen. Dat wil je als bedrijf niet nog een keer meemaken!

Menselijke fouten zijn natuurlijk nooit helemaal te voorkomen, maar de kans erop kan wel fors verminderd worden door document- en versiebeheer zoveel mogelijk te automatiseren.

Ook zonder grote ongelukken kost het slordig omgaan met documenten overigens behoorlijk wat geld. Onderzoek heeft uitgewezen dat kenniswerkers gemiddeld zeker 25 minuten per dag kwijt zijn met het zoeken naar informatie. Dat loopt per werknemer al snel op tot een jaarlijkse kostenpost van minimaal 1500 tot 2500 euro!

Daarnaast heb je, zeker wanneer je ondernemer bent, te maken met regelmatig veranderende wetgeving. Dit artikel op Frankwatching ging al eens dieper in op veranderingen in de privacywetgeving en de gevolgen die dat heeft voor bedrijven. Maar wist je ook dat je een CV van een sollicitant officieel al na 4 weken hoort te vernietigen?

Hieronder volgen 10 tips om je te helpen de controle te houden over je content. Zo kun je kosten besparen, beter presteren, en voldoe je ook nog eens aan de wetgeving.

Tip 1: Sla alle belangrijke bedrijfsdocumenten op in een Document Management System (DMS) of Enterprise Content Management (ECM) system.
Dit soort systemen zorgt ervoor dat documenten inclusief oude versies centraal worden opgeslagen. Daarmee bieden ze een “Single Source of Truth” van elk document voor alle betrokkenen. Van elk document kan nauwkeurig bepaald worden wie het mag bewerken en inzien.  Je kunt extra gegevens over het document (metadata) opnemen zoals bijvoorbeeld hoe lang het bewaard moet worden.

Het systeem stelt je in staat zowel te zoeken over de inhoud van documenten als de metadata zodat bij grote aantallen documenten het terugvinden van de speld in de hooiberg een fluitje van een cent is. Daarnaast kunnen allerlei taken zoals het omzetten van word-documenten naar PDF en het verplaatsen of vernietigen van documenten door het systeem zelf uitgevoerd worden op basis van gedefinieerde regels.

Tip 2: Automatiseer het toevoegen van metadata zo veel mogelijk.
Metadata bevat extra gegevens over een document, zoals bijvoorbeeld wie de auteur is, wanneer het document is aangepast en wat voor type document het is. De juistheid van de metadata bepaalt in hoge mate of je content goed vindbaar is, maar kan ook gebruikt worden om te bepalen wie toegang krijgt tot een document, of wanneer het vernietigd moet worden.
Handmatig toevoegen van metadata aan een DMS is geen fijn werk waardoor de kans op fouten groot is. En daar gaat het vaak mis bij de invoering van een DMS: De metadata kloppen niet en daardoor worden de beoogde voordelen van het DMS niet gehaald.
Moderne ECM systemen bieden mogelijkheden om slim en volledig automatisch metadata toe te voegen waardoor handmatige handelingen grotendeels overbodig worden.

Tip 3: Overweeg opslag van documenten in een DMS in de Cloud.
Het wordt door de lage en voorspelbare kosten van clouddiensten steeds aantrekkelijker om documenten in de Cloud op te slaan. Een eigen server vereist investeringen en onderhoud. Cloudleveranciers werken vaak met lage vaste maandtarieven en een korte opzegtermijn. Daarnaast is het zelf implementeren van een documentbeheersysteem niet eenvoudig en daarmee vaak voorbehouden aan grotere organisaties. Ook dan is succes overigens niet gegarandeerd: Veel bedrijven gebruiken bijvoorbeeld Microsoft SharePoint. Uit onderzoek is echter bekend dat slechts 11% van de SharePoint installaties volledig aan de verwachtingen voldoet. Een situatie die bij de andere grote DMS vendors niet echt beter is overigens.

Tip 4: Maak een bewuste keuze qua Cloudopslag.
Wees er bij opslag in de Cloud (tip 3) bewust van dat bedrijven die aan de Amerikaanse beurs genoteerd zijn door de Amerikaanse overheid verplicht kunnen worden de documenten te overhandigen aan de Amerikaanse overheid. Daarnaast scannen “gratis” diensten zoals die van Google de inhoud van je documenten.
Zomaar een zinsnede uit de Service voorwaarden van Google:
“Wanneer u inhoud uploadt naar, toevoegt aan, opslaat in, verzendt naar of ontvangt in of via onze Services, verleent u Google (en degenen met wie we samenwerken) een wereldwijde licentie om dergelijke inhoud te gebruiken, te hosten, op te slaan, te reproduceren, aan te passen,…”
Met andere woorden: Google en partners kijken mee in je documenten.
Als  je vertrouwelijke informatie in de Cloud wilt bewaren kies dan bewust voor partijen die niet aan de Amerikaanse beurs genoteerd zijn en daarnaast gebruik maken van een Nederlands datacenter.

Tip 5: Sla geen documenten op in “gratis” opslag en uitwisselingsdiensten.
Het is zo makkelijk: Even een documentje in Dropbox opslaan en delen met de collega’s. Maar ineens staan bedrijfsdocumenten op allerlei devices van medewerkers en is toegang tot de documenten net zo eenvoudig als toegang tot de iPad waar de kinderen ook hun spelletjes op doen. En als een document onbedoeld gewist wordt is het ook echt weg. 

Daarnaast treedt ook hier het gevaar op dat verschillende versies van documenten naast elkaar bestaan waardoor het principe van de “Single Source of Truth” verloren gaat. En de voorwaarden van dergelijke gratis partijen lijken vaak erg op die van Google (tip 4).
Gebruik dus voor het delen van documenten een professionele dienst die versiebeheer, backups en controle over synchronisatie naar devices biedt. Het gemak van Dropbox, maar met de juiste mate van veiligheid!

Tip 6: Digitaliseer papieren documenten.
Het is tegenwoordig steeds makkelijker om documenten meteen te digitaliseren. Op kantoor met een professionele scanner levert natuurlijk de beste kwaliteit op. Maar een scan met een smartphone of tablet geeft ook al heel aardige resultaten, en heeft als voordeel dat de scan vanaf elke locatie meteen in het centrale document management systeem gezet kan worden.
Spreek binnen je organisatie dus af dat ook alle papieren documenten digitaal opgeslagen worden, op de afgesproken plaats en met de juiste metadata toegevoegd. Je bent daarmee ook nog eens voorbereid op de toekomst: Op dit moment werkt zo’n 17% van de bedrijven die hebben deelgenomen aan een AIIM onderzoek al geheel digitaal en dit percentage neemt snel toe

Tip 7: Minimaliseer de uitwisseling van documenten per mail
We zijn zo gewend geraakt aan het gemak van e-mail voor de verspreiding van documenten dat we de nadelen soms niet meer zien. Maar nadat je je document hebt rondgemaild begint de ellende. Wat was ook al weer de laatste versie? Wie heeft het al gereviewed? O, ben jij ook bezig met aanpassingen?
Gebruik e-mail dus niet voor de distributie van documenten maar mail hooguit verwijzingen naar een document in een ECM systeem rond. Daarmee is er nooit meer onduidelijkheid over de laatste versie, kan de bewerker het document vergrendelen, zijn de wijzigingen inzichtelijk en kan toegang tot het document centraal gecontroleerd worden.

Tip 8: Archiveer e-mail in het documentbeheer system.
Ook e-mails zonder documenten kunnen waardevolle informatie bevatten. Door e-mails ook in het documentmanagement systeem te archiveren kun je eenvoudig zoeken op trefwoorden of klantgegevens en alle relevante informatie vinden in documenten én mails.

Tip 9: Gebruik werkstromen voor taken in plaats van mail.
Medewerkers gebruiken hun mail-programma vaak ook om een todo-list bij te houden (bijvoorbeeld de action folder in de “Getting Things Done” methode). Documentsystemen maken het steeds eenvoudiger om met werkstromen en taken te werken. Hierbij kan bijvoorbeeld voor het reviewen van een document door de collega’s een taak worden aangemaakt.

Tip 10: Regel de vernietiging van documenten.
Niets weggooien betekent dat je databerg alleen maar groeit. Storagekosten zijn daarbij tegenwoordig niet echt een probleem meer met immer dalende prijzen voor opslag. Maar het terugvinden van de juiste informatie wordt wel een steeds grotere uitdaging als de hoeveelheid data toeneemt. En daarnaast zijn er wettelijke bewaartermijnen voor informatie over medewerkers en relaties waar je je als organisatie aan moet houden.
Het inregelen en bij voorkeur automatiseren van de vernietiging van content zorgt er voor dat je databerg beheersbaar blijft, en dat je aan wettelijke verplichtingen voldoet voor het vernietigen van documenten.
Delius Pit

Delius Pit - D2GO

Ondernemer in ICT Cloud diensten.

Meer columns door Delius Pit

6 Reacties

Ward
Moderator

Ward
Nuttige column, compliment!
 
Hans van den Bergh
Ambassadeur

jhvdb
Oh, wat een herkenbaar voorbeeld waarmee deze column begint! Zelf net zoiets meegemaakt: hovenier haalt bij ons zo'n 40 meter lange en 2,5 m hoge beukenhaag weg om dit te vervangen voor laurier. Er moet dan ook behoorlijk wat versnipperd worden om het handzaam af te kunnen voeren, die opdracht wordt even op een papiertje als instructie bij de medewerkers achtergelaten en u begrijpt het al: ook de nieuwe aanplant die klaarstond werd meteen mee versnipperd! Toch een aardig stropje voor het hoveniersbedrijf...
 
Interessante en praktische column inderdaad.

Aan het onderdeel metadata wil ik nog toevoegen dat het erg kan helpen om een vast stel termen (vocabulair / taxonomy) te gebruiken. Als iedereen 'factuur' gebruikt en niet 'factuur' en 'rekening' door elkaar is het zoeken een stuk eenvoudiger.
 
goeie column vanuit het licht van de almaar groeiende datastroom. Niets is vervelender voor tekstontwikkeling als het aanhouden van verschillende versies naast elkaar.

Ik kan me één uitzondering voorstellen: de kleine zelfstandige tekstschrijver, die rond de (1225) urennorm zit te werken, en dus de BD moet overtuigen van al zijn/haar inspanningen.

Eén tekst die het eindresultaat is van tientallen uurtjes slijpen en gummen is dan minder overtuigend dan een (digitale) bak papier.
 
Norbert Bakker
Moderator

NorbertBakker
Quote : realist op  3 juni 2016, 17:41
Eén tekst die het eindresultaat is van tientallen uurtjes slijpen en gummen is dan minder overtuigend dan een (digitale) bak papier.
 
Dan zet je audit/edit trail of log aan.
 
Een reactie van de mede-auteur:
Goede aanvulling w.b. de taxonomie. Er komen steeds meer tools die slim relaties kunnen leggen tussen begrippen (daar gaan we in een andere bijdrage nog eens dieper op in), maar het afspreken van een metadata model of taxonomie binnen een organisatie is sowieso een goed idee.
 
Om een reactie te plaatsen moet je ingelogd zijn

Column insturen?

Heb je een interessant artikel geschreven over innovatie en/of ondernemerschap?

We publiceren hem graag!

COLUMNISTEN

Deze columnisten hebben dit jaar columns voor Higherlevel.nl geschreven:

Ontmoet andere HL-leden!

HL midzomer spontaan evenement?
21 juni 2018, 2 HL-leden aanwezig

Partners

HL wordt gefinancierd door

Volg ons