PDF facturen

[jeroenvano]

Momenteel verstuur ik facturen via de mail en zet ze in pdf (gratis software pakket gedownload). Ik heb er al veel over gelezen, maar heb nogsteeds geen eenduidig antwoord of deze vorm nu geaccepeteerd wordt door de belastingdienst. Voldoet het aan de eisen:

 

1.electronische handtekening ?

2.is de authenticitiet gewaarborgd ?

3. als dit niet het geval is, los ik dan alles op door de factuur extra per post na te sturen?

 

Wie kan mij uitleggen....

 

[Iwan van Geelen]

Er staat al heel veel hier op het foum, oa:

 

https://www.higherlevel.nl/forum/index.php?board=49;action=display;threadid=21089

[Christine]

Er is al zoveel over dit onderwerp hier gesproken, ik vind eigenlijk dat het posten van zo'n vraag minachting voor het forum uitstraalt omdat vraagsteller te lui is om ff te zoeken.

 

 

[jeroenvano]

Oke, Oke, jongens en meisjes ik begrijp de reacties (niet), minachting voor het Forum ???

 

Ik schrijf duidelijk dat ik er al veel over gelezen heb, maar nog niet het antwoord heb gekregen. Dit kan betekenen dat ik niet goed lees of er nog niemand is geweest die gewoon kip en klaar schrijft; JA of NEE pdf'jes voldoen niet. Zelfs de belastingdienst die ik al gesproken heb kan mijn vraag niet beantwoorden met JA of NEE, altijd in termen van moet vodloen aan authenticiteit! WAT IS DAT DAN????

[Christine]

Binnen Nederland kun je gewoon pdf gebruiken als factuur, dan hoef je geen factuur per post te sturen.

Internationaal moet je pdf factuur electronisch ondertekend zijn, maar dat kan met een eenvoudig Verisign of Comodo certificaat.

 

 

ps: de rationale hierachter is (volgens de belastingdienst) dat binnen Nederland, de belastingdienst zelf kan controleren of de verstuurde factuur ook de ontvangen factuur is. Internationaal heb je te maken met twee belastingdiensten die niet in elkaars databases kunnen kijken, vandaar dat het dan moet worden ondertekend.

 

 

[Iwan van Geelen]

Binnen Nederland kun je gewoon pdf gebruiken als factuur, dan hoef je geen factuur per post te sturen.

Internationaal moet je pdf factuur electronisch ondertekend zijn, maar dat kan met een eenvoudig Verisign of Comodo certificaat.

 

 

 

Sorry Christine maar dat is volgens mij dus NIET waar...

[renep]

Er is al zoveel over dit onderwerp hier gesproken, ik vind eigenlijk dat het posten van zo'n vraag minachting voor het forum uitstraalt omdat vraagsteller te lui is om ff te zoeken.

 

Dat lijkt me in dit geval wat overdreven. Hij zegt dat hij er al veel over heeft gelezen, vermoedelijk ook op dit forum.

 

Het probleem is dat hij eenduidigheid zoekt die er nu eenmaal (nog) niet is. PDF is slechts een bestandsformaat, terwijl de eisen van de belastingdienst gaan over authenticiteit met cryptografie etc.

 

Het eenduidigste antwoord is: nee, PDF voldoet op zichzelf niet aan de eisen en er is vziw geen goedkeuring van de minister, belastinginspecteur of rechter voor het enkele gebruik van PDF per gewone e-mail en/of webdownload als factuur. Ondertussen wordt het met de dag gebruikelijker om het toch zo te doen.

 

Maar ja, op dit eenduidige antwoord zullen wel weer 12 vragen en 37 commentaren volgen, dat hou je toch op een forum.

[Hans van den Bergh]

Oke, Oke, jongens en meisjes ik begrijp de reacties (niet), minachting voor het Forum ???

Ik schrijf duidelijk dat ik er al veel over gelezen heb, maar nog niet het antwoord heb gekregen. Dit kan betekenen dat ik niet goed lees of er nog niemand is geweest die gewoon kip en klaar schrijft; JA of NEE pdf'jes voldoen niet. Zelfs de belastingdienst die ik al gesproken heb kan mijn vraag niet beantwoorden met JA of NEE, altijd in termen van moet vodloen aan authenticiteit! WAT IS DAT DAN????

Ik kan begrijpen dat je je wat te snel negatief beoordeeld voelt, maar dat terzijde.

 

Een factuur moet aan een aantal eisen voldoen (BTW nummer, inschrijvingsnummer Kvk, afijn, dat is bekend of te vinden op de site van de belastingdienst). Verder is een factuur niets anders dan een bevestiging van de tegenprestatie voor een overeengekomen en geleverde prestatie. Of je die nu persoonlijk langsbrengt, in een evelopje of via e-mail verstuurt, doet niets terzake. In die andere topic dwaalde die discussie op dit punt ook al af. Het gaat erom dat e.e.a. verifieerbaar is in de wederzijdse administraties: de een wil op basis van wat is overeengekomen betaald worden een de ander moet betalen, punt!

 

Succès en groet,

 

Hans

[jeroenvano]

Precies wat ik bedoel te zeggen! Mijn angst is dat als ik toch de pdf-jes blijf versturen ik strakst een boete o.i.d. van de belasting dienst ontvang?, of zal dit wel meevallen?

 

 

[Hans van den Bergh]

Precies wat ik bedoel te zeggen! Mijn angst is dat als ik toch de pdf-jes blijf versturen ik strakst een boete o.i.d. van de belasting dienst ontvang?, of zal dit wel meevallen?

Hoe ziet de belastingdienst dat aan een uitgeprinte PDF?

 

Succès en groet,

 

Hans

[Maarten]

Richtlijnen van de belastingdienst staan in http://www.belastingdienst.nl/download/635.html

 

Volgens de belastingdienst is een geavanceerde elektronische handtekening noodzakelijk, deze worden echter weer niet vertrouwd door Adobe waardoor een nette oplossing niet echt beschikbaar is. De certificaten die nu door Adobe vertrouwd worden zijn ook erg duur (rond de 500 euro voor 5000 handtekeningen die je er mee mag zetten).

 

De makkelijkste oplossing is om niet de PDF te ondertekenen maar de e-mail waarin je de PDF verstuurd. De certificaten voor e-mail zijn goedkoop. Als je de public key vervolgens op je website publiceert en eventueel deponeert bij de Kamer van Koophandel dan is de authenticiteit ook gewaarborgd.

[ROVened]

"Er is al zoveel over dit onderwerp hier gesproken, ik vind eigenlijk dat het posten van zo'n vraag minachting voor het forum uitstraalt omdat vraagsteller te lui is om ff te zoeken." Slaat de verharding ook al bij Higherlevel toe? Ik meen dat Higherlevel een forum voor ondernemers was die elkaar hielpen.

Volgens mij is elk systeem te manipuleren, zelfs met een geavanceerde elektronische handtekening kan het fout gaan. Is het niet bij de verzending of ontvangst ervan dan wel bij het opslaan van de digifactuur. Ik denk niet dat de Belastingdienst moeilijk kan doen wanneer een factuur in pdf formaat wordt verzonden.

 

[Maarten]

Volgens mij is elk systeem te manipuleren, zelfs met een geavanceerde elektronische handtekening kan het fout gaan. Is het niet bij de verzending of ontvangst ervan dan wel bij het opslaan van de digifactuur. Ik denk niet dat de Belastingdienst moeilijk kan doen wanneer een factuur in pdf formaat wordt verzonden.

 

Elk systeem is te manipuleren en met genoeg geld en kennis zijn ook veel beveiligingen te kraken. Maar dat is dan vervolgens geen reden om helemaal geen beveilging te gebruiken. De belastingdienst heeft niet voor niets regels en ze kunnen zeker moeilijk doen als je die regels niet volgt. Het is dan vervolgens aan jou om aan te tonen dat je het goed doet.

[WaltervL]

Er wordt hier en daar verwezen naar de belastingdienst, elektronisch factureren maar wat verstaat de belastingdienst daaronder? Hieronder een Quote van de belastingdienst:

Als u uw facturen elektronisch verzendt, verbruikt u minder papier en bespaart u op de verzendkosten en de archiveringsruimte. Vooral grote ondernemingen kunnen hier veel voordeel bij hebben.

 

Elektronische verzending maakt het ook makkelijker facturen te verwerken en te bewaren. Dat is handig voor zowel grote als kleine ondernemers. U hoeft facturen niet meer handmatig in het systeem in te voeren. En binnengekomen facturen kunt u rechtstreeks via de bank betalen, zonder de gegevens opnieuw te moeten intoetsen.

De laatste zin doet mij meer denken aan EDI-berichten waardoor bedrijven elkaar zelfs zonder tussenkomst van personen betalingen aan elkaar doen.

Maar dat is in het MKB met de PDF-facturen meestal niet het geval. Wanneer beide bedrijven de PDF afdrukken en in hun papieren administratie opslaan kan de belastingdienst altijd controleren of de factuur klopt. De geprinte PDF-factuur zal in de praktijk niet anders uitzien als een normale opgestuurde papieren factuur.

 

Zijn dus die regels van elektronisch factureren niet meer geschreven voor de grote bedrijven en zijn we hier op HL niet wat overspannen aan het doen?

[Tim Haa]

Bij de Belastingdienst werken toch ook mensen?

Iedereen print zijn facturen toch wel uit voor zijn verplichte papieren administratie. Op deze wijze heb je ook nog een digitaal kopie . De bedragen corresponderen met de bedragen op de bankafschriften.

Wat is het probleem precies? ???

 

Wat is de meerwaarde van digitale ondertekening ???

 

Een papieren factuur namaken is toch ook niet echt moeilijk als je een printer en Word® hebt?

 

Deze regel die ingehaald is door voortschrijdend inzicht zullen ze nooit hanteren. Als ik het onjuist blijk te hebben, beloof ik plechtig te verhuizen naar een ander land. ;D

[Christine]

Sorry Christine maar dat is volgens mij dus NIET waar...

 

Dat is wat de man van de belastingdienst die speciaal op dit gebied deskundig is aan ons en onze klant vertelde, en wat die klant dus sinds vijf jaar zo doet, met toezicht van de belastingdienst. Als het niet waar is, dan heeft de deskundige van de belastingdienst mij en mijn klant verkeerd voorgelicht.

[Christine]

Volgens de belastingdienst is een geavanceerde elektronische handtekening noodzakelijk, deze worden echter weer niet vertrouwd door Adobe waardoor een nette oplossing niet echt beschikbaar is.

 

Maar op zicht werkt dat wel, met Acrobat reader. Acrobat vertrouwt de handtekening niet omdat Adobe niet de juiste root certificaten heeft ingebouwd in Acrobat, daar zullen wel commerciele belangen achter zitten. Maar het is een heel eenvoudige handeling om het juiste root certificaat bekend te maken aan Acrobat Reader, volgens mij. Dan is er niets aan de hand. Bovendien, ook als Acrobat zegt de handtekening niet te vertrouwen (er staat een rood kruis door de handtekening) wil niet zeggen dat de handtekening niet geldig is. Ricoh Europe doet het precies zo, al sinds vijf jaar. Ze zetten een electronische handtekening onder de pdf, en de klant kan die verifieren met Acrobat Reader, en weet dat dat rode kruis nergens op slaat. De belastingdienst vind dat ook prima. De handtekening is immers geldig, dat Acrobat het verkeerd doet is het probleem van Acrobat.

Ricoh ondertekent zelfs met een handtekening op een smartcard die door de overheid (althans, onder verantwoordelijkheid van de staat) is uitgegeven, dat is het hoogste niveau van electronische handtekening dat je kunt hebben. Dan zou het toch vreemd zijn dat je dat niet zou gebruiken omdat Acrobat een beetje brak is?

 

Ik zou gewoon een normaal Comodo certificaat gebruiken, daarmee de pdf ondertekenen, en je klanten duidelijk maken dat dat rode kruis een bug in Acrobat is, want dat is het. De belastingdienst gaat daar iig mee akkoord. Zo niet, dan wil ik wel als deskundige optreden om met de belastingdienst te praten.

 

 

 

 

[Maarten]

Ik zou gewoon een normaal Comodo certificaat gebruiken, daarmee de pdf ondertekenen, en je klanten duidelijk maken dat dat rode kruis een bug in Acrobat is, want dat is het. De belastingdienst gaat daar iig mee akkoord. Zo niet, dan wil ik wel als deskundige optreden om met de belastingdienst te praten.

 

Het is geen bug in Acrobat, het is een manier om geld te verdienen. Je kunt in Acrobat als gebruiker aangeven dat je de certificate store van Windows wilt gebruiken in Acrobat, dan worden de Comodo certificaten ook vertrouwd. Het nadeel is dat je dit alleen als gebruiker kan doen. Indien je je klanten een factuur stuurt heb je geen controle over de omgeving van je klant, en zul je het deze dus goed moeten uitleggen. Een eenvoudigere mogelijkheid is dan het ondertekenen van de e-mail waarin de factuur in zit, e-mail clients ondersteunen alle gebruikelijke certificaten standaard. Helaas heeft dit ook weer nadelen, er zijn mailservers die boodschappen aan een e-mail toevoegen waardoor de handtekening niet meer geldig is.

 

Verisign / GeoTrust is momenteel een van de weinigen die PDF signing certificaten verkoopt, deze kosten rond de 500 euro en dan kun je er maar 5000 documenten mee ondertekenen. Adobe verdient daar nu behoorlijk veel op. Het gaat overigens veranderen, maar wanneer precies is nog niet onbekend. In de toekomst zal Adobe standaard de Windows certificaten gaan gebruiken.

 

Het is ontzettend jammer, maar een perfecte oplossing is op dit moment nog niet aanwezig.

[Wouter Bink]

het meest raadzame is om in overleg met de accountant / boekhouder de belastingdienst te informeren en een akkoordverklaring vragen, niets meer niets minder. De voorwaarden die nu voor MKB gelden, kan de BD je keurig aangeven.

 

[Christine]

Helaas heeft dit ook weer nadelen, er zijn mailservers die boodschappen aan een e-mail toevoegen waardoor de handtekening niet meer geldig is.

 

We gaan een beetje ver in detail hier, maar als je op de juiste manier ondertekend dan komen mailservers onderweg niet aan de mail en blijft de ondertekening geldig. "opaque signing" heet dat.

 

Probleem van het ondertekenen van de email is dat je'm in ondertekende vorm moet archiveren. De boekhouder kan wel een ondertekende pdf ergens op een server zetten als onderdeel van de boekhouding, maar met losse emails is dat veel lastiger.

 

Maar het maakt niet zoveel uit wat de ontvanger ziet, als die er maar bij te horen krijgt dat wat er ook gebeurt, de ondertekende pdf geldig is. Dat Acrobat er een rood kruis doorheen zet is een probleem van Adobe, niet van je klant.

 

Ik ben overigens de afgelopen zes jaar bijna non stop met dit onderwerp bezig geweest.

 

 

[Maarten]

We gaan een beetje ver in detail hier, maar als je op de juiste manier ondertekend dan komen mailservers onderweg niet aan de mail en blijft de ondertekening geldig. "opaque signing" heet dat.

 

Ik denk dat "zouden moeten komen" een betere omschrijving is. Helaas gebeurd het regelmatig dat handtekeningen corrupt worden door boodschappen als 'Deze e-mail is gecontroleerd op virussen door blahdieblah en veilig bevonden.'. Het zou inderdaad niet moeten, maar het gebeurd wel.

 

Probleem van het ondertekenen van de email is dat je'm in ondertekende vorm moet archiveren. De boekhouder kan wel een ondertekende pdf ergens op een server zetten als onderdeel van de boekhouding, maar met losse emails is dat veel lastiger.

 

Volgens mij valt de digitale handtekening niet onder de bewaarplicht. Volgens mij worden aan de ontvanger ook verder geen eisen gesteld voor wat betreft de digitale handtekening, alleen aan de verzender.

 

Maar het maakt niet zoveel uit wat de ontvanger ziet, als die er maar bij te horen krijgt dat wat er ook gebeurt, de ondertekende pdf geldig is. Dat Acrobat er een rood kruis doorheen zet is een probleem van Adobe, niet van je klant.

 

Een rood kruis ziet er natuurlijk niet echt professioneel uit en zal vragen oproepen bij de klant.

[Christine]

Ik denk dat "zouden moeten komen" een betere omschrijving is. Helaas gebeurd het regelmatig dat handtekeningen corrupt worden door boodschappen als 'Deze e-mail is gecontroleerd op virussen door blahdieblah en veilig bevonden.'. Het zou inderdaad niet moeten, maar het gebeurd wel.

 

Als je het juiste product gebruikt voor het ondertekenen van de pdf, dan gaat dat gewoon goed.

[Maarten]

Als je het juiste product gebruikt voor het ondertekenen van de pdf, dan gaat dat gewoon goed.

 

Ja, dat klopt, dat ben ik met je eens. Wat ik bedoelde is dat het juist met het ondertekenen van e-mail (S/MIME) wel eens fout gaat door virusscanners bij bedrijven die een boodschap aan de e-mail toevoegen. Het is een nadeel van het ondertekenen van de e-mail, en een voordeel voor het ondertekenen van de PDF.

[Christine]

Als je het juiste product gebruikt voor het ondertekenen van de pdf, dan gaat dat gewoon goed.

 

Ja, dat klopt, dat ben ik met je eens. Wat ik bedoelde is dat het juist met het ondertekenen van e-mail (S/MIME) wel eens fout gaat door virusscanners bij bedrijven die een boodschap aan de e-mail toevoegen. Het is een nadeel van het ondertekenen van de e-mail, en een voordeel voor het ondertekenen van de PDF.

 

Ook de ondertekening van de email zelf kan goed gaan, als je de juiste email encryptie en decryptie producten gebruikt. Het eronder plakken van een disclaimer maakt op zich het reeds ondertekende deel niet ongeldig, het is alleen dat Outlook op titl gaat als zoiets gebeurt. Een goed mail encryptie product zorgt dat Outlook iets krijgt aangeboden waardoor het niet op tilt gaat. Maar ik ben bevooroordeeld, ons product was c.q. is naar ik weet het enige dat dit goed doet.

 

 

[Maarten]

Ook de ondertekening van de email zelf kan goed gaan, als je de juiste email encryptie en decryptie producten gebruikt. Het eronder plakken van een disclaimer maakt op zich het reeds ondertekende deel niet ongeldig, het is alleen dat Outlook op titl gaat als zoiets gebeurt. Een goed mail encryptie product zorgt dat Outlook iets krijgt aangeboden waardoor het niet op tilt gaat. Maar ik ben bevooroordeeld, ons product was c.q. is naar ik weet het enige dat dit goed doet.

 

Het gaat meestal ook wel goed, maar het kan toch fout gaan. Dat ligt niet aan het product waar je mee ondertekend, maar aan de software bij de klant. Er is genoeg software wat de handtekening gewoon onaangetast laat, maar helaas is er ook software dat zich niets aan trekt van specificaties. Hoe goed de software dan ook is waarmee je de e-mail ondertekend, het correct ondertekende bericht wordt dan door brakke software bij de klant om zeep geholpen. Welke software je bij de verzender dan ook gebruikt, als de ontvanger het kapot maakt kun je daar weinig aan doen. Het gaat overigens wel om uitzonderingen, in minimaal 99 % van de gevallen gaat het wel goed.

[Christine]

 

*plonk*