Klein bedrijf leverancier van groot bedrijf (risico's)

[buzzer]

Ik ben zaakvoerder van een klein bedrijf (2 à 3 personen) en heb 1 grote klant ((500+ medewerkers) met jaarlijks heel wat opdrachten, naast een aantal kleinere klanten. Nu wil dit bedrijf het leverancierscontract met mijn bedrijf al dan niet gaan verlengen. Ze zijn zeker tevreden van de diensten, prijsmodel en alles wat hierbij komt kijken. Slechts 1 twijfel hebben ze: wat garandeert dat indien mij als zaakvoerder iets overkomt, of het bedrijf failliet zou gaan, deze klant hier zo weinig mogelijk last van zou ondervinden.

 

De gebruikte technologie is namelijk ook vrij schaars en wij hebben hier wel de nodige ervaring in opgebouwd intussen (ook al gaat het om open source software). Het is dus namelijk zo dat de klant sterk afhankelijk is van mij (externe leverancier) - wat ik uiteraard zelf altijd als een pluspunt heb bekeken. Hoe kan dergelijke klant overtuigd worden, om toch verder met een klein bedrijf in zee te gaan, i.p.v. een groot bedrijf waar er meer garanties geboden kunnen worden.

 

Nog even vermelden dat mijn bedrijf financieel gezond is, maar ik wel de enige met een business/technisch profiel ben, naast zuiver technische profielen, die al dan niet op freelance basis worden ingehuurd.

[Walter Brand]

Beste Buzzer,

 

Kun je wat specifieker zijn in de mate waarin wijze waarop de klant afhankelijk is van jou? Heb je er zaken aan toegevoegd die gedocumenteerd (zouden) moeten worden of host jij de software? Waarom is het zo dat het ondanks dat het een open source product betreft, het lastig over te dragen is aan een andere partij?

[buzzer]

Aangezien het een groot bedrijf is, moet er als externe leverancier heel wat kennis van de interne processen worden opgebouwd. Naast het open source product, hebben ze ook een eigen CMS systeem, dat nog in gebruik is. De leercurve voor een nieuwe leverancier is bijgevolg hoog. Verder is het zo dat het over een open source product gaat waarvan momenteel in het algemeen weinig kennis en expertise aanwezig is. De hosting staat bij een externe partij, maar ook daar zijn er tal van procedures te volgen, die een nieuwe leverancier zich niet zomaar eigen kan maken.

 

Vandaar dat ze niet zomaar zullen switchen vermoed ik, maar er is een nieuwe manager die in tegenstelling tot de vorige een beetje verveeld zit met de grootte van ons bedrijf. Hoe kan er gegarandeerd worden dat er een goede opvolging mogelijk is, dat zij in het slechtste geval niet vast komen te zitten? Deze risicofactoren zouden ze graag in kaart gebracht zien, met hierbij mogelijke oplossingen, maar de huidige structuur van ons bedrijf blijft momenteel een achillespees lijkt mij, ondanks de vele voordelen die een klein bedrijf ook kan bieden.

[John B]

Hallo buzzer,

 

Je hebt tot nu toe commercieel gebruik gemaakt van iets dat eigenlijk een zwak punt van je bedrijf is. De afhankelijkheid die je hebt gecreeerd roept nu - terecht - vragen op. Ik weet niet of je kleinere klanten ook op die manier van jou afhankelijk zijn?

 

Het risico gaat verder dan een mogelijk faillissement of het feit dat jou iets kan overkomen. Hoe zie je de continuiteit van je bedrijf? Ik weet niet hoe oud je bent, maar op een gegeven moment zou je kunnen beslissen om je bedrijf te beeindigen en wat dan? Vind je dan een partij die de zaak op de huidige wijze kan voortzetten op basis van wat je nu gedocumenteerd hebt? Wil jouw klant dat risico nemen?

 

Daarnaast loop je ook zelf het risico dat je klant failliet gaat. Of dat die wordt overgenomen door een andere partij, wiens IT omgeving op dat moment leidend wordt. Als ik je goed begrijp ben jij dan het belangrijkste deel van je business kwijt.

 

Ik zou een risico-analyse doen en vervolgens een plan van aanpak opstellen dat de zaak van twee kanten belicht: 1) wat kan ik doen om de in kaart gebrachte risico's te voorkomen en 2) wat kan ik doen als de risico's werkelijkheid worden. Op basis daarvan kun je beslissingen nemen over de haalbaarheid en de wenselijkheid van de uitvoering van dat plan. Want misschien vind je het wel prima zo en voel je je niet thuis in een onderneming waar je "misbaar" bent. Dan neem je dus bewust het risico om die grote klant kwijt te raken.

 

Groet,

 

John

[buzzer]

De kleinere klanten zijn zeker niet op dergelijke manier afhankelijk van mij. Verder is er echt wel een lange termijn visie aanwezig om het bedrijf stilaan verder uit te bouwen met een aantal extra vaste personeelsleden e.d. meer (ikzelf ben nog geen 30). In de verre toekomst zou een overname dan zeker tot de mogelijkheden behoren, waarbij alles inderdaad overgedragen zou kunnen worden, maar dat is op korte termijn zeker en vast geen doelstelling.

 

Dat de klant zelf failliet gaat is haast onmogelijk (zitten in een erg specifieke sector.. ook een overname is zeer onwaarschijnlijk). Desalniettemin klopt het dat ik dan een groot deel van mijn business kwijt zou zijn, maar dat zou ook veel extra ruimte en tijd geven om op nieuwe klanten te kunnen focussen, dus daar maak ik mij niet al te veel zorgen over.

 

Ik zou dus hoofdzakelijk moeten zien te beantwoorden hoe ik de continuiteit kan blijven garanderen op de langere termijn veronderstel ik.

 

Ik dacht hierbij o.a. aan de volgende punten:

- transparante bedrijfsstructuur (alle medewerkers zijn heel goed op de hoogte van alle projecten)

- basis documentatie aanwezig (zal nog verder uitgebreid worden om risico's verder te beperken en te zorgen dat de aanwezige bedrijfskennis zo min mogelijk bij 1 persoon aanwezig zou zijn)

- doelstelling om bedrijf verder uit te bouwen met een aantal extra medewerkers de komende jaren

- ...

 

Verdere suggesties?

[Matthijs Huisman]

Misschien kun je contact opnemen met één van je concurrenten, dat je op papier zet dat als jij failiet gaat of ziekte hebt hun het over kunnen nemen. Er vanuit gaande dat het niet gebeurd, maar zodat het grote bedrijf meer zekerheid heeft?

[buzzer]

Wordt dit laatste voorstel echt zo uitgevoerd in de praktijk? Geeft dat ook geen idee aan het grote bedrijf om dan maar ineens met de concurrent (met mogelijk meer resources aan boord) verder in zee te gaan?

 

Nog andere suggesties?

[stevenS]

Wellicht interessant voor je om eens de literatuur van Prof. Sicco Santema te lezen. Hij wordt in Nedelrland gezien als een van de experts of het gebied van B2B marketing.

Hij heeft een model beschreven, het interactie marketing model, waarin verschillende relaties tussen koper en verkoper worden beschreven. obv zaken als inkooprisico, inkoopwaarde, winstgevenheid

 

Quote:

Hoe zit dat relatiemodel in elkaar?

 

"Aan de ene kant zien we de verkopers, die hun klanten indelen naar winstgevendheid. Zo is twintig procent van de klanten meestal goed voor tachtig procent van de omzet. Aan de andere kant heb je de inkopers, die de benodigde producten onderverdelen naar waarde en inkooprisico. Een potlood heeft bijvoorbeeld een lage waarde en bij het aanschaffen kan ook niet veel fout gaan. Dat is dus een routineproduct. Bij een vliegtuigmotor is het precies andersom, en dat is dan een strategisch product. Zo kun je meer combinaties maken. Koppel je de indeling van verkopers aan die van de inkopers, dan breng je zestien mogelijke relaties in beeld."

[buzzer]

Ik heb sinds verschillende jaren een groot bedrijf als vaste klant (ik was in de beginfase een eenmanszaak maar heb intussen ook iemand anders vast in dienst genomen). Zopas is er in het groot bedrijf echter een nieuwe manager gekomen. Hij vindt continuïteit belangrijk dan de vorige manager en had eens graag besproken hoe ik deze zo goed mogelijk kan garanderen. Voor de rest is het bedrijf tevreden van de diensten, op alle gebied. Weet iemand hier uit ervaring hoe ik dit het beste kan aanpakken, met zo min mogelijk kans om de klant te verliezen uiteraard. Ik ben er verder rotsvast van overtuigd dat wij de beste oplossing zijn voor het bedrijf, desondanks de beperkte grootte van mijn bedrijf.

[avelache]

Ik weet niet precies wat voor dienst(en) je verleent, dus ik probeer in algemene zin antwoord op je vraag te geven.

 

Stel jij of je medewerker wordt (langdurig) ziek. Ondervindt de klant daar dan hinder van? Of gaat alles gewoon door zonder dat de klant er iets van merkt?

Als je mederwerk en jij allebei voor doorgang van de werkzaamheden kunnen zorgen. Dan hoef je de klant daar alleen nog maar van te overtuigen.(lijkt me ook dat dit het geval is, want hoe kan je anders de continuiteit garanderen?)

 

Verplaats je eens in de gedachten van je klant. Want zou jij willen horen om overtuigd te raken?

* dat de medewerker aanwezig is bij besprekingen. En daar ook vragen beantwoord, zodat duidelijk is dat hij/zij alle kennis in huis heeft.

* dat hij diploma ... heeft.

* dat hij x aantal jaar werkervaring heeft.

* misschien kan je iets zwart op wit zetten? (gaat misschien ook wel weer erg ver)

* .......?

[R.I.P. - Fred Wiersma]

Tja, zonder meer info over welke diensten je aanbiedt kan ik daar weinig meer over zeggen dan:

- inventariseer mogelijke continuiteitsrisico's

- maak plannen om die risico's te minimaliseren

- vertel dat aan je klant

 

Vraag eens aan die manager met welk (type) risico hij moeite heeft?

[buzzer]

Het gaat over diensten in de IT sector (webdesign implementatie diensten op basis van open-source software). Het grootste risico dat hij heeft is wat er gaat gebeuren als er mij als zaakvoerder, en vast contactpunt voor de klant, iets overkomt.

[R.I.P. - Fred Wiersma]

1) documenteer alle bedrijfsvoering / contact processen

2) zoek een partnership met een ander bedrijf die jouw taken in geval van calamiteiten kan overnemen, of zorg dat je medewerker dat kan.

[Jeroen Bakker]

Waarin verschilt dit topic eigenlijk van je eerdere topic over ditzelfde onderwerp?

[buzzer]

Inderdaad hetzelfde onderwerp, maar ik probeer het hier iets simplistischer en meer to-the-point voor te stellen (los van de afhankelijksheidskwesties die mogelijk minder relevant zijn).

 

[Jantax]

Als je software-expertise niet superexclusief is, kan je een samenwerkingsverband proberen aan te gaan met een paar conculega's van soortgelijke omvang. In de overeenkomst moet je dan wel zaken vastleggen over het weer uit elkaar gaan en de voorwaarden voor het overnemen van andermans klanten.

 

Sommige dienstverleners richten voor de samenwerking/waarneming zelfs speciaal een gezamenlijke BV op die enkele werknemers in dienst heeft die als waarnemers kunnen fungeren. Uiteraard moet je met die werknemers dan goede concurrentie-/relatiebedingen afspreken.

 

Daarnaast valt te denken aan het opleiden van een interne kracht (werknemer van de klant). Daarmee loop je misschien het risico dat je deze klant op termijn alsnog verliest (ze kunnen het immers intern oplossen), maar tot die tijd kan je er hierdoor mogelijk wel extra aan verdienen.

 

Als je het merendeel van je omzet bij de betreffende grote klant behaalt, is je bedrijf door hem laten inlijven als zelfstandige business-unit ook een optie, al gaat dat wel erg ver.

[buzzer]

Ik zat toevallig recent ook samen met een groter IT bedrijf (50+ medewerkers) met basiskennis van de gebruikte technologie. Zij zouden het eventueel wel zien zitten dat wij ons aan hen zouden kunnen "vasthaken" op een gegeven moment, om naar de klant toe meer continuïteit te kunnen garanderen.

 

Nu lijkt het mij niet evident om hier goede afspraken over te maken en ik vraag mij ook af in hoeverre deze in deze fase al gemaakt zouden moeten worden. Verder lijken mij zo een aantal voordelen die je als kleine speler hebt (flexibiliteit, direct, persoonlijk, ...) deels verloren te kunnen gaan?

 

Ook naar prijsmodel en service afspraken toe, lijkt mij dit heel wat te zullen doen gaan veranderen (langs de andere kant staat er natuurlijk een prijs tegenover continuïteit veronderstel ik...)

[Jantax]

De aard van de oplossing hangt meestal af van de aard van het probleem. En uiteraard heeft iedere oplossing zijn voor- en nadelen. Het is logisch dat je kiest voor die oplossing die volgens jou per saldo de meeste toegevoegde waarde biedt.

 

Cruciaal lijkt me in jouw geval het antwoord op de vraag: "Hoe groot is de kans dat de grote klant vertrekt en wat betekent dat voor mijn bedrijf?" Als die kans groot is en de klant is van levensbelang voor je bedrijf, lijkt het mij van groot belang hier z.s.m. een solide oplossing voor te vinden. Niets is dan zo hachelijk als het te laten bij wat mondelinge toezeggingen.

[buzzer]

De kans dat de grote klant vertrekt is reëel (maar ook niet zeker aangezien de interne medewerkers zeer tevreden zijn en ook houden van de flexibele aanpak) - deze klant vertegenwoordigt een groot gedeelte van onze omzet (ruwweg de helft).

 

[R.I.P. - Fred Wiersma]

Waarin verschilt dit topic eigenlijk van je eerdere topic over ditzelfde onderwerp?

 

Amper, dus toch maar samengevoegd. ;)

[Gast]

Ik wil je graag nog even een heel ander perspectief bieden: zou het kunnen zijn dat de 'angst' voor gebrek aan continuïteit een onderliggend probleem maskeert? Of dat de nieuwe manager bijv. eigenlijk een andere agenda heeft? Misschien een produkt/dienst waar hij in zijn vorige bedrijf mee heeft gewerkt en eigenlijk naar terug wil omdat hij de voordelen van jouw produkt/dienst onvoldoende ziet? Of dat hij eigenlijk onvoldoende weet/beseft wat jij hem kan bieden, wat de voordelen zijn van werken met jou en waarom hij dus echt een fout zou maken om met een ander in zee te gaan? Moraal van mijn verhaal: is die continuïteit wel écht waar deze individuele manager mee zit of is het een (al dan niet bewust) 'smoke-screen'? In dat laatste geval zul je hem op geen enkele manier kunnen over tuigen met verhalen over de waarborging van je continuïteit en heeft hij andere 'bewijzen' nodig dat werken met jou/jullie de beste keuze is.

[buzzer]

Interessante insteek Linda. Het is wel zo dat ze de ingebruikbname van een ander (commercieel) pakket aan het overwegen zijn (in tegenstelling tot de open source oplossing die momenteel wordt gebruikt). Nu is het, zoals hij zelf vertelde, best mogelijk dat wij nog steeds voor de implementatie hiervan zouden instaan (in het verleden hebben we ons namelijk ook al het open source pakket en hun intern CMS systeem eigen gemaakt). Ook blijven ze telkens binnende zelfde programmeertaal werken, waarin wij dus erg bedreven zijn, en hier gaan ze zeker ook niet van afstappen.

 

Maar ik weet dus inderdaad niet of het geen "excuus" is. Ik wel wel de dat de huidige medewerkers erg tevreden zijn over de dienstverlenging qua flexibiliteit, prijs/kwaliteit. Blijkbaar hebben ze dit zonder dat ik het wist zo ook zelfs gecommuniceerd naar de nieuwe manager toe, en is er zoals hij zelf stelde wel wat "credit" opgebouwd doorheen de jaren. Ik weet ook niet of de kenmerken die ons nu sterk maakt (flexibiliteit, prijs/kwaliteit) nog wel in voldoende mate behouden kunnen worden indien er een samenwerking aangegaan zou worden met concullega's?

[Gast]

dat laatste is natuurlijk altijd een lastige afweging - afhankelijk van degene waarmee je samenwerkt kan het je flexibiliteit vergroten of juist je heel erg beperken. Begrijp ik dat je zelf toch vooral denkt aan samenwerking zoeken?

[ironny]

Ik vraag me af, toen je bedrijf startte, had je deze klant al en zijn dit ook de klanten waar je op zit te wachten? Passen dit soort klanten in je doelgroep?

 

Ik heb ook al sinds mijn start een behoorlijk grote klant in mijn pakket. Vanaf het begin heb ik me ook voor gehouden dat ik zo snel mogelijk moet zorgen dat ik kan leven zonder deze klant. M.a.w ik wil niet afhankelijk worden van een klant. In mijn omzetprognoses laat ik zijn cijfers dan ook achterwege omdat dit niet realistisch is. Ik wil op een punt komen dat ik zonder problemen afscheid kan nemen.

 

Als je gaat samenwerken met een concullega die veel groter is dan jij, loop je wellicht meer de kans om je klant te verliezen. Je gaat continu op je tenen lopen en dat veroorzaakt meer stress denk ik zo.

Is het niet een idee om die concullega juist binnen te brengen, een deal te sluiten over een provisie en zelf later afstand te doen van deze klant? Daarna jezelf focussen op meer kleine klanten wat je minder afhankelijk maakt. Nu blijf je hier elke keer weer op hangen denk ik…

Ik bedoel,

Op 13 juli geloof je niet dat ze zomaar switchen. Een week later is het reëel dat de klant vertrekt? Het lijkt me een beetje vaag waar je zelf niet vrolijk van wordt...

suc6

ronny

 

[Alef Arendsen]

Er zijn een aantal dingen denkbaar: de klant blijft of hij blijft niet en op de andere as: jij hebt hem geholpen de afhankelijk en de continuïteitsrisico's (niet de jouwe, de zijne!) te minimaliseren of je hebt dat niet gedaan.

 

Als de klant weggaat, waar voel je je het lekkerst bij: als je hem geïnformeerd hebt over de risico's en manier om die in te perken, of juist niet?

 

Als de klant blijft, waar voel je je dan het lekkerst bij: als je hem geïnformeerd hebt over de risico's en manier om die in te perken, of juist niet?

 

Ikzelf zou allereerst testen of de afhankelijkheid in dit geval voor de leverancier een echt probleem is en zo ja, dan zou ik met hem bespreken hoe dit te ondervangen en de risico's die aan deze afhankelijkheid kleven te minimaliseren. Ik zou me namelijk als dienstverlener niet prettig voelen als ik de klant niet had geïnformeerd over potentiële risico's. De klant is koning, toch?

 

Een paar ideën hoe dit te doen:

 

• Een stukje kennisoverdracht
  
• Goed afgedichte IP-overeenkomsten, zodat mocht jij wegvallen de klant alsnog op de software door kan bouwen
  
• Een uitgedacht actieplan voor het geval het toch zou gebeuren
  

 

Als het een oprechte klant is, zal deze klant je erg dankbaar zijn dat je dit doet en zal de afhankelijkheid misschien nog wel een issue zijn, maar een issue die hij/zij voor lief neemt.

 

Ik zeg bewust 'een oprechte klant'. In het recente verleden heb ik een voorval bij de hand gehad beschreven door Linda. Erg vervelend en daarom is het ook belangrijk te testen of er andere beweegredenen zijn dan het afhankelijkheidsvraagstuk. Is dat zo? Dan weer even verder denken en bekijken hoe je in dàt geval de klant wilt helpen.