Beperkt aftrekbare kosten

[JanvanH]

Goedemiddag,

 

Ik zit met een vraag en kom op internet en dit forum geen eenduidig antwoord tegen.

 

Als ik voor een opdrachtgever werk, maak ik regelmatig kosten voor hotels en etentjes (ivm de opdracht). Deze kan ik allemaal doorbelasten aan mijn opdrachtgever en doe dat daarom ook. De ontvangen bedragen boek ik als 'Ontvangen doorbelaste kosten'

Nu is de vraag of ik deze doorbelaste kosten ook 100% (ivm regeling beperkte aftrek) mag aftrekken in mijn BV, zodat het per saldo 0 euro is in mijn BV.

 

Als de aftrekbeperking geldt, maak ik toch kosten en dat lijkt me niet de bedoeling.

 

Daarnaast heb ik nog een vraagje. Ik heb ook regelmatig kosten voor hotels en etentjes die ik niet door kan belasten (maar wel zakelijk zijn).

Wat is dan het handigst?

1 Mijn BV laten betalen

2 Prive betalen en dan doorbelasten aan mijn BV (aangezien de BTW toch niet terugvorderbaar is). Op die manier komen al die afzonderlijke kosten niet terug in mijn administratie en blijft het overzichtelijker.

 

Ik ben benieuwd naar jullie reacties.

Alvast bedankt.

[4711]

Als je de kosten die je gemaakt hebt ‘intergraal doorberekent’ aan de opdrachtgever, dan zijn er geen aftrekbeperkingen.

Je moet ze dan wel op je factuur apart specificeren en goed benoemen, bijvoorbeeld “Hotel en eten” of zoiets.

 

Voor de kosten die je niet kan doorbelasten:

1 of 2 maakt verder geen verschil ten aanzien van de aftrekbeperking. En als je 2 doet, dan moet je toch de ‘bonnetjes’ inleveren bij je BV, dus volgens mij maakt het voor de administratie ook geen verschil.

Ik neem aan dat je ook vaak 2 moet toepassen, want je kan toch niet overal met een PIN-pas van de zaak betalen? Dan moet je wel zelf eerst betalen en daarna declareren (dan wordt het dus een kostenvergoeding) bij de BV.

 

[Roel J]

Ben het in grote lijnen eens met Peter.

 

Voor wat betreft de kosten die je doorbelast aan je klanten zou ik een aparte rekening in je grootboek gebruiken voor de kosten en een aparte omzetrekening zodat je kunt zien of je alles wel doorbelast hebt. (controle) Je kunt eventueel ook een balansrekening gebruiken nog door te belasten kosten en daar de omzet facturen dan ook op boeken voor het kostendeel. In dat geval moet die rekening op 0 lopen.

 

Voor wat betreft de kosten die je niet doorbelast. Ik zou het zoveel mogelijk rechtstreeks over de bv te laten lopen. En vooral de hotelrekeningen ook op je bedrijfsnaam te zetten want voor hotel overnachtingen kun je wel degelijk de btw aftrekken, maar voorwaarde is wel de factuur dan op naam van de bv staat. Als hij op jou persoonsnaam staat dan kun je de btw niet terugvorderen. Zelfs als jij de rekening via je priverekening betaald maar de factuur staat wel op naam van de bv dan mag je de btw aftrekken. Voor Nederlandse Hotels kan dit dus rechtstreeks in je btw aangifte verwerken.

Voor buitenlandse hotels kun je de btw terugvragen als je meer als 50 euro op jaarbasis hebt betaald in een bepaald land.

 

Kortom qua hotelkosten is er dus nog wel degelijk iets te halen qua btw.

[4711]

Uiteraard helemaal eens met Roel, maar wel met een kleine opmerking over de BTW in kostenvergoedingen:

 

Ik weet dat er vaak gezegd en geschreven wordt dat je de BTW (in dit geval op bijvoorbeeld hotelnota’s) alleen mag terugvragen als deze op naam van je BV gesteld zijn (en dus niet op je privé-naam).

Maar volgens mij klopt dat niet. Mijns inziens mag je ook de BTW op kostenvergoedingen aan het personeel gewoon aftrekken. Dat doen namelijk alle grote bedrijven ook en er is bij mijn weten niemand die beweert dat dit onjuist zou zijn. De belastingdienst niet en de externe accountants niet.

Dus mag de DGA volgens mij dat ook doen. Maar je moet het wel als een kostenvergoeding doen (dus een declaratie van jezelf aan de BV), niet zomaar een privé-factuur in de bedrijfadministratie proppen en overmaken.

 

Vroeger werd dat zelfs duidelijk vermeld in de ‘BTW-bijbels’, maar tegenwoordig is dat een beetje weggevallen uit de teksten. Maar volgens mij is er niets veranderd op dat gebied.

 

 

[Roel J]

t. Mijns inziens mag je ook de BTW op kostenvergoedingen aan het personeel gewoon aftrekken. Dat doen namelijk alle grote bedrijven ook en er is bij mijn weten niemand die beweert dat dit onjuist zou zijn. De belastingdienst niet en de externe accountants niet.

 

Nou, dat heb ik ook lang gedacht. Maar inmiddels weet ik uit eerste hand dat dit wel een probleem kan zijn. Op een van mijn projecten is dit wel een probleem geweest en zijn hebben overleg gehad met de belastingdienst naar aanleiding van een controle.

 

De interne policy is daar nu dat alle medewerkers verplicht zijn om de hotel rekeningen die ze zelf voorschieten op naam van de betreffende btw moeten staan. en de kosten worden ook daadwerkelijk niet vergoed aan de medewerkers als zij hun hotelrekening niet op de juiste tenaamstelling zetten. Er worden wekelijks enkele tientallen declaraties met hotelrekeningen verwerkt en ruim 90% is correct op naam gesteld en de overige 10% zorgt alsnog voor een factuur, Hotels doen zelden moeilijk over het wijzigen van de tenaamstelling. Het heeft wel en half jaartje een hoop gevloek en getier opgeleverd van de medewerkers maar nu is duidelijk hoe het moet en is het geaccepteerd.

Maar vandaar dat ik die tenaamstelling redelijk nadrukkelijk vermeldde. Want zeker voor een DGA moet het toch niet moeilijk zijn het gelijk goed te doen en risico op discussie te vermijden ;)

 

Overigens heeft het bedrijf ook een standaard arrangement met 2 hotelketens waar medewerkers vooraf kunnen boeken en ze niet hoeven te betalen, maar voor last minute (lees: slecht) geplande reizen moeten medewerkers zelf voorschieten.

[4711]

Ha Roel,

 

Natuurlijk kan je makkelijk een hotelnota op naam van een bedrijf laten zetten. Maar het gaat mij hier om het principe. Ook voor mijzelf (als DGA).

 

Ik heb zelf jaren in enkele (grote) multinationals in NL gewerkt en allerlei, zowel interne als externe, audits en belastingcontroles meegemaakt. Onze financieel directeur toen ik begon was zelf registeraccountant.

Niemand (PriceWaterhouseCoopers, Ernst&Young, interne auditors) heeft ooit gevonden dat dit niet juist was. De belastingdienst is daar nooit over gevallen.

Op de voorgedrukte ‘Expense Statements’ van dit soort bedrijven is er zelfs een kolom voor het bedrag aan BTW, zodat het bedrijf dit apart kan verwerken en terugvragen.

 

Best mogelijk dat een of andere belastingambtenaar moeilijk doet over niets. Maar gelijk zal hij/zij volgens mij niet krijgen in deze.

(Ik heb overigens wel eens meegemaakt dat een belastingambtenaar moeilijk deed over iets, omdat hij gewoon de wet niet goed kende.)

 

Ik ga proberen om nadere teksten hierover te vinden, dan kom ik er op terug.

 

Peter

 

[Joost Rietveld]

Ik ben het helaas voor JanvanH niet eens met de vorige berichten. De 26,5% correctie wegens beperkt aftrekbare kosten ziet op het privé gebruik van maaltijden en dranken. Of je dat nu doorbelast of niet, doet helemaal niet ter zake. Het privé genot van de maaltijd en de drankjes is immers een feit.

 

De wet geeft de beperking duidelijk aan en nergens staat dat de beperking vervalt als de kosten doorbelast worden. Doorbelasting is immers omzet en geen correctie op de geboekte kosten.

 

Qua BTW ben ik het met Roel eens: factuur niet op naam van de BV, geen aftrek van voorbelasting.

 

Peter heeft blijkbaar ervaringen opgedaan waarbij de fiscus niet aansloeg op deze handelswijze. Wellicht was dit geen onderdeel van het onderzoek of viel er elders genoeg op te halen, maar de regels voor voor de factuurvereisten zijn heel erg duidelijk: tenaamstelling moet kloppen. Zie ook de goedkeuring voor BTW op brandstof betaald met de privé pinpas van de IB-ondernemer (wel aftrek, betaling is herleidbaar naar de ondernemer) en de cash betaling door diezelfde ondernemer (niet herleidbaar, geen aftrek).

 

Groet

Joost

 

 

[Raoul K]

Sorry om zo binnen te vallen tussen de fiscale zwaargewichten....

 

 

Als jullie het hebben over "aftrekbaarheid" hebben jullie het dan puur over de BTW? Of over de totale kosten?

 

 

Voor mij betekent "aftrekbaarheid" dat ik de totale som kan aftrekken van de winst, of ik dan eventueel BTW terug krijg zal me worst wezen.

[4711]

Het is niet helemaal van het niveau “Bijbel”, maar dit ben ik een paar keer tegengekomen (op redelijk ogende sites):

 

Quote1:

“Als kosten van verblijf in bijvoorbeeld een hotel door de werknemer worden gedeclareerd, waarbij de factuur niet op naam van de werkgever is gesteld, mag eveneens de btw worden afgetrokken. Ook hierop rust 6% btw, zodat 6/106-deel van de gedeclareerde kosten aftrekbaar is.”

 

Quote2:

“over aankopen waarvoor in de regel geen factuur wordt gegeven, wordt in de praktijk niet moeilijk gedaan, zoals over het bonnetje van de boekhandel bij de aanschaf van een multomap.”

 

@Joost:

Jawel hoor. BTW voorbelasting was zeker onderwerp van het onderzoek toen.

En over het integraal doorbelasten van onkosten: zie BNB 1996/182 (en blz. 221 in Elsevier Belasting Almanak 2010).

 

Groet,

Peter

[JanvanH]

Dank jullie wel voor jullie berichten, maar dit is al wel een beetje waar ik bang voor was.

 

Volgens mij is het een beetje een grijs gebied.

Peter en roel zeggen. volledig aftrekbaar indien doorbelast,

Joost zegt dat ook voor doorbelaste maaltijden etc. de aftrekbeperking geldt.

 

Ik weet dus eigenlijk nog steeds niet wat ik moet doen met deze doorbelaste kosten.

Zouden jullie geen rekening houden met de aftrekbeperking en dan maar een controle afwachten?

 

Verder spreekt Peter over een declaratieformulier en geen privefactuurtje.

Ik ben van plan om een overzicht te maken en per bon te specificeren wat voor een kostenpost het is en dat in de administratie van mijn BV te bewaren. Is dat voldoende?

[Roel J]

Hallo Jan,

 

Ik vrees dat je een beetje in een vaktechnische discussie bent verzeild met jou vraag over de aftrekbeperking. Ik heb nu niet de tijd om er uitgebreid naar te kijken. Ik probeer vanavond even te reageren. Ik probeerde de jurispruentie op te zoeken die Peter noemde (BNB 1996/182) maar google werkt even niet mee.

 

Voor wat betreft de btw aftrek op hoofdlijnen, je hebt de formele wettelijke regels en de toepassing in de praktijk en de controle inspanning die de belastingdienst (niet) doet op dit soort kleine "overtredingen". Joost en ik volgen meer de lijn van vertellen hoe het hoort, Peter vertelt hoe het vaak gaat.

Strikt formeel aan jou de keus welke lijn je volgt en welke impact het heeft binnen jou bedrijf, mijn voorbeeld komt uit de praktijk waar onterechte aftrek volgens de formele regels snel oploopt in de tienduizenden euro's btw aftrek en dus de discussie waard. Bij jou gaat het misschien om 10 facturen van 100 euro met elk 6 euro = 60 euro btw die je formeel teveel aftrekt omdat de factuur niet juist op naam staat. Er zullen heel weinig inspecteurs de moeite nemen je daar een naheffingsaanslag voor op te leggen als je administratie verder voldoet aan de eisen.

 

Voor wat betreft het verschil tussen een factuur en een declaratieformulier. beetje lood om oud ijzer. Een factuur moet volgens de btw aan bepaalde eisen voldoen, daarom word deze term "gereserveerd" voor transacties door ondernemers aan andere ondernemers of aan particulieren. Indien jij als particulier kosten wil verhalen (als werknemer of anderzins) word doorgaans gesproken van een declaratieformulier en dit is inderdaad niet meer dan een overzicht van welke kosten zijn gemaakt bij wie en wanneer. Je voegt de bonnen bij de declaratie zodat ze in de boekhouding verwerkt kunnen worden en de uitbetaling plaats vind met de declaratie als boekstuk voor de boekhouding.

 

[Griffioen]

 

Quote1:

“Als kosten van verblijf in bijvoorbeeld een hotel door de werknemer worden gedeclareerd, waarbij de factuur niet op naam van de werkgever is gesteld, mag eveneens de btw worden afgetrokken. Ook hierop rust 6% btw, zodat 6/106-deel van de gedeclareerde kosten aftrekbaar is.”

 

Quote2:

“over aankopen waarvoor in de regel geen factuur wordt gegeven, wordt in de praktijk niet moeilijk gedaan, zoals over het bonnetje van de boekhandel bij de aanschaf van een multomap.”

 

Op dezelfde site staat ook "De ondernemer, dus ook de werkgever, moeten beschikken over een op zijn naam gestelde factuur teneinde de op de kosten rustende voorbelasting te kunnen aftrekken. Veelal ontbreekt de juiste tenaamstelling als werknemers kosten declareren. De ingeleverde nota of factuur staat dan op de eigen naam van de werknemer of een tenaamstelling ontbreekt in z'n geheel. In dat geval kan de werkgever de op de gedeclareerde kosten rustende voorbelasting niet aftrekken", dus vind ik die website niet echt overtuigend.

 

ELS BTW-almanak 2009 onder 18.2.2: "De ondernemer heeft geen recht op aftrek van voorbelasting als zijn personeel op eigen naam goederen en diensten koopt en hij de kosten aan hen vergoedt."

 

Jawel hoor. BTW voorbelasting was zeker onderwerp van het onderzoek toen.

En over het integraal doorbelasten van onkosten: zie BNB 1996/182 (en blz. 221 in Elsevier Belasting Almanak 2010).

 

Mee eens.De strekking is dat de Hoge Raad vindt dat de aftrekbeperking achterwege kan blijven als de betreffende kosten specifiek op de factuur worden vermeld.

 

[4711]

 

dus vind ik die website niet echt overtuigend.

 

Helemaal met je eens. Inderdaad geen niveau "Belasting-Bijbel".

 

Het sluit wel behoorlijk aan op de praktijk:

- Daar waar het gebruikelijk is om geen factuur te krijgen (werknemer koopt een boekje of een agenda voor 'de baas') wordt de BTW op de kostendeclaratie teruggevraagd.

- Als het om grotere dingen gaat (factuur is vereist), dan regelt het bedrijf dat zelf.